Præsentation af tal i regneark. Microsoft Excel 2010

Transkript

1 Februar 2013

2 Side 2

3 Indholdsfortegnelse 2 Målbeskrivelse Diagrammer Diagramværktøjer Standarddiagrammer Opgaver Afvig fra standarden Grafik i diagrammer Kurvediagrammer Tendenslinje Flere ark Sidehoved og sidefod på diagrammer Opgaver Løbende opfølgning Temaer Betinget formatering Find celler med betinget formatering Opgaver Tabeller Formater som tabel Tilpasninger af tabeller Størrelsen af tabellen Opgaver Andre diagramtyper Cirkel med søjleudsnit Radardiagram Sekundær akse Punktdiagram med jævne kurver Opgaver Case: Byggemarkedet Ekstraopgaver Side 3

4 Side 4

5 2 Målbeskrivelse Deltageren kan udvælge de relevante data til præsentationen i regneark. Afhængig af opgavens karakter kan deltageren anvende en hensigtsmæssig grafisk fremstilling fx i forbindelse med præsentation af budgetter, regnskaber og salg. Side 5

6 Side 6

7 3 Diagrammer Diagrammer er en rigtig god mulighed for at præsentere dine data på en let og overskuelig måde. Men med alle Excels muligheder, kan du også ende med et diagram, der er mere forvirrende end informativt. I dette kapitel vil du stifte bekendtskab med forskellige typer af diagrammer og eksempler på hensigtsmæssig anvendelse. 3.1 Diagramværktøjer Når du opretter et diagram i Excel, får du 3 nye bånd (diagramværktøjer) til rådighed. Nedenstående oversigt giver et overblik over mulighederne på hvert bånd. Husk på at diagramværktøjerne kun er synlige, når du har markeret et diagram og at knapperne kan ændre sig i forhold til dine skærmindstillinger. Design-båndet det overordnede Her kan du tilpasse de helt overordnede oplysninger fx diagramtypen, andre data, diagramlayoutet, dvs. hvilke elementer der skal være på dit diagram. Endelig kan du vælge en af de foruddefinerede diagramtypografier, eller du kan flytte diagrammet fx om på et ark for sig. Layout-båndet de enkelte elementer På dette bånd kan du for det første vælge de enkelte elementer i diagrammet, i områderne etiketter, akser og baggrund kan du tilpasse indstillingerne på de enkelte elementer. Under hvert punkt, kan du vælge Flere indstillinger det giver dig et vindue, hvor alt kan tilpasses. Bemærk at du kan skifte mellem elementerne uden at lukke vinduet. Formater-båndet detaljerne Her er det primært området Figurtypografier, du kan få brug for, til lige at tilpasse den sidste detalje, der gør dit diagram perfekt. Side 7

8 Arbejdsgang for diagrammer Følgende arbejdsgang er et forslag til, hvordan du arbejder med diagrammer. Det er ikke sikkert, at du hver gang skal bruge alle punkterne, men rækkefølgen vil hjælpe dig til at komme godt igennem processen. 1. Markér tekst og tal, der skal levere data til diagrammet brug evt. Ctrl-tasten til at markere spredte data 2. Vælg diagramtype på Indsæt-båndet 3. Tilpas evt. dit valg af data på Design-båndet eller brug musen til at ændre markeringerne på dine data 4. Vælg diagramlayout på Design-båndet 5. Udfyld evt. diagramtitel og aksetitler 6. Vælg diagramtypografi på Design-båndet 7. Tilpas de enkelte elementer på Layout-båndet 8. Lav de sidste finjusteringer på Formater-båndet 3.2 Standarddiagrammer Du har måske allerede prøvet at lave et søjlediagram eller et cirkeldiagram til at vise udviklingen eller fordelingen af nogle værdier. Et søjlediagram er fx godt at bruge til at vise dataændringer for en tidsperiode eller til at illustrere sammenligninger mellem elementer. Cirkeldiagrammet bruger du, når du kun har én dataserie, hvor du gerne vil vise størrelsen på elementerne i forhold til summen af elementerne. Det kan være hensigtsmæssigt at tilpasse standarddiagrammerne, så dit budskab træder tydeligere frem, eller du kan vælge at bruge andre diagramtyper, hvis de bedre understøtter budskabet (se side 36).! For at hente diagramtitlen fra en celle, markerer du diagramtitlen, klikker i formellinjen, skriver et = og klikker på cellen. Side 8

