Outlook 2010 Mail og kalender Grundforløb. Opgaver til Microsoft Outlook 2010 Mail og kalender

Transkript

1 Opgaver til Microsoft Outlook 2010

2 Indhold Outlook 2010 Indhold adressen... 3 Send med Outlook... 4 Emnefeltet... 5 Indhold... 5 Vedhæftede filer... 6 Sendeindstillinger... 7 Kvitteringer for Leveringstidspunkt... 8 Signaturer på Tilbagekalde en Ikke til stede assistent Mappestruktur Outlook - web mail eller mobil enhed Afleveringsopgave Kalender Opret ny aftale i din kalender Gentagne aftaler Mødeplanlægning Deling af kalender Indsætte helligdage i kalender Andre kalendere Huskesedler , modtagelse og behandling , oprettelse Mapper i Outlook Kalender, kategorier Kalender, helligdage Kalender og mødeplanlægning Kalender, personlig aftale Kalender, rettigheder Kalendertips Arbejde i kalender ELAR august 2015 Side 2

3 adressen Navnet er det vi kender som en adresse, der er bygget op af tre led: et brugernavn, et domænenavn og en angivelse af et topdomæne. En adresse kan være fx Lad os præsentere denne adresse bagfra: Topdomænet dk dk er topdomænenavnet for Danmark. Mange brugere vil anvende det nationale topdomæne (som.dk for Danmark eller.se for Sverige), eller.com, der henviser til, at her er tale om en kommerciel virksomhed, en virksomheds udenlandske hjemmeside eller en amerikansk virksomhed,.org der tilsvarende antyder en organisation eller nogle af de nye topdomænenavne som.eu,.nu eller.net. for blot at nævne nogle af de hyppigst anvendte. Domænenavnet Domænenavnet i eksemplet ordet importfirmaet er det domænenavnet der er vært for adressen. Kombinationen af domænenavn og topdomæneangivelse er unik og indehaves kun af en enkelt virksomhed eller privatperson. Eksempler på domænenavne er fx dr for Danmark Radios dmi for Danmarks meteorologiske institut eller ikea for, ja, Ikea. Brugernavn Denne enkelte organisation har et antal brugere. Hver bruger har så sit eget navn i eksemplet superbruger. Brugernavnet kan også være sammensat af flere led, adskilt af punktum, understreg, forkortelser m.m., fx peter.jensen, m_jensen, Snabel-a (på engelsk at eller commercial a) adskiller brugernavnet fra domænenavnet. Tilsammen angiver adressen altså brugeren i den enkelte virksomhed eller den funktion adressen varetager, fx info eller kontakt virksomhedens domæne der typisk også refererer til virksomhedens navn topdomænet, der giver et vink om, hvilken type af virksomhed der er tale om eller nationalt tilhørsforhold. Altså: ><domæne>.<topdomæne> fx [email protected] eller [email protected]. ELAR august 2015 Side 3

4 Send med Outlook Outlook 2010 Når du skal sende en , skal du vælgefanebladet Startside. Vælg Ny i gruppen Ny. Når du sender s, skal du angive hvem en er til og, som minimum, emne og indhold: I feltet Til angiver du din modtager med en gyldig adresse. Du har mulighed for at angive flere modtagere enkeltvis samt eventuelle adresselister - distributionslister. Udover en eller flere (primære Til) modtagere kan du også sende en med angivelse af Cc og Bcc: I Cc-feltet angiver du personer, du ønsker kun at orientere om en. Cc er en forkortelse af Carbon Copy og svarer til en gennemslagskopi som det tidligere hed i skrivemaskinens sprogbrug. Som tommelfingerregel skal du ikke forvente, at en Cc-modtager giver respons på e- mailen ønsker du respons fra en kollega, bør du sætte hende i Til-feltet. Bcc-feltet anvendes til at angive en eller flere modtagere, som øvrige modtagere af din e- mail ikke får at vide, hvem er. Heller ikke andre Bcc-modtagere. Bcc er en forkortelse for Blind Carbon Copy altså: Blind kopi. Bcc-feltet kan med fordel anvendes som eneste adresseringsfelt i en masse-forsendelse, fx tilbudsmail, hvor du ikke ønsker, at modtagere kan se, hvilke andre modtagere der modtager samme . Det kan også være, at du beder en række leverandører om et tilbud eller hvis du udsender et medlemsblad og ikke ønsker, at hele foreningslisten med tilhørende adresser tager plads op i en. Hvis Bcc-feltet ikke viser sig, når du opretter en ny , kan du slå funktionen til ved fanebladet Indstillinger-gruppen vis felter-bcc. ELAR august 2015 Side 4

