Brugermanual. Byggeweb Udbud Administrator 7.39

Transkript

1 Brugermanual Byggeweb Udbud Administrator 7.39

2

3 Indholdsfortegnelse Udbud Administrator... 5 Indledning... 5 Udbudsprocessen... 6 Roller... 8 Udbudsformer... 9 Entrepriseformer Åbning og licitation Opret Udbud Udbudsoplysninger Udbudsbeskrivelse Rediger Udbudsbeskrivelse Frister og vilkår Rediger tidsfrister og vilkår Udbudsindstillinger Rediger indstillinger Afleveringskrav Opret afleveringskrav Rediger afleveringskrav Slet afleveringskrav Udbudsmateriale Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Upload filer Fordel filer ved udbud over flere entrepriser Download filer Slet filer Flyt filer Download alt udbudsmateriale Send filer til print... 28

4 Komplet sæt print Spørgsmål og svar Besvar spørgsmål Tilføj kategori Eksporter spørgsmål Meddelelser fra udbudsadministrator Send meddelelse Brugere Tilføj Administrator Tilføj Udbudsobservatør Tilføj Materialeansvarlig Rediger administrator rettigheder Tilføj tilbudsgiver/ansøger Udskift tegningsberretiget Fjern bruger Udbud over flere entrepriser Historik Eksportér logfil Vejledning Afgivne tilbud Udbudsresultat Arkivering eller Backup bestilling Informations s... 41

5 Udbud Administrator Indledning Byggeweb Udbud er et værktøj, der understøtter alle former for udbud i byggebranchen. Værktøjet er let tilgængelig på Internettet og overholder alle love og krav til udbud og licitation i Danmark. Byggeweb Udbud indeholder i korte træk en beskrivelse af udbuddets/prækvalifikations vilkår, mapper med materiale til gennemsyn, og sidst men ikke mindst muligheden for at uploade tilbuds/ansøgningsdokumenter og efterfølgende aflevere et samlet tilbud/ansøgning digitalt. Byggeweb Udbud sikrer tilbudsgiverne/ansøgerne indbyrdes anonymitet. Såfremt udbuddet/prækvalifikation afholdes med digital aflevering af tilbuddene/ansøgningerne, er disse skjult for alle andre end tilbudsgiveren/ansøgeren selv, indtil det fastsatte åbningstidspunkt. Herefter kan alle korrekt afleverede tilbud/ansøgning downloades og åbnes af udbudsadministrator, og resultatet kan efterfølgende offentliggøres blandt de deltagende tilbudsgivere/ansøgere. Det er derfor fuldstændigt sikkert løbende at uploade tilbuddets/ansøgnings dokumenter i takt med at de færdiggøres. Uploadede dokumenter kan desuden erstattes med andre reviderede dokumenter, så længe tilbuddet/ansøgningen som helhed ikke er afleveret. Det anbefales at foretage upload af dokumenterne i god tid, da overførelsestiden er afhængig af dokumenternes antal og størrelser samt den lokale internetforbindelses overførselshastighed. Generel anbefaler RIB, at den tegningsberettiget ikke foretager upload og aflevering i de sidste 2-3 timer før fristens udløb. Det skal for en god ordens skyld nævnes, at upload og aflevering af tilbud kan foretages helt op til afleveringsfristen. En gennemsnitlig aflevering vil i de fleste tilfælde kunne foretages på minutter alt inklusiv. Men RIB lukker udbuddet præcist på det oplyste klokkeslæt, hvorefter alle forsøg på at aflevere tilbuddet/ansøgningen vil blive afvist. Der skal derfor tages højde for uforudsigelige forstyrrelser af driften, eventuelle håndteringsfejl, og andet der vil kunne forsinke en korrekt aflevering væsentligt. 5

6 Udbudsprocessen Oprettelse Enhver RIB-bruger kan oprette et Byggeweb Udbud. Den bruger, der opretter udbuddet, tildeles automatisk rollen som udbudsadministrator. Et Byggeweb Udbud består af udbudsbeskrivelse, udbudsmateriale og afleveringskrav, der tilsammen giver udbudsgrundlaget for alle tilbudsgivere/ansøgere. Udbudsbetingelserne vises automatisk for tilbudsgiver/ansøger og indeholder bl.a. oplysninger om udbuds- og entrepriseform, tildelingskriterium, åbningstidspunkt og afleveringsfrist. Udbudsmaterialet uploades som digitale dokumenter til udbuddet. Dokumenterne kan sorteres i et valgfrit antal mapper i et niveau, for at give tilbudsgiverne/ansøgere et bedre overblik over materialet. For at sikre, at alle ønskede dokumenter afleveres opsættes afleveringskrav. For hvert krav der stilles, skal den tegningsberettiget aflevere én fil. Afleveringskravene kan bl.a. indeholde krav til filformat og filnavn. Tilbudsberegning/ansøgning Afhængig af udbudsform inviteres "tilbudsgiverne"/"ansøgere" til at deltage i udbuddet fra RIB eller ved at udbyder annoncerer i dagspressen. "Tilbudsgiverne"/"ansøgere" logger herefter ind på udbuddet og kan hente, se og printe udbudsbeskrivelsen, udbudsmaterialet og afleveringskravene. "Tilbudsgiverne"/"ansøgere" udarbejder hver deres tilbud/ansøgning, og kan uploade dokumenterne efterhånden som de færdiggøres. Tilbudsgiverne/ansøgere holdes skjult for hinanden, og har ikke mulighed for at se hinandens afleverede dokumenter. Udbudsadministrator kan efterfølgende uploade reviderede udbudsdokumenter og rettelsesblade til udbuddet, hvorefter tilbudsgiverne"/"ansøgerne automatisk modtager besked. Aflevering Når tilbudsgiver /"ansøger" har uploadet dokumenter til alle afleveringskrav kan tilbudsgiver/ansøger vælge at aflevere tilbuddet/ansøgningen ved hjælp af ét klik. Tilbudsgiver /"ansøger" kan indtil afleveringsfristen trække tilbuddet/ansøgningen tilbage og aflevere et nyt. Efter aflevering betragtes tilbuddet/ansøgningen som gældende. De afleverede dokumenter er ikke tilgængelige for udbudsadministrator før afleveringsfristen er nået, og der er gået mindst 2 timer. Offentliggørelse af resultat Når afleveringsfristen er nået, lukkes for aflevering af tilbud, og udbudsadministrator modtager automatisk besked om, at udbuddet er lukket. Efter mindst 2 timer åbnes der for adgangen til det afleverede. Udbudsadministrator kan herefter hente de afleverede dokumenter. Udbudsadministrator kan endvidere vælge hvilke afleverede dokumenter der skal offentliggøres for tilbudsgiverne /"ansøgerne". Offentliggørelsen af den officielle vinder kan finde sted ved hjælp af Byggeweb Udbud eller traditionelt brev/mail. 6