9 Søjlediagram, hvor du kan aflæse udviklingen af omsætningen i kantinen fordelt på kvartaler og varegrupper. Cirkeldiagram, hvor du kan aflæse den procentvise fordeling af salget for hele året fordelt på varegrupper. Hvis du vil prøve at lave ovenstående diagrammer, kan du åbne filen Standarddiagrammer.xlsx og bruge den som udgangspunkt. Diagram Diagram vælg data Side 9

10 3.3 Opgaver Her finder du en oversigt over de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Produktion og omkostninger Skattefordeling Indeholder bl.a. Opret diagram, diagramtitel Opret diagram, Etiketter I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Diagram Diagram vælg data Side 10

11 Opgave Opret stregdiagram, tilføj overskrift Produktion og omkostninger For at få et overblik over tallene, skal du fremstille en graf, der viser udviklingen i produktionen sammenlignet med den modsvarende omkostningsudvikling. Åbn projektmappen firmaet.xlsx Fremstil nedenstående diagram. Sørg for at vælge den første undertype i diagramtypen 2D Kurve. Stiger omkostningerne lige så hurtigt som produktionen? Gem projektmappen efter endt arbejde. Udskriv diagrammet Side 11

12 Opgave Opret diagram, Etiketter Skattefordeling Arrildsen bor i Sønderborg Kommune, der har denne fordeling af skatteprocenterne: Kommuneskat: 25,20% Kirkeskat: 0,93% Sundhedsbidrag: 6,00% For at få et overblik over fordelingen af skatteprocenterne, skal du oprette et cirkeldiagram/lagkagediagram. Opret en ny projektmappe Indtast tallene, som vist herover Fremstil diagrammet Dataetiketterne viser kategorinavn og værdi Gem projektmappen som skattefordeling Udskriv alene diagrammet, så det fylder en hel side Side 12

13 4 Afvig fra standarden Alle elementerne i et diagram kan tilpasses, så de lige kommer til at passe til det budskab som diagrammet skal formidle. I dette afsnit bliver du præsenteret for nogle lidt mere specielle diagrammer. Du får nok aldrig brug for at skulle lave lige præcis et af disse diagrammer, men forhåbentlig kan de give dig inspiration til at lave nogle spændende diagrammer, der sælger dit budskab godt. Diagram elementer 4.1 Grafik i diagrammer Som fyld i dataserien er der valgt multimediegrafik, der understøtter budskabet. Side 13

14 Logo sat som baggrund på afbildningsområdet og dataserierne udfyldt med halvgennemsigtige farver. Diagram grafik 4.2 Kurvediagrammer Med kurvediagrammer kan du vise en udvikling af en eller flere serier af data. I nedenstående eksempel har en løber registreret sin puls hvert 5. sekund på en løbetur på 15 minutter. Det giver 181 måleresultater. For at skabe et overblik kan et kurvediagram hjælpe. Side 14

15 I eksemplet indgår følgende: der er lavet et 2D kurvediagram (Indsæt, Streg, Kurve) y-aksen er tilpasset med en minimumsværdi på 60 (Højreklik, Formater akse) x-aksen er tilpasset på intervallet mellem aksemærkerne og på intervalenheden (Højreklik, Formater akse) på udvalgte datapunkter er der tilføjet mærker (trekanter) (to enkeltklik på datapunktet, højreklik, Formater datamærke, Indstillinger for mærke, Indbygget, vælg et mærke) på de samme datapunkter er der tilføjet dataetiketter (to enkeltklik på datapunktet, højreklik, Tilføj dataetiket) 4.3 Tendenslinje En tendenslinje i et diagram er en grafisk visning af tendensen i en dataserie. Tendenslinjer bruges til at undersøge forudsigelser. Der findes flere typer af tendenslinjer, og bag hver type findes en formel, der beregner linjen. Fx er ligningen for en lineær Side 15

16 tendenslinje: y = mx + b (hvor m er hældningen og b er skæringen). Hvis du vil vide mere om ligningerne, der ligger bag de forskellige tendenslinjer, kan du søge i hjælpen under tendenslinje. Når du har markeret en dataserie i et diagram, kan du tilføje en tendenslinje ved at foretage dine valg på Layout-båndet. Hvis vi vender tilbage til eksemplet med omsætningen i kantinen, kan du ved hjælp af tendenslinjer finde ud af, at salget af salat forventes at overstige salget af buffet i 2. kvartal næste år. Side 16

