Assens Kommune. Udbudsmateriale. EU-udbud Udbud af kaffe, te og maskiner Maj 2017

Transkript

1 Assens Kommune Udbudsmateriale EU-udbud Udbud af kaffe, te og maskiner Maj 2017

2 Indhold 1.1 INDLEDNING OPGAVENS OMFANG TIDSPLAN UDBUDSMATERIALET UDBUDSBETINGELSER DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED UDBUDSFORM FORMKRAV SPROG EJENDOMSRET SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET TILBUDSFRIST ÅBNING AF DE INDKOMNE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST ORDREGIVERS FORBEHOLD KONTRAKTUDKAST OG TILBUDSGIVERS FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD KONSORTIER FORHANDLING FORTROLIGHED STAND STILL-PERIODE KONTRAKTINDGÅELSE UDVÆLGELSES-/EGNETHEDSKRITERIER TILDELINGSKRITERIER Evalueringsmodel pris Evalueringsmodel kvalitet Tildelingskriterium (100 %) UDELUKKELSE OG EGNETHED TJEKLISTE KRAVSPECIFIKATION GENERELLE KRAV Sortiment Kvalitet Konsulenter Emballage Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører Implementering MASKINER Generelt Nuværende og kommende maskiner Maskinkategorier Service ved levering Leje af maskiner Service/vedligeholdelseseftersyn KONTRAKTUDKAST PARTERNE KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTPERIODE KONTAKT MELLEM PARTERNE BESTILLING AF VARER E-HANDEL

3 8 E-KATALOG LEVERING OG LEVERINGSBETINGELSER FØLGESEDDEL RETURVARER PRISER PRISREGULERING BETALINGSBETINGELSER FAKTURERING BONUSUDBETALING TIL TREDJEMAND ÆNDRING AF PRODUKTSAMMENSÆTNING OFFENTLIGE PÅBUD MILJØ ETIK OG SOCIALT ANSVAR STATISTIK UNDERLEVERANDØRER PRODUKTANSVAR, ERSTATNINGSANSVAR OG FORSIKRING TREDJEMANDSRETTIGHEDER GARANTI OG REKLAMATION MISLIGHOLDELSE MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER KONTRAKTÆNDRINGER OPSIGELSE SOLIDITETSOPLYSNINGER, INSOLVENS OG KONKURS LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER UNDERSKRIFT Bilagsfortegnelse Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 ESPD (elektronisk fælles europæisk udbudsdokument) Tilbudsliste Arbejdsklausul Oversigt over maskiner Kvaliteten af kaffemaskinerne/automaterne 3

4 1.1 Indledning Assens Kommune udbyder hermed kaffe, te og maskiner med tilhørende service. Herunder er også omfattet tilbehør såsom mælk, sukker og kakao. Udbuddet er gældende for alle institutioner i Assens Kommune. 1.2 Opgavens omfang Assens Kommune udbyder kaffe, te og maskiner som én rammeaftale. Aftalen indgås med 1 leverandør i en periode på 2 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de produkter, som er omfattet af udbuddet, hos den vindende tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet beskrevne vilkår. Almindelige husholdningsmaskiner er ikke omfattet af dette udbud. Husholdningsmaskiner defineres i udbuddet som værende mindre kaffemaskiner, der er målrettet den private husholdning. Desuden er kaffekopper, termokander, kaffefiltre, rørepinde m.v. ikke omfattet af udbuddet. Det samlede anslåede forbrug udgør på årsbasis cirka danske kroner ekskl. moms for kaffe, te og maskiner. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Der er ca. ansat 3300 medarbejdere i Assens Kommune. Det forventes, at tilbudsgiveren kan skønne, hvor mange kopper kaffe, der ca. vil blive drukket årligt. Der kan ikke afgives bud på dele af aftalen. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for produkter omfattet af udbuddet fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Ordregiver har vurderet, at udbuddet ikke skal opdeles i delaftaler, da der forventes en større økonomisk gevinst herved for både ordregiver og tilbudsgiver. Samtidig vil den efterfølgende kontraktadministration blive begrænset væsentligt. 1.3 Tidsplan Gennemførelsen af nærværende udbud forventes at ske efter følgende tidsplan: Offentliggørelse af udbuddet 19. maj 2017 Frist for modtagelse af spørgsmål 16. juni 2017, kl Sidste frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar 20. juni 2017 Tilbudsfrist 26. juni 2017, kl Smagstest 28. juni 2017 kl Indhentning af dokumentation 30. juni juli 2017 Underretning om tildeling 20. juli 2017 Stand still-periode 21. juli juli 2017 Forventet kontraktunderskrivelse 1. august 2017 Forventet opstart af aftale 1. oktober Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: 4

5 Udbudsmateriale, herunder udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast (nærværende dokument) Bilag 1 ESPD (elektronisk fælles europæisk udbudsdokument) Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Arbejdsklausul i Assens Kommune Bilag 4 Oversigt over maskiner Bilag 5 Kvaliteten af kaffemaskinerne/automaterne Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 5