7 Historik Alle handlinger som bliver foretaget i et Byggeweb Udbud logges og kan genfindes i historik-modulet. Alle historikdata vises kronologisk. Historikken kan ikke ændres af hverken tilbudsgiver, udbudsadministrator eller RIB. Visningen er dog begrænset i forhold til udbudsreglerne. Dvs. er først fuld tilgængelig for udbudsadministrator efter afleveringsfristen. 7

8 Roller I forbindelse med anvendelsen af Byggeweb Udbud tildeles de deltagende parter en Byggeweb-rolle. Byggeweb-rollen gør det nemt at identificere egne opgaver i udbuddet. Udbudsgiver Udbudsgiver er ejeren af udbuddet. Udbudsgiver har ikke umiddelbart adgang til udbuddet, men vil typisk også være udbudsadministrator. Administratorer: Udbudsadministrator Udbudsadministratoren styrer og håndterer materialet i udbuddet. Det er "udbudsadministrator" der har ansvaret for at udbudsbeskrivelse, udbudsmateriale og afleveringskrav er korrekte. Udbudsobservatører "Udbudsobservatører" kan se udbuddet på samme måde som "udbudsadministrator". Udbudsobservatører" har ingen mulighed for at påvirke udbuddet via systemet. "Udbudsobservatører" kan således ikke ændre i hverken udbudsbeskrivelsen, udbudsmaterialet eller afleveringskravene. Materialeansvarlige Materialeansvarlige kan udelukkende administrere udbudsmaterialet. Dvs. uploade nye filer og filversioner, samt slette udgåede filer. Tilbudsgiver/ansøger: Tegningsberettiget Den Tegningsberettiget har ansvaret for at uploade tilbuddet/ansøgningen og sikre, at det afleveres indenfor tidsfristen. Tilbudsobservatør "Tilbudsobservatøren" har adgang til udbuddet på samme måde som den tegningsberrettiget, men kan ikke uploade dokumenter under afleveringskravene. Underleverandører Den "Tegningsberettiget" kan tilføje underleverandører, som vil modtage en mail med et link til udbudsmaterialet, så denne kan se filerne og give deres tilbud til tilbudsgiveren. Det interne forhold mellem en underleverandør og tilbudsgiveren sker uden om Byggeweb Udbud. 8

9 Udbudsformer Offentligt udbud Ved offentlige udbud skal udbudsgiver vælge selv at annoncere udbuddet i dagspressen, hvor der henvises til udbudsnummeret i udbudsannoncen (TNXXXXXX). Tilbudsgiverne tilmelder sig herefter selv udbuddet. Udbudsadministrator må hverken se eller åbne tilbudsdokumenterne før udbuddet er afsluttet. Prækvalifikation Prækvalifikationer fungerer på samme måde som et offentligt udbud, dog er nogle af termerne lavet om. Aflevering af tilbud hedder således aflevering af ansøgning, og tilbudsgiver er ansøger. Begrænset udbud (med og uden prækval) Ved begrænsede udbud inviteres tilbudsgiverne til udbuddet direkte fra Byggeweb Udbud. Når udbuddet er i gang, må udbudsadministrator hverken se eller åbne tilbudsdokumenterne før udbuddet er afsluttet. Udbud med forhandling Udbud med forhandling er en indkøbsproces, hvor ordregiver med én eller flere tilbudsgivere forhandler om udbudsmaterialets og tilbuddets indhold og efterfølgende indgår en kontrakt. Underhåndsbud Ved underhåndsbud inviteres tilbudsgiverne til at byde direkte fra Byggeweb Udbud. Det er helt frit for udbudsadministrator, om vedkommende ønsker at kunne se og åbne tilbudsdokumenter undervejs i udbuddet. 9

10 Entrepriseformer I Byggeweb Udbud er det muligt at vælge følgende entrepriseformer: Totalentreprise Hovedentreprise Storentreprise Fagentreprise Stor- og fagentreprise Generalentreprise (Norge) Totalrådgivning Rådgivning Finansiering Projektkonkurrence Projektkonkurrence, anonym* Varer og tjenesteydelser *Ved "Projektkonkurrence, anonym" vil tilbuddet blive afleveret anonymt. Alle afleveringer vil blive opbevaret og vist under en individuel afleveringskode genereret af Byggeweb. Det respektive ansøger-/tilbudsgivernavn vil ikke blive afsløret, før udbudsadministrator anmoder om det. 10

11 Åbning og licitation Forskudt åbningstidspunkt Åbningen af de afleverede tilbud eller ansøgninger, kan blive forskudt i forhold til afleveringsfristen. Hvor længe bestemmes af udbudsadministrator, som tilmed kan udskyde åbningen på ubestemt tid, såfremt der i den mellemliggende periode opstår tvivl om tilbudsgivernes/ansøgernes mulighed for at kunne aflevere dokumenterne rettidigt. Hverken administratorer eller tilbudsgivere/ansøger har adgang til de afleverede dokumenter, mellem afleveringsfristen og åbningstidspunktet. Dog kan tilbudsgiver/ansøger trække tilbuddet/ansøgningen tilbage helt op til åbningen. Men et nyt tilbud/ansøgning kan ikke afleveres, når afleveringsfristen er overskredet. En tilbagetrækning på dette tidspunkt vil derfor medføre, at tilbudsgiver/ansøger automatisk diskvalificeres. Licitation Tilbudsgivere/ansøgere der ikke har foretaget en korrekt aflevering har ikke adgang til udbuddet efter afleveringsfristens udløb. Ved valg af licitation kan både dokumenter afleveret iht. et afleveringskrav og eventuelt supplerende filer vælges at blive offentliggjort blandt de øvrige tilbudsgivere/ansøgere. Dette skal foretages i forbindelse med oprettelsen af udbuddet. Offentliggjorte filer kan downloades af de andre tilbudsgivere/ansøgere efter tidspunktet for åbning af tilbuddene. Uploadede men ikke afleverede dokumenter kasseres dog og kan ikke downloades af hverken udbudsadministrator eller de øvrige tilbudsgivere/ansøgere. 1) Log ind på udbuddet 2) Gå til Afleverede tilbud/-ansøgninger 3) Vælg Download alle eller Download 4) Klik på linket og gem eller åben filen Udbuddets resultat Udbudsadministrator kan vælge om han vil offentliggøre udbuddets resultat online eller ved at give tilbudsgivere/ansøgere direkte besked udenom Byggeweb Udbud. Man vil som tilbudsgiver modtage en notifikation ved resultatet offentliggøres via Byggeweb Udbud 1) Log ind på udbuddet 2) Gå til Udbudsresultat Her vil det være angivet om man er vinder eller ej, samt en eventuelt besked og vedhæftet fil fra Udbudsadministrator. 11

