Bilag 11. Kundens Deltagelse og Modenhed. Til Kontrakt. Den Nationale Henvisningsformidling

Transkript

1 Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Til Kontrakt OM Den Nationale Henvisningsformidling Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side /9

2 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med Bilag er at dokumentere Kundens forudsætninger og vilkår for deltagelse i leverancens aktiviteter samt at redegøre for Kundens Modenhedsniveau. Instruks vedrørende bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver udarbejde en besvarelse af bilag ved: Som besvarelse af konkurrencekrav.2.2 at beskrive en model for hvorledes Slutbrugerne skal inddrages i Delprojekt + (eventuelt) Delprojekt 2 + Delprojekt 3. Underbilag A Kundens Deltagelse og Modenhed udfyldes ved Tilbudsafgivelse og ajourføres som led i Afklaringsfasen. Besvarelse på konkurrencekrav skal ske i Underbilag 3C Ordregivers Konkurrencekrav. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Kvalitet i Leverancen. Udbudsbetingelsernes bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes bilag X, Leverandørens forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 2/9

3 Indholdsfortegnelse. Indledning 4.2 Kundens Deltagelse 4.2. Krav til Kundens Medvirken 6.3 Kundens Modenhed 8 Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 3/9

4 . Indledning Bilaget beskriver de medarbejdertyper, som Kunden har til rådighed til implementering af Løsningen, jf. Bilag Tidsplan. Bilaget er ment som en opremsning af medarbejdertyper og den maksimale tilgængelige kapacitet udtrykt som fuldtidsressroucer i en given periode som følger af Leverand rens tidsplan, jf. Bilag Tidsplan. De angivne ressourcerammer er udtryk for Kundens maksimale ressourcepulje, som kan mobiliseres til opgaven, og skal ikke forstås som et udtryk for, at det er dette niveau, der forventes og slet ikke gennem hele implementeringen. Derudover indeholder nærværende bilag også de krav, der stilles til Leverandøren vedr. Kundens medvirken samt en overordnet beskrivelse af Kundens modenhed..2 Kundens Deltagelse Kunden har herunder listet de medarbejdertyper, som Kunden forventer skal deltage i arbejdet med Løsningen. Ud for de enkelte medarbejdertyper har Kunden angivet en ramme for det maksimale antal fuldtidsressourcer af den pågældende medarbejdertype, som Kunden kan stille til rådighed for Delprojekt Leverandøren skal i Underbilag A angive, hvor meget af denne ramme der forudsættes brugt i Delprojekt for at virkeliggøre den tilbudte tidsplan. Leverandøren skal endvidere angive, hvis den tilbudte tidsplan kræver andre medarbejdertyper end de her listede. Tabel. Medarbejdertyper Personprofil Kompetenceområde Delprojekt Estimeret antal personer Deltagelse i % af normal Projektleder Løsningsarkitekt Infrastrukturarkitekt Ledelses- og leveranceansvar i forhold til Kundens ledelse og styregruppe Koordination i relation til Leverandøren og andre interessenter. Projektadministration, planlægning og projektkoordinering. Medarbejder der har overblik over det forretningsmæssige grundlag for integrationer mellem applikationer, dvs. de forretningsprocesser der ligger til grund for integrationen. Kender til de fleste forhold i Kundens infrastruktur. arbejdstid Delprojekt,5 00% Delprojekt 2,5 00% Delprojekt 3,5 00% Delprojekt 0% Delprojekt 2 0% Delprojekt 3 0 0% Delprojekt 0% Delprojekt 2 0% Delprojekt 3 0 0% Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 4/9

5 Testmanager Testansvarlig I Kundens projektorganisation med kompetencer inden for ledelse, planlægning og afvikling af test. Delprojekt Delprojekt 2 Delprojekt % 00% 0% Slutbrugertyper Danske Regioner / Regionernes Lønningsog Takstnævn (ansvarlig for overenskomster) Slutbrugere, der har forretningskompetencer omkring indhold, opbygning og sammenhænge i arbejdsgange og processer. Delprojekt Delprojekt 2 Delprojekt 3 N / A N / A N / A Se pkt..2.5 og pkt..2.2 Dansk Psykologforening (psykologer) Kommunernes Landsforening Superbrugere som i deres daglige arbejde benytter Løsningen. Deltager i Kundens testgennemførelse med det kliniske perspektiv. De fem regioner (behandlere på de danske hospitaler og sygehuse) Dansk kiropraktorforening (kiropraktorer) Slutbrugere, som er beslutningstagere i forhold til opsætning af arbejdsgange, visninger og lignende. Danske Fysioterapeuter (fysioterapeuter) Foreningen af speciallæger (speciallæger) Landsforeningen af statsautoriserede fodteraputer (fodterapeuter) Praktiserende lægers organisation (PLO) (praktiserende læger) Tandlægeforeningen (tandlæger) Øfeldtcentrenes fysioterapeuter (specialfysioterapeuter) Regionale praksisafdelinger - kontrolfunktioner Leverandører af branchesystemer konfiguration i forhold til aftaler med kunder Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 5/9