6 2. Udbudsbetingelser 2.1 Den ordregivende myndighed Assens Kommune ("ordregiver") Rådhus Allé Assens Kontaktperson: Udbudskonsulent Sara Larsen mail: indkoeb@assens.dk 2.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Folketingets samling 2015/2016, lovforslag nr. 19, som er vedtaget den 19. november 2015), hvilket betyder, at enhver, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt 2.18, og som opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud. 2.3 Formkrav Tilbudsgiver bedes fremsende sit samlede tilbud i ét papireksemplar samt på en USB-pind. Ved uoverensstemmelser mellem papirudgaven og den elektroniske udgave har papirudgaven forrang. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger, jf. udbudsloven 159, stk. 5. Alle beløb i tilbuddet skal angives i danske kroner eksklusive moms. 2.4 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.5 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.6 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i forhold til udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet og udfyldelse af ESPD, skal fremsendes pr. til udbudskonsulent Sara Larsen, indkoeb@assens.dk, med emnet Spørgsmål til udbud af kaffe, te og maskiner. 6

7 Telefonisk korrespondance kan resultere i overtrædelse af det EU-udbudsretlige ligebehandlingsprincip. Ordregiver skal derfor opfordre tilbudsgiverne til at afstå fra at rette telefonisk henvendelse til ordregiver. Spørgsmål, der modtages af ordregiver inden fredag den 16. juni 2017 kl , vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Senest 6 dage før tilbudsfristens udløb vil de stillede spørgsmål samt besvarelserne heraf i anonymiseret form blive lagt ud på Assens Kommunes hjemmeside: Det er op til tilbudsgiver selv at indhente spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade på ovennævnte hjemmeside. 2.7 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afgives skriftligt i en lukket kuvert og overbringes direkte eller fremsendes pr. brev (ikke pr. ) til: Assens Kommune Rådhus Allé Assens Att. udbudskonsulent Sara Larsen Hvis tilbuddet overbringes, skal dette ske til receptionen i rådhusets stueetage. Tilbuddet skal overbringes/fremsendes i en lukket kuvert og bedes mærket med teksten: Tilbud Må ikke åbnes i posten Tilbud vedr. udbud af kaffe, te og maskiner Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse inden: Mandag den 26. juni 2017 kl Tilbudsgiver bærer selv risikoen for eventuelle forsinkelser i PostNords eller anden befragters levering. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der først modtages efter tilbudsfristens udløb uanset omfanget af overskridelsen. 2.8 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud. 2.9 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 7

8 2.10 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af kontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente evt. manglende oplysninger fra tilbudsgiver efterfølgende. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbuddet, hvis det viser sig at være væsentligt dyrere end det i pkt. 1.2 estimerede forbrug. Ordregiver forbeholder sig, at der kan findes kaffemaskiner/automater hos ordregivers enheder, som ikke fremgår af bilag 4 Oversigt over maskiner, samt at alderen på maskinerne ikke er korrekte Kontraktudkast og tilbudsgivers forbehold Ordregiver har udarbejdet det i udbudsmaterialet indeholdte kontraktudkast. Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver de vilkår, der følger af kontraktudkastet. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold, i tilbuddet. Forbehold i tilbuddet kan medføre, at tilbuddet afvises. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i kontrakten som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de øvrige tilbudsgivere i konsortiet. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under pkt Udvælgelses-/egnethedskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Såfremt tilbud afgives af et konsortium, skal dette angives i det vedlagte ESPD del II Forhandling Ordregiver er i medfør af EU-udbudsreglerne afskåret fra at forhandle med tilbudsgiverne. Ordregiver er alene berettiget til at indhente supplerende oplysninger og bede om præcisering af oplysninger i tilbuddene inden for de rammer, der følger af EU-udbudsreglerne. Ordregiver opfordrer på den baggrund tilbudsgiver til at foranledige, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder utvetydige prisangivelser. 8

9 2.15 Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af ordregiver, dog med de begrænsninger, som følger af lovgivningen. Hvis der er dele af tilbuddet, som tilbudsgiver mener, er af en sådan karakter, at de skal undtages fra aktindsigt, bedes dette tydeliggjort i tilbuddet. Det skal i givet fald præciseres, hvad der er begrundelsen for, at tilbudsgiver ikke mener, at der skal gives aktindsigt i disse dele. I sidste ende er det dog ordregiver, der træffer beslutning om, hvorvidt og i hvilket omfang, der skal meddeles aktindsigt i henhold til offentlighedslovens regler Stand still-periode Underretning om ordregivers beslutning om kontrakttildeling vil blive fremsendt pr. til alle tilbudsgivere samtidigt. Med underretningen vil blive givet en kort redegørelse for den trufne afgørelse. Der vil derefter være en stand still-periode på 10 dage regnet fra dagen efter afsendelse af underretning Kontraktindgåelse Efter stand still-periodens udløb indgås kontrakt med den vindende tilbudsgiver på baggrund af det kontraktudkast med bilag, der fremgår af nærværende udbudsmateriale, men tilpasset ud fra indholdet af det vindende tilbud. Kontraktsproget er dansk Udvælgelses-/egnethedskriterier Herunder fremgår de udvælgelseskriterier, som findes relevante for nærværende udbud. Det er et krav, at tilbudsgiver vedlægger de nedenstående oplysninger til sit tilbud. Oplysningerne skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet. For konsortier og konsortiumlignende konstellationer gælder dokumentationskravet for samtlige deltageres vedkommende. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Tilbudsgiver skal alene udfylde ESPD, hvor det er angivet. Tilbudsgiver skal udfylde Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør (afsnit A-D). ESPD udskrives af tilbudsgiver efter angivelse af dato og sted, under Del IV, og vedlægges i tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136: En ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for 9