12 Klagemulighed Rettidig afleveringen af tilbud/ansøgning i Byggeweb Udbud er som udgangspunkt alene den tegningsberettigets ansvar. Der kan derfor ikke gøres indsigelse over for udbudsgiver eller RIB A/S i tilfælde af tekniske problemer eller svigt. Dette gælder nedbrud i både software, hardware og infrastruktur, også selvom problemerne medfører, at et tilbud/ansøgning ikke kan afleveres inden for tidsfristen og derfor ikke kommer i betragtning. Undtaget kan dog være tilfælde, hvor årsagen til en manglende aflevering alene skyldes nedbrud på RIB-serverne. Alle former for klager over udbuddets afholdelse skal fremsættes direkte til udbudsgiver eller udbudsadministrator. Dette bør ske uden ugrundet ophold. RIB A/S kan ikke modtage eller behandle klager over udbud, der er gennemført ved anvendelse af Byggeweb Udbud. Dette gælder også i tilfælde af tekniske nedbrud og andre former for manglende adgang til RIB-systemet. Konsekvenserne af en berettiget klage afgøres alene af udbudsadministrator. Afvises klagen, kan udskydelsen ophæves og adgangen til de afleverede tilbud dermed åbnes. I modsat fald kan RIB kontaktes for nærmere aftale omkring en eventuel genåbning af udbuddet. Tilbudsgiverne/ansøgere modtager i tilfælde af licitation en notifikation ved åbningen af tilbuddene. Tilbudsgiverne/ansøgere notificeres dog ikke, såfremt åbningstidspunktet udskydes af udbudsadministrator, men udskydelsen angives tydeligt over for brugeren ved ethvert forsøg på at åbne udbuddet efter login. 12

13 Opret Udbud Alle RIB-brugere har efter login adgang til at oprette digitale udbud. Med oprettelsen følger automatisk rollen som udbudsadministrator og dermed retten til at beskrive afleveringskrav og øvrige vilkår for udbuddet. Det er muligt at oprette et udbud som en kopi af et tidligere udbud. Herved kopieres alle indstillinger og strukturer til det nye udbud. Inden oprettelsen bør den kommende administrator forberede en række oplysninger vedr. udbuddet: - Udbudsform - Antal entrepriser - Samlet udbudssum - Udbudsnavn - Udbudsbeskrivelse - Entrepriseform - Tildelingskriterium - Tidspunktet for tilbudsgivernes adgang - Frist for aflevering af tilbud - Tidspunkt for åbning af tilbud Digital aflevering af tilbud kan fravælges således, at det kun er den digitale distribution af udbudsmateriale, der sker via Byggeweb Udbud. Afleveringssted og -tidspunkt skal oplyses, mens en række oplysninger vedr. afleveringen bortfalder. Afholdelse af licitation i Byggeweb Udbud Valget af licitation bevirker, at tilbudsgiverne/ansøgere vil blive indbyrdes synlige efter tidspunktet for åbning af tilbuddene. Det samme vil de afleverede dokumenter som udbudsadministrator på forhånd har valgt at offentliggøre. Fravælges licitation vil brugerne forblive indbyrdes usynlige og intet offentliggøres. Tilbudsgivere/ansøgere vil ikke have adgang til udbuddet efter afleveringsfristen. Tilbudsgivernes/ansøgers mulighed for at lade deres underleverandører hente udbudsmaterialet via systemet En eventuel tilladelse vil betyde, at tilbudsgiver/ansøger kan dele adgangen til udbudsmaterialet med sine underleverandører, uden at disse oprettes som brugere med brugernavn og password. Underleverandøren modtager blot en mail, med et link til udbudsmaterialet. Mulighed for aflevering af supplerende filer i forbindelse med aflevering af tilbud/ansøgning Med supplerende filer menes filer som ikke er påkrævet for at opnå en korrekt aflevering Offentliggørelse af supplerende filer efter afleveringsfristens udløb 13

14 Med offentliggørelse menes at filerne gøres tilgængelige indbyrdes blandt tilbudsgiverne efter afleveringsfristens udløb. Bemærk at indstillingen kun omfatter de supplerende filer, idet offentliggørelse af filer uploaded på et afleveringskrav til- og fravælges på det enkelte krav. Spørgsmål og svar via Byggeweb Udbud Med Spørgsmål og svar modulet i Byggeweb Udbud, er det muligt at håndtere kommunikationen udbyderen og tilbudsgiveren i mellem, inde i udbudsapplikationen. Opret Udbud 1) Klik på Applikationer 2) Klik på Byggeweb Udbud 3) Klik på Opret nyt udbud (blå cirkel med et hvidt kryds) 4) Klik på *Opret nyt Udbud eller *Opret demo Udbud 5) Følg herefter vejledningen for de næste faser *Et udbud vil være underlagt betaling, hvor imod et DEMO udbud er gratis, men afholdelse kan ikke gennemføres. Et demoudbud kan IKKE konverteres til et betalende udbud. Kopier informationer fra et eksisterende udbud Man kan kun kopiere informationer fra et udbud, der har samme udbudsform og antal af entrepriser, som det der oprettes nu. DVS hvis man opretter et offentligt udbud med en enkel entreprise, så kan man kun kopiere fra et eksisterende offentligt udbud med en enkel entreprise. Flere entreprise udbud Når Udbudsadministrator opretter et udbud over flere entrepriser, så er det kun muligt at oprette 20 entrepriser til at starte med. Når udbuddet er oprettet, kan der senere tilføjes op til 99 entrepriser. Opret og slet entrepriser sker fra hovedudbuddet: Opret entreprise 1) Klik på Udbudte Entrepriser 2) Klik på Opret Entreprise i højre værktøjslinje 3) Udfyld navn og beskrivelse og klik OK Slet entreprise 1) Klik på Udbudte entrepriser 2) Klik på Slet entrerpise 3) Klik på den entreprise der skal slettes 4) Klik OK 14

15 Omdøb entreprise 1) Klik på Udbudte entrepriser 2) Klik på Entrerpise 3) Klik på Udbudsoplysninger 4) Klik på Entreprisebeskrivelse 5) Klik på Rediger Entreprisebeskrivelse 6) Omdøb navn og indtast eventuelt en entreprisebeskrivelse 7) Klik OK 15

