KURSUSHÅNDBOG. En hjælp til dig som kursusleder i Det Danske Spejderkorps. dds uddannelse

Transkript

1 KURSUSHÅNDBOG En hjælp til dig som kursusleder i Det Danske Spejderkorps dds uddannelse

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Opgaver og roller i DDS Uddannelse... 4 Organisationen... 4 Kompetencefordeling ift. økonomi... 4 Kursusledere og kursuskasserere... 4 Projekter... 5 Underudvalgene 10-16, 16-23, 18+, Uddannelsesmarkeder, Ildfluer og HR... 5 DDS Uddannelse Økonomivejledning... 6 Baggrunden for en ny økonomivejledning... 6 Faserne og den overordnede proces... 7 Ansvarsfordeling Tidsplan Opstart og Ansøgning Budgettering generelt Budget for planlægning/evaluering Størrelse af team Rejseudgifter Forplejning Øvrige udgifter Godkendelse Børneattester til kursusteam Hyttebestilling og aflysning Annoncering De trykte medier På dds.dk I Blåt Medlem Anden annoncering Annoncering hos de andre spejderkorps Aflysning Kurser udbudt af 18+, Ildfluer og Uddannelsesmarkeder Kurser udbudt af U10-16 og U Planlægning Udtræk af lister fra Blåt Medlem... 16

3 Deltagerbreve Kursusbeviser Materielbestilling Frister for uge 42 kurser Frister for øvrige kurser Bankkonto Budget for selve kursusafholdelsen Hytteleje Rejseudgifter Materialer Øvrige udgifter Gaver og honorarer Indtægter Forplejning Normtal/SøPLan tillæg/ekstra bevilling Afholdelse af kursus Beredskab og sikkerhedsregler Forsikring Alkohol-, ryge og samværspolitik Politik for rygning, alkohol og samvær på kurser og arrangementer under DDS Uddannelse Rygning og alkohol på Uddannelsesweekend og Kursusledermøde Rygning og alkohol på kurser Samvær Økonomien i selve kursusfasen Hold løbende øje med udgifterne Budgetoverskridelser skal undgås Regnskab og evaluering Regnskab Evaluering Bilag 1 - Adresseliste Bilag 2 Gode råd til kursusannoncering Bilag 3 Eksempler på kursusbevis Bilag 4 Forsikringer Bilag 5 Adresseliste på projektgruppe Version godkendt Side 2 of 40

4 1. Indledning Denne kursushåndbog er skrevet til kursusledere og teammedlemmer, der laver kurser under DDS Uddannelse. Den indeholder krav, vejledninger og gode råd om administration og økonomi, og den har til formål at forenkle den administrative del af teamets arbejde. Vi har en forventning om, at kurserne bruger og overholder det beskrevne, så det hele glider lettere for os alle sammen. Kursushåndbogen er bygget op om den tidslinje, som et kursus følger. Det er helt fra idéen opstår, over planlægning, afholdelse og frem til aflæggelse af regnskab. Afsnittene i håndbogen passer til tidslinjen, så det er nemt og hurtigt at slå op i den. Kursushåndbogen vil blive gennemgået og opdateret hvert år i januar med Korpsrådsmødebeslutninger og erfaringer, der er gjort på det seneste års kurser. Hvis du finder uklarheder, mangler, fejl eller områder, der kan udføres eller beskrives bedre, så kontakt os. I korpsets udviklingsplaner for står der følgende om lederudvikling: Vores lederuddannelse skal være fleksibel og effektfuldt fremme ledernes kompetencer og fortsatte udvikling. Ved fortsat at styrke åbenhed, involvering og den anerkendende tilgang i ledelse og kommunikation gør vi det attraktivt og personligt udviklende at være leder, og vi giver en tilgang til at skabe et levende samspil mellem børn og voksne. Det er en målsætning om, at vi giver alle ledere en ambitiøs lederuddannelse både børn og voksne. Nedenfor står nogle af de områder, som vi i DDS Uddannelse ønsker at vi sætter endnu mere fokus på i vores arbejde. Vi tilbyder uddannelse af hele mennesket Når vi afholder kurser, skal vi have fokus på 5 forskellige elementer, der tilsammen udgør væsentlige facetter af det at være menneske: det fysiske, psykiske, sociale, intellektuelle og det åndelige. Det betyder også, at vi hele tiden går foran i vores brug af spejderidéen, som den grundlæggende tilgang til alt, hvad vi gør. Vi skaber forandring i det daglige spejderarbejde Alle uddannelsestilbud skal ske med udgangspunkt i vores målgrupper og det spejderarbejde, deltagerne skal lave i deres daglige virke. Det skal skabe forandring. Det skal ske ved, at vi inddrager korpsets indsatsområder, og at vi løbende ser på, om vores kursustilbud skal udbydes i nye former og på nye steder. Vi vil have flere deltagere på alle vores kurser Det sker blandt andet ved, at vi alle sammen gør en aktiv indsats for at reklamere for alle kurser, men naturligvis især sit eget. Når deltagerne tilmelder sig, skal det være tydeligt, hvad de får ud af at deltage. Evalueringerne skal bruges, så vi hele tiden får de skarpeste kurser. Deltagerne skal gå fra kurset med en viden om, hvad deres næste kursus skal være. Du og dine instruktører har rollen som ambassadører for det at uddanne sig og for vores kurser. Vi håber, du får lige så stor fornøjelse ud af at lave kursus, som vi andre har haft og stadig har. Husk at dele den gode historie den gode historie smitter God fornøjelse Anders Ljørring og Anne Sandbeck, Formænd DDS Uddannelse Maj 2012 Version godkendt Side 3 of 40

5 2. Opgaver og roller i DDS Uddannelse Dette kapitel indeholder en beskrivelse af, hvad DDS Uddannelse er for en størrelse og de roller og ansvarsområder, der ligger inden for organisationen. Der vil være en særskilt beskrivelse af kompetencefordelingen i forhold til økonomi. Organisationen DDS Uddannelse er betegnelsen for et hovedudvalg nedsat af Korpsledelsen til at varetage driften, udviklingen og koordineringen af al uddannelse afholdt af det centrale DDS. Formændene er udpeget af Korpsledelsen og svarer til denne. Hovedudvalget har pt. nedsat nedenstående organisation, der gerne skulle være selvforklarende, da opdelingen er foretaget på baggrund af målgrupper, bortset fra Uddannelsesmarkederne, der i sig selv er en stor opgave at løfte. I bilag 1 er der kontaktoplysninger til de enkelte underudvalg og deres økonomiansvarlige. DDS Uddannelse Udd. marked HR Ildfluerne Funktioner i DDS Uddannelse Hovedudvalgsformænd: Udpeget af Korpsledelsen og har det overordnede ansvar for strategi og økonomi samt kontakt til resten af korpset og andre samarbejdspartnere uden for DDS. Underudvalgsformænd: Udpeget af hovedudvalget og har det overordnede ansvar for strategi og økonomi i underudvalget samt bidrager aktivt til udviklingen af hele DDS Uddannelse. Økonomiansvarlig: Hvert underudvalg har en økonomiansvarlig, som godkender budgetter og regnskaber fra kurserne, men har ikke en selvstændig bemyndigelse til at godkende udbetalinger. Kursusleder: Udpeget af underudvalg i DDS Uddannelse eller evt. af andet hovedudvalg, og har det overordnede ansvar for kursets økonomi og faglige indhold. Kursuskasserer: Udpeget af underudvalg i DDS Uddannelse eller evt. af andet hovedudvalg, og har et ansvar for kursets budgetter og regnskaber. Kursusadministrator: Ansat på Korpskontoret til at understøtte kursusdriften på den administrative del. Den økonomiske del varetages af Økonomifunktionen på kontoret. Kompetencefordeling ift. økonomi Kursusledere og kursuskasserere Kursusledere og kursuskasserere godkendes af det underudvalg i DDS Uddannelse, som deres kursus hører under. Når kursusbudgettet er godkendt, har kursusleder og kursuskasserer mandat til at handle inden Version godkendt Side 4 of 40