5 Emnefeltet Indholdet i emnefeltet er det første, modtagere af din læser. Indholdet vises i modtagerens Indbakke allerede før en åbnes. Derfor skal du bruge emnefeltet til den kortest mulige og mest præcise beskrivelse af din s budskab. En eksemplarisk Emnefeltet: AMU konference Nyhedsbrev fra erfa står umiddelbart under afsenderen i den endnu ikke åbnede . Du kan ikke formatere indholdet i emnefeltet eller kryptere det i en sikker . Indhold Indholdsruden rummer ens indhold. Afhængigt af postformatet (ren tekst, formateret tekst eller web-format) kan du formatere indholdet og eventuelt indsætte billeder og baggrundsfarve. Forudsætningen for at din modtager kan se resultatet af dit arbejde er imidlertid, at modtageren åbner en i et tilsvarende format og det har du ingen garanti for. Hvis det er vigtigt, at en tekst afleveres hos modtageren i en speciel opsætning, anbefales det at du vedhæfter teksten i et dokument, du skal blot sikrer dig, at modtageren har eller kan skaffe det program, der kræves for at åbne filen. Indholdsruden ELAR august 2015 Side 5

6 Vedhæftede filer Du har måske brug for at sende et mødereferat, en opgave eller et billede til en kunde? Vælg fanebladet Indsæt Vedhæftet fil i gruppen Inkluder. I det vindue der hermed åbnes, skal du udvælge den fil, du vil vedhæfte. Du kan enten dobbeltklikke på filen, eller klikke én gang og vælge Indsæt. Du kan indsætte et ubegrænset antal og arter af filer med din . Dog skal du være opmærksom på at: jo større den samlede filstørrelse er, jo længere tager overførselstiden for en din postserver eller modtagerens kan have begrænsninger i hvor mange KB der kan sendes/modtages sikkerhedssystemer kan blokere for visse filtyper: programfiler, internet genveje eller passwordbeskyttede zip-filer, der ikke kan åbnes for virustjek. ELAR august 2015 Side 6

7 Sendeindstillinger En kollega har fx glemt at slukke lygterne på sin bil og du vil gerne give hende et tip. Det haster hun skal slukke før batteriet har mistet al strømmen! Du kan hjælpe din modtager med at prioritere din ved at angive prioritet, fx: høj: og i emnet: du har glemt at slukke lygterne på din bil! Hvis din har privat karakter, kan du angive det i en med Følsomhed. Dermed kan din modtager anvende en regel, der lægger din e- mail over i en mappe til private s. Desuden er det kutyme i virksomheder, at privat ikke åbnes af it-ansvarlige eller kolleger i tilfælde af sygdom. Klik på fanebladet Meddelelse-gruppen mærkerdialogboksen egenskaber-følsomhed-vælg mellem personlig, privat eller fortrolig. ELAR august 2015 Side 7

8 Kvitteringer for Hvis du sender nogle vigtige mails, som du gerne vil kunne dokumentere at have sendt, kan du ved at afkrydse, anmode Outlook om 2 slags kvitteringer, Anmod om kvittering, når meddelelsen er modtaget her får du en kvittering når din meddelelse er modtaget på modtagerens server. Anmod om kvittering, når meddelelsen er læst her får du en kvittering når modtageren åbner din mail, vær opmærksom på at modtageren kan svare nej, til at du får kvitteringen, og så får du ingen. Hvis modtageren sletter din meddelelse, så vil du få besked det i en kvittering. Leveringstidspunkt Du kan også indstille et leveringstidspunkt: måske kan du få skrevet en nu, men den bør ikke leveres før mandag morgen. Vælg fanebladet Meddelelse - gruppen mærker-indstillinger for levering-sæt hak i lever ikke før og vælg dato og klokkeslæt. ELAR august 2015 Side 8

9 Signaturer på . Du afslutter sandsynligvis oftest dine s med en standardfrase som Med venlig hilsen eller lignende. Alle postprogrammer tilbyder at indsætte autosignatur, allerede når du opretter en. Outlook giver dig mulighed for at vælge mellem flere, fx en til interne s og en anden til eksterne, eller måske på flere sprog. Når du skal lave din egen signatur, skal du åbne fanebladet Startside vælg ny i gruppen ny. Når den nye er åben vælger du fanebladet meddelelse gruppen inkluder vælg signatur. Nu åbnes dialogboksen signatur og brevpapir. Vælg fanebladet -signatur-vælg Ny og angiv et navn til din signatur. Klik ok, og du er nu klar til at skrive din signatur i tekstfeltet i dialogboksen. Bemærk, at du også kan indsætte billeder og logo eller andet relevant. Du kan også formatere teksten ud fra de forskellige formateringsmuligheder dialogboksen giver dig. Husk at gemme. Her kan du formatere teksten i din signatur Her kan du skrive din signatur og sætte billeder eller andet ind ELAR august 2015 Side 9

