Natur, teknik og miljø

Transkript

1 Natur, teknik og miljø 25. marts 2008/pjs Byggeri og ejendomme Team byggeri Forslag til organisationstilpasning Nuværende organisation Organiseringen i relation til byggesagsområdet er bygget op som illustreret i figuren: Afdelingsleder Team Byggeri Teamleder Team Ejendom Teamleder Medarbejdere Medarbejdere Afdelingslederen har to teams i afdelingen, hvoraf det ene er Team Byggeri. Afdelingslederen har det overordnede personale- og budgetansvar. I Team Byggeri er der en teamleder, der fungerer som daglig leder for alle opgaver, der hører under teamet. Teamlederen har ikke personale- eller budgetansvar. I Team Byggeri er der 14 medarbejdere. Udfordringer i forhold til den nuværende organisation Den nuværende organisation er under et hårdt pres på grund af en kombination af store sagsmængder og en relativt uerfaren medarbejdergruppe i Teamet. Enkelte medarbejdere har stor erfaring, men størsteparten af medarbejderne har under et års erfaring med byggesagsbehandling. Organisationsudviklingsproces blev igangsat i august 2007 og er beskrevet i et statusnotat udarbejdet fra styregruppen d. 3. december Men der er stadig opgaver i relation til optimering af de overordnede processer i afdelingen, arbejdsgange og kommunikationsstrømme. Kommunikationen internt i teamet og med andre aktører arbejdes der løbende med, og skal løbende forbedres. Klare aftaler om arbejdsdeling, rene kommunikationslinier og løbende 1

2 opfølgning på de igangsatte tiltag skal styrkes, så forstyrrelser og dobbeltarbejde kan minimeres. Forslag til organisationstilpasning Det foreslås, at der ændres på den overordnede organisering af Team Byggeri, således at Teamet opdeles i tre grupper, der hver får en faglig koordinator. De tre grupper betegnes indtil videre som modtagelse, byggesagsbehandling og landzonesager. Det daglige arbejde er i dag i høj grad opdelt i de tre områder, og som i dag skal der også fortsat være et tæt samarbejde mellem de tre grupper, idet det er forudsætningen for den samlede opgavevaretagelse i Team Byggeri. Hver gruppe har en faglig koordinator. Den faglige koordinator tilrettelægger det faglige arbejde inden for eget område og koordinerer den faglige kontakt mellem flere faggrupper. Koordinatoren har ikke personale- og budgetansvar. Idet der fortsat er tale om en team-struktur, skal involvering af medarbejdere og uddelegering af opgaver og ansvar til teammedlemmerne fortsat fastholdes og udvikles. Den faglige koordinator har til ansvar at tilrettelægge arbejdet, men ansvaret for udførelse af gruppens arbejdsopgaver er et fælles ansvar for alle medarbejdere. Arbejdet i de tre grupper skal fortsat indgå i Natur, teknik og miljøs samlede opgavevaretagelse og dermed også aktivt i relation til at udnytte de muligheder matrixstruktur giver grupperne og medarbejderne individuelt. Afdelingsleder Team Byggeri Modtagelse Team Ejendom Byggesagsbehandling Landzoner Formål med tilpasning af organisationen: Mere fokuseret arbejde i mindre grupper i forhold til optimering af processer Tæt og løbende opfølgning på igangsatte initiativer Den faglige koordinators opgaver Den faglige koordinator varetager følgende: 2

3 Faglige opgaver: - Tilrettelægge det faglige arbejde (gruppernes overordnede opgaver er beskrevet på næste side) - Prioritere ressourcer og arbejdsopgaver fx i forbindelse med ferie, kurser m.v. - Implementere ændringer i det daglige arbejde, fx i forbindelse med nyt bygningsreglement, nye arbejdsmetoder til håndtering af ansøgningsmateriale m.v. - Sikre en faglig udvikling i gruppen herunder tilmelding og opfølgning på kurser, sidemandsoplæring mv. Samarbejde: - Koordinere opgaver på tværs af de tre grupper i teamet med henblik på at styrke Team Byggeris samlede opgavevaretagelse - Samarbejde med andre afdelinger i Syddjurs Kommune - Varetage den daglige kontakt med eksterne (rådgivere, samarbejdspartnere, investorer etc.) Kommunikation - Afvikle møder med deltagelse af hele gruppen løbende i forhold til opfølgning, information, drøftelse og fastlæggelse af principielle sager m.v. - Deltage med dagsordenpunkter på møder for hele teamet - Underrette relevante interessenter i faglige forhold fx bidrag til udvalg/dagsordner, notatudarbejdelse m.v. 3