10 1. handlinger begået som led i en kriminel organisation 2. bestikkelse 3. svig 4. terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet 5. hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme 6. overtrædelse af regler angående børnearbejde og andre former for menneskehandel En ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, når ordregiveren kan påvise, at 1. en interessekonflikt, jf. 24, nr. 18, i forhold til det pågældende udbud, ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende foranstaltninger 2. en konkurrencefordrejning som omhandlet i 39, som følge af den forudgående inddragelse af de økonomiske aktører i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det pågældende udbud, ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger 3. tilbudsgiveren i det pågældende udbud har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1 eller 3, og, hvis det er relevant, i 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, de fastsatte minimumskrav til egnethed i eller udvælgelsen i 145. Ordregiveren skal udelukke en tilbudsgiver, når en person, der er dømt ved endelig dom eller har vedtaget bødeforlæg for handlinger, er medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Ordregiveren skal ligeledes udelukke en tilbudsgiver, hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Ordregiveren skal udelukke en tilbudsgiver, der har ubetalt forfalden gæld på kr. eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137: 1. Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser 2. Ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende 3. Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet 4. Ordregiveren har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning 5. Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion 6. Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har fået 10

11 fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt 7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld på over kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. Følgende afsnit skal udfyldes i det vedlagte ESPD: Del III Udelukkelsesgrunde: A. Grunde vedrørende straffedomme B. Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger C. Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Ordregiver vil på baggrund af ovenstående dokumentation vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven. Tilbudsgivere, der på baggrund af den fremlagte dokumentation ikke vurderes egnede til at løfte den udbudte opgave, vil ikke komme i betragtning ved tildelingen af kontrakten Tildelingskriterier Rammeaftalen bliver tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende tildelingskriterier: Bedste forhold mellem pris og kvalitet Pris 50 % o Pris for kaffe 60 % o Pris for te 5 % o Pris for tilbehørsprodukter 15 % o Pris for kaffemaskiner/automater 20 % Kvalitet 50 % o Kvaliteten af kaffe 75 % o Kvaliteten af kaffemaskiner/automater 25 % Evalueringsmodel pris Pris vægter 50 %. Der skal bydes ind med priser på følgende forskellige typer kaffe: Flydende, instant og formalet. Der skal afgives en pris pr. varelinje. Såfremt en tilbudsgiver ikke har én af ovenstående 3 varianter i sit sortiment, må tilbudsgiver undlade at byde ind i én kategori. I forbindelse med evalueringen vil de laveste point for både pris og kvalitet fra anden tilbudsgiver blive indsat i den kategori, hvor tilbudsgiveren har valgt ikke at byde. Hvis f.eks. der ikke kan bydes ind på flydende kaffe, tages pointene fra en anden tilbudsgiver, men ordregiver vil forsøge at placere sit forbrug på de 2 andre kategorier, såfremt den vindende tilbudsgiver ikke kan levere flydende kaffe. I så fald må 11

12 tilbudsgiveren acceptere, at der kan være behov for at købe en mindre mængde flydende kaffe hos en anden leverandør. Det samme gør sig gældende ved maskiner, hvor der må undlades at byde på én kategori af maskiner. Der udregnes én samlet tilbudssum for hver tilbudsgiver. Summen udregnes og vægtes automatisk i Bilag 2 Tilbudslisten, fanebladet: Evaluering. 1. Billigste konditionsmæssige tilbud tildeles 10 point, og det tilbud, der er 25 % dyrere, tildeles 0 point. Point tildeles lineært i forhold til den procentvise afvigelse. Der anvendes 2 decimaler. Formlen vil være følgende: Point = Maksimumpoint Maksimumpoint (Pris Laveste pris) x 25 % Laveste pris 2. Såfremt den i pkt. 1 beskrevne evalueringsmodel ikke findes egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud for så vidt angår prisen, anvendes samme relative model, dog med den ændring, at det tilbud, der er 50 % dyrere end det billigste tilbud, tildeles 0 point. Der anvendes 2 decimaler. Formlen vil være følgende: Point = Maksimumpoint Maksimumpoint (Pris Laveste pris) x 50 % Laveste pris 3. Såfremt den i pkt. 2 beskrevne evalueringsmodel heller ikke findes egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud for så vidt angår prisen, anvendes samme relative model, dog med den ændring, at det tilbud, der er 100 % dyrere end det billigste tilbud, tildeles 0 point. Tilbud, der er mere end 100 % dyrere end det billigste tilbud, tildeles også 0 point. Der anvendes 2 decimaler. Formlen vil være følgende: Point = Maksimumpoint Maksimumpoint (Pris Laveste pris) x 100 % Laveste pris 4. Såfremt den i pkt. 3 beskrevne evalueringsmodel heller ikke findes egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud for så vidt angår prisen, anvendes samme relative model, dog med den ændring, at det tilbud, der er 500 % dyrere end det billigste tilbud, tildeles 0 point. Tilbud, der er mere end 500 % dyrere end det billigste tilbud, tildeles også 0 point. Der anvendes 2 decimaler. Formlen vil være følgende: Point = Maksimumpoint Maksimumpoint (Pris Laveste pris) x 500 % Laveste pris Evalueringsmodel kvalitet Kvalitet vægter 50 %. Kvaliteten af kaffe: Efter tilbuddene er vurderet konditionsmæssige, anmodes de konditionsmæssige tilbudsgivere om at deltage i en smagstest. Det fremgår af tilbudslisten, hvilke kaffetyper, der vil blive testet. Produkterne til smagstesten skal være nøjagtig de samme, som tilbudsgiver byder ind med i sit tilbud. Evalueringen sker ud fra en vurdering af smagen umiddelbart efter brygningen og når den har stået på kande i 1,5-2 timer. Der vil blive givet point på en skala fra 0 til 10: 0: En rigtig dårlig smagsoplevelse 1: En dårlig smagsoplevelse 12