10 Tilbagekalde en Når du har afsendt en , kan der måske opstå en situation, der gør, at du gerne vil tilbagekalde din igen. Vælge mappen sendt post åben den du gerne vil tilbagekalde ved at dobbeltklikke på en vælg fanebladet Meddelelse vælg rullepanelet handlinger i gruppen Flyt. Du kan nu vælge Tilbagekald denne meddelelse. Bemærk, at din ikke bliver slettet i modtagerens postkasse. Modtager bliver blot gjort opmærksom på, at du har forsøgt at tilbagekalde denne . ELAR august 2015 Side 10

11 Ikke til stede assistent Du kan hvis du er i langvarigt møde eller måske væk et par dage anvende Ikke til stede-assistenten. Dette vil returnere et svar til afsenderen, hvori du eventuelt kan fortælle, at du læser en i morgen, og at haste-henvendelser kan stiles til din kollega. Du vælger naturligvis selv, hvilken tekst der skal fremgå af din ikke til stede assistent. Vælg fanebladet Filer gruppen Oplysninger Vælg Automatiske svar. Du får nu mulighed for i dit pop-up vindue at skrive din besked. Du kan vælge, hvilket tidsinterval din besked skal gælde i og du kan vælge, hvorvidt din besked skal kunne ses at personer indenfor og udenfor din organisation, men du kan også oprette forskellige beskeder den til personer indenfor og udenfor din organisation. For at kunne indtaste dine oplysninger skal du starte med at aktivere Send autosvar. Når du har indtastet de relevante oplysninger, skal du vælge OK. ELAR august 2015 Side 11

12 Mappestruktur Hvis du arbejder med en bestemt kunde i et projekt, har du måske brug for at kunne samle alle s sendte som modtagne ti l kunden - for senere dokumentation. Postprogrammet rummer allerede mapper Indbakken og Sendt post er blot eksempler herpå. Du kan oprette sagsmapper eller mapper til færdigbehandlede opgaver, s til opfølgning eller til personlig korrespondance. Med en udviklet mappestruktur lettes dit overblik. Outlook 2010 Du kan selv oprette nye mapper. Højreklik med musen på en af mapperne i din mappestruktur. Den viste dialogboks giver dig nu mulighed for at lave en ny mappe. Vælg Ny mappe. Du kan nu navngive din nye mappe. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, hvilken mappe du står på, når du højre klikker. Din nye mappe bliver nemlig placeret som en undermappe til denne. Når du højre klikker på en mappe, får du også mulighed for at slette, omdøbe eller flytte din mappe. Hvis du ønsker at flytte en mappe, kan du også trække mappen til den nye placering med musen ved at holde venstre musetast nede og trække til ny placering. ELAR august 2015 Side 12

13 Outlook - web mail eller mobil enhed Du kan komme på din Outlook hvis du har adgang til Internettet. Du skal være opmærksom på at nogle funktioner virker anderledes hvis du er på Outlook Web App Adressen hvor du kan logge på er Brugernavn er den del af mailadressen der står til venstre Adgangskoden er din normale til at logge på. Det er også muligt at installere adgang til Outlook på din smartphone. Hvordan afhænger af hvilken smartphone du har, men fælles for alle gælder at du under indstillinger skal vælge at konfigurere . Du vil sikkert få brug for følgende oplysninger. Server: Domain: Brugernavn: Adgangskode: sync.efif.dk efif.dk Brugernavn er den del af mailadressen der står til venstre Din normale kode til at logge på ELAR august 2015 Side 13

14 Opgave 1) Opret ny mail - send den til dig selv Indholdet i emnefeltet er efter eget valg Prioriteten skal angives som høj Mailen skal mærkes fortrolig Indsæt et par ord om vejret, i indholdsruden og send 2) Forsøg at tilbagekalde den mail, du oprettede under 1) 3) Opret ny mail - send den til [email protected] Anfør dig selv i Cc Indholdet i emnefeltet skal være Om mig I indholdsruden skriver du dit fulde navn, holdnummer og hvem der er din kontaktlærer og send 4) Opret ny mail - send den til din sidemand Anfør dig selv i Cc Indholdet i emnefeltet skal være Vedhæftet fil Indsæt en fil fra dit personlige drev Indsæt et par ord, hvorfor du har vedhæftet filen, i indholdsruden og send 5) Opret ny mail - send den til din sidemand Indstil leveringstid til om 5 minutter Angiv at en udløber efter 1 time Indholdet i emnefeltet skal være Dagens nyheder Indsæt et par ord om dagens nyheder i indholdsruden og send 6) Opret autosignatur, fx efter nedenstående skabelon Eget navn Adresse Postnummer og postdistrikt Land Telefonnummer Mail adresse Huskesedler oprettelse ELAR august 2015 Side 14