6 for disse rammer og kan få udbetalt à conto beløb fra korpskontoret. Regnskab godkendes efterfølgende af det pågældende underudvalg. De enkelte underudvalg udpeger en kasserer til at stå for kursusbudgetter og regnskaber. Projekter DDS Uddannelse har en overordnet budgetramme for projekter og indkøb af ekstra udstyr i forbindelse med kurser. Når denne konto skal anvendes til projekter, forelægger underudvalgene et kommissorium og budget for projektet for hovedudvalget, der godkender dette. Ved materialeindkøb laves en indstilling til hovedudvalget, som tager stilling til indkøbene. Såfremt arbejdet kan gennemføres inden for et underudvalgs eget budget, varetager underudvalgets formand selv ansvaret for økonomien. Underudvalgene 10-16, 16-23, 18+, Uddannelsesmarkeder, Ildfluer og HR Hovedudvalget DDS Uddannelse udpeger formænd for de underudvalg, som hovedudvalget finder relevant at oprette. Underudvalgsformændene kan godkende enkeltstående udgifter op til kr. Udgifter derudover skal forelægges formændene for DDS Uddannelse til godkendelse. Ingen kan godkende egne udgifter, det sker gennem medformand, kasserer eller en formand et niveau over. Formændene for underudvalgene har ansvaret for, At der sker udsendelse af budget/regnskabsark og andre administrative dokumenter til kurserne, som forventes anvendt At der sker godkendelse af kursusbudgetter og regnskaber inden for den overordnede budgetramme, der gives med korpsrådets budgetvedtagelse At sikre overholdelse af driftsbudgettet for underudvalget og de projekter, der måtte høre dertil. Opgaven med at godkende budgetter og regnskaber kan formanden uddelegere til en økonomiansvarlig, men er stadig overordnet ansvarlig for, at rammerne overholdes. De underudvalg, der har kursusaktivitet, har egen økonomiansvarlig, der sikrer godkendelse af budgetter og regnskaber, der er grundlaget for, at der kan ske udbetalinger i forbindelse med kursusaktiviteterne. I første omgang fremsendes kursusbudgetter og regnskaber til Korpskontoret, der forbereder behandlingen af dem i underudvalget ved at gennemgå dem og sikre, at de rigtige dokumenter er til stede. Derefter udarbejder de en indstilling til den økonomiansvarlige, som godkender budgetterne. Det er en betingelse for udbetalinger til kursuskasserer og teammedlemmer, at der foreligger et godkendt budget. Underudvalgets bemyndigelse på indtil kr. gælder kun for enkeltstående udgifter og ikke for budgetter, der samlet set overstiger kr. DDS Uddannelse Formændene for DDS Uddannelse har det overordnede ansvar for, at aktiviteter og drift under hovedudvalget holdes inden for det budget, som er vedtaget af korpsrådet. Ved godkendelsen får formændene mandat til at godkende budgetter, regnskaber for kurser, projekter og anden drift, der hører under hovedudvalget. Det er hovedudvalgets opgave at sikre, at der er udarbejdet budgetter og regnskaber for kurser og andre aktiviteter. DDS Uddannelse har en kasserer, der varetager udbetalinger i forbindelse med drift af udvalget, men ikke ift. kursusafregning. Kassereren kan godkende enkeltudgifter op til kr., dog ikke egne udgifter Formændene kan godkende udgifter op til kr. Udgifter over kr. skal tillige være godkendt af generalsekretæren. Version godkendt Side 5 of 40

7 3. Økonomivejledning Dette kapitel beskriver baggrunden for den ændrede økonomiske vejledning fra 2012, og hvordan ændringerne kommer til udtryk. Egentlige opgaver omkring budgetter og regnskaber kommer under de respektive punkter inde i faserne som er beskrevet i efterfølgende afsnit. Baggrunden for en ny økonomivejledning Der har længe været et ønske om, at få ensrettet og lettet administrationen af kurserne i korpset. Uddannelsesområdet har i en længere årrække fået anmærkninger fra korpsets revisor på grund af den manglende ensretning og manglende opdaterede vejledning. DDS Uddannelse nedsatte i 2011 en arbejdsgruppe, der havde til formål at ensrette håndteringen af kurserne på tværs af kursustyper, lette den administrative byrde for både frivillige og Korpskontoret og øge gennemsigtigheden af den samlede kursusøkonomi, således at der også kan skabes bedre økonomiske rammer for kurserne. Korpset har i 2011 afholdt næsten kursustimer, hvilket er en stigning på kursustimer, eller ca. 35 %, i forhold til DDS Uddannelse har nu ca. 10 % af korpsets samlede omkostninger og er korpsets næststørste hovedudvalg, målt på omkostninger. Selv med denne store vækst, så er der næsten intet sket i den måde, kurserne bliver administreret på, og de økonomiske rammer er blevet mere og mere uigennemskuelige. Der har med nogle års mellemrum været lavet en pristalsregulering af deltagerbetalingen, men i nyere tider der ikkeforetaget en grundig gennemgang af praksis og principper for tildeling og anvendelse af vores økonomiske ressourcer. Efter kurserne i uge blev der lavet en analyse af omkostningerne for PLan og SPARK kurserne. Det var ikke muligt at lave en tilsvarende analyse af voksenkurserne, da der manglede en del regnskaber. Der blev afholdt en velbesøgt workshop d. 26. februar 2012, hvor der kom en række gode input fra kurserne. Alt dette førte til en bekræftelse af, at der er en meget stor ansvarlighed for økonomien, og at denne ansvarlighed, som den også skal sætte rammen for kursusafviklingen og indholdet. Det viste sig også, at det kan være en udfordring for nogle teams at få budgettet til at gå op og sikre tilstrækkelige midler til aktiviteter og undervisningsmaterialer, eller der spares på andre væsentlige ting for at holde sig inden for normtallene. Nogle kurser laver et overskud, mens andre har svært ved at få det til at hænge sammen kurserne gør det meget forskelligt, og det er i orden, fordi de er forskellige. Det kom også frem, at der er blevet lavet skyggeregnskaber for, at det kunne hænge sammen, og at teammedlemmer måske betaler ting af egen lomme, som korpset og deltagerbetalingen bør dække. Dette er på ingen måde hensigten. Derfor er der ud fra den foreliggende viden lavet en revideret økonomivejledning med nye principper. Kurserne vil forhåbentligt opleve, at derpå næsten alle punkter er større frihed til budgetlægningen, og at de fremover ikke skal tænke på, om de bruger 2- eller 3-slået sisal. Det er et dynamisk dokument, som ligesom resten af kursushåndbogen revideres i januar hvert år, baseret på erfaringerne fra det forgangne års kurser. Nye principper: Normtal er fjernet som begreb. Teamet skal tænke på, hvordan de laver de bedste kurser og ikke på, hvordan det kan holdes indenfor en mere eller mindre tilfældigt fastsat sats. Det skal selvfølgelig stadig ske med en passende økonomisk ansvarlighed overfor, at det er deltagerne, der skal dække omkostningerne til kurset. Budgetlægning for planlægning/evaluering og for selve kursusafholdelsen kan adskilles, så teamet får et mere realistisk budget for selve kurset, når de har nået at planlægge det. Ud fra rammerne i denne økonomivejledning udarbejder kursuskasseren et realistisk estimat for de enkelte poster i budgettet, som så vidt muligt skal stemme overens med punkterne i det regnskab, som afleveres efter, at kurset er afholdt. Version godkendt Side 6 of 40