16 Udbudsoplysninger Udbudsoplysninger indeholder informationer omkring udbuddet. Det er KUN udbudsadministratorerne der kan ændre i indholdet. Udbudsbeskrivelse Navnet på udbuddet (udbudsnummer) og udbudsbeskrivelse. Udbudsnummeret er et stort TN efterfulgt af 6 tal. F.eks. TN Det skal gengives nøjagtigt som det er skrevet, uden mellemrum mellem TN og resten af tallene. Det er dette nummer, der skal oplyses i tilfælde af et offentligt udbud eller prækvalifikation. Herefter følger en kort beskrivelse af udbuddet. Udbudsform: Oplysning omkring vilkårene for udbuddets gennemførelse. Udbudsformene er delt op i to grupper: 1) Offentligt og prækvalifikation 2) Begrænset med og uden prækvalifikation og underhåndsbud. Efter udbuddets oprettelse kan udbudsadministrator ikke skifte udbudsform mellem de to grupper. Dvs. der kan ikke skiftes fra et offentligt udbud til et begrænset, men det kan godt skiftes fra et offentligt udbud til en prækvalifikation. Dette kan ikke ændres når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere. Entrepriseform: Entreprisens omfang. Dette er ren information, og har ingen betydning for udbuddets indstillinger. Dette kan ikke ændres, når udbuddet er startet og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere Antal entrepriser: Udbuddet kan deles op på flere entrepriser eller en enkelt. Dette kan ikke ændres efter udbuddets oprettelse. Navn: Firmanavn på udbudsgiveren Kontaktperson: Hvem er ansvarligt for udbuddet og dennes mailadresse. Projekt nr. og Internt: Der er mulighed for at indtaste supplerende projekt nr. eller internt sagsnr på udbuddet, som supplement til Byggeweb's TN nr. 16

17 Tildelingskriterium: (Er ikke synlig ved prækvalifikation) Laveste pris eller mest fordelagtige tilbud. Dette er ren information, og har ingen indflydelse på Byggeweb Udbud. Dette kan ikke ændres, når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere Afleveringer: Skal tilbuddet/ansøgningen afleveres i Byggeweb Udbud, eller skal det afleveres via post/ . (se frister og vilkår) Dette kan ikke ændres når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere Antal tilbudsgivende firmaer: Hvor mange firmaer et indtil videre tilknyttet dette udbud. 17

18 Rediger Udbudsbeskrivelse 1) Klik på Udbudsoplysninger 2) Klik på Udbudsbeskrivelse 3) Klik på ikonet Rediger udbudsbeskrivelse i højre værktøjslinie 4) Rediger 5) Klik OK Frister og vilkår Frister og vilkår informerer om hvordan og hvornår tilbuddet/ansøgningen skal afleveres. Administratoren kan skifte mellem afleveres/ ikke afleveres under udbudsbeskrivelse/afleveringer (se forrige afsnit). Tilbud/ansøgninger skal afleveres i Byggeweb Udbud: Startdato Efter startdatoen vil de bydende/ansøgere der har adgang til udbuddet, modtage en mail omkring opstart af udbud. Alle ændringer efter startdatoen vil genere en mail til de bydende/ansøgere. Advarsel: Dette kan ikke ændres når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere. Afleveringsfrist Efter afleveringsfristen lukkes udbuddet for alle, inklusive alle administratorer i minimum 2 timer. (se åbning af det afleverede). Har den tegningsberettiget ikke trykket "aflever tilbud/ansøgning", er deres firma ikke med i udbuddet. Udbuddet lukker præcis på det angivne tidspunkt. Er den tegningsberettiget logget ind og i gang med at uploade dokumenter, bliver denne proces afbrudt, og vedkommende har IKKE mulighed for at aflevere et tilbud/ansøgning. Afleveringsfristen kan KUN udskydes, når startdatoen er overskredet og der ikke er tilkoblet tilbudsgivere/ansøgere. Åbning af det afleverede Hvornår har administratorerne adgang til de afleverede dokumenter. Dette er som minimum 2 timer efter afleveringsfristen af udbuddet, men kan forlænges op til 72 timer. Mellem afleveringsfristen og tidspunktet for åbning, er der INGEN der har adgang til uploadede dokumenter. Licitation Afholdes der licitation i Byggeweb Udbud, giver det mulighed for de bydende/ansøgere får adgang til afleverede dokumenter, efter "åbning af det afleverede". Det giver også mulighed for at udpege en vinder via Byggeweb Udbud, og alle de bydende/ansøgere modtager automatisk en mail, at de kan logge sig ind for at se resultatet. 18

19 Hvis der ikke afholdes licitation i Byggeweb, har de bydende/ansøgere ikke adgang til udbuddet efter aflevering. Resultatudmeldingen skal ske udenom Byggeweb, , post eller andet. Frist for Spørgsmål og svar Er modulet Spørgsmål og svar aktiveret for udbuddet, så er det muligt at definere en frist for indgivelse af spørgsmål. Spørgsmål og svar funktionen vil ikke blive deaktiveret efter udløb af tidsfristen, men indikerer blot hvornår man senest må stille spørgsmål. Tilbud/ansøgninger skal ikke afleveres i Byggeweb Udbud Anden aflevering Ved anden aflevering kan der ikke uploades digitalt i Byggeweb Udbud. Tidsfrister Efter startdatoen vil de bydende/ansøgere have adgang til udbuddet. De modtager en mail omkring opstart af udbud. Alle ændringer efter startdatoen vil genere en mail til de bydende/ansøgere. Efter afleveringsfristen, lukkes udbuddet for de bydende/ansøgere. Der er ingen mulighed for, at de bydende/ansøgere kan bevare deres adgang til udbuddet. Rediger tidsfrister og vilkår 1) Klik på Udbudsoplysninger 2) Klik på Frister og vilkår 3) Klik på ikonet Rediger Tidsfrister og vilkår i højre værktøjslinie 4) Rediger 5) Klik OK 19

20 Udbudsindstillinger Denne indstilling er kun aktivt, hvis udbuddet/ansøgningen skal afleveres i Byggeweb. (se Udbudsbeskrivelse/afleveringer) Underleverandør Hvis det tillades, kan tilbudsgivere/ansøgere dele udbudsmaterialet med et vilkårligt antal underleverandører, uden at disse skal oprette brugerprofiler. Kun tilbudsgivere må downloade Ved aktivering af denne linje, vil det kun være de tegningsberrettigede og tilbudsobservatører, der har adgang til udbudsmaterialet. Underleverandører må tillades at downloade Den tegningsberettiget har mulighed for at tilkoble underleverandører ved at sende en , så de der ved kan få direkte adgang til udbudsmaterialet. Underleverandører behøver ikke at have en RIB konto, og der er ingen begrænsninger med hensyn antal eller "brugte" adresser. Supplerende filer Skal det være muligt for de bydende/ansøgere at uploade filer, som ikke passer under et af afleveringskravene. Dette kunne være et alternativt bud eller bilag. De supplerende filer kan offentliggøres for de andre bydende hvis de har adgang efter udbuddet er lukket (se frister og vilkår/licitation). Sikkerhed Hvor meget skal udbudsadministratoren kunne se, mens udbuddet er undervejs? Hverken se eller åbne det afleverede Administratorerne kan ikke se, om der er afleveret nogle dokumenterer og de kan derfor heller ikke åbne noget. De kan kun se de afleverede dokumenter efter "åbning af det afleverede". Dette er den eneste mulighed for en prækvalifikation. Se status, men ikke åbne det afleverede Administratorer kan se, hvornår de tegningsberretiget uploader dokumenter, men de kan ikke åbne dokumenterne. De kan kun se de afleverede dokumenter efter "åbning af det afleverede" Både se status og åbne det afleverede Administratorer kan se hvornår de tegningsberretigede uploader deres dokumenter og de kan åbne dokumentere løbende. De behøver IKKE at vente til efter "åbning af det afleverede". Dette er kun muligt for underhåndsbud og udbud med forhandling. 20

