BESLUTNINGSPROTOKOL 2014

BESLUTNINGSPROTOKOL 2014 14-01 Oversættelsesservice På møde 10. januar 2014 blev det aftalt, at ordningen fortsætter som hidtil, og med hidtidig normering. NB: Oversætterne bedes selv være opsøgende og oversætte tekster på KUBs web og KUBIS generelle hjemmeside, som behøver det inden for den bevilgede ressourceramme. Dato: 10. januar 2014 Beslutningstager: HKM 14-02 Udnyttelse af skærme til markedsføring og formidling af diverse KUBrelevant indhold på fakultetsbibliotekerne KUBIS-LG besluttede på baggrund af notat Udnyttelse af skærme til markedsføring og formidling af diverse KUB-relevant indhold på fakultetsbibliotekerne af 13. december 2013 (bilag 14-01) at lade forslaget hvile til bedre tider, og behovet bliver mere klart for gruppen. Dato: 17. januar 2014 14-03 Rapport over statistik på kontrolafnotering af ikke-reserverede materialer fra lendomaterne på DIA, HUM, JUR, NORD og SAMF. KUBIS-LG besluttede på baggrund af rapport om Statistik på kontrolafnotering af ikke-reserverede materialer fra lendomaterne på DIA, HUM, JUR, NORD og SAMF af 19. november 2013 (bilag 14-02), at alle fortsætter med systematisk og komplet kontrolaflevering af alle bøger afleveret af lånerne selv på lendomaterne. Samtidig tilsluttede KUBIS-LG sig en pilottest af Bibliothecas Smartstock. SUO blev bedt om at kontakte Søren Höffner, projektchef på KUA-2, for at høre lidt om deres test af programmet. Dato: 17. januar 2014 Side 1

Beslutningstager: KUBIS-LG SUO 14-04 Evaluering af KUBIS LibGuides med forslag til udvikling og forbedring KUBIS-LG tilsluttede sig på baggrund af notat Evaluering af KUBIS LibGuides med forslag til udvikling og forbedring af 4. december 2013 (bilag 14-04) forslagene i notatet med følgende ændringer: 1. Ansvaret for udformning, ajourføring og implementering af redigeringsprincipper for LibGuides ligger fortsat hos koordinatoren, dvs. Hans Kristian Mikkelsen, som i fornødent omfang bør koordinere med KUBIS web-redaktion. 2. LibGuides bør normalt (men ikke altid) foreligge i danske/engelske parallelversioner. 3. Der var ikke tilslutning til princippet om en LibGuide pr. institut, men henstilling til HUM og NAT/SUND om at se på antal LibGuides inden for HUM- og SUND-fagene. 4. Det blev besluttet, at lave en navne-konkurrence blandt medarbejderne - afmeldt Dato: 17. januar 2014 HKM 14-05 Ny koordinator af KUBIS studenterservice KUBIS-LG besluttede, at koordinatorfunktionen for Studenterservice overgår fra Hans Kristian Mikkelsen til Christian Lauersen. Dato: 17. januar 2014 14-06 Forslag til Husk afleveringskvittering! -kampagne KUBIS-LG besluttede, at det kun var relevant at skilte med dette direkte ved lendomaterne. Dato: 17. januar 2014 Side 2

14-07 Forslag til pilotprojekt: Undersøgelse af bibliotekets effekt på forskere og studerende Vedr. forslag til pilotprojekt Effekten af Københavns Universitets Biblioteksservice på forskere og studerende af 15. december 2013 (bilag 14-06) besluttede KUBIS-LG ikke at engagere sig i en lokal undersøgelse, idet en international standard for bibliotekers Impact er på vej, og at denne forhåbentlig vil danne grundlag for et større DEFF-projekt rettet mod de danske forskningsbiblioteker som helhed. Dato: 17. januar 2014 14-08 Demonstration af LibCal-widget med åbningstider for KUBISbibliotekerne Det blev besluttet at bruge fag-navne på siden med undtagelse af KUBIS FRB, samtidig bør info-knappen flyttes op øverst. Dato: 17. januar 2014 HKM 14-09 KUB-samling på åbne hylder - 1 Charlotte bedes aftale snarlig flytning til magasin af alle KUB samlingsårgange -2009 incl. fra åbne hylder og melde tilbage når afsluttet. Herefter vil vi melde ud, hvordan det er, hvilket vil lette sortering af bøger til intern transport. Dato: 13. januar 2014 Beslutningstager: CR 14-10 KUB-samling på åbne hylder 2 Side 3

