Fakta afliver myter. Indkøbsdatasamarbejdet har givet nye indsigter i det kommunale indkøb. 25. januar Jonas Klinting Økonomidirektør

Transkript

1 Fakta afliver myter Indkøbsdatasamarbejdet har givet nye indsigter i det kommunale indkøb 25. januar 2018 Jonas Klinting Økonomidirektør

2 Indkøbsdatasamarbejdet kort 91 kommuner deltager i indkøbsdatasamarbejdet (97% af befolkningen) Kommuner der ikke deltager Assens Brøndby Fanø Lemvig Lolland Læsø Ærø Kommunerne afleverer deres efakturadata til SKI, som bl.a. bruger data til at udarbejde ledelsesinformationsrapporter til de deltagende kommuner En kommunal referencegruppe skal sammen med SKI fra efteråret 2017 og frem identificere analyseemner med særlig interesse i forhold til at effektivisere det offentlige indkøb. De første rapporter blev udsendt i starten af december Med referencegruppen arbejdes der videre på næste hold af interessante analyser. 2

3 Det er mange fakturaer I alt har SKI modtaget 33 mio. fakturaer med 230 mio. fakturalinjer og et samlet spend på 365 mia. kr. Printet og stablet er fakturaerne knap dobbelt så høje som Mount Everest Den samlede indkøbsdatabase ( ) vil få en fakturaværdi på 600 mia. kr. (inkl. mellemkommunale betalinger mm.) Fakturabunken ca m Mount Everest ca m.o.h. Det er Danmarks om ikke verdens største tværoffentlige indkøbsdatabase på det detaljeringsniveau 3

4 Indkøbsdata giver ikke perfekt information Indhentning af data fra 91 kommuner giver udfordringer med datakvalitet især på nogle indkøbsområder Kommunerne kan ikke genkende sig 1-1, fordi vi kategoriserer data, renser data og laver analyser på én måde for alle kommunerne og det vil være forskelligt fra den måde, de fleste kommuner selv gør det i dag Men hvad kan fælleskommunal indkøbsdata så bruges til? 1. Makro-analyser Hvad påvirker det offentlige forbrug på indkøb? Hvad virker? Og hvad virker ikke? (statistiske sammenhænge) Status og Udviklingen i det kommunale indkøb 2. Mikro-analyser (kommunerettet) Hvor(dan) adskiller den enkelte kommune sig fra de andre? Hvilke indkøbsområder bør den enkelte kommune kigge nærmere på? 4

5 Et par interessante myter 5

6 Myte: Svært for SMV er at sælge til den offentlige sektor 6

7 Fakta! Godt 60% af det kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser ligger allerede hos små og mellemstore virksomheder Og andelen har ligget ret konstant de seneste år 80% af alle leverandører til kommunerne er rent faktisk SMV er (den officielle definition)

8 Fakta! Godt 60% af det kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser ligger allerede hos små og mellemstore virksomheder Og andelen har ligget ret konstant de seneste år 80% af alle leverandører til kommunerne er rent faktisk SMV er (den officielle definition) Men SMV-definitionen (<250 ansatte) dækker over flere undergrupper Mikro (0-9) Små (10-49) Mellemstore (50-199) 8

9 Fakta! SMV-andelen ligger for både varer og tjenesteydelser under ét på omkring 60% Men der er selvfølgelig forskel for de enkelte indkøbskategorier Mindre leverandører dominerer Sports- og genoptræningsudstyr, havemaskiner samt bo- og opholdssteder Store leverandører dominerer Sikring, it- og teleudstyr samt facility management SMVer Ej SMVer Ukendt Ansatte Ansatte 9