21 Rediger indstillinger 1) Klik på Udbudsoplysninger 2) Klik på Indstillinger 3) Klik på ikonet Rediger indstillinger i højre værktøjslinie 4) Rediger 5) Klik OK 21

22 Afleveringskrav Bemærk, at afleveringskravene kun kan anvendes ved digital aflevering af tilbud/ansøgning i Byggeweb Udbud. Tilbud skal afleveres digitalt i henhold til de afleveringskrav. Afleveringen foretages af den tegningsberrettigede. Afleveringen er korrekt, når felt i øverste højre hjørne er markeret "afleveret". Kun tilbud/ansøgninger, der er korrekt afleveret indenfor tidsfristen accepteres og kan afslutningsvist downloades af udbudsadministrator. Dokumentskabeloner På hvert afleveringskrav har udbudsadministrator muligheden for at uploade en dokumentskabelon eller definere, hvilke data der skal afleveres. Skabelonen kan anvendes af den tegningsberettigede for at opnå sammenlignelige tilbud/ansøgninger. Afleveringskrav Hvilke dokumenter eller data der kræves afleveret, beskrives af administrator ved hjælp af ét eller flere afleveringskrav. Afleveringskravene oprettes under menupunktet Afleveringskrav i hovedmenuen. Nye afleveringskrav kan oprettes, og afleveringskrav kan redigeres eller slettes, indtil mindst én tegningsberettiget har afleveret sit samlede tilbud. Herefter skal tilbuddet trækkes tilbage, før eventuelle ændringer i afleveringskravene kan gennemføres. Det anbefales derfor at samtlige afleveringskrav oprettes inden åbning af tilbudsgivernes/ansøgernes adgang. Der kan oprettes 3 forskellige typer afleveringskrav - Data-type, Filupload og Nøgletal. Krav om Data-type For afleveringskravet data-type, har udbudsadministrator muligheden for at definere, hvilke data der skal afleveres (fx total pris). Efterfølgende kan disse data udtrækkes fra alle tilbudsgivere/ansøgere, så det bliver let at få et overblik over de samlede afleverede data. Efter aflevering kan der downloades en rapport, der i et skema viser de afleverede data. 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det lille ikon Opret afleveringskrav 3) Klik på Krav om data-input 4) Udfyld afleveringskrav med de data, som ønskes afleveret i et fællesskema (fx pris) fra alle tilbudsgivere. 5) Klik OK Krav om filupload For afleveringskravet filupload skal den tegningsberretiget uploade ét og kun ét dokument svarende til beskrivelsen. Administratoren kan oprette krav, hvor det er muligt at uploade filer. Der er desuden mulighed for at uploade skabeloner i afleveringskravet. 22

23 Bemærk at administrator på hvert afleveringskrav kan beskrive formmæssige betingelser til både filformatet og filnavnet. Desuden kan udbuddets administrator vælge at vedlægge en dokumentskabelon, som kan downloades, udfyldes og uploades igen som besvarelse af kravet. 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det lille ikon Opret afleveringskrav 3) Klik på Krav om filupload 4) Udfyld afleveringskrav med de data, som kravet skal navn indeholde: fx navn eller indsæt de skabeloner, der skal bruges ved afleveringen. 5) Klik OK Supplerende filer Udover krav om obligatorisk aflevering af visse dokumenter, kan administrator åbne muligheden for upload af supplerende filer. Disse er ikke omfattet af krav om antal, navngivning, filformater, eller lign. Tilbudsgiveren kan således selv afgøre i hvilket omfang denne mulighed ønskes benyttet. Accepten af supplerende filer, vælges under menupunktet Udbudsbeskrivelse. Opret afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Vælg type af afleveringskrav 3) Gennemgå de resterende skridt og afslut med OK Rediger afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det pågældende Afleveringskrav 3) Klik på ikonet Rediger afleveringskrav 4) Klik OK Slet afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Vælg Afleveringskrav 3) Klik på ikonet Slet afleveringskrav i venstre værktøjslinie 4) Klik OK 23

24 Udbudsmateriale Filhåndtering Alle former for filer kan uploades til en mappe under udbudsmaterialet. Nye versioner vil erstatte ældre versioner af filer med samme navn, såfremt de uploades til samme mappe. Uploades nye filer eller filversioner efter åbningen af udbuddet overfor tilbudsgiverne/ansøgere, modtager disse notifikation om opdateringen via . Tilbudsgiverne/ansøgere kan downloade udbudsmaterialet i sin fulde form (alle filer), opdateringer (nye filer) eller filerne enkeltvis ved at vælge dem på den detaljerede filliste. Fra fillisten er der desuden mulighed for at se en række filformater i den indbyggede viewer uden selv at have installeret et passende program. Eksempelvis kan tegningsformaterne DWG, DWF og PLT ses og udskrives fra vieweren, uden brug af AutoCAD. Sidstnævnte gælder både for udbuddets administratorer og for alle tilbudsgivere/ansøgere. Standard vieweren kan kun anvendes i Internet Explorer og Firefox. Opret mappe 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på ikonet Opret mappe i øverste venstre værktøjslinie 3) Angiv mappens navn 4) Klik OK Der kan kun oprettes mappe i 1 niveau. Omdøb mappe 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe 3) Klik på ikonet Omdøb mappe i venstre værktøjslinie 4) Angiv mappens nye navn 5) Klik OK Slet mappe 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe 3) Klik på ikonet Slet mappe i venstre værktøjslinie 4) Klik OK 24

25 Upload filer Samtidig med udbuddets generering, oprettes en mappe med navnet "Folder 1". Mappen er tom og kan bruges til upload af udbudsmateriale. Alternativt kan den omdøbes eller slettes. Nye mapper med valgfrie navne kan i hele udbudsperioden oprettes efter behov. Husk at alle ændringer efter udbuddets start, vil medføre at byder/ansøger modtager en mail. 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe, som filerne skal ligge i 3) Klik på ikonet Upload filer i højre værktøjslinie 4) Vælg hvilken type Upload der ønskes (Individuelt) Standard Upload a) Klik på Gennemse i højre side af vinduet b) Vælg en fil på computeren Klik Åbn c) Vælg eventuelt en fil til (Samme procedure) d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg hvis det er en Zip fil om den skal udpakkes eller ej f) Klik OK Java Upload a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i højre side c) Find de eller den fil du ønsker at uploade d) Vælg, hvis det er en Zip fil, om den skal udpakkes eller ej e) Klik OK Java understøttes ikke af Google Chrome og funktionen er derfor kun mulig i Internet Explorer eller Mozilla Firefox ActiveX Upload a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne c) Find de eller den fil du ønsker at uploade d) Vælg, hvis det er en Zip fil, om den skal udpakkes eller ej e) Klik OK ActiveX Upload understøttes kun i Internet Explorer Overførsel Egne mapper 25