SYD og NORD bedes indgive ansøgninger med henblik på nedlæggelse af reoler og opsætning af whatever. Dato: 13. januar 2014 Beslutningstager: HKM/KSHA 14-11 KUB-samling på åbne hylder - 3 På møde 13. januar blev følgende aftalt: - 5 år på åbne hylder i de enkelte fakultetsbiblioteker, således at det femte år er det indeværende. Det vil p.t. betyde at flg. årgange er på åbne hylder, det vil p.t. sige 2010, 2011, 2012, 2013, 2014. - Alle implementerer det samtidigt og hvert år hurtigt efter årsskiftet - Der ikke skal være tomme reolfag på HUM og NAT/SUND: reolerne tages ned og der indrettes loungepladser eller gruppeborde, dog ikke særligt intensivt. Dato: 13. januar 2014 Beslutningstager: HKM/KSHA 14-12 Arbejdsgruppe vedr. KUBIS krav til kommende bibliotekssystem Det er i Rex-styregruppen aftalt, at KUBIS skal udarbejde en oversigt over sine krav/ønsker til det kommende bibliotekssystem, som skal i udbud senere. Der nedsættes en arbejdsgruppe under ledelse af Kira SH. Som arbejdsgruppens øvrige medlemmer er foreslået: Ole H., Henriette F, Christian L., Lene W., Martin W., og (en fra FRB). Notatet skal afleveres senest 1.7. Vi vil forsøge at engagere en international konsulent til at sparre med gruppen ved to lejligheder. Dato: 13. januar 2014 Beslutningstager: KSHA Side 4

Note: Overgået til projektplan 14-13 Bibliometrisk satsning Fremover finansieres bibliometriprojektet som en satsning baseret på 1 ÅV finansieret af budgettet, kap. C. Det vil sige, at der bliver et ÅV mindre til fordeling til afd. under kap. A. Til gengæld skal fak.bibl. ikke selv finansiere deres deltagelse i KUBs andel af bibliometriprojektet, med mindre de har særlige projekter med deres fakultet, som det er ved at ske på SAMF. Heidi Holst Madsen vil fortsat være tovholder. Efter møde med FRB om KUBIS-projektet vender jeg tilbage om KUB-deltagerne og deres andel af ÅV. Dato: 13. januar 2014 Beslutningstager: 14-14 Souschefstillingen ved HUM Souschefstillingen ved HUM vil blive nedlagt. Samtidig vil der ikke længere være souschefstillinger ved fakultetsbibliotekerne, men kun stedfortræderstillinger. Dato: 30. januar 2014 Beslutningstager: 14-15 Udvidelse af Afdelingen for informationsressourcer (AIR) Efter behandling af forslag af 21. januar 2014 om udvidelse af Afdelingen for Informationsressourcer (AIR) i KBs direktion og Samarbejdsudvalg er der med tilslutning fra KBs direktør truffet følgende beslutninger: 1) KUB Diamanten med ILL-funktionen integreres pr. 1. maj 2014 organisatorisk i AIR. Hel eller delvis fysisk integration sker først, når de konkrete muligheder for at overføre medarbejdere og processer vedr. fysiske bøger er nærmere undersøgt. De eventuelt frigjorte lokaler på Slotsholmen står herefter til KBs generelle disposition. Side 5

