Indholdsfortegnelse Vejledning til sæsonbooking Indledning.. side 2 Login.. side 3 Søg ny sæsontid.. side 4 Side 1
Indledning Dette er en vejledning der beskriver, hvordan Folkeoplysende foreninger kan booke tider til sæsontider. Det er vigtigt, at I logger jer ind med jeres forenings brugernavn og password. Side 2
Login Aalborg Kommunes Fritidsportal finder i på http://fritidsportalen.aalborg.dk Klik på Log på og log ind med foreningens brugernavn og password. Alle foreninger har fået (eller kan få det) tilsendt brugernavn og password til Fritidsportalen. Kontakt Fritidsområdet, hvis I har brug for hjælp på booking-kultur@aalborg.dk eller 9931 4162. Side 3
Søg ny sæsontid Tryk på Søg ledige tider og derefter Avanceret søgning. Hvad vil du booke Viser en liste med hvad der kan bookes. I tekstfeltet ovenfor listen kan man skrive det/ de første bogstaver i navnet på det man søger, så markeres dette i listen. Dette gøres i stedet for at scrolle i listen. Husk at vælge hvilket anlæg og hvilket hal/sal I ønsker at booke. Vælg anlæg for at søge, alternativt foretag valgene i den nederste del af siden, hvis det ikke er vigtigt at vælge et bestemt anlæg, hvor aktiviteten skal udføres. Så er det muligt at angive hvilken aktivitet, som skal udføres i lokalet, indenfor hvilken bydel som anlægget skal ligge i osv. Anlæg, som opfylde disse valg, bliver synlige i listen Hvad vil du booke. Side 4
Type af booking viser en liste med forskellige typer af sæsonbookinger. Over et døgn er en sammenhængende periode som strækker sig over døgngrænse. Perioden er fra og med den dato og tid som angives til og med den dato og tid som angives. Enkelt booking er en almindelig booking til et enkelt arrangement. Hver dag er når samme tid skal bookes hver dag i perioden, som angives med fra og til dato. Hver uge er når samme tid bookes på samme ugedag hver uge i den periode som angives. Ugedagen som bookes er den dag, som er valgt i kalenderen ved fra og til dato. Hver anden uge er når samme tid bookes på samme ugedag hver anden uge i den periode som er angivet. Ugedagen som bookes er den dag som er valgt i kalenderen ved fra og til datoen. Hvis en af typerne for sæsonbooking vælges så bliver den anden kalender tilgængelig og en til og med dato skal angives. Denne dato skal mindst være dagen efter fra og med datoen. Det kræves også at man angiver fra og til tid. Fra klokken angiver fra hvilken tid ledige tider søges. Indskrives som ttmm (10:30). Til klokken angiver til hvilken tid ledige tider søges. Indskrives som ttmm (10:30). Mindst tilgængelig tid angiv mindste tid som skal være ledig i den angivne tidsperiode. Feltet udfyldes automatisk og kan ændres når Fra klokken/ til klokken bliver udfyldt. Ledige gange angiv det antal gange som skal være ledig i perioden. Aktivitet viser en liste med aktiviteter. Vælg her for at finde lokaler som er anvendelige for en bestemt type af aktiviteter. Bydel gør det muligt at begrænse søgeresultaterne til et bestemt lokalområde/ distrikt. Lokaletype er hvis I ønsker en bestemt type af lokale. Antal deltagere skriv det forventede antal deltagere. Kalenderen klik på dato i kalenderen, hvor I vil søge en tid. I kan også skrive en dato i formatet dd-mm-åååå (01-05-2015) i feltet for dato eller uge i formen åååå-uu (2015-31) i feltet for uge, hvor I vil booke. Antal uger vises kun hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Når man udfylder dette felt med numerisk værdi, flyttes til-dato frem med det antal uger, som man har udfyldt. Side 5
Boks til at vælge ugedag vises kun hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Vælg hvilke dage søgningen af ledige tider skal inkludere. Når felterne er udfyldt klik på Søg. Søgeresultaterne vises i en liste. Klik til venstre på det lokale I ønsker (Klikker I på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet) Side 6
I får nu en liste frem med alle datoer, der er i perioden I har søgt. Kender I allerede nu til datoer, hvor I ikke skal bruge træningstiden, kan I fjerne fluebenet til venstre ud for den dato I ikke ønsker. Der vil ikke blive opkrævet gebyr for den/ de datoer I fjerner/ afbooker. Senere afbookinger det vil sige afbookinger efter I har fået bevilget tider skal ske senest 7 dage før. De datoer hvor lokalet ikke er ledigt, er fluebenet til venstre fjernet. Klik på Gå videre Side 7
Klik på Booke valgte tider Side 8
Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler er en mulighed for at I kan skrive en besked til Fritidsområdet og Aalborg Idrætspark. Det kan også være oplysning om hvilken aktivitet der skal være i lokalet, hvis den ikke findes under aktiviteter. I har mulighed for at lægge jeres forespørgsel i Indkøbskurv for så, at søge flere ledige tider. Vær dog opmærksom på at det SKAL være på samme anlæg. Når I har søgt de tider I ønsker, skal I trykke på Gem. Hvis I har lagt en forespørgsel i Indkøbskurven, så skal I trykke på Gå til indkøbskurv og tryk på Send. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 9
I kan nu vælge at booke en enkelt af de valgte bookinger, eller booke samtlige. Har I fortrudt nogle af jeres forespørgsler, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. I får her den samlet pris for bookingen. Klik på send. Side 10
Ved at klikke på Jeg accepterer har I tilkendegivet af foreningen har indhentet børneattester. Forespørgslerne sendes nu til Fritidsområdet og Aalborg Idrætspark til godkendelse. I modtager herefter på mail en kvittering for, at Fritidsområde og Aalborg Idrætspark nu har modtaget jeres forespørgsel. Bookingen er ikke godkendt, før I modtager en bevilling fra Fritidsområdet eller Aalborg Idrætspark. Side 11