4 Arbejdsdeling mellem områderne Arbejdsopgaverne i de tre områder er tæt forbundet, og en række opgaver ligger i snitfladerne mellem to eller tre områder. I det daglige er der således brug for fortsat tæt arbejde mellem områderne, hvilket de faglige koordinatorer i høj grad skal være med til at koordinere. Figuren herunder illustrerer sammenhængen mellem de tre grupper. I figuren er der angivet eksempler på opgaver, som kræver tæt samarbejde mellem grupperne. Desuden er der også i figuren angivet relationer ud af grupperne, fx i forbindelse med tværfagligt samarbejde med deltagelse fra andre afdelinger i relation til organisationens matrixstruktur. Sager med både landzoneansøgning og byggeansøgning Tværfagligt samarbejde med andre afdelinger Byggesagsbehandling Screening af byggesager Landzoner Modtagelse Landzonesager der også skal til miljø-afdelingen Borgerhenvendelser (tlf./fremmøde) Arbejdsopgaver i de tre områder Herunder er en overordnet oversigt over opdelingen af arbejdsopgaverne mellem de tre områder. Opdelingen er identisk med den opdeling, der i dag er mellem de tre områder. Modtagelsen Byggesagsbehandling Landzoner - Telefonpasning - Telefonpasning - Telefonpasning - Borgerhenvendelser ved skranken - Borgerhenvendelser ved skranken - Borgerhenvendelser ved skranken - Modtagelse af ansøgninger - Almindelige byggesager - Screening af (fysisk + elektronisk) - Sager retur fra eksterne landszonesager - Journalisering af alt konsulenter - Sagsbehandling af indgående post - Erhvervssager landzonesager - Screening af indkomne - Anmeldelser - Høringsfaser, ansøgninger - Dispensationsansøgninger offentliggørelser - Kvitteringsbreve til borgere - Klagesager (naboklager) - Materiale til - Ejendomsoplysningsskemaer - Aktindsigt udvalget - Færdigmeldinger opdateres - Notatudarbejdelse - Deltagelse i - BBR - Deltagelse i dialogmøder dialogmøder - Ejendomsoplysningsskemaer - BBR-afslutning af sager - Personale i dag: 5 personer Gitte, Susanne, Habib, Jørgen, Karin Personale i dag: 7 personer Anders, Arne, Hans-Jacob, Leif, Kurt, Winnie Personale i dag: 2 personer Malan, Britt 2 vakante stillinger er ikke opslået eller besat, men indgår i forslaget til organisationstilpasning 4

5 Tidsplan De første to uger i april måned er forslaget til organisationstilpasning i høring i teamet. Herefter vil vakante stillinger kunne opslås, og organisationstilpasningen kan effektueres. Disse to stillinger omfatter faglig koordinator til henholdsvis grupperne for modtagelse og landzone. Stillingerne opslås eksternt. Høringsfase Vacante stillinger opslås Organisationstilpasning April Maj Juni Uge 14 Uge 15 Uge 16 Uge 17 Uge 18 Uge 19 Uge 20 Uge 21 Uge 22 Uge 23 Uge 24 Uge 25 Den fortsatte organisationsudvikling I Team Byggeri vil der løbende foregå en udvikling i relation til opgavevaretagelsen. Myndighed: Produktion Kunden: Borger/virksomhed Service: Produktion Udviklingen vil ske i relation til den samlede opgavevaretagelse, som illustreret i figuren, hvilket vil sige både i relation til kunderne (borgere/virksomheder), i forhold til myndighedsvaretagelsen, serviceopgaverne og udvikling af de administrative systemer. Administrative systemer Konkrete indsatsområder: - Servicering af kunderne i forhold til åbningstider og adgang via nem indsigt er to af indsatsområderne i foråret. - I relation til åbningstider skal den nuværende skrankefunktion gennemtænkes således at skranken fungerer bedst muligt i forhold til teamets og områdets borgerservicefunktion, men også således at lokalerne (både skrankeområdet og kontorer) udnyttes bedst muligt til gavn for hele Natur, teknik og miljø. Tidsfrist for dette arbejde er 1 måned. - Indscanning af dokumenter skal afprøves og efterfølgende implementeres, således at der findes en løsning og opgavefordeling, der tilgodeser den samlede opgavevaretagelse i relation til byggesager bedst muligt. - Normalisering af åbningstiden - Udfasning af bistand fra eksterne konsulenter skal planlægges, således at den nødvendige rutine og erfaring i byggesagsbehandling så hurtigt som muligt sikres i Team Byggeri. 5

6 Illustration af relation mellem de tre grupper i Team Byggeri Byggesagsbehandling Tværfagligt samarbejde med andre afdelinger Almindelige byggesager Sager retur fra eksterne konsulenter Erhvervssager Anmeldelser Dispensationsansøgninger Klagesager (naboklager) Aktindsigt Notatudarbejdelse Deltagelse i dialogmøder BBR-afslutning af sager Sager med både landzoneansøgning og byggeansøgning Screening af byggesager Supplerende materialer Landzoner Screening af landszonesager Sagsbehandling af landzonesager Høringsfaser, offentliggørelser Materiale til udvalget Deltagelse i dialogmøder Borgerhenvendelser (tlf./fremmøde) Landzonesager der også skal til miljø-afdelingen Modtagelse Modtagelse af ansøgninger (fysisk + elektronisk) Journalisering af alt indgående post Screening af indkomne ansøgninger Kvitteringsbreve til borgere Ejendomsoplysningsskemaer Færdigmeldinger opdateres Figuren illustrerer relation og arbejdsopgaver, men er ikke en fuldstændig oversigt over opgaver og samarbejdssnitflader 6