26 a) Vælg filer eller åben en mappe b) Klik OK c) Udfyld Metadata d) Klik OK Fællesmapper a) Vælg filer eller åben en mappe b) Klik OK c) Udfyld Metadata d) Klik OK Byggeweb Projekt a) Vælg Projekt b) Vælg mellem Arbejdsområde, Udgivelsesområde, Fordelingsområde eller Versionssæt c) Vælg Mappe/Liste/Versionssæt d) Vælg Filer e) Klik OK f) Udfyld Metadata g) Klik OK Fordel filer ved udbud over flere entrepriser Når udbuddet er oprettet over flere entrepriser, så skal administratoren uploade og fordele filerne. Ellers kan de bydende/ansøgere ikke se de uploadede filer. 1) Klik på de filer, der skal fordeles (Brug Ctrl og Skift til at vælge flere filer) 2) Klik på Fordel filer i højre værktøjslinje 3) Vælg hvilken entreprise, der skal kunne se denne fil 4) Klik OK 5) Klik Luk vindue Ændre/slette en fordeling 1) Klik på den fil/de filer, der skal fjernes/ændres 2) Klik på Fordel filer 3) Vælg hvilke entrepriser, der skal kunne se filen 4) Klik OK 5) Klik Luk vindue Filerne vil nu kun være synlige for de entrepriser der var hakket af. Dette kan kontrolleres, ved at holde musen henover de to små blå pile. Her kan man se hvilke entrepriser filen er fordelt til. 26

27 Download filer 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe, som filerne skal downloades fra 3) Vælg fil (Flere filer vælges ved at holde CTRL nede på tastaturet) 4) Klik på ikonet Download filer i højre værktøjslinie 5) Vælg hvilken type download der ønskes (Individuelt) Standard download Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. Pakker alle markerede filer, som én ZIP fil. a) Klik på Linket b) Klik Åbn for at se filen eller Gem c) Vælg destination d) Klik OK Java download Java download kræver installation af programmet Java. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg hvor filen eller filerne skal gemmes b) Vælg destination c) Klik OK Java understøttes ikke af Google Chrome og funktionen er kun tilgængelig i Internet Explorer og Mozilla Firefox. Slet filer 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe, som filerne ligger i 3) Vælg fil(flere filer vælges ved at holde CTRL nede på tastaturet) 4) Klik på ikonet Slet filer i højre værktøjslinie 5) Klik OK 27

28 Flyt filer 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe, som filen/filerne ligger i 3) Vælg fil (Flere filer vælges ved at holde CTRL nede på tastaturet) 4) Klik på ikonet Flyt filer i højre værktøjslinie 5) Klik på Næste 6) Klik på Vælg modtagermappe 7) Klik OK 8) Klik Luk vindue Download alt udbudsmateriale 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på Download alt udbudsmateriale 3) Vælg søge kriterie 4) Klik OK 5) Klik på Linket 6) Klik Åbn eller Gem Mapperne er oprettet og navngivet af administrator og kan derfor være mere eller mindre fortællende omkring indholdet. I tvivlstilfælde anbefales at downloade alle filer. Send filer til print 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe, som filen eller filerne ligger i 3) Vælg fil (Flere filer vælges ved at holde CTRL nede på tastaturet) 4) Klik på ikonet Send filer til print i højre værktøjslinie 5) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel 6) Udfyld Ordrebeskrivelse 7) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og Faktura fremsendes til. 8) Udfyld Leverancebeskrivelse 9) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre 10) Skriv eventuelle bemærkninger 11) Vælg antal print 12) Klik OK 28

29 Komplet sæt print 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på Bestil et komplet sæt print 3) Vælg omfang 4) Klik OK 5) Udfyld felter 6) Klik OK 7) Klik Ja eller nej til notifikation om status af ordre 29

30 Spørgsmål og svar Spørgsmål og svar-modulet giver entreprenøren mulighed for at stille spørgsmål i Byggeweb Udbud. Udbudsadministratoren har så mulighed for at besvare spørgsmålet i Spørgsmål og svar-modulet eller ved at offentliggøre et rettelsesblad. Spørgsmål og svar-modulet er valgfrit og skal tilvælges når udbuddet opsættes. Når udbuddet først er opsat, er det ikke muligt at til-/fravælge Spørgsmål og svarmodulet. Besvar spørgsmål Stiller en tilbudsgiver et spørgsmål, vil administratoren blive notificeret herom. Ønsker man at besvare spørgsmålet gør da følgende: 1) Klik på Spørgsmål og svar 2) Klik på Ubesvarede spørgsmål 3) Klik Svar ved spørgsmålet som ønskes besvaret 4) Et nyt vindue åbnes: 5) Vælg hvorvidt spøgsmålet skal anonymiseres 6) Skriv dit svar 7) Vælg kategori 8) Er svaret ikke klar til at blive publiceret, kan det gemmes som kladde 9) Eller klik på Publicer 10) Afslut med OK 11) Afhængigt af om svaret er gemt som kladde eller er blevet publiceret, vil svaret kunne findes under Kladder (ikke publiceret) eller Publicerede svar. Herfra kan svaret redigeres og kategorien skiftes. Tilføj kategori 1) Klik på Spørgsmål og svar 2) Klik på Tilføj kategori i øverste værktøjslinje 3) Indtast navn for kategorien og klik på OK Eksporter spørgsmål 1) Klik på Spørgsmål og svar 2) Klik på Eksportér Spørgsmål og svar i øverste værktøjslinje 3) Klik på OK, hvorefter et word-dokument med alle registrerede svar og spørgsmål genereres 4) Klik på linket med dokumentet 30

31 Meddelelser fra udbudsadministrator Med funktionen Meddelelser fra udbudsadministrator er det muligt, at udsende besked til alle deltagere i udbuddet. Beskederne bliver automatisk udsendt som notifikation til tilbudsgiver og/eller administratorerne og kan også findes på udbuddet. Send meddelelse 1) Klik på Meddelelser fra udbudsadministrator 2) Klik på Send meddelelse 3) Skriv et Emne 4) Skriv en Meddelelse 5) Vælg Modtagere 6) Send beskeden 31