8 Underudvalgene har en økonomisk ramme for de enkelte kursustyper, som de skal holde sig inden for, men de enkelte kurser kan fremover have forskellige budgetter, da vilkårene kan være forskellige, f.eks. ift. geografi, typen af aktiviteter med videre. Det skulle gerne skabe en udligning mellem kurserne. Med denne frihed følger der selvfølgelig også et større ansvar. Der gælder stadig et overordnet princip om, at alle skal være omkostningsbevidste, så DDS Uddannelse ikke skal skrue deltagerpriserne for højt op, og dermed måske forhindrer nogle i at tilmelde sig kurserne. Uden kursister, ingen kurser. Alle budgetter og regnskaber vil blive gennemgået og godkendt i forhold til de enkelte budget- og regnskabsposter. Fremover vil Korpskontoret foretage den første behandling af budgetter og regnskaber, hvorefter de fremsender disse til underudvalgene til godkendelse. Det sker for at aflaste underudvalgenes driftsopgaver. Dee nye principper indebærer en tilvænningsperiode for alle parter. Det er en fælles opgave at få det til at lykkes, Det er en læringsproces, så spørg hellere en ekstra gang eller bed om vejledning. Faserne og den overordnede proces Generelt set har et kursus tre faser i forhold til den økonomiske proces: 1) Budgetfasen 2) Kursusafviklingsfasen og 3) Regnskabsfasen. DDS Uddannelse er egentlig kun indover jeres økonomi i budget- og regnskabsfasen, men de tre faser hænger sammen. Processen er forskellig alt efter hvilket type kursus, der er tale om, men her er den overordnede beskrivelse. De mørke pile er kursusteamet og de lyse pile er underudvalg/korpskontor. For nogle kurser vil flere af pilene være slået sammen eller være overflødige. Ansøgning afleveres til udvalg Kursus godkendes Kursusbudget afleveres Samlet regnskab afleveres Regnskab godkendt Godkendelse af kursus Planlægning af kursus Budgetgodkendelse Kursus Evaluering og regnskab Godkendelse af regnskab Kursusansøgning og budget for planlægning gennemgås af korpskontor og godkendes af udvalg 1. rate udbetales Aktiviteter mv. planlægges Budget for selve kurset udarbejdes Korpskontor gennemgår budgetter for selve kurset. Evt. korrektioner meddeles teamet. Indstiller budgetter til godkendelse hos udvalg. 2. rate udbetales Kurset afholdes Der afholdes Korpskontoret evaluering i teamet gennemgår og udarbejdes regnskab og regnskab, som orienterer udvalg. afleveres til Overskud korpskontoret. overføres til korpskontoret. Eventuelle underskud skal godkendes af underudvalg. Teamet modtager en tilbagemelding, hvorefter kurset officielt er afsluttet. Version godkendt Side 7 of 40

9 Ansvarsfordeling Kursuslederen har ansvaret for aflevering af budget og evt. kursusansøgning, samt det efterfølgende regnskab. Disse opgaver uddelegerer kursuslederen ofte til en kursuskasserer. Hvis der er en separat planlægnings- og kursusfase skal der budgetteres for begge, alternativt kan de slås sammen til ét budget. Det er underudvalget, der har det endelige ansvar for godkendelse af budgetter. For at lette deres arbejde er det besluttet, at Korpskontoret fremover modtager alle budgetter og behandler dem indledningsvis, så det sikres, at der er de rigtige dokumenter og oplysninger. På den baggrund laver kontoret en indstilling til underudvalgets økonomiansvarlige, der derefter tager stilling til om, der kan ske godkendelse, eller der skal ske tilretninger. Hvis der er rettelser til budgettet, sker dette i en dialog med kursuslederen/kursuskasseren. Når budgettet er godkendt, vil Korpskontoret udbetale 1. rate, såfremt der er en planlægningsfase i kurset. Efter en eventuel planlægningsfase er det kursuslederens ansvar at indsende budget for selve kursusafholdelsen til Korpskontoret. Her vil Korpskontoret igen behandle budgetterne og sende dem til godkendelse i det respektive underudvalg. For de store kursusperioder vil kursusbudgetterne blive sammenholdt med de samlede kursustypebudgetter for underudvalgene. Hvis kursusbudgetterne samlet overskrider de overordnede budgetrammer, så vil underudvalget vurdere om og evt. hvordan, der skal rettes i budgetterne efter indstilling fra Korpskontoret. Der kan f.eks. være tale om uforholdsmæssigt store budgetposter på et enkelt område, når man sammenholder med gennemsnittet for kursustypen, som gør, at der vil blive spurgt ind til prioriteringen og baggrunden. Der vil til de berørte kurser blive udmeldt et beløb, som de skal skære, hvorefter det er op til det enkelte kursus selv at foretage prioriteringen i budgettet. Eventuelle korrektioner vil ske i dialog med kursuslederen. Når kursusbudgetterne er godkendt af underudvalget, så vil korpskontoret udbetale 2. rate. Efter kurset har kursuslederen ansvaret for, at regnskabet afleveres til korpskontoret indenfor tidsfristen og overføre evt. overskydende beløb. Herefter vil korpskontoret gennemgå regnskabet og indhente en evt. godkendelse fra det ansvarlige udvalg, såfremt regnskabet giver underskud i forhold til budgettet. Herefter overfører korpskontoret penge til dækning af underskuddet og give en tilbagemelding til kursuslederen. Version godkendt Side 8 of 40