2) Magasinafdelingen integreres pr. 1. maj organisatorisk i AIR. 3) AIR adskilles organisatorisk fra KUB NORD og bliver en fællesafdeling for hele KUB/KUBIS. KUB NORD omfatter herefter Det Natur- og Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek og Det Farmaceutiske Bibliotek. 4) Der opslås snarest en stilling (LR 36) som chef for AIR, til besættelse pr. 1. maj 2014. 5) Når chefstillingen er besat, foretages der en samlet planlægning af AIRs kommende interne struktur og ledelsesforhold. Dato: 7. februar 2014 Beslutningstager: 14-16 Sanering af brugerbasen Følgende initiativer iværksættes nu. Bør være gennemført inden brugerne skal forny deres passwords 9. juli. Der nedsættes en arbejdsgruppe med Kira som formand og derudover med Susanne Mose Hartvig samt medlemmer fra DIS. Arbejdsgruppen skal have til opgave inden 15. marts 1) At stille forslag om den fremtidige politik vedrørende udskillelse af ikkebrugere, d.v.s. hvor længe en bruger kan fortsætte i brugerbasen uden at have brugt biblioteket eller dets elektroniske ressourcer (m.m.?); 2) At stille forslag om gennemførelsen af en engangssanering af brugerbasen efter denne politik, og i denne forbindelse at beskrive de formelle og tekniske problemer, der vil være forbundet med en sådan sanering 3) At stille forslag om iværksættelse af en løbende procedure til udskillelse af ikke-brugere, og i denne forbindelse at beskrive de formelle og tekniske problemer, der vil være forbundet med en sådan løbende procedure 4) Efter høring i sikringsgruppen og godkendelse af 1) i direktionen, i løbet af maj måned at gennemføre den i 2) beskrevne sanering og 3) iværksættes pr juni. Side 6

KUBIS vil i denne sammenhæng skulle overveje flg. problemer: hospitalsbrugerne, universitetsbrugernes dobbelte lånerstatus, og fordele/ulemper ved automatisk oprettelse af KU-brugere, tvungen login ved søgning af e-ressourcer. Om dette vil vi melde meget hurtigt ind til arbejdsgruppen. NB: jeg ved ikke hvor problemet skal placeres, men det er afgørende vigtigt, at der ikke gennemføres ændringer som indebærer, at brugerne mister adgang til walk-in use af vore e-ressourcer. Dato: 14. februar 2014 Beslutningstager: KSHA 14-17 Aftale mellem NIAS og KB vedrørende overdragelse af NIAS bibliotekets samlinger til KUB Der er indgået aftale mellem NIAS og KB vedr. overdragelse af NIAS bibliotekets samlinger, som følger: 1. Det aftales mellem NIAS og Det Kongelige Bibliotek, at NIAS-bibliotekets samlinger af trykte bøger og tidsskrifter pr. 1. marts 2014 overgår til Københavns Universitetsbibliotek (Det Kongelige Bibliotek), der herefter har den fulde ejendomsret til samlingerne. 2. Den åbne NIAS-samling vil fortsat være opstillet i bygningen i Gothersgade 140, og den lukkede samling vil i syv år være opstillet i et kældermagasin på Center for Sundhed og Samfund (CSS), som Det Kongelige Bibliotek kan disponere over til dette formål. 3. I forbindelse med udlån overføres bøger og tidsskrifter til Københavns Universitetsbiblioteks almindelige samlinger. 4. Universitetsbiblioteket har ret til at kassere ukurant litteratur fra samlingen. Dato: 14. februar 2014 Beslutningstager: 14-18 Kommissorium for KUBIS webredaktion Side 7

Formål: Det er webredaktionens ansvar at sikre en løbende udvikling af websider/digitale platforme rettet mod KUBIS kernebrugere, herunder at koordinering af relevant indhold og genbrug. Kernebrugerne er her defineret som studerende, forskere og undervisere på Københavns Universitet. I de kommende år er især ansvaret for at KUBIS-indhold på KUnet publiceres relevante steder tungtvejende. Opgaver At koordinere og organisere en løbende videns- og erfaringsudveksling mellem alle de lokale ansvarlige redaktører for KUBIS digitale websider/digitale platforme. At komme med tiltag og ideer til løbende udvikling, som kan bruges på og på tværs af KUBIS digitale platforme. At sikre fælles design retningsliner for fakultetsbibliotekernes websider og fagsider på LibGuide. At udarbejde og vedligeholde en best practice for formulering af tekster til websider. At sikre at samme information bliver integreret overalt på relevante platforme. At foreslå retningsliner for KUBIS brug af sociale medier som Facebook og Twitter. At formidle tilbud om relevante kurser via Intranet, samt tage aktive tiltag til oprettelse af relevante kurser og seminarer/workshops for KUBIS webredaktører. At evaluere relevant statistisk websidemateriale med henblik på at vurdere, hvordan brugerne interagerer med forskellige websider, og at udmønte sådanne evalueringer i tilpasning af websider, når relevant. At sikre at KUBIS nyheder formidles på tværs af digitale platforme via systematisk vidensdeling mellem de relevante redaktører. KUBIS webredaktion koordinerer på følgende digitale platforme: 1. KUBIS fagsider og fakultetssider - (LibGuides - http://libguides.culis.kb.dk/index.php) 2. Københavns Universitet website - (kubis.ku.dk ) 3. Det Kongelige Biblioteks website (www.kb.dk/da/kub) 4. DISKURS - Specialer fra Københavns Universitet (https://diskurs.kb.dk/) Side 8