15 Opgave Hvis du har gennemført den første opgave, har du sikkert modtaget et par mails. Disse kan danne udgangspunkt for nedenstående eksempler: 1) Svar på en mail 2) Opret en ny mappe test under din egen indbakke 3) Åbn en med vedhæftet fil Overfør mailen til den nyoprettede mappe test 4) Videresend en mail til din sidemand 5) Indstil funktionen Ikke til stede-assistent 6) Afprøv funktionen ved at sende en til dig selv 7) Husk at slå funktionen fra, hvis du ikke har tidsbegrænset den, så den udløber inden for kort tid. Hvis du ikke har slået den fra, så vil Outlook spørge dig når du åbner programmet om den skal slå funktionen fra. Huskesedler , modtagelse og behandling Mapper i Outlook Opgave 1) Prøv at logge på Outlook Web App og se din mail på denne måde 2) Opret adgang til Outlook på din smartphone ELAR august 2015 Side 15

16 Afleveringsopgave Opgave På hjemmesiden finder du link til en opgave der skal besvares. Kig under Transport og logistik - afleveringer Når du klikker på send vil opgaven automatisk blive sendt til mig. ELAR august 2015 Side 16

17 Kalender Outlook 2010 Det er nødvendigt at have et klart overblik over den personlige kalender på arbejdspladsen. Det er her du angiver dine møder, dine tids-fastsatte aktiviteter, dine private aftaler og perioder hvor du af andre grunde ikke er at finde på din arbejdsplads Det er kutyme i virksomheder, at den personlige kalender er tilgængelig for andre ansatte i virksomheden. Årsagerne er for eksempel, at du umiddelbart ved, hvornår du kan forvente en kollega tilbage på kontoret, du får et billede af dine kollegers arbejdsbelastning, samtidig med at du er i stand til at skjule private emner. På samme måde som med dine s kan dine kalenderaktiviteter synkroniseres med din mobiltelefon, hvis du ønsker det, og hvis du har en mobiltelefon, som har mulighed for at synkronisere med Outlook. Dine påmindelser vil i givet fald også vises på din mobiltelefon. ELAR august 2015 Side 17

18 Opret ny aftale i din kalender Du kan oprette nye aftaler i din kalender ved at gå til fanebladet Startside gruppen Ny Ny aftale. Du får nu vist nedenstående vindue, hvor du kan skrive emne, sted, starttidspunkt og sluttidspunkt for aftalen. Når du har indtastet disse oplysninger, kan du enten vælge at klikke Gem og Luk, men du kan også vælge at tillægge din aftale yderligere oplysninger. Vælg fanebladet Aftale-, gruppen Indstillinger Vis som. Her kan du angive, hvordan din aftale skal vises i kalenderen. Du kan vælge mellem Ledig, Optaget, Foreløbig, eller Ikke til stede. På fanebladet Aftale gruppen Indstillinger kan du også vælge, om du vil mindes om din netop planlagte aktivitet. Dette gøres ved at vælge Påmindelse og herefter vælge i listen, hvornår du vil påmindes. Du kan vælge at kategorisere dine kalenderaftaler. Vælg fanebladet Aftale gruppen Mærker Kategoriser. Du kan nu vælge at tilknytte en af de mulige kategorier til din aftale, eller du kan lave nye kategorier. ELAR august 2015 Side 18

19 Opgave Opret ny aftale i din kalender Find datoen for din fødselsdag opret en personlig aftale der varer hele dagen. Huskesedler Kalender, personlig aftale Opgave Opret ny aftale i din kalender Opret en aftale for et kundebesøg næste tirsdag kl I emnefeltet skal du skrive Kundebesøg Skriv få ord i indholdsruden Sæt påmindelse til dagen før Huskesedler Kalender, personlig aftale Opgave Opret ny aftale i din kalender Du er ved at planlægge en aftale om et køreteknisk foredrag næste torsdag men det er ikke helt på plads I emnefeltet skriver du Køreteknisk foredrag Skriv få ord i indholdsruden Tidspunktet er fra Sæt aftalen til at være foreløbig Sæt påmindelse til to timer før aftalen Huskesedler Kalender, personlig aftale ELAR august 2015 Side 19

20 Opgave Opret ny aftale i din kalender På mandag skal du til tandlæge kl Opret aftalen som Privat og Ikke tilstede I emnefeltet skriver du tandlæge Skriv adressen på tandlægen i indholdsruden Huskesedler Kalender, personlig aftale ELAR august 2015 Side 20