17 I indstillingerne for tendenslinjerne kan du skrive 2 i prognosen fremad for at kigge ind i fremtiden. For lettere at kunne aflæse diagrammet kan du tilføje lodrette gitterlinjer, og farven på tendenslinjerne kan tilpasses den serie, de hører til. Diagram tendenslinje 4.4 Flere ark Man kan have et ønske om at samle data fra flere ark i ét diagram. Når data er placeret i flere ark, kan du ikke længere markere det, der skal indgå i diagrammet, inden du oprettet det. Du bliver nødt til efterfølgende at tilføje dataserierne fra de øvrige ark. I nedenstående eksempel har Radio og TV butikken 3 afdelinger. Deres salgstal er oprettet på 3 forskellige ark. For at kunne sammenligne afdelingerne, opretter vi et søjlediagram, der viser totalsalget pr. produkt pr. afdeling. Side 17

18 Fremgangsmåden er først at oprette søjlediagrammet for én afdeling og derefter tilføje de øvrige afdelinger én ad gangen på Design, Vælg data, Tilføj Diagram vælg data 4.5 Sidehoved og sidefod på diagrammer Når du har markeret et diagram, kan du på normal vis tilføje sidehoved og sidefod. Dette bliver ikke nærmere gennemgået i dette materiale, da det indgår i kurset Anvendelse af regneark til talbehandling, men huskesedlen til emnet er vedlagt. Det, der bliver interessant for dette materiale, er, når man ønsker et fortløbende sidetal på diagrammer, der er oprettet til data på flere forskellige ark. Typisk ligger diagrammerne på samme ark som de data, de er oprettet ud fra. For at få fortløbende sidetal skal du flytte diagrammerne ud på hver sit ark med Design, Flyt diagram og vælge Nyt ark. Husk at give det nye ark et godt navn Når diagrammerne ligger på hver sit ark, skal du markere arkene (klik på arkfanerne mens du holder Ctrl-tasten nede) og derefter tilføje et sidehoved/fod, hvor du kan indsætte sidetal. Når du udskriver diagrammerne/arken, bliver sidetallet tilpasset de ark du markerer. Sidehoved og sidefod Side 18

19 4.6 Opgaver Her finder du en oversigt over de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Bruttonationalindkomst Vildtudbytte Vildtudbytte på flere ark Indeholder bl.a. Opret diagram, grafik i diagram Opret diagram, grafik i diagram Diagrammer og flere ark I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Diagram Diagram grafik Diagram tendenslinje Diagram vælg data Diagram elementer Sidehoved og sidefod Side 19

20 Opgave Opret diagram, grafik i diagram Bruttonationalindkomst Åbn projektmappen bruttonationalindkomst.xlsx Opret et 3D søjlediagram over bruttonationalindkomsten for de 4 lande Tilpas diagrammet så det ligner nedenstående o Diagramtitel o Grafik på søjlerne (flagene ligger sammen med de øvrige øvelsesfiler) o Smallere mellemrum mellem søjlerne Side 20

21 Opgave Opret diagram, grafik i diagram Vildtudbytte Åbn projektmappen Vildtudbytte.xlsx Opret et søjlediagram over udbyttet af kronvildt for de 3 år jf. nedenstående o Baggrundsbillede (kronhjort.jpg) o Ingen akser o Ingen forklaring o Etiketter på søjlerne (værdi og kategorinavn) o Gradueret og gennemsigtigt fyld på søjlerne o To linjer til diagramoverskriften Side 21

22 Opgave Opret diagram, flere ark Vildtudbytte på flere ark Åbn projektmappen Vildtudbytte flere ark.xlsx Opret et søjlediagram over edderfugl, andre dykænder og gæs, hvor du samler data sammen fra de 3 ark Opret på hvert ark et diagram over krage, husskade og råge (fx cirkeldiagram med %) Indsæt fortløbende sidetal på de 3 diagrammer i sidefoden dvs. o Flyt diagrammerne ud på ark for sig o Markér de 3 ark o Indsæt sidefoden Brug Vis Udskrift til at kontrollere at sidetallet blev rigtigt Side 22