5. KUnet - Københavns Universitets Intranet for studerende og ansatte - herunder portaler såsom Forskerportalen, Underviserportalen når/hvis den kommer, mm.( https://intranet.ku.dk/) 6. Københavns Universitet Learning management system - ABSALON (adgang gennem https://intranet.ku.dk) 7. Kontakt biblioteket (LibAnswers - http://kontaktbiblioteket.kb.dk/) 8. Arkiv for studenter opgaver DIAS (http://dias.kb.dk/) 9. Sociale medier (Facebook og Twitter) Redaktionen refererer til: KUBIS webredaktion refererer til Universitetsbibliotekaren og forankres således, at fakultetsbibliotekaren forpligter sig til at orientere KUBIS webredaktion ved oprettelse af nye platforme og portaler. Beslutningskompetence Redaktionen har mandat til at foretage mindre ændringer og justeringer. Større ændringsforslag sendes direkte til universitetsbibliotekaren, der godkender efter forelæggelse. Mødefrekvens Redaktionen mødes ca. 8 gange om året, eller hyppigere, efter aktuelt behov Møderne indkaldes af formanden, med dagsorden og udpegning af referent, og der skrives beslutningsreferat fra alle møder. Redaktionen består af følgende medlemmer: Formand for redaktionen: Birgitte Munk KUBIS KUnet redaktør Medlemmer af gruppen: Hans Kristian Mikkelsen ledelsesrepræsentant og ansvarlig for LibGuides Jan Erik Hansen - KUBIS webredaktør Anne Bagger KU repræsentant Ditte Maria Bergstrøm Digital formidlingskoordinator Gruppen kan invitere KUnet-redaktører fra KU og / eller DIS-forankrede webprogrammører efter relevans og behov. Dato: 6. februar 2014 Beslutningstager: 14-19 Rokering 2014 Side 9

Følgende medarbejdere rokerer i 2014 - under den stående ordning: 1) Asger Juul Hansen flytter fra SAMF til JUR pr. 1. marts. 2) Heidi Holst Madsen flytter fra SAMF til NAT/SUND pr. 1. april 3) Therese Møller flytter fra NAT/SUND til SAMF pr. 1. maj 4) Dicte Madsen flytter fra SAMF til NAT/SUND pr. 1. maj 5) Jannili Winge flytter fra JUR til MAG pr. 1. marts Dato: 21. februar 2014 Beslutningstager: 14-20 Status for rabatordningen for gylden OA-publicering på KU I henhold til notat Status for rabatordningen for gylden OA-publicering på KU (bilag 14-13) af 11. februar 2014 udtrykte KUBIS-LG ønske om, at der blev set nærmere på, hvad KUBIS OA-rådgivende rolle skal være fremadrettet. Tages op på det kommende KUBIS-LG møde. Dato: 19. februar 2014 14-21 Evaluering af ph.d.-kurser, efteråret 2013 KUBIS-LG besluttede på baggrund af notat Evaluering af ph.d.-kurser, efteråret 2013 af 31. januar 2014 (bilag 14-14), at der udbydes ph.d.-kurser til både våd- og tørområdet igen. Markedsføringen af kurserne skal være bedre og i samspil mellem ABOF (tovholder), fakultetsbibliotekarerne og fakulteternes ph.d.-skoler. Dato: 19. februar 2014 ABOF + fakultetsbibliotekarerne Side 10

