KVALITETSKONTRAKTER SVENDBORG KOMMUNE MILJØ OG TEKNIK SEPTEMBER 2012

Transkript

1 KVALITETSKONTRAKTER SVENDBORG KOMMUNE MILJØ OG TEKNIK SEPTEMBER

2 Serviceområde: Det tekniske område Fokusområde: Responstid på udrykninger Ifølge Byrådets beslutning om den risikobaserede dimensionering er responstiderne (fra alarmtidspunkt til ankomsttidspunkt) fastsat som angivet i rammebetingelserne. At overholde de fastsatte tidspunkter i 95% af udrykningerne. Tidspunkterne er henholdsvis 10 min i Svendborg By og min i land- og ydreområder. I Beredskabsstyrelsens online system Odin indrapporteres alle udrykninger. Falck laver månedlige udtræk for hurtigt at følge udviklingen om tiderne overholdes. Opfølgning finder sted i feb./marts samt i september. Der er udarbejdet en opgørelse for første halvår af Her viste, at afgangstiderne var 3 min. og 12 sek. i gennemsnit (mål 5 min.) Herudover har den gennemsnitlige udrykningstid været 9 min. og 51 sek. for både by, land- og yderområder. Det må vurderes, at være et flot resultat også set i forhold til målsætningerne. Opfølgning finder sted i feb./marts samt i september. Hvis målet på de 95% ikke realiseres indrapporteres til Beredskabschefen, der i dialog med Falck forsøger at finde årsagen og rette op. (Intern opfølgning). Det foreslås, at kvalitetskontrakten fortsættes i Fokusområde: Forbedret erhvervsservice på byggesagsområdet Svendborg Kommune ønsker at medvirke til at skabe øget vækst på Sydfyn, og der skal derfor være fokus på at skabe de bedst mulige vilkår for kommunens virksomheder. Der skal blandt andet være fokus på en helhedsorienteret og løsningsbaseret dialog omkring erhvervsbyggesagerne, og der skal arbejdes imod en kort sagsbehandlingstid i erhvervsbyggesager. Målet er inden udgangen af 2012 at opnå en sagsbehandlingstid på maksimalt to uger for en byggetilladelse, der alene gives efter Bygningsreglementet. Sagsbehandlingstiden måles fra det tidspunkt, hvor en sag er fuldt oplyst til reel sagsbehandling. Målet er inden udgangen af 2012 at opnå en sagsbehandlingstid på maksimalt otte uger for en tilladelse, der også omfatter en landzonetilladelse og/eller en afgørelse efter anden lovgivning (Miljøloven, Planloven eller lignende). Sagsbehandlingstiden måles fra det tidspunkt, hvor en sag er fuldt oplyst til reel sagsbehandling. Der skal udvikles et koncept for hurtig sagsbehandling af fuldt oplyste erhvervsbyggesager. 2

3 Der skal sættes ekstra fokus på forhåndsdialogen med de professionelle ansøgere og gennem en helhedsorienteret og løsningsbaseret tilgang, skal det sikres, at der bliver tilvejebragt godt gennemarbejdet ansøgningsmateriale, og dermed muligheden for en kort sagsbehandlingstid. Opfølgning finder sted i april, juni og september Intern status. Opfølgning finder sted i april, juni og september Opfølgningen gennemføres i forbindelse med gennemgang af den samlede byggesagsstatistik. I juni måned 2012 lå den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle fuldt oplyste erhvervsbyggesager på i alt 2,9 uger. Erhvervsbyggesager vil ofte ligge i kategorien komplekst byggeri, hvor der i sagsbehandlingen skal ses på væsentligt flere forhold, end det er tilfældet i andre byggesagstyper. Ofte er sagerne ikke fuldt oplyste fra begyndelsen, og sagsbehandlingen fortsætter ofte efter, at der er meddelt byggetilladelse. Det foreslås, at kvalitetskontrakten fortsættes i Fokusområde: Kontraktstyring af driften på vejområdet og grønne områder Kontraktstyring af driften på vejområdet og de grønne områder skal sikre at driftsbudgettet skal udnyttes bedst muligt, således kommunen får den bedste opgaveløsning i forhold til de til enhver tid værende økonomiske rammer. Kontraktstyringen tænkes udbygget således at der udover egentlige styringsværktøjer indarbejdes elementer der sikrer tværgående dialog for at skabe merværdi for såvel kommunen som entreprenøren. Borgerne skal opleve, at vi udøver en professionel og effektiv håndtering af såvel små som store sager. Det er målet, at der ved årets udgang foreligger en evalueringsrapport der kan vise at der er opnået et endnu ikke nærmere defineret effektiviseringsresultat. Denne rapport skal vise udviklingen indenfor driftsområdet og synliggøre vore resultater ved opgaveløsning i forhold til tid, pris og serviceniveau. Vejen til målet opnås bl.a. ved gennemførelsen af konkurrenceudsættelse af entreprenørafdelingens opgaver. Dette har krævet at bestiller udarbejder ydelsesbeskrivelser og registreringer af alle mængder indenfor alle opgaver. Videreførelse af brugen af GPS for opmåling og registrering af elementer i marken, således vore data altid er valide. Desuden skal der fremadrettet indføres styringsværktøjer i form af GPS-styring og ruteoptimering. Dialog er ligeledes et værktøj der skal sikre den tværgående forståelse for opgaveløsningen. Opgaveløsningen og herunder samarbejdsformen med entreprenør HedeDanmark er kommet godt fra start. Dialogforum er skabt således den tværgående forståelse for opgaveløsningen sikres, og her inddrages indhentede tilbagemeldinger fra brugerne kunder og borgere. Dialogen foregår på tværs af entreprenør, brugere (andre direktørområder) og Miljø og Teknik som kontraktholder. 3