23 5 Løbende opfølgning Fra Excel 2007 har du fået en række nye muligheder for at præsentere dine tal og grafer på en mere overskuelig måde, uden at du skal bruge lang tid på formateringen. Det skal være let at følge en udvikling, og med grafik og farver kan du skabe det hurtige overblik. Har du data i flere ark eller projektmapper, kan du med Excels temaer få skabt et ensartet layout, så det tydeligt fremgår, at tingene hænger sammen. 5.1 Temaer Excel har tilknyttet en række dokumenttemaer som du kan bruge til at få et ensartet udseende i din projektmappe. Et dokumenttema har et foruddefineret farvesæt, skrifttypesæt og effektsæt. Dokumenttemaer finder du på fanen Sidelayout, knappen Temaer. For at et dokumenttema får den optimale effekt skal du bruge celletypografier på dine data. Celletypografierne finder du på fanen Startside, gruppen Typografier - Celletypografi. Eksempel Benzinbudget Pris pr. liter kr 8,45 Antal liter Pris Januar 104,22 kr 880,66 Februar 114,39 kr 966,60 Marts 110,46 kr 933,39 April 107,04 kr 904,49 Maj 114,00 kr 963,30 Juni 30,00 kr 253,50 Juli 123,00 kr 1.039,35 August 108,00 kr 912,60 September 130,80 kr 1.105,26 Oktober 132,00 kr 1.115,40 November 118,59 kr 1.002,09 December 130,20 kr 1.100, ,70 kr ,82 Overskrift 1 Overskrift 23 Valuta 1000-sep Komma (2 dec) Tusindtalsseparator og 2 decimaler Forklarende tekst Valuta og Total Dokumenttemaet Technic giver Skrifttypen Arial i forskellige størrelser og farverne bliver blå/grå. Celletypografierne fremgår af eksemplet. Side 23

24 Når først celletypografierne er lagt på, kan du skifte dokumenttema efter behov. Et dokumenttema gælder alle ark i projektmappen og eventuelle diagrammer eller figurer, hvilket gør det let at få alle de forskellige elementer til at passe sammen uden at skulle tilpasse elementerne enkeltvis. Dokumenttema Celletypografi 5.2 Betinget formatering Med funktionen Betinget formatering kan du formatere en celle ud fra en betingelse. Hvis betingelsen, fx et bestemt tal i cellen, opfyldes, skal skriftfarven ændres til grøn eller cellefarven ændres til gul. På denne måde kan du visuelt hurtigt følge med i ændringer i cellen. Ændres celleværdien, så betingelsen ikke opfyldes længere, fjerner Excel formateringen fra cellen, men betingelsen gælder fortsat og træder automatisk i kraft igen, når betingelsen atter opfyldes. Et betinget format kan referere til andre celler i samme projektmappe, men ikke til referencer i andre projektmapper. Du kan anvende Excels værktøjer til hurtig formatering, hvor Excel formaterer efter kriterier, eller du kan selv formulere betingelserne. Funktionen ligger under fanen Startside, gruppen Typografier Betinget formatering. I oversigten ses foruddefinerede kriterier, som benyttes til at formatere markerede celler. Vil du selv formulere dine kriterier, skal du vælge Ny regel. Side 24

25 I dialogboksen kan du under Vælg en regeltype se forskellige typer af regler. Med fx Formater kun celler, der indeholder kan du formatere en celle ud fra en konstant eller en tekst. Fx vil man på en arbejdsplads finde ud af, hvor mange timer medarbejderen fra nu af skal arbejde i gennemsnit pr. måned resten af året. Har han under 160 timer tilbage pr. måned, farves cellen grøn. Er der over 185 timer tilbage, farves cellen rød. er der mellem 175 og 185 tilbage, farves den gul. Timenorm Afholdt timer Rest Timer tilbage/md Hans ,8 Bente ,8 Anette ,8 Frederik ,8 Jane ,8 Jesper ,8 Under Formater kun celler, der indeholder kan du: Beskrive reglen (fx celleværdi > 185) Vælg formateringen (fx rød baggrund) Side 25