21 Gentagne aftaler Hvis dit møde eller aktivitet er tilbagevendende, kan du indstille kalenderen til at gentage aktiviteten i din kalender. Når du er ved at oprette din nye aktivitet skal du vælge fanebladet Møde gruppen Indstillinger Gentagelse. Du kan nu vælge hvor ofte din aktivitet skal gentages, samt hvor længe. Opgave Opret gentagen aftale i din kalender De kommende to måneder er du tilmeldt en kursusrække om køreteknik og energirigtig kørsel. Kurset afholdes fra førstkommende onsdag fra kl husk gentagelse Sæt påmindelse til 3 timer før aftalen I emnefeltet skriver du kursus Skriv adressen på kursusstedet i indholdsruden Huskesedler Kalender og mødeplanlægning ELAR august 2015 Side 21

22 Mødeplanlægning Når du opretter en ny aktivitet i din kalender, har du mulighed for at invitere andre til at deltage i din aktivitet. Opret ny aktivitet vælg gruppen fanebladet Aftale Gruppen Deltagere - Inviter deltagere. Din viser sig nu som en , som du kan sende til den eller de personer, du ønsker skal deltage i din aktivitet. Når modtageren modtager en, kan vedkommende vælge at acceptere din invitation, lave den foreløbig i sin kalender, eller afslå den. Afhængig af hvad vedkommende vælger, vil aktiviteten nu automatisk vise sig i modtagerens kalender. Medmindre denne afslår din invitation. På samme måde kan du selv modtage invitationer, som viser sig i din kalender ved accept eller foreløbig accept. Prøv eventuelt at lave forskellige aktiviteter i din kalender og lav forskellige indstillinger for påmindelse samt gentagelse, samt at give disse forskellige kategorier. Du kan eventuelt også sende en mødeinvitation til en af de andre kursusdeltagere. Hvis du vælger at ændre på en aftale, som du har inviteret andre til at deltage i, vil dine ændringer også blive sendt til de øvrige deltagere. Dette gælder hvad enten du helt aflyser og dermed sletter en aktivitet, eller om du bare ændrer tidspunktet eller andet for aktiviteten. ELAR august 2015 Side 22

23 Opgave Indkald til møde om indretning af jeres nye lager Opret et møde på fredag fra Inviter 3 af dine medkursister Som emne skriver du indretning af nyt lager Stedet er kantinen Send invitationen Huskesedler Kalender og mødeplanlægning Opgave Accepter en mødeindkaldelse Du skal acceptere de møder du inviteres til, såfremt din kalender er tom Hvis ikke du kan deltage skal du afslå invitationen Skriv hvorfor du ikke deltager Huskesedler Kalender og mødeplanlægning Opgave Ændre tidspunktet for mødet om indretning af jeres nye lager Du får at vide at kantinen ikke har mulighed for at mødet starter før kl Du skal ændre tidspunktet for mødet til Huskesedler Kalender og mødeplanlægning ELAR august 2015 Side 23

24 Deling af kalender Det er kutyme i virksomheder, at den personlige kalender er tilgængelig for andre ansatte i virksomheden. Årsagerne er for eksempel, at du umiddelbart ved, hvornår du kan forvente en kollega tilbage på arbejde, du får et billede af dine kollegers arbejdsbelastning, samtidig med at du er i stand til at skjule private emner. For at give andre rettigheder til at se i din kalender, skal du på fanebladet Startside gruppen del vælge Del kalender. Du får nu vist en , som du kan videresende til den person, som du vil tildele rettighederne til din kalender til. Bemærk, at det er vigtigt, at du tager stilling til, hvor meget modtageren skal kunne se i din kalender. Du ændrer dette ved at klikke på rullepilen ud for Detaljer. Du kan nu vælge mellem Kun tidsplaner, Begrænsede oplysninger og Detaljerede oplysninger. Afslutningsvis klikker du på Send. Modtageren af din kan nu vælge at se din kalender i sin navigationsrude. Opgave Del din kalender Du skal nu dele din kalender med sidemanden Derefter skal du se i den kalender du er blevet inviteret til Huskesedler Kalender, rettigheder ELAR august 2015 Side 24

25 Indsætte helligdage i kalender Du får arbejde i en vognmandsforretning der kører eksport til Norge, Sverige og Tyskland og det er derfor nødvendigt at din kalender også indeholder helligdage for disse lande. Opgave Tilføj helligdage i din kalender Tilføj tyske, norske og svenske helligdage i din kalender Huskesedler Kalender, helligdage Andre kalendere Microsoft Outlook er det kalender program der benyttes mest i virksomheder, men som privatperson kan der være utallige andre muligheder eksempelvis Google kalender Apple kalender Hotmail kalender Liv kalender Den sidste opgave er nu at sammenligne den kalender som du normalt benytter med Microsoft Outlook. Opgave Sammenlign Microsoft Outlook med din egen kalender Den letteste måde at sammenligne de to kalendere er ved at lave opgaverne igen i din egen kalender. Noter ned hvilke funktioner du ikke kan lave i din egen kalender ELAR august 2015 Side 25

