Midttrafik Søren Nymarks Vej 3 8270 Højbjerg 22-03- 2007 Vedrørende Deres j.nr. 8-16-16-72-2006. Midttrafik har i brev af 30. november 2006 anmodet om Statsamtet Århus godkendelse af Regler for vederlag, økonomiske ydelser mv. for medlemmer af bestyrelsen samt repræsentantskabet for Midttrafik. Midttrafik har oplyst, at vedtægten for Midttrafik forventes godkendt af regionsrådet i Region Midtjylland den 13. december 2006 og af repræsentantskabet for Midttrafik den 5. januar 2007, og at vedtægterne efterfølgende vil blive fremsendt til godkendelse i Transport- og Energiministeriet og Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Statsforvaltningen Midtjylland har som følge af kommunalreformen overtaget tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland og med Region Midtjylland. Sagsfremstilling Midttrafik har i brev af 30. november 2006 til statsamtet oplyst, at vederlagsreglerne er fastlagt i henhold til standardvedtægten 11 og 19, lov om kommunernes styrelse 16 a, bekendtgørelse nr. 870 af 16. september 2005 om vederlag og diæter m.v. til medlemmerne af forberedelsesudvalg og sammenlægningsudvalg m.v., samt bekendtgørelse nr. 1461 af 19. december 2005 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelse af kommunale hverv. TILSYNET STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2007-614/15 SAGSBEHANDLER: MKLAAR DIREKTE TELEFON: 72568555 TELEFON: 7256 8300 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN- NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 Midttrafik anmoder under henvisning til standardvedtægtens 19 om godkendelse af, at formand, næstformand samt øvrige bestyrelsesmedlemmer aflønnes med et fast vederlag. Midttrafik har oplyst, at bestyrelsen forventes at holde møde 1 gang om måneden, dog ikke i juli.
Midttrafik har videre oplyst, at det faste vederlag til formanden er baseret på formandens skønnede tidsforbrug ved varetagelse af hvervet som formand for bestyrelsen. I brev af 30. november 2006 til statsamtet har Midttrafik anført følgende herom: Midttrafik har i den forbindelse vurderet, at formanden, ud over hvad der forventes af almindelig forberedelse til møder, vil skulle erlægge en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til bestyrelsesmøder, f.eks. forberedelsesarbejde, deltagelse i drøftelser, forhandlinger, besigtigelser, repræsentation, seminarer, konferencer samt deltagelse i interne møder, der afholdes som led i varetagelsen af den umiddelbare forvaltning af Midttrafik. Det skal i den forbindelse fremhæves, at arbejdet med etablering af Midttrafik, herunder etablering og drift af driftsselskab, nuværende Århus Sporveje Busselskab, og harmonisering af billetsystemet forventes at kræve et væsentligt tidsforbrug udover varetagelse af den umiddelbare forvaltning af Midttrafik. Hertil kommer, at Midttrafik reelt er en fusion af 5 afgivende myndigheder (4 amtslige og 1 kommunal), hvorfor der må forventes at være et betydeligt arbejde med at sikre en god fusion. Midttrafik forventer, at formandens tidsforbrug vil udgøre ca. 660 timer til almindelig forberedelse til og deltagelse i møder samt øvrige ovennævnte opgaver. Der er i beregningen af vederlag til formanden taget udgangspunkt i den timeløn, som et folketingsmedlem oppebærer for tiden 303,29 kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 704 af 27. juni 2004 om valg til folketinget. Midttrafik anmoder på den baggrund om godkendelse af, at formandens vederlag udgør 200.171,40 kr. som grundbeløb pr. 1. april 2006. For så vidt angår det faste vederlag til næstformændene og de øvrige bestyrelsesmedlemmer har Midttrafik i samme brev anført: Det faste vederlag til næstformændene er baseret på en vurdering af næstformændenes skønnede arbejdsbyrde ved varetagelse af hvervet som næstformand for bestyrelsen set i forhold til formandens skønnede arbejdsbyrde. Midttrafik forventer, at næstformændenes tidsforbrug vil udgøre ca. 165 timer årligt til mødeaktiviteter og øvrige opgaver, hvilket svarer til ca. 25 % af den skønnede arbejdsbyrde for næstformanden [formanden]. SIDE 2