10 4. Tidsplan Nedenfor ses den tids- og aktivitetsplan, som de fleste kurser følger. Denne kursushåndbog er opdelt i de ni faser som ses herunder. Der kan være forskel på den samlede tidsramme for de forskellige kursustyper, men opbygningen vil ofte være den samme. Opstart Kursusleder beslutter at lave kursus Type af kursus og team identificeres Ansøg. Ansøgning om at lave kursus fremsendes til underudvalg Afleverer ansøgning og budget for planlægning og evaluering Godk. Kursus godkendes af underudvalg Budget for planlægningen godkendes af underudvalg Ann. Annonce udarbejdes til korpsets trykte medier Øvrig annoncering for kurset planlægges Aflys. Hvis kurset ikke får deltagere nok, kan der ske aflysning Aflysning sker i samarbejde med kursusleder Planlæg. Planlægning af kurset sker - Der tages stilling til korpsets alkohol-, ryge- og samværspolitikker Teamet forholder sig til indhold og rammer for kurset Budget Budget for afholdelse lægges først, når indhold på kurset er kendt Der lægges budget for kursusafholdelsen Afhold. Kurset afholdes inden for rammer for beredskab/sikkerhedsregler Afslut. Aflæggelse af regnskab for kurset Evaluering sker i teamet og med kursisterne Version godkendt Side 9 of 40

11 5. Opstart og Ansøgning Denne fase dækker over de indledende faser, hvor kursuslederen søger om at få et kursus og om at få godkendt sit budget. Det vil være forskelligt fra kursus til kursus, om der er en ansøgningsrunde og en kursusbeskrivelse samt hvornår på året kurset afholdes. Budgettering generelt Budgettet opdeles i to ark, planlægning/evaluering og afholdelse. Dette er valgt for, at alle kurser har de samme vilkår til selve kursusafviklingen, og den bliver derved uafhængig af omkostningsniveauet til planlægningen. Nogle kurser bruger mange penge på planlægning især transport og andre bruger meget få penge, men samlet set er det nogenlunde den samme sum, der bliver brugt år efter år. Det er vigtigt, at vi i fællesskab kommer let gennem de mange tal og udlæg. Vi har derfor lavet et standard regneark, der fokuserer på helheden i en kursusøkonomi. Dette regneark skal anvendes, og det indsendes i et excel-ark. Standardregnearket, som er vedlagt i økonomi-pakken, hjælper jer gennem alle kursets faser og hjælper jer til at holde godt styr på alle tre økonomiske faser. Budget for planlægning/evaluering Når I ansøger om eller får tildelt et kursus, skal I også aflevere et budget for planlægning/evaluering. Her skal I tage højde for alle planlægningsomkostninger frem til afholdelsen og eventuelle omkostninger til evalueringen. Det pågældende (under)udvalg og korpskontoret kan inden godkendelse af budgettet foretage ændringer af budgettet, men I vil selvfølgelig blive kontaktet om det. Hvert underudvalg vil have en samlet økonomisk ramme, og hvis budgetterne inden for kursustypen/udvalget samlet set overskrider denne ramme, vil der blive skåret i jeres budgetter. Vi vil derfor bede jer være realistiske i jeres budgetlægning. Et eventuelt overskud i forhold til planlægningsbudgettet kan ikke overføres til selve kursusafholdelsen. Underskud skal godkendes af underudvalget, og udbetales af korpskontoret til kursuskassereren. Hensigten med denne ændring er, at økonomien på selve kursusafholdelsen ikke påvirkes af teamsammensætningen. Rammevilkårene for kurserne skal være ens, uanset hvor teammedlemmerne kommer fra. Størrelse af team I skal tænke over, hvor mange teammedlemmer I skal være. Som tommelfingerregel bør I være nok til, at hver patrulje har en fast vejleder. Nogle foretrækker at have vejlederteams, så man for eksempel er 12 vejledere til 6 patruljer. Nogle teams har herudover madhold og praktisk team, som inddrages i planlægningen, hvilket der skal tages højde for i budgettet. Når I lægger budgettet, skal I tage højde for evt. lokaleleje, transport, forplejning mv. i planlægningsforløbet og evalueringen af kurset. Version godkendt Side 10 of 40

12 Rejseudgifter Her budgetteres med alle rejseudgifter. Den nemmeste måde er at vurdere, hvor mange møder teamet skal afholde og beregne de enkelte teammedlemmers transportomkostninger til hvert møde, både aftenmøder og weekendmøder. I hvert tilfælde er det værd at vurdere om det er mest hensigtsmæssigt at tage offentlige transportmidler eller køre i egen bil. Husk at det også er en mulighed at holde møder ved brug af Skype. I 2012 er satsen for kørselsgodtgørelse kr. 2,10 pr. kørt km. Kilometerne afrundes til nærmeste heltal. Forplejning Her budgetterer I med omkostningerne til forplejning til jeres møder. Nedenstående takster er hentet fra korpsets Service- og Økonomivejledning. Det er ikke et krav, at beløbet skal bruges, hvis det kan gøres billigere, så vil det belaste den samlede økonomi mindre, Der er tale om et max. beløb, som især vil tilgodese mindre teams, der har vanskeligt ved at opnå stordriftsfordele. Aftenmøder: op til 90 kr. pr. person Dagsmøder: op til 150 kr. pr. person Weekendmøder (fredag til søndag): op til 300 kr. pr. person Øvrige udgifter Hvis der er andre udgifter til planlægning og evaluering skal de budgetteres her. Det er en fordel at specificere de enkelte poster. Det skal være sjovt og attraktivt at være instruktør og frivillig i Det Danske Spejderkorps. Samtidig ønsker vi instruktører, der er godt rustede til at lave kurser. Ofte sker udviklingen bedst i teamet, hvor man kan hjælpe hinanden til at fastholde det lærte, så det bliver brugt på kurset. Samtidig så skal vi være opmærksomme på, at deltagernes betaling primært anvendes til den del af kurset, de deltager på, så der skal findes en passende balance. Som udgangspunkt findes oplægsholdere og undervisere til teamet inden for korpsets egne rækker, så det alene er transporten, der skal dækkes. Hvis der er tale om en helt særlig viden, der mangler i teamet, kan der indhentes oplægsholdere udefra, men udgiften skal søges holdt nede på et minimum, dvs. max 2000 kr. til en oplægsholder udefra, hvis teamet er på mere end 5 personer. Hvis der er behov for helt særlige kompetencer, hvor udgiften overstiger 2000 kr. fremsendes en begrundet ansøgning til det ansvarlige underudvalg for kurset i DDS Uddannelse, der tager stilling til, om udgiften er rimelig og relevant ift. kurset. Underudvalget skal finde midlerne inden for egne rammer. Se under gaver og honorarer hvordan dette håndteres. Udgifter til tørklæder og mærker til teamet dækkes af kurset, men øvrige beklædningsgenstande skal teamet selv afholde omkostningerne for. Afslutningsmiddage og øvrige måltider skal holdes indenfor forplejningsbudgettet. Til afslutningsmiddagen er det i orden at servere øl og vin til maden i rimelige mængder på kursets regning. En evt. efterfølgende fest afholdes på teamets egen regning. Version godkendt Side 11 of 40