26 Huskesedler Du vil se ny post læse ny post besvare en meddelelse straks sende en besvarelse, der går til alle modtagere af den , du besvarer altså også de der står i Cc videresende udskrive meddelelse , modtagelse og behandling Sådan gør du Marker Indbakke i mappelisten Dobbeltklik på den nye post i Indbakken, og den nye post åbnes i nyt vindue Klik på Besvar-knappen på værktøjslinjen eller Tastekombinationen Ctrl + r (for reply) Klik på Svar til alle-knappen på værktøjslinjen Klik på Videresend-knappen på værktøjslinjen.! Vedhæftede filer medtages under Videresend men ikke med Besvar Vælg fanebladet fil og vælg udskrivning slette meddelelse markere til opfølgning indstille brug af læserude Klik på knappen med kryds på værktøjslinjen eller Tastekombination Ctrl + d (for delete) Højreklik på Vælg Markér til opfølgning Vælg markering og tidspunkt for påmindelse Læseruden tilbyder en åbning af s for hurtig læsning Vælg menulinjens Vis, Læserude Angiv placering højre eller bund eller en deaktivering af læseruden Hvis du lægger læseruden i højre side, får du korte tekstlinjer, der er behagelige at læse på skærm ELAR august 2015 Side 26

27 Du vil skrive og sende en angive indstillinger for den enkelte vælge en -adresse fra kartoteket Sådan gør du , oprettelse Klik på knappen Ny eller genvejstasten Ctrl + N (alt.: Vælg menupunktet Ny i Filermenuen) Hvis du er i et andet område end post-delen: Ctrl+Shift+M Udfyld tekstfeltet Emne med en kort tekst der beskriver ens indhold. Skriv en i nederste tekstfelt. Klik på Send-knappen eller tryk Ctrl + Enter (returtasten) I den åbne kan du: Vælge fanebladet Meddelelse Angive Prioritet hvor vigtig er en Angive Følsomhed hvilken karakter har en Du har påbegyndt en ny meddelelse ved at vælge Ny Post-knappen Klik på ikonet ud for enten Til:, Cc: eller Bcc:-feltet tilbagekalde en vedhæfte tekst fil genvej vedhæfte emner fra Outlook vedhæfte fil vedhæfte tekst Dialogboksen Vælg navne åbnes. Vælg den kontaktperson, du vil sende meddelelsen til Klik på knappen Til: - og gentag forrige punkt, hvis du vil indsætte flere modtagere Klik på OK Åbn sendt post Åbn den , du vil tilbagekalde Vælg Handlinger i gruppen Flyt Vælg Tilbagekald Åbn en ny meddelelse Vælg fanen Indsæt, knappen Vedhæft fil ( clipsen ) Udpeg den fil, du vil vedhæfte Skriv resten af en Send på normal vis Åbn en ny meddelelse Vælg fanen Indsæt, knappen Vedhæft element Udpeg det emne, du vil vedhæfte Skriv resten af en Send på normal vis ELAR august 2015 Side 27

28 Du vil sende privat vælge et senere sendetidspunkt vælge udløbstidspunkt oprette en autosignatur Sådan gør du Opret Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Mærker, Følsomhed, vælg Privat Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Mærker Vælg Følsomhed: Fortrolig Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Mærker Vælg Levér ikke før angiv dag og tidspunkt Åbn som ovenfor Vælg Udløber efter angiv dag og tidspunkt Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Inkluder, vælg Signatur, opret Autosignatur. Vælg Ny, og skriv den ønskede tekst i tekstfeltet og gem signaturen. ELAR august 2015 Side 28

29 Du vil oprette en ny mappe flytte en mappe slette en mappe omdøbe en mappe flytte meddelelser oprette postmeddelelsesregler Når jeg modtager post fra en af mig defineret afsender, skal meddelelsen anbringes i en af mig defineret mappe flytte til mapper Sådan gør du Markér den mappe, du vil oprette en undermappe til Højreklik på mappen. Vælg Ny mappe Skriv mappens navn ud for Navn Klik OK Markér den mappe du vil flytte Du kan blot trække mappen til en ny position Markér den mappe, du vil slette Højreklik på mappen Vælg Slet Mapper i Outlook Markér den mappe, du gerne vil omdøbe Højreklik på mappen Vælg Omdøb Skriv det nye navn og klik på OK NB: Du kan ikke flytte, slette eller omdøbe standardmapper Højreklik på den eller de meddelelser, du vil flytte og vælg Flyt til Klik dig frem til den ønskede mappe Klik på OK Du kan også vælge at trække meddelelsen fra den ene mappe til den anden Vælg fanebladet startside Vælg gruppen Flyt Vælg Regler Vælg Opret Regel Udfyld de bokse, der svarer til dine ønsker og klik på de links, som gør det muligt at uddybe din forespørgsel, så den til sidst passer præcist med dit behov Træk med musetasten til ønsket mappe Vælg blandt de viste muligheder ELAR august 2015 Side 29