13 2: En utilfredsstillende smagsoplevelse 3: En mindre god smagsoplevelse 4: En jævn smagsoplevelse lige under middel 5: En middel smagsoplevelse 6: En smagsoplevelse lige over middel 7: En nogenlunde smagsoplevelse 8: En god og acceptabel smagsoplevelse 9: En udmærket og tilfredsstillende smagsoplevelse 10: En meget tilfredsstillende smagsoplevelse ud over det sædvanlige Der udregnes et gennemsnitligt antal point for hver varelinje, der bliver testet. Pointene for varelinjerne lægges derefter sammen og divideres med antallet af varelinjer, for at finde det samlede pointtal for kvalitetsvurderingen. Herefter ganges pointtallet med undervægtningen på 75 %. Generelt om smagstesten Te vil ikke indgå i smagstesten. Det forventes, at smagstesten vil foregå på Kompas et, Niels Kjærbyes Vej 9, 5610 Assens onsdag d. 28. juni kl Smagstesten vil foregå som et messearrangement, hvor produkterne vil blive prøvesmagt og vurderet samtidigt. Tilbudsgiver skal brygge produkterne i et tilstødende lokale, hvorefter de færdigbryggede, anonymiserede produkter vil blive indhentet til smagstest i nogle på forhånd angivne stande i et andet lokale. Her vil produkterne blive prøvesmagt af testpersonerne. Ordregiver har sammensat en gruppe af relevante medarbejdere, som vil forestå smagstesten. Testen gennemføres som en blindtest. Tilbudsgiver forestår brygning af kaffe under smagstesten for at sikre den mest optimale og korrekte brygning af kaffen. Tilbudsgiver skal selv medbringe såvel kaffe som maskiner. Doseringen, der anvendes ved smagstesten, skal være den samme dosering, som der er budt ind med. Til smagstesten skal tilbudsgiver medtage 2 vareprøver af hvert produkt således at der er 1 enhed til smagstesten og 1 enhed til reference. Der skal vedlægges produktdatablade til de medbragte vareprøver. Kvaliteten af kaffemaskinerne/automaterne: Kvaliteten af kaffemaskinerne/automaterne vil blive vurderet ud fra en skriftlig beskrivelse af maskinerne. Der skal kun beskrives én kaffemaskine/automat i følgende kategorier: Bryganlæg Kolbemaskiner manuel vandpåfyldning Kolbemaskiner automatisk vandpåfyldning Friskbrygautomat Instantmaskine Tilbudsgiver skal i bilag 5 beskrive følgende: Rengøring af kaffemaskinen/automaten o Ordregiver lægger vægt på, at det er nemt at rengøre kaffemaskinen/automaten herunder, om visse dele kan tages ud, at man let kan komme til og at det ikke tager lang tid at rengøre kaffemaskinen/automaten Hvordan timerfunktionen kan indstilles, såfremt der er en timerfunktion o Ordregiver lægger vægt på, at en evt. timerfunktion kan indstilles individuelt 13