14-22 Præsentation af Browzine På mødet efterlyste KUBIS-LG en strategi for, hvordan e-ressourcerne kan blive præsenteret for lånerne, f.eks. ved brug af apps. Samtidig skal det undersøges, om Browzine er det optimale system, f.eks. har Lib- Guides noget lignende. På baggrund af debatten besluttede KUBIS-LG at teste en prøveversion af Browzine. Men der skal være styr på IP-adresserne, om de fjernes eller ej. Browzine er øjensynligt IP-afhængigt. Dato: 19. februar 2014 14-23 Kompetenceudvikling i KUBIS Personaleforum har foreslået, at der nedsættes en KUBIS Kompetenceudviklingskoordinator, og en netværksgruppe bestående af en fra hvert fakultetsbibliotek, en fra AIR og en fra institutbibliotekerne. Samtidig ville Personaleforum gerne have kompetenceudvikling som et fast punkt på KUBIS LG dagsordenen. KUBIS-LG ønskede på baggrund af notat Kompetenceudvikling i KUBIS (bilag 14-15) af 11. februar 2014, at der nedsættes en rådgivningsgruppe til ledelsen bestående af ovenstående medlemmer. KUBIS-LG indstiller, at der bliver udnævnt en tovholder på området med fokus på rådgivning (snarere end en koordinator). Dato: 19. februar 2014 14-24 Succeskriterier for Studiemessen Vedr. forslag til succeskriterier for studiemessen (bilag 14-16) af 17. januar 2014 besluttede KUBIS-LG at fortsætte indsatsen. Succeskriterie 1 skal måles ikke ved uddeling af foldere, men i stedet i tælling af faktisk dialog med de studerende under messen. 600 studerende var et fint succeskriterie. Dato: 19. februar 2014 Side 11

Beslutningstager: KUBIS-LG 14-25 SFX-konsolideringsprojektet KUBIS-LG besluttede på baggrund af notat SFX-konsolideringsprojektet kort afrapportering (bilag 14-18) af februar 2014, at man på fakultetsbibliotekerne tester systemet i forsøgsperioden og drøfter, hvordan det virker. Spørgsmålet om emneord over vore e-tidsskrifter tages på næste KUBIS-LG møde. Dato: 19. februar 2014 14-26 Accessionspolitik Accessionspolitik skal opdateres. Det meldes ud, at udgaven fra 2009 ikke er gældende mere. Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af, HKM, HF og POER med frist 1. maj. Dato: 19. februar 2014 Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 14-27 KUBIS kompetenceudvikling Lis Nielsen og Jette Fugl har fået overdraget funktionen som tovholdere for implementering af KUBIS kompetenceudviklingsplan. I denne plan bør også indgå, som højt prioriterede aktiviteter, gennemførslen af et kursus for interesserede medarbejdere i projektledelse/projektdeltagelse, samt udvikling af en plan vedr. studentermedhjælpere (oplæring og personalepleje). Hvordan og hvor meget de enkelte biblioteker vil deltage i de forskellige kompetenceudviklingsprojekter er selvfølgelig fortsat op til den pågældende ledelse. Dato: 24. marts 2014 Beslutningstager: LIN/JFU Side 12

Note: Se beslutning 14-23 14-28 Evaluering af KUBs kontakttjeneste På baggrund af rapport Evaluering af KUBs Kontakttjeneste (bilag 14-20) af 10. marts 2014 udtrykte KUBIS-LG sin tilfredshed med Kontakttjenesten funktion og udvikling. Kontakttjenesten overgår fra 1. maj til Nat/Sund fakultetsbibliotek. KUBIS-LG bad Bodil Koch og Heidi Holst Madsen om at komme med en handlingsplan i forhold til de udestående problemer. Dato: 19. marts 2014 BK/HHMA 14-29 Bibliotekets opkrævning af vederlag og gebyrer ved erstatningssager KUBIS-LG besluttede at nedsætte en hurtig arbejdsgruppe, der kan formulere en politik på området. Dato: 19. marts 2014 14-30 Tilfredshed 2013 på KU / Rapport om KUBIS brugertilfredshedsundersøgelse 2013 På baggrund af søjlerapport Tilfredshed 2013 (bilag 14-21) fra januar 2014 og notat Rapport om KUBIS-brugertilfredshedsundersøgelse 2013 af 16. marts 2014 (bilag 14-22) besluttede KUBIS-LG at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Jesper Mørch, Marianne Grützmeier, Christian Laursen, Birthe Miller og Lene Wendelboe. Gruppen skal på basis af det foreliggende materiale (incl. frie kommentarer) udarbejde en fælles KUBIS handlingsplan med 5-10 forslag til opfølgning af brugerundersøgelserne. NB: forslagene skal ikke vedrøre de enkelte KUBIS-biblioteker, der allerede er bedt om at fremsende deres planer om lokal opfølgning. Dato: 19. marts 2014 Side 13