10 Myte: Det lokale indkøb lider (pga. de fælleskommunale aftaler i SKI) 10

11 Lokalkøbsandel målt i procent Fakta! Knap 20% af kommunernes indkøb sker hos leverandører med CVR-adresse i kommunen Der er stor forskel mellem kommunerne Når man tænker på, at mange store leverandører som fx Atea og KMD har hjemsted i kun én eller ganske få kommuner, er det lokale indkøb overraskende højt 30% 25% 20% 15% 10% 5% Forholdet mellem kommunernes indkøb på SKI's aftaler og kommunernes lokalkøbsandel 0% kr.- kr.200 kr.400 kr.600 kr.800 kr kr SKI-indkøb pr. indbygger 11

12 Hvad kan man gøre for at reducere sit forbrug på indkøb? 12

13 Forskelle i det kommunale indkøb Der er og kan være mange gode grunde til forskelle i det kommunale indkøb (indkøb/indbygger). Derfor har vi foretaget statistiske analyser af det kommunal indkøb, hvor vi så vidt muligt korrigerer for forhold, der kan have betydning for kommunernes forbrug. Borgmesterens partifarve Socioøkonomisk indeks Konkurrenceudsættelse (IKU) Antal leverandører Antal fakturaer Indbyggertal Geografi Skatteindtægter Udgiftsbehov SMV-indkøb Lokal-indkøb + mange flere På det overordnede niveau (varer og tjenesteydelser under et) er forklaringskraften helt oppe på 77% Det er ikke hele sandheden, men vores model giver en meget god indikation på, om en kommune har et forbedringspotentiale og hvad man som kommune kan gøre for at reducere sit forbrug

14 Det samlede billede i 2016 Disse kommuner bruger færre penge end forventet Disse kommuner bruger flere penge end forventet 14

15 Hvad kan du så gøre for at reducere dit forbrug (overordnet set)? 15

16 Men derudover er compliance måske det mest centrale redskab Compliance = Det du HAR købt på din aftale det du KUNNE have købt på din aftale At opnå høj compliance kræver i hvert fald 2 ting: 1. En god aftale som dækker dit behov 2. Evnen, viljen og styrken til at implementere aftalen i din organisation (forandringsledelse) 16

17 Hvordan går det med complianceudviklingen? 17

18 Og hvorfor er det så ærgerligt? 1. Vores compliance-analyser viser, at der fortsat er meget stor forskel i kommunernes compliance => med andre ord kan mange kommuner hæve deres compliance meget 2. På de fleste aftaler kan vi påvise en direkte statistisk signifikant effekt af højere compliance Højere compliance => lavere indkøb/indbygger (kr.) 18

19 Compliance er en direkte vej til besparelser Vi har testet effekten af compliance på 10 forpligtende aftaler: Aftaleområdet På 6 aftaler kunne vi se en stærk positiv effekt af compliance (forbrugsartikler, møbler og kontorartikler) På 4 aftaler kunne vi ikke se en statistisk signifikant effekt På aftalen Ikke på aftalen 100 kr. Ved at forbedre sin compliance med 10% kan en kommune i snit spare 4% af det samlede forbrug på aftaleområdet Det er i snit kr. om året pr. aftale(område) for en gennemsnitskommune På aftalen 10% compliance Ikke på aftalen 96 kr. Det gælder altså SKI s aftaler men det gælder helt sikkert også kommunernes egne aftaler, og ikke kun for kommunerne 19

20 Afsluttende anbefalinger (databaseret) 1. Hæv compliance på dine aftaler (reducerer dit køb af varer, hvor leverandørens indtjening er højest) 2. Gå sammen med andre om dit indkøb enten lokalt, regionalt eller nationalt (storkøberfordel) 3. Køb sjældnere ind reducér antallet af fakturaer (undgå impulskøb og spar samtidig transaktionsomkostningerne) 4. Hav en indkøbspolitik (modenhed og ledelsesopbakning) 5. Styrk indkøbsafdelingen (gør resten muligt) 20

21 Tak for opmærksomheden du kan høre meget mere på netværksøen om indkøbsdata Jonas Klinting Økonomidirektør Besøg ski.dk