14 Om der er mulighed for både tilslutning med 230V og 400V o Ordregiver lægger vægt på, at der er mulighed for begge dele Bryggetid o Ordregiver lægger vægt på, at bryggetiden er så kort som mulig Bedømmelsen af kvaliteten af kaffemaskinerne/automaterne gives ud fra en vurdering, hvor der ikke sker en direkte sammenligning af de enkelte tilbudsgiveres besvarelser, men hvor der udelukkende sker en individuel pointtildeling i forhold til følgende pointskala: 0: En ringe beskrivelse, der ikke opfylder nogen af ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 1: En dårlig besvarelse, der kun opfylder et af ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 2: En utilfredsstillende besvarelse, der stort set ikke opfylder ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 3: En mindre god besvarelse, der kun opfylder få af ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 4: En jævn besvarelse, der kun i mindre grad opfylder ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 5: En middel besvarelse, der delvist opfylder ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 6: En besvarelse lige over middel, der til en vis grad demonstrerer opfyldelse af ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 7: En nogenlunde tilfredsstillende besvarelse, der demonstrerer en overvejende grad af opfyldelse af ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 8: En god og tilfredsstillende besvarelse, der demonstrerer en høj grad af opfyldelse af ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 9: En udmærket og tilfredsstillende besvarelse, der opfylder alle ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne 10: En meget tilfredsstillende besvarelse, der mere end opfylder alle ordregivers ønsker og krav til kaffemaskinerne/automaterne. Der gives point for hver enkelt af de beskrevne maskiner. Pointene lægges sammen og divideres med antallet af beskrevne maskiner. Pointtallet ganges med undervægtningen på 25 %. Pointene for kvaliteten af kaffe og kaffemaskinerne/automaterne lægges sammen, divideres med 2 og ganges med vægtningen på 50 % Tildelingskriterium (100 %) Tildelte point for hvert af underkriterierne ganges med de oplyste vægtninger for underkriterierne og lægges herefter sammen. Tilbudsgiver med det højeste antal point vinder kontrakten Udelukkelse og egnethed Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven 159, stk. 2. Ordregiver opfordrer derfor tilbudsgiver til at have dokumentation for oplysningerne i ESPD klar ved afgivelse af tilbuddet (f.eks. serviceattest fra Erhvervsstyrelsen), da tilbudsgiver ved anmodning skal aflevere dokumentationen inden for 18 dage. Alternativt kan tilbudsgiver vælge at vedlægge dokumentationen i tilbuddet. 14

15 2.21 Tjekliste Tilbudsgiver bør huske følgende i forbindelse med afgivelse af tilbud: Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, jf. punkt 2.18 Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiumdeltagere eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt Udfyldt tilbudsliste, jf. bilag 2 Udfyldt bilag 5 Forbehold i tilbuddet kan medføre afvisning, jf. punkt 2.11 Alternative tilbud er ikke tilladt, jf. punkt 2.12 Tilbudsmaterialet i ét originalt papireksemplar samt på en USB-pind, jf. punkt 2.3 Mærkning af den lukkede kuvert med teksten Tilbud Må ikke åbnes i posten Tilbud vedr. udbud af kaffe, te og maskiner, jf. punkt 2.7 Korrekt adressering, jf. punkt 2.7 Rettidig fremsendelse eller overbringelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 2.7. Tilbudsgiver kan vedlæggende følgende ved afgivelse af tilbud: Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen jf. punkt

16 3. Kravspecifikation 3.1 Generelle krav Sortiment Tilbudsgiveren skal have et udvalg af forskellige kaffetyper, te- og kakaoprodukter. Kaffen skal kunne fås som økologiske og/eller bæredygtige produkter. Der skal tilbydes kaffetyper med forskellige smagsnuancer, så der er mulighed for, at alle aftagere kan finde en kaffe efter deres smag. Aftalen anvendes af enheder med forskellige behov. For ikke at skulle stille krav om levering i anbrud, er der ved flere produkter krav om Mindste enhed pr. bestilling/antal poser. Mindre enheder, hvis årlige forbrug af brevte er mindre end det tilbudte Mindste enhed pr. bestilling/antal poser, er ikke forpligtet til at handle brevte på aftalen. De økologiske produkter skal være produceret og kontrolleret efter kravene i Økologiforordningen (Rådets forordning nr. 834/2007/EF med senere ændring). Produkter med det danske røde Ø- mærke eller EU s økologilogo lever op til disse krav. De bæredygtige produkter skal være mærket med Fairtrade-mærket, UTZ-Certified, Rainforest Alliance eller tilsvarende. Produkterne kan udskiftes som følge af produktudvikling, udgåede produkter eller lang leveringstid. Erstatningsprodukter skal være af minimum samme kvalitet og til samme pris som det udgåede produkt og skal godkendes af ordregiver. Udbuddet omfatter ikke koffeinfrie kaffeprodukter, og tilbudsgiver må således ikke tilbyde sådanne produkter i tilbudslisten. Tilbudsgiver skal vederlagsfrit tilbyde display/dispenser/box/opbevaringsglas til æsker med tebreve og løs te, såfremt en af ordregivers enheder ønsker det Kvalitet Tilbudsgiver skal garantere for, at kvaliteten er ensartet, og at der løbende foretages kvalitetskontrol af de tilbudte produkter. Der stilles følgende krav til emballage og behandling af produkterne: Samtlige varer, der modtages, skal til enhver tid og i enhver henseende være behandlet omhyggeligt og opfylde de til enhver tid gældende regler og lovgivning på området. Tilbudsgiveren er forpligtiget til på anmodning at komme med uddybende oplysninger om aromastoffer, farvestoffer og bestående produkter i henhold til gældende lovgivning. Ordregiver accepterer ikke genmodificerede produkter eller produkter med stråforkortere. Med hensyn til krav til holdbarhed skal gældende lov om fødevaresikkerhed overholdes. Ordregiver har som krav, at holdbarhedsperioden for kaffeprodukter, ved ankomst til ordregiver, som minimum har ¾ af den totale holdbarhedsperiode tilbage. Dvs. et kaffeprodukt med 1 års holdbarhed skal være ordregiver i hænde inden udgangen af produktets 3. holdbarhedsmåned Konsulenter Tilbudsgiver skal vederlagsfrit stille konsulenter med viden om og erfaring med produkterne til rådighed for ordregiver. Ordregivers decentrale brugere skal kunne kontakte konsulenten direkte, og bistanden er vederlagsfri, medmindre andet aftales. 16