Midttrafik anmoder på den baggrund om godkendelse af, at vederlaget til næstformændene udgør et beløb, der svarer til 25 % af vederlaget for formanden for bestyrelsen. Midttrafik vurderer, at de øvrige medlemmer af bestyrelsens tidsforbrug vil udgøre ca. 7,5 timer på forberedelse og deltagelse pr. bestyrelsesmøde, i alt 11 møder pr. år, hvilket udgør i alt 82,5 timer. Det svarer til ca. 12,5 % af vederlaget for formanden for bestyrelsen, hvis medlemmet ikke ønsker diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Det fremgår af vedtægtens 12, at bestyrelsen består af 9 medlemmer, og af 15 at bestyrelsen vælger 2 næstformænd. Vedtægten for Midttrafik indeholder i 19 en bestemmelse, der er enslydende med standardvedtægtens 19. Det fremgår af de fremsendte regler for vederlag, økonomiske ydelser mv. for repræsentantskabet samt medlemmer af bestyrelsen for Midttrafik, at der skal ydes et fast vederlag til alle bestyrelsens medlemmer, medmindre disse selv vælger at modtage diæter eller erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Vederlagets størrelse er angivet som et konkret beløb til formanden, mens vederlag til næstformand og de øvrige bestyrelsesmedlemmer er fastsat som en procentdel af formandens vederlag. Retsgrundlag m.v. 2, stk. 4 i lov nr. 582 af 24. juni 2005 om trafikselskaber er sålydende: 2, stk. 4. Trafikselskabet fastsætter selskabets vedtægter, som skal godkendes af repræsentantskabet og de berørte regionsråd og derefter af transport- og energiministeren og indenrigs- og sundhedsministeren. 19 i bekendtgørelse nr. 1008 af 9. oktober 2006 om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægten) er sålydende: 19. Der ydes bestyrelsesmedlemmerne diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. efter reglerne i 16 a i den kommunale styrelseslov. Bestyrelsen kan med tilsynsmyndighedens godkendelse beslutte, at der i stedet ydes et fast vederlag afhængigt af den arbejdsbyrde, der er forbundet med varetagelsen af det enkelte bestyrelseshverv. SIDE 3
Indenrigsministeriet har ved cirkulæreskrivelse nr. 9231 af 4. marts 1981 vedrørende vederlæggelse af amtsrådsog kommunalbestyrelsesmedlemmer for hverv som medlem af bestyrelserne for selskaber, der helt eller delvis er i offentligt eje, anført følgende: Det bør efter indenrigsministeriets opfattelse være således, at udgangspunktet for vederlæggelsen af de her omhandlede hverv, som efter den nævnte undersøgelse i overvejende grad udøves i møder, tages i de regler, der gælder for mødediæter efter den kommunale styrelseslovs 16. I de tilfælde, hvor forberedelsen til møderne går ud over, hvad der normalt kan forventes, eller hvor der foreligger en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed, vil der være anledning til at overveje en egentlig vederlagsordning. Det vil i de fleste tilfælde være formanden, eventuelt også næstformanden, der har en sådan merbelastning i form af forberedelsesarbejde, deltagelse i drøftelser, forhandlinger, besigtigelser o. lign. De her omhandlede særlige vederlag eller honorarer må fastlægges på grundlag af en opgørelse over den tid, der anvendes / forventes anvendt, og en betaling pr. time, som svarer til den, der anvendes ved statens fastsættelse af tilsvarende vederlag. Betalingen er her, medmindre der foreligger særlige holdepunkter for noget andet for tiden ca. 90 kr. i timen, beregnet