30 Du vil formatere aftaler med etiket vælge automatisk formatering af aftaler Sådan gør du Kalender, kategorier Højreklik på aftale og vælg Kategoriser Vælg fx grøn kategori Visningen i kalenderen tager nu kategoriens standardfarve For eksempel skal alle private aftaler automatisk være grønne: Vælg fanebladet Vis Vælg Vis indstillinger i gruppen Arranger Vælg feltet Betingelse Vælg knappen Tilføj Navngiv reglen Angiv kriterier det sker efter samme retningslinjer som du anvender ved søgning: Vælg Betingelse Vælg fanebladet Avanceret Vælg knappen Felt Vælg fx Alle postfelter / Følsomhed Angiv Privat Vælg OK Angiv farve og OK Betingelsen er nu angivet og reglen oprettet. Bemærk: Når du åbner andres kalendere, anvendes de samme regelsæt på disse kalendere. ELAR august 2015 Side 30

31 Du vil tilføje helligdage i Outlook Sådan gør du Vælg fanebladet Filer Vælg gruppen Indstillinger Klik på knappen Kalender Klik på knappen Tilføj helligdage Vælg de ønskede helligdage fx russiske, tyske osv. Klik på OK Kalender, helligdage Bemærk: Tilføj kun helligdage du virkelig ønsker tilføjet, da de kun kan fjernes manuelt dag for dag eller eventuelt efter forudgående søgning. ELAR august 2015 Side 31

32 Du vil indkalde deltagere til møde oprette et møde som gentages med et fast interval slette en accepteret mødeindkaldelse ændre en af dig allerede fremsendt mødeindkaldelse Sådan gør du Kalender og mødeplanlægning Åbn kalenderdelen ved klik på ikonet Kalender Vælg Nyt møde i gruppen Ny Dernæst skal du udfylde den fremkomne dialogboks Under fanebladet Møde udfylder du boksene Til: (deltagere), Emne: og Sted: NB: Husk at indholdet i emnefeltet er dét, dine kolleger kan læse. Derfor skal du anvende et betegnende indhold altså ikke blot fx møde Dernæst bestemmer du aftalens varighed (dato og klokkeslætboksene), og endelig kan du vælge at afkrydse boksen: Påmindelse Beskriv opgavens detaljer, indsæt eventuelt fil Anvend knappen Kategorier, hvis du ønsker at knytte aftalen til en sådan. Hermed kan du eventuelt senere gennemføre en søgning, der finder aftaler efter kategori, fx it-adm Klik på deltageres tidsplan Ret evt. tidspunktet, så alle kan deltage Klik på Send-knappen Opret en mødeaftale Klik på gentagelses-knappen Vælg gentagelses-hyppighed og varighed Klik på OK Klik på Send Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven vælg dato) frem til den aktuelle mødeindkaldelse i kalenderen Højreklik på mødeindkaldelsen og vælg menupunktet Slet Hvis du er arrangør, kan du sende besked til deltagerne Hvis du er deltager, kan du sende besked til mødearrangør Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven vælg dato) frem til den aktuelle mødeindkaldelse i kalenderen Højreklik på mødeindkaldelsen og ændr mødetidspunktet Som arrangør, kan du i den næste dialogboks sende besked til deltagerne om ændringen ELAR august 2015 Side 32

33 Du vil oprette en personlig aftale i kalenderen Sådan gør du Kalender, personlig aftale Åbn kalenderdelen ved klik på ikonet Kalender Brug kalenderen i højre side. Klik dig frem til den ønskede dato Vælg Ny i gruppen Ny på fanebladet Startside Eller genvejstast: Ctrl + Shift + T Dernæst skal du udfylde den fremkomne formular genfremkalde/rette en aftale slette en aftale Under fanebladet Aftale udfylder du boksene Emne: og Sted: Dernæst bestemmer du aftalens varighed (dato og klokkeslæt boksene), og endelig kan du vælge at afkrydse boksen Påmindelse. Du kan tilmed selv vælge dig en speciel lyd, når påmindelsen skal komme. Beskriv opgavens detaljer, indsæt eventuelt fil. Anvend knappen Kategoriser, hvis du ønsker at knytte aftalen til en farve/kategori. Navngiv eventuelt kategorien, fx: Fritid. Klik på Gem og luk-knappen (allerøverst til venstre). Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven Vælg pågældende dato) frem til den pågældende aftale i kalenderen. Dobbeltklik på aftalens markerede område, og juster eller ret - eller brug musen til at ændre aftalens start- og sluttid. Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven Vælg pågældende dato) frem til den aktuelle aftale i kalenderen. Højreklik på aftalen og vælg menupunktet Slet. ELAR august 2015 Side 33