13 6. Godkendelse Når et kursus er blevet godkendt, kan den egentlige planlægning begynde. Der er flere administrative dele som skal være på plads for at være klar til at lave kursus for DDS Uddannelse. I dette afsnit bliver følgende emner berørt: Børneattester til kursusteam Hyttebestilling og aflysning Børneattester til kursusteam Kursusteams, der laver kurser for spejdere under 18 år, dvs. især PUF, PLan og SPARK, skal udfylde en børneattest. Attesterne underskrives af kursuslederen og sendes samlet med en adresseliste på teamet til korpskontoret. Alle teammedlemmer skal være medlem af Det Danske Spejderkorps eller et andet spejderkorps. Et teammedlem, der alene laver praktiske opgaver, herunder primært køkkenhold, behøves dog ikke være medlem af et spejderkorps. Teammedlemmer, der varetager specialistfunktioner, som ikke kan findes i spejderkorpsene, skal heller ikke være medlem af et spejderkorps. Der skal dog i begge tilfælde indhentes børneattest, hvis det er i forbindelse med et kursus, hvor der deltager børn og unge. Kursuslederen kan registrere de fleste teammedlemmer i Blåt Medlem selv, se afsnit 2. Resten kan man få hjælp til at registrere ved at kontakte kursusadministratoren på korpskontoret. Hyttebestilling og aflysning Som udgangspunkt skal vi bruge korpsets egne hytter til kurser og arrangementer, så indtægten ved lejen ryger ned i vores egen kasse. Hvis man ikke ønsker at bruge en af korpsets hytter, skal valg af ekstern hytte godkendes af underudvalget. Alle hytter bookes gennem jeres underudvalg. Til U10-16 ogu16-23 kurserne i uge 42, er hytterne booket på forhånd 1½ år i forvejen. Inden du kontakter dit underudvalg bedes du overveje følgende: Dato Sted (eventuelt navne på specifikke hytteønsker eller område) Hvor mange skal der være plads til i hytten? Hvor mange rum er der brug for? Hvor meget lejrplads er der brug for? Andre ønsker (f.eks. rafter, shelter mm.)? Skal der bestilles rengøring? Herefter kontakter underudvalget kursusadministratoren på Korpskontoret. 1. Kursusadministratoren booker hytten ud fra det ønskede. 2. Lejekontrakten sendes til korpskontoret og underskrives af kursusadministratoren. 3. Økonomiafdelingen får en kopi af kontrakten, da de står for betalingen. 4. Kursusleder får en kopi af kontrakten på mail eller per brev, hvis der er brochurer med. 5. Kursusadministratoren sender en mail til hytteudlejer med kontaktinfo på kursuslederen. Version godkendt Side 12 of 40

14 6. Kursuslederen kontakter selv hytteudlejer, hvis der f.eks. er spørgsmål til hytten, eller hvis en anden skal modtage nøglen. 7. Kursusleder modtager nøglen til hytten og sørger selv for at sende den retur. Efter kurset: 8. Hytteudlejer sender som regel en afregning på el og eventuelle erstatninger til korpskontoret. Hvis der ikke er noget usædvanligt ved afregningen, bliver den godkendt og betalt på korpskontoret. Optræder der betaling for erstatninger, bliver regningen scannet og sendt til godkendelse hos kursuslederen på mail, før den betales. Hytter, der er bestilt gennem korpskontoret, bliver automatisk afbestilt, hvis kurset bliver aflyst.der er forskellige frister for afbestillingsgebyrer alt efter, om det er en af korpsets egne hytter, eller om det er en ekstern hytte. For vores egne hytter kan vi afbestille op til 4 uger før uden, at skulle betale afbudsgebyr. For eksterne hytter er der forskellige afbestillingsfrister, som regel 6 8 uger før kursusstart. 7. Annoncering Som udgangspunkt findes der tre steder, hvor alle kurser skal annonceres: de trykte medier, dds.dk og i Blåt Medlem. Derudover kan diverse sociale medier, og især Facebook med fordel anvendes. I dette afsnit gennemgås følgende måder: De trykte medier På dds.dk I Blåt Medlem Anden annoncering Annoncering hos de andre spejderkorps De trykte medier Det Danske Spejderkorps udgiver trykte medier om uddannelsestilbud tre gange om året. De udgives som udgangspunkt i juni og december og udsendes sammen med andre udgivelser fra DDS. Uddannelsesmagasinet, som udgives i juni, har fokus på efterårets kurser, og det, som udgives i december, har fokus på forårets kurser for voksne. Derudover udgives Plan- og Sparkmagasinet ligeledes i juni. Hovedreglen er, at der er deadline til magasinerne tre måneder før de bliver udgivet. Hvis et kursus er fastlagt omkring et år før afholdelsen, betyder det, at der kan annonceres for det både i forårets og efterårets Uddannelsesmagasin. Eksempelvis kunne der sættes en teaser i det først udgivne magasin og en egentlig annonce i det efterfølgende. Selvfølgelig kunne det også være en fuld annonce i begge magasiner. Ved hver udgivelse (juni og december) udgives der to forskellige magasiner: PLan- og SPARK Magasinet (tidligere Kursusavisen) som primært formidler kurser til unge kursister. Det er både PUF, PLan, SPARK og andre kurser, som henvender sig direkte til korpsets unge spejdere. UddannelsesMagasinet (tidligere Broen Uddannelse) som primært formidler kurser til ledere i korpset. Det er både ledelseskurser (enten med udgangspunkt i en specifik aldersgruppe spejdere, ledere eller mere generelt), Blåt Medlemskurser, Gilwell kurser, Uddannelsesmarkeder, Fjeldkurser, søkurser og naturkurser. Da mange seniorer også er ledere, vil ungdomskurserne til de ældste unge også indgå i dette magasin. Version godkendt Side 13 of 40