med udgangspunkt i den årsløn som oppebæres af folketingsmedlemmer. Statsforvaltningens afgørelse Statsforvaltningen er ikke orienteret om, hvorvidt vedtægterne er godkendt af henholdsvis Transport- og Energiministeriet og Indenrigs- og Sundhedsministeriet, jf. lov om trafikselskaber, 2, stk. 4. Statsforvaltningen vil under forudsætning af disse godkendelser efter fornyet forelæggelse være indstillet på at godkende de fremsendte vederlagsregler med de ændringer, der beskrives i det følgende. Generelt Det bør efter statsforvaltningens opfattelse fremgå af Regler for vederlag, økonomiske ydelser mv. for repræsentantskabet samt medlemmer af bestyrelsen for Midttrafik, punkt A.2.1, hvorledes vederlagene reguleres. Dette kan for eksempel ske ved at overføre punkt A.1.2., sidste punktum, til punkt A.2.1. Statsforvaltningen formoder, at punkt A.4.1, 2. punktum omfatter både diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Dette henstilles klargjort. SIDE 4
Det er uklart om udtrykket tabt arbejdsfortjeneste i punkt A.4.2, sidste led, tillige dækker diæter. Dette henstilles ligeledes klargjort. Det henstilles videre klargjort, at formand og næstformænd - hvis disse tillægges vederlag - ikke udover eventuelt fast vederlag tillige modtager det faste vederlag som de øvrige bestyrelsesmedlemmer eventuelt modtager. Principper for godkendelse af fast vederlag Det følger af standardvedtægtens 19, som er ufravigelig, at bestyrelsen, med tilsynsmyndighedens godkendelse, kan beslutte, at der i stedet for diæter og erstatning for tabt arbejdsfortjeneste kan ydes et fast vederlag afhængigt af den arbejdsbyrde, der er forbundet med varetagelsen af det enkelte bestyrelseshverv. Der er således hjemmel til at fastsætte vederlagsregler som de forelagte. Statsforvaltningen skal imidlertid tillige ved sin godkendelse tage stilling til vederlagsreglernes hensigtsmæssighed. Ved denne vurdering tager statsforvaltningen udgangspunkt i de principper, der fremgår af Indenrigsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. marts 1981 vedrørende vederlæggelse af kommunalbestyrelsesmedlemmer for hverv som medlem af bestyrelserne for selskaber, der helt eller delvist er i offentligt eje. Det fremgår af denne cirkulæreskrivelse, at udgangspunktet er, at der kan vederlægges efter (nu) 16 a i den kommunale styrelseslov, det vil sige med udbetaling af mødediæter. I de tilfælde, hvor forberedelsen til møderne går ud over, hvad der normalt kan forventes, eller hvor der foreligger en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed, for eksempel forberedelsesarbejde, deltagelse i drøftelser, forhandlinger, besigtigelser og lignende kan en fast vederlagsordning være berettiget. Det vil ofte være formanden eller næstformanden, der har en sådan merbelastning, som ikke er knyttet til egentlig mødetid. Udover tidsforbruget indgår det endvidere i vurderingen af, om et fast vederlag er berettiget, at selskabet har en omsætning af en vis størrelse. Et fast vederlag fastsættes i givet fald på grundlag af en opgørelse over den tid, der anvendes eller kan forventes anvendt. Et fast vederlag for SIDE 5
varetagelsen af et bestyrelseshverv i et kommunalt fællesskab afspejler således på den baggrund en betydelig arbejdsindsats fra det pågældende bestyrelsesmedlem. Indenrigs- og sundhedsministeren nedsatte den 1. september 2005 et udvalg vedrørende de styringsmæssige relationer mellem kommunalbestyrelser og kommunale fællesskaber. Udvalget afgav i december 2006 sin rapport. Rapporten beskriver i kapitel 3 regler for fastsættelse af vederlag til bestyrelsesmedlemmer i selskaber. Punkt 3.5 vedrører lov om trafikselskaber. For så vidt angår vederlag til bestyrelsen i trafikselskaber fremgår