6 Patientforeningen Systemforvalter Koordination i forhold til Delprojekt 20% applikationsprogrammel Delprojekt 2 20% leverandører (som single point of Delprojekt 3 50% con-tact ) herunder: Videreudviklingsopgaver Ændringsønsker og fejlrettelser Applikationssupport fra leverandør Leverandørstyring generelt: Licensstyring applikationsprogrammel Kontraktopfølgning og kontrakttillæg Kundens ressourceprofilers deltagelse i Delprojekt skal fremgå i et af Leverandøren udfyldt underbilag A, og skal være en del af aklaringsrapporten jf. Bilag, pkt.4.3. Hvis der er perioder, hvor det er nødvendigt, at Kundens ressourceprofiler deltager i videre omfang end nævnt, skal Leverandøren orientere Kunden derom i god tid forinden og senest en måned før deltagelse. I Evalueringsforløb skal Leverandøren ligeledes udfylde et skema tilsvarende Underbilag A for et eventuelt Delprojekt 2 og Delprojekt Krav til Kundens Medvirken ID Minimumskrav.2. Som produkt af hver enkelte afklaringsetape er det et krav, at Leverandøren udarbejder oversigten over Kundens medvirken (kunderelaterede aktiviteter). Oversigten skal indeholde en detaljeret liste over eventuelle kunderelaterede aktiviteter, som Leverandøren vil have behov for i forbindelse med udvikling og implementering af Løsningen..2.2 Listen over kunderelaterede aktiviteter skal for hver aktivitet indeholde en fyldestgørende beskrivelse af Leverandørens forventninger til aktivitetens indhold, estimat over Kundens ressourceforbrug, samt eventuelle krav til udførelse..2.3 Oversigten over kundens medvirken skal omfatte:. Personprofil/kompetence/navne for de af Kundens medarbejdere der skal medvirke 2. Antallet af Kundens medarbejdere, der skal medvirke, fordelt på Kundens lokationer. 3. Den tidsmæssige udstrækning af medarbejderkategoriernes medvirken 4. Omfanget af de forskellige medarbejderkategoriers medvirken i forhold til en normal arbejdstid, som er alle hverdage mellem kl. 8 og kl Aktivitetens indhold f.eks. udvikling eller projektledelse..2.4 Det er et krav, at Leverandøren anfører Kundens og 3. parts samlede deltagelse i aktiviteter dækkende Løsningen..2.5 Leverandøren skal inddrage Kundens Slutbrugere jf. tabel i vurdering af om det leverede i Hovedleverancen og eventuelle delleverancer har Udeståender eller forbedringsmuligheder. Leverandøren kan af følgende organisationer maksimalt kræve 30 timers arbejde pr. Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 6/9

7 slutbrugertype i det samlede projektforløb (Delprojekt )..2.6 Kundens Slutbrugere kan ikke pålægges at skulle deltage med under 8 ugers varsel gennem det samlede projektforløb..2.7 Leverandøren skal løbende informere Kundens Projektleder omkring inddragelse af Kundens Slutbrugere..2.8 Efter levering af Hovedleverancen skal Leverandøren jf. Bilag 6 Den Iterative Model, i tæt samarbejde med Kunden, udvikle eventuelle resterende Delleverancer under hensyntagen til Kundens daglige forretning. Leverandøren skal derfor tage særligt hensyn til det begrænsede antal slutbrugere, som Kunden kan stille til rådighed..2.9 Som produkt af Afklaringsfasen er det et krav, at Leverandøren udarbejder oversigten over Kundens medvirken (kunderelaterede aktiviteter) for hele Delprojekt. Oversigten skal indeholde en detaljeret liste over eventuelle kunderelaterede aktiviteter, som Leverandøren vil have behov for i forbindelse med gennemførsel af Delprojekt. Kunden kan sammenlagt maksimalt bidrage med et () årsværk i Delprojekt..2.0 Som produkt af Evalueringsforløb er det et krav, at Leverandøren udarbejder oversigten over Kundens medvirken (kunderelaterede aktiviteter) for hele Delprojekt 2 og 3. Oversigten skal indeholde en detaljeret liste over eventuelle kunderelaterede aktiviteter, som Leverandøren vil have behov for i forbindelse med gennemførsel af Delprojekt 2 og 3. Kunden kan maksimalt bidrage med et () årsværk til henholdsvis Delprojekt 2 og et () årsværk til Delprojekt Leverandøren skal i Underbilag A angive Kundens deltagelse pr. ledelsesfase, jf. bilag i hele Delprojekt vedr. beskrivelse, udvikling og aftestning af Løsningen. Kundens deltagelse skal angives som antal timer pr. medarbejdertype, jf. tabel (Bilag ). Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 7/9