17 Vejledning i leje af rette maskine skal være på baggrund af brugerens individuelle behov. Endvidere skal konsulenten kunne rådgive i korrekt anvendelse af maskinen, rengøring, energibesparende brug og øvrige forhold, såsom vejledning og dosering, der umiddelbart kunne have en interesse for brugeren. Konsulenten skal i forbindelse med rådgivning om valg af maskiner også informere om eventuelle støjgener, der måtte være i forbindelse med brygning af kaffe. I forbindelse med tilslutning/installation af kaffemaskine skal tilbudsgiver tage kontakt til ordregiver med henblik på at afdække, hvilke foranstaltninger, der eventuel skal forberedes inden installationen, således at maskinen kan tilsluttes uden problemer. Konsulenten skal, hvis ordregivers enhed anmoder om det, undersøge eller sørge for måling af vandets hårdhed og i den forbindelse rådgive om kaffevalg på baggrund af vandmålingen. Tilbudsgiveren har ansvaret for at justere eventuelle maskiner senest samtidig med første levering af kaffe. Således skal det sikres, at ordregivers maskiner er korrekt indstillet til tilbudsgiverens kaffeprodukter Emballage Samtlige varer, der modtages, skal til enhver tid og i enhver henseende være behandlet omhyggeligt og opfylde de til enhver tid gældende regler og lovgivning på området. Det er en forudsætning, at alle pakninger er forsynet med dansk tekst, herunder varedeklarationer og vejledninger. Inder- og yderpakninger skal være let oplukkelige og håndteringsvenlige. Al emballage skal være PVC- og phtalatfri samt fri for alle kendte uønskede stoffer, jf. Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer (både transportemballage og anvendelse af emballage m.v. i køkkenet). I øvrigt skal der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører Tilbudsgiver skal garantere, at kvaliteten er ensartet, og at der løbende foretages kvalitetskontrol af de tilbudte produkter. Der skal således være en fast procedure for egenkontrol både for egen virksomhed og fjernlagre. Endvidere skal der på anmodning kunne fremsendes en redegørelse for denne egenkontrol. I forlængelse af ovenstående forventes det, at tilbudsgiver har en fast procedure for kontrol af underleverandører, og tilbudsgiver skal på anmodning ligeledes kunne fremsende redegørelse for denne kontrol Implementering Når kontrakten er underskrevet, skal tilbudsgiver senest 5 arbejdsdage efter kontraktunderskrivelse fremlægge en implementeringsplan, som viser, hvorledes udskiftning af maskiner vil blive gennemført. Ordregiver vil i den forbindelse bistå med information om, hvilke maskiner, der skal udskiftes, herunder dato for udløb af nuværende lejeaftale, adresse samt hvilken type maskine, der er tale om. 17

18 Ydermere skal der udarbejdes informationsmateriale til brugerne, som beskriver aftalen herunder sortiment og priser. Desuden skal det af materialet fremgå, hvem der er brugerens kontaktperson (navn, tlf. og ). Ordregiver skal godkende informationsmaterialet. 3.2 Maskiner Generelt Ordregiver ønsker, at tilbudsgiver kan levere et bredt sortiment, således at ordregivers behov bedst muligt, i den givne situation, kan imødekommes i tilbudsgiverens sortiment. Sortiment kan enten være udtryk for en mangfoldighed i udvalget af maskiner eller, at de tilbudte maskiner kan indstilles til at tilbyde og dække en palette af funktionaliteter. Det er et krav, at alle tilbudte kaffemaskiner/-automater skal være standardiserede, således at alle kaffe-, te- og chokoladeprodukter med sikkerhed kan anvendes på alle kaffemaskiner/-automater (i henhold til maskinens produktvalg). Alle kaffemaskiner/-automater (dog ikke kolbemaskiner) skal leveres med kalkfilter. Pris for kalkfilter skal således være indeholdt i tilbudsgivers priser for kaffemaskinen/-automaten. Desuden skal kaffemaskinen/-automaten leveres med evt. lovpligtige installationer. Det er en forudsætning, at tilbudsgiver tilbyder let anvendelige og forståelige maskiner. Med let anvendelige og forståelige maskiner menes, at maskinerne f.eks. skal have let anvendelige og forståelige knapper, vandtilførsel, strømtilførsel, isætning af kaffefilter og drikkeudvalg. I forbindelse med leveringstid må der maksimum gå 10 arbejdsdage fra bestilling af maskine til levering. Udvalgte kaffeautomater skal opfylde kravet om dvalefunktion svarende til kriterierne i den til enhver tid gældende version af Energistyrelsens Indkøbsvejledning: Ved levering af kaffeautomaten skal dvalefunktionen aktiveres. Indstilling af maskinen skal ske i samråd med ordregiver. Alle maskiner uanset maskintype skal leveres sammen med en dansksproget brugsanvisning. Maskinerne skal passe til ordregivers termokander, som er 24 cm. høje. Ordregiver ønsker tilbud på følgende maskinkategorier: Bryggeanlæg Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x5 liter Bryggetid: 5 liter på maks. 12 min. Indikator, der fortæller, når kaffen er færdig Kaffe Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 400V (alternativt også 2x5 liter mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x5 liters beholdere til kaffe): Min. 2,5 liter Kapacitet pr. time på min. 18 liter varmt vand 18