34 Du vil administrere rettigheder til at se din kalender oprette aftaler i kollegas kalender Sådan gør du Kalender, rettigheder Klik på knappen Kalender i navigationsruden Vælg Del kalender i gruppen Del I dialogboksen udfylder du felterne. Vælg modtager og udfyld de øvrige felter. Vælg til sidst knappen Rettigheder for at vælge, hvor meget modtageren skal have rettigheder til at se i din kalender Vælg Sen. Udvælg kollega og rettighed Vælg knappen Kalender i navigationsruden. Sæt et hak ud for den person, du vil lave ændringer eller ny aftale for under knappen Delte kalendere. Nu kan du se vedkommendes kalender i din læserude. Du kan herefter oprette eller ændre i aftaler i vedkommendes kalender, ud fra de rettigheder du er blevet tildelt til vedkommendes kalender. ELAR august 2015 Side 34

35 Du vil Sådan gør du Outlook 2010 Kalendertips vise kalenderen i Microsoft Klik på knappen Kalender i navigationsruden. Office Outlook 2010 åbne kalenderen i sit eget vindue Højreklik på knappen Kalender i navigationsruden, og klik derefter på Åbn i nyt vindue. Du kan skifte mellem åbne vinduer ved at trykke på ALT+TAB. ændre tidsskalaen Klik på Luk Klik på for at lukke det separate kalendervindue. arbejde med tidszoner tilpasse arbejdsugen Dag for at skifte til dagsvisning. Vælg fanebladet Vis. Vælg knappen Tidsskala i gruppen Arrangement. Vælg det tidsinterval, du vil have vist din kalender i. Vælg dagsvisning, hvis den ikke allerede vises. Vælg fanebladet Vis. Vælg herefter knappen Tidsskala og vælg Skift Tidszone. Skriv et navn, der kan hjælpe dig med at holde styr på de forskellige tidszoner, i boksen Navn under Aktuel tidszone. Markér afkrydsningsfeltet Vis en tidszone mere. Skriv et navn på den ekstra tidszone i boksen Navn håndtere to kalendere publicere kalender til internet Klik på faneblade Filer. Vælg knappen Indstillinger. Vælg knappen Kalender. Tilpas oplysningerne med den arbejdsuge, du ønsker skal fremgå af din kalender. Åbn delte kalendere. Sæt afmærkning ved den kalender, du ønsker at få vist sammen med din egen. Vælg fanebladet Startside. Vælg gruppen Del og vælg Publicer Online. ELAR august 2015 Side 35

36 Du vil vise Opgavepanel og Navigationsrude tilpasse Datosøgning gå til en fjerntliggende dato vælge dage, der ikke ligger efter hinanden Sådan gør du Arbejde i kalender Klik på Kalender i navigationsruden, hvis Outlook-kalenderen ikke allerede er åben. Klik på fanebladet Vis. Vælg visningsform i gruppen Layout. Vælg Dag for at få vist kalenderen i dagsvisningen. Placér musemarkøren på delelinjen ud for Datosøgning. Når markøren bliver til en dobbeltpil, skal du trække den til højre, så du kan se to eller tre kolonner med små kalendere. Du skal muligvis maksimere Outlook-vinduet for at kunne gøre dette. Brug Gå til dato: Højreklik på en dag i kalendergitteret (det store gitter, ikke det lille i Datosøgning), og klik derefter på Gå til dato for at åbne dialogboksen Gå til dato (eller tryk på CTRL+G). Vælg Dag på standardværktøjslinjen. Klik på en dato i Datosøgning for at vælge denne ene dag i kalenderen. Hold CTRL nede, mens du klikker på andre datoer i Datosøgning. Du kan vise datoer, der ikke ligger efter hinanden, ved siden af hinanden i kalenderen for nemmere at kunne vurdere, hvilken dag det passer dig bedst at planlægge en bestemt aftale. Klik på knappen I dag på standardværktøjslinjen for at vende tilbage til dags dato. Vælg Dag på standardværktøjslinjen for at vende tilbage til dagsvisning. ELAR august 2015 Side 36