26 For at tilføje flere betingelser oveni skal du igen vælge fanen Startside, Betinget formatering. Med punktet Administrer regler får du en dialogboks, hvor du kan følge med i de forskellige betingelser som du sætter op. Med knappen Ny regel kan du fortsætte på samme måde, indtil alle betingelserne er på plads.! Reglerne udføres oppefra og ned. I dette tilfælde betyder det, at alle tal over 185 bliver sorteret fra i første regel, så når Excel kommer til anden regel, >175, er det kun værdier under 185 der evalueres. Værdier under 175 og over 160 får ingen farve, idet den sidste regel arbejder med tal under 160. Flyt evt. på reglerne med Flyt op / Flyt ned Vil du slette en betingelse, skal du gå ind i Administrer regler og i oversigten markere betingelsen, som skal slettes, og klikke på Slet regel. I stedet for at arbejde med celleværdien kan du også anvende en formel med de samme kriterier. Du skal bare vælge Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres. Forskellen er, at du ikke behøver at få resultatet vist i cellen, men kan nøjes med formateringen. Timenorm Afholdt timer Rest Hans Bente Anette Frederik Jane Jesper Situationen I feltet Formater værdier, hvor denne formel er sand skal du skrive formlen og resultatet. Administrer regler dialogboksen skal for ovenstående eksempel se således ud. Side 26

27 5.2.1 Find celler med betinget formatering Det kan være besværligt at identificere celler med en betinget formatering. Den nemmeste måde at finde dem på, er på fanen Startside i gruppen Redigering under Find og vælg, Betinget formatering. Cellerne bliver da markeret. Vil du ophæve al betinget formatering, kan du anvende Ryd regler på fanen Startside, Betinget formatering. Herefter kan du enten slette al betinget formatering fra hele arket eller kun fra de markerede områder. Betinget formatering 5.3 Opgaver Her finder du en oversigt over de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Indeholder bl.a. Afdeling 5 Dokumenttema, celletypografier og diagram 3 små øvelser Betinget formatering Timer Betinget formatering I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Celletypografi Dokumenttema Betinget formatering Side 27

28 Opgave Dokumenttema, Celletypografi, Diagram Afdeling 5 Regnskab afdeling 5 Omsætning Omkostninger Dækningsbidrag Dækningsgrad JAN % FEB % MAR % APR % MAJ % JUN % JUL % AUG % SEP % OKT % NOV % DEC % I alt % Afdeling 5 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Omkostninger Dækningsbidrag Åbn projektmappen Afdeling 5 Beregn totalerne Anvend følgende celletypografier: Overskrift 1 (A1:E1), Overskrift 3 (A3:E3), Forklarende tekst (A4:A15), Komma [0] (B4:D16), Procent (E4:E16), Total (A16:E16) Tildel et dokumenttema her er valgt Aspekt Tilpas kolonnebredden Opret et 100% stablet søjle diagram For at dækningsgraden kan aflæses af diagrammet, skal Omkostninger og Dækningsbidrag byttes om. Vælg Diagramværktøjer, Design, Vælg data, Flyt op/flyt ned. Side 28

29 Opgave Betinget formatering 3 små øvelser Åbn projektmappen Betinget formatering Der er 3 ark med forskellige øvelser Vejledende løsninger: Arbejdsopgaver Forfaldsdato Udvikling af skabelon Beskrivelse af arbejdsgang Oprydning i reoler Oprydning i computeren Du kan bruge Fremhæv celleregler, en dato der falder Budget Realiseret til dato Difference Diff i % Vare % Vare % Vare % Vare % Vare % Vare % Side 29

30 Opgave Betinget formatering Timer Åbn projektmappen Timer Området D5:D10 skal formateres betinget efter følgende kriterier: rød cellefarve, når værdien i cellen er over 185 gul cellefarve, når værdien i cellen er over 175 grøn cellefarve, når værdien i cellen er under 160 Prøv at rette i Afholdte timer farverne skulle gerne ændre sig Side 30

31 6 Tabeller Når dine data kan klassificeres som en Excel-tabel (i tidligere versioner Excel-liste), får du en række tabelfunktioner til at administrere dem med. Du kan fx filtrere tabelkolonner, tilføje en række til totaler, anvende tabelformatering og udgive tabellen på en server, der kører Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. SharePoint delen bliver ikke behandlet i dette materiale. Når du har et ark med relaterede data i rækker og kolonner, kan du formatere det som en tabel. Eksempel I eksemplet kan A4:F8 defineres som en tabel, hvor data er relateret. Rækkerne 5 til 8 indeholder den samme type data. A1:E2 kan ikke defineres som en tabel, da man ikke har den samme systematik.! En tabel kan kun indeholde én række med overskrifter! En tabel bør ikke indeholde tomme rækker 6.1 Formater som tabel Der findes en række foruddefinerede tabeltypografier på fanen Startside i gruppen Typografier og Formater som tabel. Du kan vælge frit efter, hvad der passer bedst til dine data. Det er også muligt at oprette en brugerdefineret tabeltypografi, men dette er dog uden for dette kursus. Når du formaterer som en tabel, får du følgende tabelfunktioner til rådighed: Sortér og filtrér via filterknapper ved kolonneoverskrifterne Formatering af tabeldata via ny fane Tabelværktøjer, Design Indsæt og slet rækker og kolonner uden at det ødelægger formateringen Beregnede kolonner du indtaster formlen i øverste celle, og den kopieres automatisk ned til de øvrige rækker Side 31