32 Brugere I Byggeweb Udbud skelnes der mellem to typer af brugere: Administrator og Tilbudsgivere/Ansøgere. Administratorer: Udbudsadministrator Udbudsadministratoren styrer og håndterer materialet i udbuddet. Det er "udbudsadministrator" der har ansvaret for at udbudsbeskrivelse, udbudsmateriale og afleveringskrav er korrekte. Udbudsobservatører "Udbudsobservatører" kan se udbuddet på samme måde som "udbudsadministrator". Udbudsobservatører" har ingen mulighed for at påvirke udbuddet via systemet. "Udbudsobservatører" kan således ikke ændre i hverken udbudsbeskrivelsen, udbudsmaterialet eller afleveringskravene. Materialeansvarlige Materialeansvarlige kan udelukkende administrere udbudsmaterialet. Dvs. uploade nye filer og filversioner, samt slette udgåede filer. Tilbudsgiver/ansøger: Tegningsberettiget Den Tegningsberettiget har ansvaret for at uploade tilbuddet/ansøgningen og sikre, at det afleveres indenfor tidsfristen. Tilbudsobservatør "Tilbudsobservatøren" har adgang til udbuddet på samme måde som den tegningsberrettiget, men kan ikke uploade dokumenter under afleveringskravene. Underleverandører Den "Tegningsberettiget" kan tilføje underleverandører, som vil modtage en mail med et link til udbudsmaterialet, så denne kan se filerne og give deres tilbud til tilbudsgiveren. Det interne forhold mellem en underleverandør og tilbudsgiveren sker uden om Byggeweb Udbud. Invitation af brugere Udbudsadministratoren kan invitere følgende brugere: udbudsadministratorer, udbudsobservatører, materialeansvarlige, demotilbudsgiver og tegningsberrettigede. Den tegningsberrettigede kan tilføje følgende brugere: tilbudsobservatør og underleverandør (Kun hvis udbudsadministrator har givet tilladelse til dette, se Udbudsoplysninger/Udbudsindstillinger-Underleverandører) 32

33 Flerentreprise udbud Tilbudsgivere/ansøgere fjernes fra/tilføjes til de enkelte entrepriser. Dvs. tilbudsadministrator skal være logget ind på entreprisen, for at tilføje ændre brugere. (se flerentreprise udbud) Det samme gør sig gældende, hvis udbudsadministratoren skal udskifte den tegningsberettiget. Her skal udbudsadministrator være logget ind på den entreprise han vil udskifte den tegningsberrettigede på. Administratoren tilføjes til /fjernes fra alle entrepriser på en gang. Rettigheder efter afleveringsfristen Alle administratorer kan oprettes med følgende rettigheder, som kun gør sig gældende efter afleveringsfristen. Rettighederne styrer hvilke afleverede dokumenter administratoren må se. Fuld adgang Ved fuld adgang har administratoren adgang til alt, inklusiv ikke offentliggjorte dokumenter (se afleveringskrav). Begrænset adgang Administratoren har kun adgang til de afleverede dokumenter, som er gjort tilgængeligt for administratorer og tilbudsgivere/ansøgere (se afleveringskrav). Ingen adgang Administratoren har ikke adgang efter afleveringsfristen. Tilføj Administrator 1) Åbn Brugere menuen 2) Klik på Administratorer 3) Klik på ikonet Tilføj bruger i venstre værktøjslinie 4) Vælg Udbudsadministrator 5) Indtast Navn, og vælg Sprog 6) Vælg rettigheder efter afleveringsfristen (Default er: fuld adgang) 7) Klik OK 8) Klik OK, Send invitation eller Ny søgning 9) Klik Send 10) Klik OK Ved udbud med flere entrepriser, tilføjes administratorer på alle entrepriser samtidigt. 33

34 Tilføj Udbudsobservatør 1) Åbn Brugere menuen 2) Klik på Administratorer 3) Klik på ikonet Tilføj bruger i venstre værktøjslinie 4) Vælg Observatør 5) Indtast Navn, og vælg Sprog 6) Vælg rettigheder efter afleveringsfristen (Default er: fuld adgang) 7) Klik OK 8) Klik OK, Send invitation eller Ny søgning 9) Klik Send 10) Klik OK Tilføj Materialeansvarlig Materialeansvarlige kan udelukkende administrere udbudsmaterialet. Dvs. uploade nye filer og filversioner, samt slette udgåede filer. 1) Åbn Brugere menuen 2) Klik på Administratorer 3) Klik på ikonet Tilføj bruger i venstre værktøjslinie 4) Vælg Materialeansvarlig 5) Indtast Navn, og vælg Sprog 6) Vælg rettigheder efter afleveringsfristen (default er: fuld adgang) 7) Klik OK 8) Klik OK, Send invitation eller Ny søgning 9) Klik Send 10) Klik OK Rediger administrator rettigheder 1) Åbn Brugere menuen 2) Klik på Administratorer 3) Klik på den pågældende Bruger 4) Angiv anden Bruger profil 5) Klik OK 34

35 Tilføj tilbudsgiver/ansøger På andre udbudsformer end offentlige udbud og prækvalifikationer, skal tilbudsgiverne/ansøgere inviteres af en udbudsadministrator. Adgang til udbuddet kan her kun opnås ved besvarelse af en invitation udsendt af udbudsadministrator. Tilbudsgiverne/ansøgerne inviteres enkeltvis og kan efter invitationsmailen opnå adgang til udbuddet og dermed muligheden for aflevering at et tilbud/ansøgning. Ved "tilbudsgiver/ansøger" forstås en virksomhed repræsenteret ved en tegningsberettiget bruger. I de tilfælde hvor tilbudsgiver/ansøger ikke allerede er en registreret Byggewebbruger, sendes invitationen til den tegningsberettigedes adresse. Modtageren accepterer invitationen ved at udfylde en række oplysninger om sig selv. Indtil denne godkendelse er foretaget, vil brugeren stå opført under "Udestående invitationer" på brugerlisten. I kolonnen "Status" kan udbudsadministrator følge invitationens forløb fra "Afventer tilbudsgivers/ansøgers indtastning" til "Afventer godkendelse". Godkendelse (eller afvisning) foretages efter klik på tilbudsgiveren/ansøgeren. På samme måde kan tilbudsgiverne/ansøgere fjernes, også efter en eventuel godkendelse. Invitationen fungerer på samme måde hos administratorer. 1) Åbn Bruger menuen 2) Klik på Tilbudsgivere/Ansøgere 3) Klik på ikonet Tilføj bruger i venstre værktøjslinie 4) Indtast Navn, og vælg Sprog 5) Klik OK 6) Klik OK eller Ny søgning 7) Tilføj ny tilbudsgiver/ansøger eller Luk vindue Flerentreprise udbud Udbudsadministratoren skal være logget ind på den entreprise, som den Tilbudsgivende/Ansøger skal tilknyttes. Tilmelding ved offentlige udbud og prækvalifikation Undtagelsen er udbudsformen "Offentligt udbud" og "Prækvalifikation", som ikke kræver at tilbudsgiverne/ansøgere inviteres via systemet. På offentlige udbud/prækvalifikation kan alle tilbudsgivere/ansøgere selv skaffe sig adgang ved brug af Byggeweb Udbudsnummer (TN + seks cifre). Nummeret anvendes under applikationer/byggeweb Udbud - adgang til offentlige udbud. Husk at offentlige udbud/prækvalifikationer stadig skal annonceres, selvom de foregår digitalt. I den forbindelse bør webadressen og TN nummeret oplyses. 35