15 Begge magasiner kommer både som en trykt udgave og en online udgave, som udsendes pr. mail, og efterfølgende lægges på DDS.dk. Processen vedr. annoncer til magasinerne er lidt forskellige alt efter hvilket magasin, der er tale om. Når et kursus er fastlagt, og der er fundet en kursusleder, vil denne høre nærmere fra det udvalg, kurset hører under (U10-16, U16-23, 18+ eller uddannelsesmarkederne). Se evt. bilag 2 for Gode råd til kursusannoncering. På dds.dk På dds.dk under 'Uddannelse' er det muligt at se annoncer for de kommende kurser. Det er kursusadministratoren på korpskontoret, som sørger for, at kurset bliver oprettet, og at annoncen bliver lagt ind. Samtidig vil der være et direkte link over til Blåt Medlem, hvor tilmelding kan ske. Når kurset er oprettet på dds.dk, kan kursusteamet få adgang til at redigere i teksten, sætte et andet billede på og tilføje flere informationer. Vedkommende som skal stå for redigeringen, skal blot have en brugerprofil på dds.dk og herefter kontakte kursusadministratoren på korpskontoret. Kurserne ligger kronologisk med de førstkommende kurser forrest. Når de er oprettet her, vil de også fremkomme i den fælles kalender på dds.dk. Kalenderen kan ses ved at klikke på boksen 'Kalender' i højre side af skærmen. Som udgangspunkt oprettes kurserne automatisk, når de kommer i de trykte magasiner, men skulle der mangle et kursus, så kan kursusadministratoren kontaktes. I Blåt Medlem Den sidste del af den faste annoncering er Blåt Medlem. Når et kursus oprettes i Blåt Medlem er det muligt at lægge kursusannoncen ind på kurset. På den måde bliver det ekstra synliggjort, hvis en kursist er inde i Blåt Medlem i anden anledning. Det er kursusadministratoren, der opretter kurset i Blåt Medlem og lægger standardoplysningerne ind. Derefter er det muligt for kursuslederen at tilføje tekst og yderligere informationer om kurset. Anden annoncering Ud over de tre faste annonceringsformer, er det frit for kursusteamet, hvordan de ellers ønsker at annoncere for deres kursus. Det kunne eksempelvis være udsendelse af mails til tidligere kursister, flyers eller annonce på sociale medier (eksempelvis Facebook). Husk hele tiden at overveje de signaler, som jeres PR udsender, så den ikke får det modsatte resultat. Al anden annoncering skal være inden for rimelighedens grænser. Tænk på hvor teamets egne grænser er. Hvor meget annoncering ønsker du selv at modtage fra et enkelt kursus udbudt af DDS Uddannelse? Og hvor mange mails mener du, at det er rimeligt, at en gruppeleder modtager fra forskellige teams, der vil gøre opmærksom på netop deres kursus? Annoncering hos de andre spejderkorps Det er muligt at få annonceret sit kursus hos de andre korps, ligesom de kan annoncere deres kurser hos os. Kontakt formændene for DDS Uddannelse, hvis du gerne vil annoncere dit kursus hos de andre korps, da den gensidige annoncering koordineres centralt. Version godkendt Side 14 of 40

16 8. Aflysning Regler for aflysning af kurser er forskellige alt efter kursustypen. Nedenfor er listet reglerne for de enkelte kursustyper: Kurser udbudt af 18+, Ildfluer og Uddannelsesmarkeder For Uddannelsesmarkederne er der ikke en fast frist for aflysninger. For andre kurser gælder det følgende. Når der laves en aftale med en kursusleder, indgår det i aftalen, at minimum antal deltagere er 6. Specielle forhold kan kræve andet, hvilket aftales fra gang til gang. Maximalt antal deltagere afhænger af kursustype og -sted. Disse tal angives i Blåt Medlem. Der sættes også en dato for sidste tilmelding, som regel 14 dage før kursusstart. Hvis der er flere tilmeldinger end det aftalte maksimum, kontakter kursusadministratoren kursuslederen, før der tillades flere deltagere. Er antallet af tilmeldte deltagere under minimumsantallet, så kontakter kursusadministratoren kursuslederen samt formanden for 18+ eller Ildfluerne for, at de sammen kan vurdere, om kurset skal aflyses eller afholdes. Det er DDS Uddannelses politik, at alle kurser skal gennemføres, såfremt minimumsantallet af deltagere er opfyldt. Der kan dog være konkrete forhold, der taler for en aflysning, herunder både økonomiske og pædagogiske hensyn. Kurser udbudt af U10-16 og U16-23 Skulle det ske, at antallet af tilmeldte deltagere gør, at det ikke længere er økonomisk forsvarligt at gennemføre et kursus, aflyses det. Inden vi aflyser et kursus, vil kursusadministratoren og underudvalget altid undersøge mulighederne for at omfordele nogle af de tilmeldte deltagere. Det er underudvalget, der i sidste ende træffer beslutningen om eventuelt at aflyse et kursus - selvfølgelig efter samråd med kursuslederen og DDS Uddannelse. Det er naturligvis vores udgangspunkt, at alle kurser gennemføres, så længe det er økonomisk og pædagogisk forsvarligt. Processen op til aflysning er - Korpskontoret leverer løbende status på antal tilmeldte til underudvalg. (Deltagere, venteliste osv.) - Efter sidste tilmeldingsfrist tages kontakt til kurser, som er i farezonen. Der tages en samtale med de aktuelle kurser om muligheder/risici (Omfordeling/Kursustypeskift/Aflysning) - Mulighederne for at omfordele nogle af deltagerne undersøges. Hvis et kursus skal aflyses sikrer underudvalget, at der sker følgende i nævnte rækkefølge: 1. Kursuslederen/teamet/kursuslederen kontaktes 2. Korpskontoret kontaktes 3. Tilmeldte kursister fordeles til andre kurser/ventelister 4. Hytten afbestilles 5. Arrangementet opdateres i DDS kalender 6. Materialer afbestilles (Kontakt Stevninghus) 7. En evt. KTV kontaktes 8. DDS Uddannelse og SØA kontaktes, hvis der er tale om et SØ-PLan Version godkendt Side 15 of 40