32 Totalrække i en rulleliste kan du vælge mellem forskellige funktioner. 6.2 Tilpasninger af tabeller Når du har formateret dine data som en tabel, får du en ekstra fane på båndet Tabelværktøjer, Design I gruppen Indstillinger for tabeltypografi kan du finjustere lidt på formateringen af din tabel, så formatet passer til dine data. Kolonneoverskrift tilføjer eller fjerner overskrifterne i din tabel (øverste række) Rækken Total tilføjer eller fjerner en række under dine data, hvor du har mulighed for at vælge fx funktionerne SUM, MIDDEL, ANTAL eller noget helt fjerde Stribede rækker og Stribede kolonner tilføjer eller fjerner baggrundsfarve på hver anden række/kolonne Første kolonne og Sidste kolonne tilføjer eller fjerner et anderledes format fx fed skrift i forhold til resten af tabellen. Kan bruges til at fremhæve fx en sammentælling i sidste kolonne.! Hvis du har et dataområde, som du gerne vil have fx stribede rækker på, men ikke ønsker, at det skal blive til en Excel-tabel, kan du vælge først at benytte funktionen Formater som tabel og derefter vælge Konverter til område på Tabelværktøjer, Design Størrelsen af tabellen En Excel-tabel udvides automatisk, hvis du indsætter rækker eller kolonner inden for tabellen. Desuden udvides tabellen også, hvis du tilføjer en række eller en kolonne umiddelbart efter den sidste række/kolonne. På tilsvarende måde mindskes tabellen, hvis du sletter rækker eller kolonner. Med knappen Skift størrelse på tabel på fanen Tabelværktøjer, Design kan du manuelt angive tabelområdet, hvis ikke Excels automatik passer til dine behov. Læg mærke til at Excel automatisk tilpasser stribede rækker/kolonner, når du ændrer i række- og kolonneantallet. Tabel Side 32

33 6.3 Opgaver Her finder du en oversigt over de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Kørselsafregning Kæledyr Indeholder bl.a. Excel-tabel, Formater som tabel, Tilpasning af tabeller Klargøring til Excel-tabel, Formater som tabel, Tilpasning af tabeller I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Tabel Side 33

34 Opgave Excel-tabel, Formater som tabel, Beregnede kolonner, Tilpasning af tabeller Kørselsafregning Åbn projektmappen Kørselstabel Formater A4:F8 som en Excel-tabel Hent den høje kørselssats til celle E5 (=$E$1 ) Formater celle F5 til Revision Udregn beløbet i celle F5 Tilføj Totalrækken fra fanen Design og udregn det samlede beløb og det samlede antal km Vælg at formatere sidste kolonne specielt (Design, Sidste kolonne) Fjern filterknapperne (Startside, Sorter og filtrer, Filtrer) Vejledende løsning: Side 34

35 Opgave Klargøring til Excel-tabel, Formater som tabel, Tilpasning af tabeller Kæledyr I denne opgave skal du tilpasse nogle data fra Danmarks Statistiks hjemmeside. De kan ikke umiddelbart bruges fornuftigt i Excel, så øvelsen går i første omgang ud på at få oplysningerne gjort Excel-klar. Åbn projektmappen Kæledyr Tilpas dataene så de lever op til betingelserne for at kunne arbejde fornuftigt med funktionen Excel-tabeller o Kolonneoverskrifter i én række o Ingen tomme rækker heller ikke de sorte o Fjern al formatering med Ryd formater Nu burde der være ryddet op, så Excel kan arbejde effektivt. Vælg at formatere som tabel gerne med stribede rækker Benyt celletypografien Komma [0] på tallene Fjern rækkerne med Hunde i alt og Hest i alt Tilføj en kolonne mellem A og B kolonnerne, hvor du kan skrive, at Små, Mellem og Store er Hunde, Katte er Kat, Pony og Stor er Hest, Andre er Øvrige Tilret i øvrigt efter nedenstående med hensyn til totalrække og overskrifter Side 35