36 Demo-tilbudsgiver Udbudsadministrator kan oprette sig selv som "demotilbudsgiver", såfremt vedkommende ønsker at se udbuddet i samme brugerflade som tilbudsgiverne. Demo-profilen indeholder de samme muligheder som en almindelig tilbudsgiver, bortset fra at demotilbudsgiveren ikke får lov at aflevere et samlet tilbud. Udbudsadministrator kan således afprøve systemet på tilbudsgivernes vegne og dermed få vished for, at alle opsætninger er korrekte. Har en udbudsadministrator oprettet sig selv som demotilbudsgiver, skal den ønskede brugerprofil (udbudsadministrator eller tilbudsgiver) vælges, hver gang udbuddet åbnes. Udskift tegningsberettiget Den tegningsberettiget kan udskiftes af den tegningsberettiget selv eller af en udbudsadministrator. Udskift tegningsberettiget: 1) Klik på Brugere 2) Klik på Tilbudsgiver/Ansøger 3) Klik på Udskift tegningsberettiget i højre værktøjslinje 4) Klik på den nye tegningsberettiget 5) Klik OK Den nye tegningsberettiget skal have en Byggeweb konto, og være i sammen firma som den udskiftede tegningsberettiget. Den udskiftede tegningsberettiget beholder adgangen til udbuddet som tilbudsobservatør. Fjern bruger 1) Åbn Brugere menuen 2) Klik på Tilbudsgivere/Ansøgere/Administratorer 3) Klik Fjern bruger i øverste værktøjslinje 4) Klik på den pågældende Bruger 5) Klik OK 36

37 Udbud over flere entrepriser "Udbud over flere entrepriser" indeholder de samme funktioner som udbud over en enkel entreprise. Dog er der enkelte afvigelser: 1) Afleveringskrav skal oprettes og tildeles en entreprise (Se opret afleveringskrav) 2) Udbudsmateriale skal uploades og fordeles (Se upload af filer) 3) Tilbudsgivere/ansøgere skal tilkobles de enkelte entrepriser (Se brugere) Åben entreprise Når en administrator klikket på udbuddet, kan han her vælge at logge ind på den enkelte entreprise eller udbuddet. Fra udbuddet kan man også åbne en entreprise på følgende måde: 1) Klik på Udbudte entrepriser 2) Klik på den entreprise, der skal åbnes 3) Klik OK Administratoren kan ikke åbne udbuddet fra en entreprise. Her skal entreprisen lukkes og der skal logges ind på udbuddet på igen. Tilbudsgiver/ansøger kan ikke åbne udbuddet, men kun den entreprise han er tilmeldt. Tilbudsgiver/ansøger kan ikke skifte mellem entrepriserne, her skal han lukke vinduet og klikke på udbuddet igen. Historik Under Historik er det muligt at få et overblik over Bruger historikken for udbuddet. Man har mulighed for at se den Fulde historik, Tilbudsgiveres historik samt Administratorens historik på udbuddet. 1) Klik på Historik i menuen 2) Vælg hvilken historik du ønsker at se Eksportér logfil 1) Klik på Historik 2) Klik på Eksportér logfil i øverste værktøjslinje 3) Klik på OK 4) Når systemet er færdig med at generere logfilen, klik på linket for at åbne/gemme den 37

38 Vejledning Under Vejledning kan du downloade en vejledning ved at trykke på et af de to links. Afgivne tilbud I menuen Afgivne tilbud er det muligt at se hvilke firmaer der har afgivet deres tilbud eller ikke har afgivet deres tilbud. Mens udbuddet er i gang, er det ikke muligt at se afleverede tilbud. Men efter afleveringsfristen vil der blive åbnet for, at man kan se de afgivne tilbud. 38

39 Udbudsresultat Man kan ved at trykke på udbuddets resultat offentliggøre om der er en vinder, flere vindere eller ingen vindere. 1) Klik på Udbudsresultat i menuen 2) Klik på Registrer udbudsresultat i højre ikon række 3) Vælg udbuddets vinder 4) Skriv en kommentar 5) Vedhæft eventuelt en fil 6) Klik OK Ved andet resultat trykkes der på Andet resultat i bunden. Her kan du vælge imellem Flere vindende tilbudsgivere eller Ingen vindende tilbudsgivere. Hvis licitationen afholdes i Byggeweb Udbud, vil der automatisk blive sendt en mail ud til alle tilbudsgivere om udbuddets resultat. Har udbuddet et afleveringskrav med data, kan resultatet hentes ned som et dokument med resultatet fra de afleverede udbud/ansøgninger. 1. Klik på Udbudsresultat i menuen. 2. Klik på ikonen Download data-sammenligning 3. Vælg deltagende firma, som skal med i rapporten 4. Klik OK 5. Vælg hvordan filen skal leveres 6 Klik på linket/ eller send 39

40 Arkivering eller Backup bestilling Administratorerne har mulighed for, efter udbuddet er lukket, at overføre hele udbuddet til Arkivering eller bestille en backup. Det er nødvendigt at administratoren tager stilling til hvad der skal ske med udbuddet, da udbuddet vil blive slettet, 90 dage efter udbuddet er lukket. Udbuddet kan overføres til Arkivering. Ved at overføre udbuddet, er der mulighed for at bruge det som skabelon for kommende udbud eller arkivere udbuddet til senere dokumentation. De arkiverede udbud kommer til at ligge under applikationen Byggeweb Dokumentation, som kun indeholder arkiverede udbud. Arkivet har en kvartals betaling, for det enkelte udbud. 1. Tryk på Arkivér udbud, i Udbudsoversigten under Afsluttede udbud 2. Vælg det udbud, som ønskes overført 3. Tryk på Næste. 4. Accept af licensperiode og betaling. 5. Kontrollere sidens data for fakturering. 6. Tryk OK for accept Bestilte backup vil blive fremstillet og sendt med posten. Udførte backup faktureres altid administratorerne, som har foretaget bestillingen. Det er først muligt at beregne prisen efter bestilling, da udbbuddet beregnes efter backuppens størrelse. Prisen kan efterfølgende blive oplyst hos RIB A/S. RIB Support vil kontakte administratoren om backup prisen. Status for bestilte backups kan følges under backup-bestillinger. 1) Tryk på Backup-bestillinger i venstre side 2) Tryk på Backup-ordrer, i hovedmenuen 3) Vælg antal 4) Tryk Ok 40

41 Informations s I perioden, hvor udbuddet er i gang, videresendes der informations s til forskellige brugere af udbuddet. Nedenstående skema viser hvem der modtaget en og hvornår i udbudsprocessen. 41