Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Grafisk omstillingsbord... 2 Let at tilpasse layout... 2 Om manualen... 2 For at komme i gang... 2 Download... 2 Bruger login og password... 2 Omstillingsbord... 3 Lokalnummer... 4 DND... 5 CFW... 5 DUO... 5 Kø... 6 Fjern et lokalnr. fra en kø... 6 Tilføj et lokalnr. til en kø... 6 Oplysninger fra en kø... 6 Opkald via omstillingsbordet... 7 Viderestilling via omstillingsbordet... 7 Se de sidste 10 kald fra/til et lokalnummer... 8 Funktionstaster... 8 File... 8 Arrange... 10 Ændring af layout... 10 Version 090811 side 1 af 10
Introduktion Grafisk omstillingsbord Værktøjet PBX Switchboard indeholder et grafisk omstillingsbord, hvor du kan danne dig et overblik over, hvor mange der står i kø, og hvilke lokalnr., herunder mobilnr., der taler via omstillingsanlægget. Let at tilpasse layout På PBX Switchboard er det let og intuitivt at tilpasse layout af switchboard et, f.eks. kan du gruppere lokalnumre i afdelinger og definere farver for de forskellige tilstande, f.eks. optaget, ringer mv. Om manualen Denne manual vil guide dig igennem de forskellige opsætningsmuligheder og give dig indblik i, hvad dit nye værktøj er i stand til at udføre. For at komme i gang Download For at komme i gang skal du downloade softwaren ned på din computer fra dette link: http://software.ipnordic.dk/pbx%20switchboard/ Bruger login og password Efter download starter programmet, og du skal taste et brugernavn og password, som du får af ipnordic. Version 090811 side 2 af 10
Omstillingsbord Overordnet beskrivelse af omstillingsbord Når du har startet PBX Switchboard, bliver det sat op med default indstillinger mht. farver og antal felter/knapper lodret og vandret. Farverne skifter afhængig af, hvad der sker live på switchboard et. I ovenstående eksempel er de 12 (3x4) øverste store knapper = 12 lokalnumre, hvor du kan se, at de 5 lyseblå lokalnumre er ledige det gule lokalnr. er dig, som passer omstillingsbordet det røde lokalnr. taler det orange lokalnr. ringer (indgående kald) det hvide lokalnr. er ikke registreret af en eller anden grund. Der kan f.eks. være slukket for telefonens strømforsyning de 3 mørkeblå er mobiltelefoner, der er ledige De 3 nederste knapper er 3 køer, hvor du kan se, at Der er ingen opkald i de 2 grønne køer Der er et opkald, der venter i den brune kø Version 090811 side 3 af 10
Lokalnummer Beskrivelse af lokalnummer Kigger du nærmere på et lokalnr. kan du se flg. detaljer: Den røde default farve indikerer, at lokalnummeret taler Lokalnummeret har nr. 302 og tilhører Morten Larsen < viser, at lokalnr. 200 har ringet op. (hvis tegnet var vendt >, ville det vise, at lokalnr. 302 havde ringet op). Varighed af samtalen er p.t. 9 min. og 20 sek. Thorben er ejer af lokalnr. 200 De nederste 4 små knapper viser flg.: DND = Do Not Disturb (forstyr ikke) CFW = CallForWard (viderestilling) DUO = Et andet telefonnr. er sat til at ringe samtidigt QUE = Lokalnummeret er medlem af en kø Når farven på de små knapper er den samme som den store knap, er funktionen ikke aktiveret. Når farven er forskellig fra den store knap, er funktionen aktiveret. Holder du musen over de små aktiverede knapper, kan du eksempelvis se: Lokalnr. 305 er sat til at ringe samtidigt Lokalnr. 302 er medlem af 2 køer: 1500 og 1511 Version 090811 side 4 af 10