8 ID Konkurrencekrav.2.2 Leverandøren skal beskrive et forløb for hvorledes Slutbrugerne bliver inddraget i Delprojekt + (eventuelt) Delprojekt 2 + Delprojekt 3. Leverandøren skal i sin besvarelse tage højde for at maksimal slutbrugerinddragelse ikke nødvendigvis vægter positivt, ligesom at minimal slutbrugerinddragelse heller ikke nødvendigvis vægter positivt. Leverandøren skal således beskrive et balanceret forløb for, hvorledes slutbrugerinddragelsen skal udføres i praksis. Evalueringskriterier Det vægter positivt: At Leverandørens beskrivelse udviser en høj grad af fleksibilitet og smidighed, der tager højde for Slutbrugernes mangel på samme. Slutbrugerne kan, som udgangspunkt, ikke pålægges at kunne deltage i det samlede projektforløb med under 8 ugers varsel jf At beskrivelsen tager højde for, at Løsningen skal benyttes af en inhomogen Slutbrugerskare, der har forskellige funktionelle, arbejdsmæssige og praktiske behov. At Leverandørens beskrivelse indeholder en tilpas høj grad af slutbrugerinddragelse, som vil have mindst mulig indflydelse på slutbrugernes daglige arbejde (udgangspunktet er at den gennemsnitlige Slutbruger arbejder mellem ). At Leverandørens beskrivelse tager højde for, at Regionerne forventes at have udgifter forbundet med slutbrugerinddragelsen idet Slutbrugerne skal frikøbes. Beskrivelsen skal søge at inddrage Slutbrugerne i et tilpas omfang, således at Slutbrugerne får indflydelse på Løsningens indhold, men samtidig ikke i et ekstremt omfang, som vil medføre store udgifter for Regionerne. At Leverandørens beskrivelse fremstår som værende realistisk i forhold til at Slutbrugerne ikke, som udgangspunkt, kan pålægges at skulle deltage mere end 30 timer pr. Slutbrugertype i det samlede projektforløb jf. pkt Kundens Modenhed Kundens beskrivelse af modenhed angives for at gøre det lettere for Leverandøren at indrette sit tilbud og sine egne procedurer efter Kundens modenhedsniveau. Region Syddanmark har i flere år arbejdet projektorienteret, og har siden Regionernes dannelse i 2008, haft sin egen projektmodel, som med årene er blevet videreudviklet. På lige fod har RSI også udviklet en projektmodel, der har mange ligheder med Region Syddanmarks egen projektmodel. I dette projekt er det RSI s projektmodel der skal følges. Kunden har god erfaring med, at arbejde med en RSI-lignende projektmodel dog har projektgruppen blot kendskab og ikke erfaring med lige nøjagtig RSI modellen, da man i Region Syddanmark benytter sin egen projektmodel til projekter i regi af Region Syddanmark. RSI projektmodellen har til formål at effektivisere og smiddiggøre arbejdsgange og processer i forbindelse med engangsprægede og typisk tværgående udviklingsopgaver i organisationen. RSI projektmodellen er baseret på PRINCE2 og fremgår af Underbilag 0A. Projektorganisationen arbejder produktorienteret og har derfor et godt kendskab til produktbaseret planlægning jf. PRINCE2, og bruger også redskabet aktivt i sin hverdag. Produktbaseret planlægning dækker blandt andet over produktnedbrydning, flowdiagrammer, aktivitetsplanlægning, produktbeskrivelser, estimeringsteknikker m.m. Kunden har ikke tidligere arbejdet iterativt jf. Bilag 6 Den Iterative Model. Kunden skal derfor betegnes, som meget uerfaren på dette område. Kunden har dog stor erfaring med at arbejde med IT projekter, i et format der er vandfaldsbaseret ; dvs. et forløb hvor et behov (formodentlig) er analyseret til bunds på forhånd og formuleret i en konkret kravspecifikation, som efterfølgende udmynter sig i et udviklet og idriftssat system. Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 8/9

9 Kunden har derfor været vant til at eventuelle uafdækkede behov efterfølgende er blevet håndteret gennem regulære ændringsanmodninger og ikke i et iterativt forløb, som Delprojekt jf. Bilag 6 Den Iterative Model lægger op til. Kunden ønsker i dette projekt at se bort fra denne vandfaldsbaserede tankegang efter endt Hovedleveranceprøve, til fordel for en mere iterativ model (Delprojekt 2). Kunden ønsker i stedet at have en tættere tilknytning til udviklings- og implementeringsforløbet, som sandsynligvis vil finde sted i et Delprojekt 2. Kunden ønsker ligeledes vigtigst af alt ikke at idriftsætte en løsning med udestående, som af den eller anden årsag ikke har kunnet blive afdækket på forhånd. Disse udestående skal udvikles som en del af projektforløbet og ikke som eventuelle ændringsanmodninger efterfølgende, som man kender det fra en traditionel mere vandafaldsbaseret model. Bilag Kundens Deltagelse og Modenhed Side 9/9