blandt andet: For deltagelse i bestyrelsen i kommunale fællesskaber, jf. 60 i den kommunale styrelseslov, har der siden 1981, hvor Indenrigsministeriet udstedte cirkulæreskrivelse af 4. marts 1981 om vederlæggelse af hverv som medlem af bestyrelsen for selskaber, som helt eller delvist er i offentligt eje, været opstillet faste rammer for honoreringen. De principper, der kom til udtryk i cirkulæreskrivelsen, finder således fortsat anvendelse. Udgangspunktet er, at der alene kan vederlægges med udbetaling af mødediæter. I tilfælde hvor forberedelsen til møderne går ud over, hvad der normalt kan forventes, eller hvor der foreligger en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed, kan der ydes et fast vederlag. Det vil ofte være formanden eller næstformanden, der har en sådan merbelastning, som ikke er knyttet til egentlig mødetid. Udover tidsforbruget indgår det endvidere i vurderingen af, om et fast vederlag er berettiget, at selskabet har en omsætning af en vis størrelse. Et fast vederlag fastsættes i givet fald på grundlag af en opgørelse over den tid, der anvendes eller forventes anvendt. Vederlaget beregnes sædvanligvis ud fra den timeløn, som et folketingsmedlem oppebærer for tiden ca. 274 kr. i timen medmindre hvervets karakter taler for, at der tages udgangspunkt i en højere lønramme. Et fast vederlag for varetagelsen af et bestyrelseshverv i et kommunalt fællesskab afspejler på den baggrund en betydelig personlig arbejdsindsats fra det pågældende bestyrelsesmedlem. De kommunale selskabers vedtægter, herunder bestemmelser om vederlag til bestyrelsen, skal godkendes af de kommunale tilsynsmyndigheder. Den 24. marts 1998 godkendte Indenrigsministeriet et fast vederlag til formanden, næstformændene samt de menige bestyrelsesmedlemmer i I/S Amagerforbrænding. Formandens vederlag udgjorde 15 % af det højeste borgmestervederlag, næstformændenes vederlag 50 % af formandens vederlag og de menige bestyrelsesmedlemmer SIDE 6
20 % af formandens vederlag. Følgende fremgår af udtalelsen: Det fremgår af opgørelserne over tidsforbruget, at der er en væsentlig arbejdsbyrde ud over deltagelse i møder mv. forbundet med hvervene som formand, næstformand og bestyrelsesmedlem i I/S Amagerforbrænding. Indenrigsministeriet kan derfor tiltræde, at der gives mulighed for at aflønne formanden, næstformændene og de menige bestyrelsesmedlemmer med et fast vederlag. I 2002 godkendte Indenrigs- og Sundhedsministeriet et vederlag på 89.503,68 kr. for formanden for I/S Amagerforbrænding. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i 1999 godkendt et årligt vederlag til formanden for Storstrøms Trafikselskab I/S på 80.000 kr. På den baggrund skal statsforvaltningen udtale: Vedrørende formanden : Statsforvaltningen bemærker indledningsvis, at en borgmester i en kommune oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten, afhængigt af kommunens indbyggertal, jf. bekendtgørelse nr. 1461 af 19. december 2005 19, stk. 1, jf. bilag 1 til bekendtgørelsen. Der er tale om et vederlag, der ligger mellem ca. 470.000,- kr. og 800.000,- kr. Midttrafik har vurderet, at formandens samlede tidsforbrug til varetagelse af formandshvervet, udgør 660 timer. Det vurderes af Midttrafik, at formanden ud over den forventede forberedelse til møder vil skulle yde en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til bestyrelsesmøder, f.eks. forberedelsesarbejde, deltagelse i drøftelser, forhandlinger, besigtigelser, repræsentation, seminarer, konferencer samt deltagelse i interne møder. Statsforvaltningen har ingen bemærkninger til de opgaver, der forudsættes varetaget af formanden, og intet grundlag for at anfægte vurderingen af deres tidsmæssige omfang. Midttrafik har oplyst, at timesatsen er beregnet ud fra den timesats et folketingsmedlem oppebærer. Ifølge lovbekendtgørelse nr. 1292 af 8. december 2006 om valg til folketinget, 108, stk. 2, udgør et folketingsmedlems grundvederlag samme beløb som den til enhver tid gældende løn på skalatrin 51 (lønskalaen for statstjenestemænd). SIDE 7