36 7 Andre diagramtyper Som tidligere nævnt kan dine data kræve, at du bruger nogle lidt mere avancerede diagramtyper. I dette afsnit bliver du præsenteret for lidt forskellige diagramtyper, forhåbentlig giver det dig lyst og ideer til selv at udforske mulighederne 7.1 Cirkel med søjleudsnit Hvis du har mange værdier i et cirkeldiagram, kan du vælge at vise fx de mindste af værdierne i et udsnit. Se eksemplet nedenfor. Under Serieindstillinger kan du tilpasse, hvordan udsnittet skal vælges, fx de 4 nederste værdier i dataområdet eller procentværdier, der er mindre end 2 %. På ovenstående diagram er dokumenttemaet Livfuld lagt på kraftige farver passer vel godt til Asien Diagram serieindstillinger 7.2 Radardiagram Et radardiagram er godt til at vise et gab mellem to værdier, fx kravene til et job og de kompetencer medarbejderen har. Dette afprøver du i en øvelse sidst i kapitlet. En dyrlæge har også brugt radardiagrammer til at vurdere risikoen for paratuberkulose i en besætning. I eksemplet mindskes risikoen jo tættere værdierne er på 0. Landmanden kan nu i samråd med dyrlægen prioritere indsatsområderne ud fra radardiagrammet. Side 36

37 7.3 Sekundær akse For at vise 2 forskellige ting i det samme diagram kan det være godt at lave en sekundær akse. I nedenstående eksempel viser den primære akse nedbøren i mm og den sekundære akse temperaturen. For at gør opdelingen mere tydelig er nedbøren i søjler og temperaturerne i kurver. Side 37

38 Diagrammet er først oprettet som et kurvediagram for alle 4 serier, derefter er nedbørsserien ændret til søjler ved at markere den og bruge Design-båndet og Skift diagramtype. For at tilføje en sekundær akse skal du vælge Formater dataserie og under Serieindstillinger vælge Sekundær akse. Dette skal gøres for hver serie, der skal knyttes til den sekundære akse. Diagram sekundær akse 7.4 Punktdiagram med jævne kurver Et punktdiagram bruges til at vise værdipar, altså når du både har en x-værdi og en y- værdi. Det er fx tilfældet, når du ud fra en andengradsligning vil tegne en parabel. Til det bruger man i Excel et punktdiagram med jævne kurver. Diagramtypen gør, at kurven bliver jævnet ud og altså ikke bliver kantet som kurvediagrammer. Ligningen y=2x 2 +20x+2 vil med x-værdier fra -21 til 11 se ud som nedenstående. Side 38

39 Hvis du vil prøve selv at lege lidt med andengradsligninger, kan du tage udgangspunkt i filen Anden gradsligninger - parabel.xlsx. 7.5 Opgaver Her finder du en oversigt over de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Økonomi Familiebudget Indeholder bl.a. Sekundær akse Cirkel med udsnit I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Diagram Diagram sekundær akse Diagram serieindstillinger Side 39

40 Opgave Sekundær akse Økonomi Åbn projektmappen Bruttonationalindkomst.xlsx Opret et søjlediagram over værdierne, både bruttonationalproduktet og bruttonationalindkomsten For at værdierne kan sammenlignes er det oplagt at tilføje en sekundær akse til bruttonationalindkomsten Tilføj den sekundære akse Formater diagrammet, så det kommer til at ligne nedenstående Side 40

41 Opgave Cirkel med udsnit Familiebudget Åbn projektmappen familiebudget.xlsx Udregn de årlige udgifter pr. omkostning Opret et cirkeldiagram over de årlige udgifter I nedenstående er der valgt, at alt under 3 % bliver placeret i søjleudsnittet Opret et nyt cirkeldiagram, hvor biludgifterne bliver vist i søjleudsnittet Vælg Opdel serie efter Brugerdefineret og marker de delelementer du vil ændre placering af Kontrollér til slut at alle udgifterne indgår i begge diagrammer (udgift til bolig skal være 46 % i begge diagrammer). Side 41