Funktionerne Do not Disturb, CallForWard og DUO kan aktiveres direkte på PBX Switchboard. DND For at aktivere DND klikker du bare på knappen, hvorefter farven skifter: CFW For at aktivere CFW klikker du bare på knappen, hvorefter du kan indtaste det telefonnr., som der skal viderestilles til: DUO For at aktivere DUO klikker du bare på knappen, hvorefter du kan indtaste det telefonnr., som skal ringe samtidig med lokalnummeret: Version 090811 side 5 af 10
Kø Beskrivelse af kø Kigger du nærmere på en kø, kan du på de nederste knapper se, hvilke lokalnumre, der er medlem af køen. Fjern et lokalnr. fra en kø Tilføj et lokalnr. til en kø Du kan fjerne et lokalnr. fra en kø ved at klikke på et kømedlem. Du kan tilføje et lokalnr. til en kø ved at klikke på den store lokalnummer knap og trække lokalnummeret ned i køfeltet og slippe (drag and drop). Oplysninger fra en kø Ved at holde musen over en kø, kan du se detaljer om opkald på køen: Stategy: Hvilken ringestrategi benyttes på køen. Holdtime: Gennemsnitlig ventetid. Talktime: Gennemsnitlig samtaletid. Answered: Besvarede opkald i alt. Abandoned: Hvor mange der har lagt på, inden der blev besvaret. Service Level: Alle køer har som standard fået service level på 15 sekunder, som betyder, at firmaet har et mål om, at alle opkald besvares inden for 15 sekunder. Det kan naturligvis sættes individuelt per kø. Her kan du se hvor mange procent af opkaldene, der er besvaret inden for tiden. Version 090811 side 6 af 10
Opkald via omstillingsbordet Opkald Inden du kan lave et opkald, skal felterne My Extension og My Snom IP være udfyldt. Se under File Settings. Du kan lave et opkald ved i rubrikken Enter number to call indtaste navn eller telefonnr. og tryk på enter. Løft derefter røret på telefonen. Bemærk at programmet husker navne og numre, som firmaet tidligere har ringet til. De vises i drop down menuen. Viderestilling via omstillingsbordet Inden du kan lave viderestilling, skal felterne My Extension og My Snom IP være udfyldt. Se under File Settings. Viderestilling Du kan lave en viderestilling ved i rubrikken Enter number to call at indtaste det navn eller telefonnr., som du vil viderestille til, og tryk på enter. Herefter kan du give besked til modtageren og lægge røret på. Version 090811 side 7 af 10
Se de sidste 10 kald fra/til et lokalnummer Sidste 10 kald fra/til et lokalnummer Ved at holde musen over et lokalnummer kan du se de sidste 10 kald, der er foretaget til/fra lokalnummeret. Funktionstaster File Klikker du på File øverst til venstre, kan du se flg.: Version 090811 side 8 af 10
Save Gemmer ændringer. Settings Her kan du ændre forskellige indstillinger: Antal knapper horisontalt og vertikalt Udfyld feltet My Extension med dit lokalnr. Udfyld feltet My Snom IP med IP nummeret på Snom telefonen, du laver opkald fra (Udfyldes kun, hvis du har en Snom telefon). Farver for de forskellige funktioner Skrifttyper for lokalnumre og køer Version 090811 side 9 af 10
Arrange Klikker du på Arrange øverst til venstre, kan du se flg.: Show Extensions Show Queues Show Unused Components Vis lokalnumre i tabellen Vis køer i tabellen Når du aktiverer denne knap, får du vist (helt ude til højre) de lokalnumre og køer, som er oprettet, men som ikke er vist på skærmen. Du kan skjule lokalnumre og køer ved at flytte dem helt ud til højre med drag and drop. Auto Fill Grid Her kan du få vist alle lokalnumre samt køer, som er oprettet. Ændring af layout Der er let og intuitivt at tilpasse layout af PBX Switchboard. Visuel gruppering af lokalnumre Du kan flytte rundt på lokalnumre på skærmen og f.eks. gruppere dem i afdelinger. Det gør du med drag and drop. Version 090811 side 10 af 10