17 9. Et aflyst kursus skal lave et regnskab for de afholdte udgifter, der skal fremsendes tre uger efter en evt. afholdt evaluering. Hvis et kursus bliver aflyst, er der forsat afsat penge til at gennemføre en evaluering. 9. Planlægning Planlægningsfasen er der, hvor teamet forholder sig til rammer og indhold for kurset. I forbindelse med det arbejder, er der nogle faste ting som skal overvejes og indbygges. I dette afsnit berøres følgende: Udtræk af lister fra Blåt Medlem Deltagerbreve Kursusbeviser Materialebestilling Bankkonto Udtræk af lister fra Blåt Medlem Du har mulighed for i Blåt Medlem selv at trække lister ud og tilføje informationer til dit kursus. Nedenfor følger en vejledning i, hvordan du gør. Først skal du logge dig på blaatmedlem.dk. Du skal bruge dit medlemsnummer og kode. Hvis du ikke allerede kender det, er du velkommen til at kontakte Korpskontoret. Klik på kursets navn ud for din funktion som kursusleder. Nu er du på kursets stamdata fane 1. Det er de informationer, der indtastes, når kurset bliver oprettet på blaatmedlem.dk/siden. På denne side har du mulighed for selv at taste følgende: Tidspunkt for hvornår kurset starter Start og slutsted På fane 2 Team kan du indtaste dit team, hvis du har deres medlemsnummer, og hvis vedkommende selv, inde på Blåt Medlem, har sagt ja til, at deres oplysninger må være tilgængelige for andre brugere. Du er altid velkommen til at kontakte kursusadministratoren på korpskontoret, hvis du har brug for hjælp til at få teamet oprettet eller mangler medlemsnumre. Når dit team er oprettet på kursets side, har de også mulighed for at gå ind og hente informationer i Blåt Medlem. Teamlisten bruges også til at sende informationer fra DDS Uddannelse til kursusledere og instruktører, samt af økonomiafdelingen på korpskontoret til at sikre sig, at det er de rette folk, der får udbetalt penge. På fane 3 Beskrivelse kan du lave en beskrivelse af kurset. Som udgangspunkt er teksten fra annoncen i kursusavisen/uddannelsesmagasinet allerede skrevet ind. På fane 4 Priser kan du se prisen på kurset, men ikke selv rette i noget. På fane 5 Spørgsmål kan der oprettes spørgsmål til kurset. Du kan ikke selv oprette dem. Men det kan kursusadministratoren på korpskontoret hjælpe dig med. Version godkendt Side 16 of 40

18 På fane 6 - Tilmeldinger kan du se dine deltagere. Vær opmærksom på, at du både ser dem, der er tilmeldt, dem på venteliste og de frameldte. Dette fremgår under status. Hvis du trykker på det lille + til venstre for navnet, kan du se flere data på deltageren. Det røde! betyder, at deltageren har skrevet en bemærkning i sin tilmelding. Nederst på siden har du mulighed for at lave en eksport af dine deltagere og lave en deltagerliste med de oplysninger, du har brug for. Når du trykker på eksport, kommer der en boks frem med mulighed for at hakke af ved de informationer, du ønsker på din liste. Hvis du sætter hak ved godkendt/ikke godkendt, kan du se, om deltageren er tilmeldt, på venteliste eller frameldt, og hak ved 'betaler' betyder, at du får navnet ud på den enhed, som deltageren tilhører. Hvis der er stillet spørgsmål på kursustilmeldingen, kan svarene trækkes ud ved at sætte hak ud for Q. Da du nu selv har adgang til at trække de informationer, du skal bruge på dine kursister, kommer der ikke automatisk en opdateret deltagerliste til dig, med mindre du specifikt beder korpskontoret om at sende den. Du kan ikke selv framelde en kursist inden kursusstart. Det kan kursisten enten selv gøre via Blåt Medlem eller ved at kontakte korpskontoret. Men du kan efter kurset gå ind og ændre i tilmeldingen, så der enten står: deltog eller udeblev (hvis de ikke havde frameldt sig inden kursusstart). Hvis du har brug for hjælp, er du selvfølgelig altid velkommen til at kontakte kursusadministratoren. Deltagerbreve Kursusteamet står selv for at udsende deltagerbrev til sine kursister. Brevet skal normalt være modtaget hos kursisterne minimum 2 uger før kursusstart. Uddannelsesmarkederne kan dog sende 1 uge før. U10-16 og U16-23 kursisterne i uge 42 skal modtage brevene 3 uger før, da det kan være svært at få pladsbilletter til toget i efterårsferien. Kursuslederen kan få tilsendt labels og kuverter uden rude fra korpskontoret ved at henvende sig til kursusadministratoren. Normalt vil det være A5-kuverter, der fremsendes. Kurset køber selv porto til deltagerbrevene. Husk portoen i budgettet. Indhold i deltagerbrevet: Der findes ikke nogen endelig skabelon for, hvordan et deltagerbrev skal se ud, men her kommer en liste over, hvad det som minimum skal indeholde: Tid og sted for kursets start og slut Kursussted Hvor og hvornår skal kursisten ankomme og tage hjem fra. Startstedet skal være et sted, der er tilgængeligt med offentlige transportmidler, hvor teamet tager imod. Kontaktoplysninger ved spørgsmål inden kursusstart. Nødtelefonnummer til teamet gerne to forskellige. Afbud hvem skal man kontakte. Version godkendt Side 17 of 40

19 Deltagerliste (I kan selv hente en opdateret liste fra Blåt Medlem Se afsnit 2 om Blåt Medlem). Indhold / program på kurset. Idéer til hvad deltagerbrevet ellers kan byde på: Togtider hvilke tog passer med start og slut, f.eks. når man kommer fra København og Nordjylland Pakkeliste Adresse for modtagelse af post hjemmefra mest relevant for ugekurser Hjemmesideadresse Regler for eksempelvis alkohol, rygning, modtagelse af besøg osv. Rød tråd/fantasiramme Særlige hensyn Husk at give kursisten besked, hvis de skal gå langt med oppakning, sove ude, medbringe noget særligt grej/tøj. Skal der medbringes kontanter til køb af f.eks. drikkevarer/slik/t-shirts osv. Idéer til U10-16 og U kurser: Brev stilet til forældrene med diverse info om kurset. Brev stilet til lederne for de årige om, hvad de kan forvente, at deres spejdere får med sig hjem til gruppen, når kurset er slut, så de kan understøtte, at det lærte bliver brugt. Mærke til uniformen. Hvis det er første gang, I skal lave et deltagerbrev, eller I blot ønsker lidt inspiration, kan I få tilsendt eksempler på deltagerbreve fra kursusadministratoren på korpskontoret. I er velkomne til at udsende deltagerbrev på mail. I skal blot være opmærksomme på, at ikke alle kursister er lige flinke til at opdatere deres kontaktinfo i Blåt Medlem, inkl. mailadresse. Så på en eller anden måde bør I sikre jer, at kursisten faktisk modtager mailen med deltagerbrevet. Når I sender deltagerbrevet til kursisterne, bedes I maile en kopi til kursusadministratoren på korpskontoret. Kursusbeviser DDS Uddannelse har en skabelon for kursusbeviser, som skal anvendes af alle vores kurser. I skal vælge mellem kursusbeviset for modulbaserede kurser eller kursusbeviset for andre kurser. På kursusbeviset skal stå deltagerens navn, tidspunkt for kurset samt titlen på dette. Det er kursuslederen, der skriver under på kursusbeviset. Der er et felt, hvor teamet skal beskrive indholdet af kurset. Der er ikke uendeligt med plads, så det er vigtigt at være præcis i sin beskrivelse. Hvis der er tale om moduler, så kan det overvejes at lave et bevis for hvert modul. Her er det vigtigt at være specifik på indholdet og så klar i sine begreber som muligt, så deltageren kan bruge kursusbeviset også uden for DDS. Kursusbeviset kan rekvireres hos kursusadministratoren på Korpskontoret, der også kan trykke det for jer, når I ved, hvad der skal stå. Version godkendt Side 18 of 40