19 2x10 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x10 liter Bryggetid: 10 liter på maks. 14 min. Indikator, der fortæller, når kaffen er færdig Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x10 liters beholdere til kaffe): Min. 2,5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand 2x20 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Kapacitet på beholder til kaffe: 2x20 liter Bryggetid: 20 liter på maks. 16 min. Indikator, der fortæller, når kaffen er færdig Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Valgfri bryggemængde Timer-funktion på maskinen Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x20 liters beholdere til kaffe): Min. 5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand Kolbemaskiner Manuel vandpåfyldning Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade Bryggetid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 7 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader Bryggetid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 8 min. 19

20 Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Automatisk vandpåfyldning Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade Bryggetid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 8 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader Bryggetid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 9 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Friskbrygautomater Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop og varmt vand til te Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Kopstørrelsen skal kunne indstilles til 1,8 dl Kandestørrelsen skal kunne indstilles til 1 l Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop og varmt vand til te Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder 20

21 Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Kopstørrelsen skal kunne indstilles til 1,8 dl Kandestørrelsen skal kunne indstilles til 1 l I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Drikkeudvalg: Der skal minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko og chokoladedrik Automaten skal automatisk kunne tilføre sukker og mælk Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Dvaleperioden aftales med køber Software til betalingsmodul Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Flere typer kaffe: Formalet og hele bønner Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop og varmt vand til te Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Kopstørrelsen skal kunne indstilles til 1,8 dl Kandestørrelsen skal kunne indstilles til 1 l I øvrigt: Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Drikkeudvalg: Der skal minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko og chokoladedrik Automaten skal automatisk kunne tilføre sukker og mælk Der skal være en dvalefunktion (energibesparende) på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag 21

22 og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Dvaleperioden aftales med brugeren Software til betalingsmodul Instantmaskiner Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Kopstørrelsen skal kunne indstilles til 1,8 dl Kandestørrelsen skal kunne indstilles til 1 l Bryggetid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvalefunktion (energibesparende) på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Dvaleperioden aftales med brugeren Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Kopstørrelsen skal kunne indstilles til 1,8 dl Kandestørrelsen skal kunne indstilles til 1 l Bryggetid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvalefunktion (energibesparende) på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Perioden aftales med brugeren Drikkeudvalg: Der skal som minimum tilbydes kaffe, 22

23 Maskiner til flydende kaffe Kaffe & Tevand - Maskintype 1 - Kapacitet: Op til 160 kopper á 125 ml. pr. time (ved 230 volt) Kaffe & Tevand - Maskintype 2 - Kapacitet: Op til 300 kopper á 125 ml pr. time (ved 230 volt) og op til 700 kopper á 125 ml pr. time (ved 400 volt) Kaffe & Tevand - Maskintype 3 - Kapacitet: Op til 700 kopper á 125 ml pr. time (ved 400 volt) Kaffe, Tevand & Kakao Maskintype 4 Kapacitet: Op til 300 kopper á 125 ml pr. time (ved 230 volt) og op til 700 kopper á 125 ml pr. time (ved 400 volt) Kaffe, Tevand & Kakao - Maskintype 5 - Kapacitet: Op til 350 kopper á 125 ml pr. time (ved 230 volt) og op til 500 kopper á 125 ml pr. time (ved 400 volt) varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait og chokolade drik 1 beholder til flydende kaffe Til kop og kande Skal leveres uden vandtank 1 beholder til flydende kaffe Til kop og kande 2 beholder til flydende kaffe Til kop og kande 2 beholder, min. 1 beholder til flydende kaffe Til kop og kande 3 beholder, min. 1 beholder til flydende kaffe Til kop og kande Nuværende og kommende maskiner Ordregiver ejer en del af sine nuværende maskiner, men der lejes også maskiner, se bilag 4. De lejede maskiner er opsagt ved den nuværende leverandør. Alle købte flydende kaffemaskiner, der er over 7 år, vil blive udskiftet ved kontraktstart, således at der skal lejes nye ved kontraktstart. Flydende kaffe maskiner, der er under 7 år, forventes enten at ville blive udskiftet løbende, således at alle ordregivers maskiner vil blive lejet hos den vindende tilbudsgiver i løbet af kontraktperioden, såfremt kontrakten løber i 4 år. Eneste undtagelse er kolbemaskiner, som ordregiver ejer, da disse kun vil blive udskiftet, såfremt det er nødvendigt. Der må ikke sælges nye maskiner til ordregivers enheder, og lejeaftaler skal godkendes af Indkøb og Udbud inden ikrafttrædelse. Ordregiver forbeholder sig ret til at få serviceret selvejede maskiner hos en anden leverandør samt købe produkter til maskinerne i en given periode, såfremt den vindende tilbudsgiver ikke kan servicere dem eller levere produkter til dem Maskinkategorier Tilbudsgivers specificerede tilbud gives på baggrund af dennes viden om markedet samt ordregivers beskrivelse af ønsker til hver kategori. Kategorierne er: Bryggeanlæg Kolbemaskiner Instantautomater Friskbrygautomat 23