4 Styringen af kontrakten sikres bl.a. gennem afholdelse af driftsmøder, hvor der i opstartsfasen afholdes møde hver 14. Dag. Alle registrerede elementer ajourføres løbende. Der er dog et fortsat udviklingsområde for etablering af GPS-udstyr på alle områder. Der er aftalt deadlines med entreprenøren for etablering af GPS-styring på alle områder. Det foreslås, at kvalitetskontrakten fortsættes i Fokusområde: Forbedret natur og vandmiljø Natur- og miljøområdet har høj prioritet i Kommunen. Natur- og miljøværdier skal sikres og forbedres på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og bevarelse af dyre- og plantelivet. Gennem vores sagsbehandling skal brugerne opleve sig som værende i centrum. Brugerne skal have tillid til natur- og miljøarbejdet og være tilfredse med sagsbehandlingen. Svendborg Kommune er den første Cittaslow kommune i Danmark og en klimapolitik er på vej, som skal sikre områdets karakter og tiltrækningskraft. Svendborg Kommune har ambitioner om at være foregangskommune på udvalgte områder. Svendborg Kommune har opstillet et kvalitetsstyringssystem for opgaveløsningen på natur- og miljøområdet. Systemet skal sikre, at natur- og miljøværdierne beskyttes i overensstemmelse med national og EU lovgivning. Samtidig skal systemet sikre, at borgerne/virksomheder får en ensartet og rigtig behandling af deres sager, og at sagerne løses hurtigst muligt. Det er målet, at medarbejderne bruger systemet i opgaveløsningen, og at det ajourføres løbende, så det kan bestå den årlige interne og eksterne audit. Kvalitetsstyringssystemet er certificeret i overensstemmelse med lovgivningens krav herom. Systemet skal vedligeholdes løbende af medarbejderne og to systemansvarlige. Der skal opstilles konkrete servicemål i forhold til borgerne på alle sagsområder. Opfølgning finder sted i feb./marts samt i september. Det forventes at målene realiseres. I 2012 vil der igen blive lavet intern og ekstern audit af systemet. Samtidig vil der blive lavet udvalgte brugerundersøgelser, der afdækker borgernes vurdering af målopfyldelsen. (Intern opfølgning). 4

5 Kvalitetsstyringssystemet blev recertificeret i maj måned 2012 Det foreslås, at kvalitetskontrakten fortsættes i

6 Serviceområde: Adminstrationsområdet Serviceområde: Administration Fokusområde: Udvalg for Miljø og Teknik - dagsorden og beslutningsprotokol hurtigt på nettet. Åben dagsorden, inkl. bilag, er tilgængelig for borgerne før mødet og beslutningsprotokollen, inkl. bilag, er tilgængelig for borgerne efter mødet. I 95 % af tilfældene ligger udvalgsdagsorden og bilag tilgængelig på nettet senest 5 dage før udvalgsmødet. I 95 % af tilfældene ligger beslutningsprotokollen på nettet senest dagen efter udvalgsmødet. Punkterne til udvalgsdagsorden planlægges og økonomiafklares i hele direktørområdet i så god tid, at dagsordenen kan godkendes af udvalgsformanden ca. 1 uge før mødets afholdelse. I 1. halvår 2012 er målet nået. I over 95 % af tilfældene har den åbne dagsorden, inkl. bilag, været tilgængelig for borgerne 5 dage før mødet og beslutningsprotokollen, inkl. bilag, været tilgængelig for borgerne dagen efter mødet. Næste opfølgning finder sted i september. Udsendelsestidspunktet registreres hver gang. (Intern opfølgning). Kvalitetskontrakten fortsætter i