Folketingets Lønningskontor har oplyst, at timesatsen for et folketingsmedlem aktuelt udgør kr. 280,70. Statsforvaltningen finder, at det vil være rimeligt at anvende denne timesats ved beregning af et fast vederlag til formanden for Midttrafik. Statsforvaltningen vil således, under forudsætning af Indenrigs- og Sundhedsministeriets samt Trafik- og Energiministeriets godkendelse af Midttrafiks vedtægter, være indstillet på at godkende vederlagsreglernes bestemmelser om et fast vederlag til formanden. Vedrørende næstformanden (næstformændene): Midttrafik har oplyst, at de to næstformænds tidsforbrug forventes at udgøre hver ca. 165 timer, svarende til 25 % af den skønnede arbejdsbyrde for formanden. Midttrafik har ikke oplyst, hvilke opgaver næstformændene er tillagt. Statsforvaltningen kan således ikke vurdere, hvorvidt der med hvervet som næstformand er forbundet en betydelig arbejdsbyrde, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed. Statsforvaltningen kan derfor ikke på det foreliggende grundlag godkende et vederlag til næstformændene på 25 % af formandens vederlag. Statsforvaltningen bemærker, at en viceborgmester i en kommune ikke efter loven har krav på, men af kommunalbestyrelsen kan tillægges et fast vederlag på indtil 10 % af formandens vederlag, jf. bekendtgørelse nr. 1461 af 19. december 2005, 12. Der er herved taget udgangspunkt i, at viceborgmesteren forudsættes at være stedfortræder for borgmesteren i dennes fravær. Statsforvaltningen vil ud fra dette synspunkt være indstillet på at godkende et vederlag på 10 % af formandens vederlag til den ene af Midttrafiks næstformænd, såfremt denne har til opgave at være stedfortræder for formanden. Såfremt næstformanden/næstformændene herudover varetager opgaver, som indebærer en betydelig arbejdsindsats for den pågældende, og som formanden ikke allerede er honoreret for at varetage, vil statsforvaltningen foretage en fornyet vurdering heraf, hvis Midttrafik anmoder herom. Vedrørende menige bestyrelsesmedlemmer: Midttrafik har oplyst, at de menige medlemmer af bestyrelsen forventes at have et tidsforbrug på ca. 7,5 timer til forberedelse og deltagelse pr. bestyrelsesmøde. Midttrafik SIDE 8
har herefter beregnet det faste vederlag til at udgøre 12,5 % af formandens vederlag. Det er ikke oplyst, at der udover forberedelse og mødedeltagelse forventes at være nogen arbejdsbyrde forbundet med hvervet som menigt bestyrelsesmedlem. Det er videre ikke oplyst, at den tid der forventes anvendt til forberedelse til møderne går ud over, hvad der normalt kan forventes hertil. Statsforvaltningen kan herefter ikke på det foreliggende grundlag godkende, at der ydes et fast vederlag til de menige bestyrelsesmedlemmer. Såfremt Midttrafik redegør nærmere for, at der er forbundet en betydelig arbejdsbyrde med hvervet som menigt bestyrelsesmedlem, eller som indehaver af særlige hverv i bestyrelsen, eller at forberedelsen til møderne går ud over, hvad der normalt kan forventes, vil Statsforvaltningen foretage en fornyet vurdering heraf. Statsforvaltningen er af den opfattelse, at størrelsen af det faste vederlag til de menige bestyrelsesmedlemmer bør tage sit udgangspunkt i reglerne i styrelseslovens 16 og 16a. Afgørelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside www.statsforvaltning.dk Med venlig hilsen Torben Sørensen Direktør /Malene Kleist Fuldmægtig Tlf. 72568555 SIDE 9