20 Hvis I skal være sikre på at modtage de trykte kursusbeviser med posten, skal I sende beviset med den ønskede tekst til tryk senest fredag en uge før kursusstart - men gerne før. Se evt. eksempel på kursusbevis i bilag 3. Materielbestilling Bestilling af materialer fra korpskontoret (projektor, flipcam mv.) sker ved kontakt til og bestilling hos kursusadministratoren. Særligt for uge 42 kurser: Alle bestillinger, som er indløbet inden datoen for forhåndsbestilling mandag i uge 24, vil, såfremt der er rift om nogle af tingene, blive fordelt af U10-16 og U16-23 i fællesskab. Herefter vil bestilling af de resterende ting være åben efter først-til-mølle princippet frem til søndag i uge 36. Når der laves en aftale med en kursusleder om oprettelsen/afvikling af et kursus, indgår der i aftalen, at der kan bestilles materialer fra Materialedepotet på Stevninghus. Dette gøres via Stevninghus hjemmeside fanen Materialedepot. Her er det muligt at bestille varer, når man er oprettet som bruger. Er man ikke oprettet som bruger, indtaster man de relevante oplysninger, hvorefter man får tildelt logonrettigheder. For at koordinere materialerne mellem kurserne i uge 42, er det nødvendigt at lave en forhåndsbestilling. Denne sendes direkte til U10-16 eller U16-23, som vil fordele materiellet mellem kurserne. DDS Uddannelse lejer materiellet af DDS Drift og Service, og vi betaler både for leje og fragt. Det er en stor omkostning i budgettet, så lejen skal ske med omtanke, selvom indtægten går tilbage til DDS bortset fra fragten. Teamet vil derfor blive bedt om at kvittere for, at det modtagne svarer til det bestilte, da der efterfølgende kommer en regning for lejen. Senere vil der komme en regning for de ting, der er gået i stykker og for fragten. Regningen tilsendes til godkendelse hos Kursusleder eller kasserer, så der sikres en overensstemmelse mellem det der betales for og det, der er modtaget. Samtidig sikrer det et kendskab blandt kurserne til omkostningerne ved lejen. Frister for uge 42 kurser Søndag i uge 15 skal alle uge 42 kurser lave en forhåndsbestilling af infrastruktur materiel. Begrebet dækker over patrulje-materiel (Kitkat/patruljetelte og patruljekasser) samt samlingstelte (Tortuga-telte) og andet, der er vigtigt for, at kurset kan fungere. Søndag i uge 23 skal alle kurser lave en forhåndsbestilling af alt øvrigt materiel de ønsker til uge 42. Herefter vil U10-16,U16-23 og Stevninghus i samarbejde undersøge, om det hele er på lager, og om evt. manglende materiel skal indkøbes, eller om der skal laves en prioritering mellem kurserne. Til forhåndsbestillingerne skal anvendes et særligt skema, som kan hentes på Stevninghus hjemmeside. Søndag i uge 36 skal den endelige materialebestilling indsendes. Det foregår ved at logge ind på Stevninghus hjemmeside, her bestilles det tildelte materiel samtidig med, at der laves en sidste kvalitetssikring af bestillingen, og der angives leveringsadresser, kontaktoplysninger mm. Frister for øvrige kurser Materialerne skal bestilles senest en måned før afviklingen af kurset, I praksis meget gerne før. Bestilling sker direkte til Stevninghus og skal ikke godkendes/ fordeles. Sørg for at kontakte Stevninghus for aftale om levering. KSL står selv for bestilling af afhentning. Returfragtbrev vil være med varerne. Version godkendt Side 19 of 40

21 Skulle man ønske at afhente materialerne selv, er dette også en mulighed. Dette aftales også med Stevninghus. Bankkonto Inden I får udbetalt 1. rate, så er det vigtigt I har fået oprettet en separat bankkonto til kurset. Det er vigtigt, at I ikke blander kursusøkonomien sammen med jeres private økonomi. Herved undgås misforståelser. Det er mest hensigtsmæssigt, hvis I kan få den ekstra konto registreret som en foreningskonto, men det er ikke alle banker, der er lige fleksible med oprettelsen af disse. Derudover skal I helst have netbank-adgang til kontoen. 10. Budget for selve kursusafholdelsen Den senere aflevering af budgettet for selve kursusafholdelsen skal sikre et realistisk budget, hvor I er afklarede med, hvilke aktiviteter I skal lave, og hvilket materiel I skal bruge. Vi har derfor afskaffet normtallene. I stedet ønsker vi, at I er realistiske og omkostningsbevidste i jeres budgetlægning og kursusafholdelse. Når I har indsendt budgetterne, vil det blive sammenholdt med underudvalgenes samlede budgetramme til afholdelse af kurserne, og hvis ikke jeres samlede budgetter kan holdes indenfor denne ramme, så vil underudvalgene skære i budgetterne. Hvis der skulle ske en opnormering i antallet af kursister efter fremsendelse af budgettet, så skal der udarbejdes et revideret budget, som skal godkendes. Opfølgningsweekenden for PLan3 skal også inkluderes i dette budget. Hytteleje Korpset betaler hyttelejen direkte da dette ofte sker lang tid inden selve kurset, men udgiften skal stadig fremgå af budgettet. Hvis I ikke ved, hvad hytten koster, kan I kontakte vores kursusadministrator på korpskontoret. For korpsets egne ejendomme vil lejen også inkludere el, brænde og rafter til lejretablering, men for eksterne ejendomme vil disse ofte ikke være inkluderet og skal derfor indgå i budgettet. Rafter udover selve lejretableringen skal I også budgettere med. Derudover skal der budgetteres med leje af fællestelte, presenninger, toiletvogne mv. Hovedudvalget har taget stilling til i hvilke tilfælde, der kan bestilles rengøring sammen med hyttelejen. Udgangspunktet er, at kursisterne bidrager til rengøringen, I de tilfælde hvor det på grund af kursets længde ikke er hensigtsmæssigt at afsætte tid til dette, eller hvor kursets karakter gør det svært at få deltagerne til at bidrage, kan der bestilles rengøring. Det drejer sig pt. om PUF kurser, Uddannelsesmarkeder og weekendkurser eller kortere kurser. Det vil sige, at der ikke kan godkendes rengøring til forlængede weekender eller ugekurser i øvrigt. Rejseudgifter Her skal I budgettere med alle transportomkostninger til, under og fra kurset. Det gælder både for team og kursister og kan blandt andet være leje af bil/bus, benzin (kun til lejet bil), km-godtgørelse mv. Det skal også inkludere eventuelle transportomkostninger fra nærmeste station til kursusstedet, da dette ikke skal betales af kursisterne. Materialer Her skal alle omkostninger til administration, undervisning og aktiviteter budgetteres. Udgifter til administration er bl.a. deltagerbrev, deltagermappe, fotokopiering, kontormateriel, kursusbillede mv. Det er Version godkendt Side 20 of 40