42 8 Case: Byggemarkedet Det er blevet tid til status på lageret i byggemarkedet. Du skal hjælpe chefen med at få et overblik. Åbn lagertal.xlsx Tildel listen celletypografier Tildel listen et tema Formatér listen som en tabel Benyt betinget formatering til at fremhæve, hvor det beregnede lagerantal og det optalte lagerantal afviger både over og under Beregn lagerværdien (salgspris * optalt lagerantal) Benyt betinget formatering til at fremhæve i hvilke varer, der er flest penge bundet, dvs. hvor lagerværdien er størst (du bestemmer kriterierne) Beskriv et sted i regnearket, hvilke regler der giver hvilken formatering Udtænk selv mindst 3 diagrammer, det giver mening at fremstille. Husk at bruge nogle af de mere avancerede formateringsmuligheder, du har lært i materialet. Du må gerne lave flere beregninger i arket, hvis du får brug for det Ideer Husk at lege med mulighederne, men slut af med et klart og tydeligt diagram o Søjlediagram med 2 y-akser (lagerantal og lagerværdi) o Radardiagram over afvigelser i lagerantal o Cirkeldiagram over den procentvise fordeling af lagerværdien pr. varegruppe o Søjlediagram over haveredskaber med billede af redskaberne på søjlerne brede søjler uden mellemrum o Søjlediagram over værktøj bl.a. med dataetiketter på søjlerne Placér dine diagrammer på hver sit ark Tildel diagrammerne sidehoved og fod bl.a. med fortløbende sidetal Side 42

43 9 Ekstraopgaver Opgave Betinget formatering Timer Åbn projektmappen Timer ekstra Første del har du tidligere løst området D21:D26 kræver at du sætter dig ind i hvordan resultatet bliver beregnet og derefter bruger betinget formatering til at indsætte en skjult formel med. Området D5:D10 skal formateres betinget efter følgende kriterier: rød cellefarve, når værdien i cellen er over 185 gul cellefarve, når værdien i cellen er over 175 grøn cellefarve, når værdien i cellen er under 160 i området D21:D26 skal cellerne formateres efter de samme kriterier, dog uden at der vises data i cellerne (se evt. side 24) Prøv at rette i Afholdte timer farverne skulle gerne ændre sig Side 43

44 Opgave Klargøring til Excel-tabel, Formater som tabel, Tilpasning af tabeller Kæledyr I denne opgave skal du tilpasse nogle data fra Danmarks Statistiks hjemmeside. De kan ikke umiddelbart bruges fornuftigt i Excel, så øvelsen går i første omgang ud på at få oplysningerne gjort Excel-klar. I forhold til den tidligere opgave skal du bruge nogle formler til at ændre tallene fra tekstformat til talformat, hvilket ofte er nødvendigt, når du importere data fra internettet. Åbn projektmappen Kæledyr ekstra Tilpas dataene så de lever op til betingelserne for at kunne arbejde fornuftigt med funktionen Excel-tabeller o Kolonneoverskrifter i én række o Ingen tomme rækker o Tal, der står i tekstformat, skal konverteres. I kolonne E og F kan denne formel hjælpe dig =VÆRDI(UDSKIFT(B3;" ";"")) Formlen udskifter mellemrummet i celle B3 med ingenting og konverterer den teksten til et tal. o Med Kopier og Indsæt Speciel, Værdier kan du flytte tallene hen i den oprindelige kolonne. o Fjern al formatering med Ryd formatet Nu burde der være ryddet op, så Excel kan arbejde effektivt. Vælg at formatere som tabel gerne med stribede rækker Benyt celletypografien Komma [0] på tallene Side 44

45 Opgave Opret diagram, grafik i diagram, tendenslinje Juletræer Åbn projektmappen juletræer.xlsx Opret et søjlediagram i stil med nedenstående. Hvis du har tid, kan du lege med grafikken og etiketterne, men som minimum skal du oprette en tendenslinje, der viser hvor mange juletræer vi skal forvente at producere de næste 3 år. Side 45

46 Opgave Radardiagram Kompetenceskema Åbn projektmappen Kompetenceskema.xlsx Indtast nogle værdier under Mit niveau Opret et udfyldt radardiagram, der viser både kravene til jobbet og dit niveau Formater dataserierne, så farverne er lidt gennemsigtige Det er nu tydeligt, hvor gabet er i kvalifikationerne. Side 46

47 Stikordsregister betinget formatering find Betinget formatering formel ryd regler celletypografi cirkeldiagram... 8 udsnit diagram... 7 flere ark grafik i punktdiagram radardiagram sekundær akse sidehoved og sidefod tendenslinje titel... 8 værktøjer... 7 dokumenttema Excel-tabel kurvediagram liste parabel punktdiagram radardiagram søjlediagram... 8 tabel striber størrelse tabeltypografi tema tendenslinje Side 47