24 Maskiner til flydende kaffe Specifikationen af de enkelte maskinkategorier fremgår af punkt 3.2.1, som er mindstekrav Service ved levering Maskinerne skal leveres og monteres vederlagsfrit hos alle enheder hos ordregiver i det omfang, dette ønskes. Ved levering/opsætning af maskinen skal der gives en instruktion i brygning, opfyldning og rengøring af maskinen, således maskinen umiddelbart kan tages i brug efter levering/opsætning. Den enkelte enhed skal sørge for, at vand og el er fremført til etableringsstedet i henhold til gældende krav. Tilbudsgiver skal sammen med enhederne og den nuværende leverandør sikre nedtagning af nuværende maskine og opstilling af ny maskine de steder, hvor der skal ske udskiftning. Alle kaffemaskiner, der er over 7 år, skal udskiftes i perioden 1. oktober 2017 til 31. oktober Leje af maskiner Ordregiver skal kunne leje maskinerne uden krav om en min. lejeperiode. Såfremt maskinen lejes i mindre end de 12 måneder, der gives pris på, skal der ske en reduktion af lejeprisen, således at der kun betales for de måneder, hvor maskinen lejes. Under disse omstændigheder forestår tilbudsgiver vederlagsfri levering og opsætning/montering af maskinerne. Endvidere forestår tilbudsgiver al løbende service af maskinerne. Maskiner, der lejes, skal være i samme funktionsdygtig stand og i øvrigt overholde de krav, der stilles i nærværende udbudsmateriale. Lejeaftalerne, der indgås under nærværende kontrakt, udløber uden varsel ved kontraktens ophør dog kan lejeaftalen opsiges til enhver tid med 3 måneders opsigelsesvarsel Service/vedligeholdelseseftersyn Der skal være et serviceeftersyn med følgende interval: En gang årligt på kolbemaskiner To gange årligt på friskbrygautomater og instantmaskiner. Der skal være vederlagsfri udskiftning af kalkfilter/afkalkningspulver inkl. selve kalkfilter/afkalkningspulver (afhængigt af maskine), reparation og udskiftning af sliddele og reservedele i lejeperioden, således maskinen altid er funktionsdygtig og overholder alle forskrifter til hygiejnefaktorer. Som dokumentation skal der efter endt eftersyn foreligge en følgeseddel, som beskriver, hvornår eftersynet er foretaget, hvem der har udført eftersynet samt hvad der er udført i forbindelse med eftersynet. Serviceaftaler følger kontraktperioden for lejeaftalen. Det er ikke tilladt at tage nogen form for øvrig betaling, herunder eksempelvis opstartsgebyr, gebyr for bil, ekstra betaling for kørsel pr. km, betaling for transporttid m.v. Der må således ikke påløbe flere udgifter til drift, service og vedligehold af maskinen end den lejeydelse, der angives i tilbudslisten. 24

25 Der skal foretages hurtig afhjælpning af nedbrud/defekt på maskinen og senest inden 16 timer inden for normal arbejdstid. Normal arbejdstid er defineret som mandag til torsdag fra kl. 8 til 16 og fredag fra kl. 8 til 15. Rekvirering af service skal foretages pr. telefon eller mail, som bekræftes af tilbudsgiveren straks og uden ugrundet ophold pr. mail. Fra tidspunktet hvor rekvirering af service er fortaget, til maskinen igen er klar til brug, må der maks. gå 24 timer på hverdage, dvs. fra mandag kl til fredag kl Eksempel 1: Bestilles der service eller opstilling af maskine onsdag kl , skal maskinen være klar til brug igen kl torsdag. Eksempel 2: Bestilles der service eller opstilling af maskine fredag kl. 9.00, skal maskinen være klar til brug igen fra mandag kl Kan tilbudsgiver ikke reparere eller servicere maskinen på stedet, skal tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine, indtil ordregivers maskine igen er fuldt funktionsdygtig. Der skal altid være 2 vederlagsfrie lånemaskiner på to af ordregivers adresser. Lånemaskinerne skal være bryggeanlæg på henholdsvis 2x5 liter og 2x20 liter. Lånemaskinerne skal serviceres løbende og altid være funktionsdygtige. 25