MOR 14-31 Studenten i centrum KU handleplan På baggrund af kommentarer fra CULA (bilag 14-25) af 7. marts 2014 besluttede KU- BIS-LG at være en aktiv partner i KUs handlingsplan. Koordinator for studenterservice sørger for at informere KUBIS-LG om nye tiltag. Koordinator for studenterservice vil give KUBIS-LG en rapport om 1 år. Dato: 19. marts 2014 CULA Uafsluttet Erindring: ERIMAR 2015 14-32 Facet Publishing KUBIS-LG besluttede på baggrund af mail Facet Publishing (bilag 14-26) fra februar 2014, at der udvikles en ordning, hvor enkelt-temaer fra den nyere bibliotekslitteratur kan tages op til drøftelse på KUBIS-LGM og i andre fora Dato: 19. marts 2014 14-33 Servicefunktionernes tilgængelighed Alle servicefunktioner skal være tilgængelige inden for hele den normale arbejdstid, med undtagelse af Inddrivelse, der på grund af særlige forhold har telefontid. Medarbejderne knyttet til de enkelte funktioner må godt holde pause samtidig, men så skal de have deres mobiltelefoner med, så de kan kontaktes løbende om fornødent med henblik på handling efter pausen. Hvis der er behov for at drøfte dette igen, bedes fakultetsbibliotekarerne melde tilbage herom. Kira bedes tages hånd om det konkrete problem, der har udløst drøftelsen (spørg HKM). Dato: 11. april 2014 Beslutningstager: Fakbibl. Side 14

KSHA 14-34 Menes afleveret Følgende godkendt 1) godkendelse af forslaget vedr. institutlån til iværksættelse pr. 1.8.2014. 2) principiel godkendelse af forslaget vedr. privatlånere, til iværksættelse pr. 1.8.2014, såfremt de i forslaget berørte problemer har fundet en løsning inden da. 3) udsættelse af beslutning vedr. bibliotekslånere, indtil sagen er gennemarbejdet nøjere, og nyt forslag herom fremsendt (frist 1. oktober). Der ønskes periodisk afrapportering vedr. gennemførelsen af ovenstående. Forslag: Fra den 1.8.2014 bortfalder den nuværende praksis med, at vi på baggrund af henvendelse fra lånerne anvender funktionaliteten Menes afleveret. Privatlånere: Får 2 påmindelser samt 2 rykkere inden bogen meldes bortkommet og går til erstatning. Hvis en låner henvender sig i skranken eller til Kontaktbiblioteket vedrørende en bog, som vedkommende mener at have afleveret, er det vigtigt, at vi giver samme svar: Låneren skal dokumentere aflevering i form af en afleveringskvittering Låneren står stadig for lånet i systemet og hæfter derfor for det. Låneren skal lede efter bogen en ekstra gang Vi skal ikke sætte bogen i Menes afleveret, men ved hver henvendelse formidle dette svar. Når det såkaldte Lost letter genereres, foretages en magasinundersøgelse, hvorefter nuværende praksis følges. I den forbindelse iværksættes følgende tiltag: Afleveringskvittering fra lendomat må ikke kunne fravælges. Der skal kun være valg mellem udprint af kvittering eller mailkvittering. Skiltning om, at kvittering er vigtig og til lånernes fordel. Information til skrankepersonale om, at vi altid skal udlevere afleveringskvittering til låner, for at vi kan fastholde, at vi har givet en kvittering hvad låner gør med den er en anden sag. KU-ansatte: Får ingen påmindelse. Dette skyldes, at de ikke skal betale gebyr, og fordi lånetiden er lang - max 3 år - og variabel, dvs at den priviligerede lånetid på 1 md. ikke gælder, Side 15

hvis der ikke er reservationer. (Dette kan ændres, således at de får en standardpåmindelse ca. 5 dage før afleveringsdato). Får en hjemkaldelse ca. 2 dage efter afleveringsdato. Her får de 10 dage til at aflevere. Det planlægges på denne hjemkaldelse at påpege, at hvis de netop har afleveret, får de en afleveringskvittering pr. mail, ellers får de en 1. rykker. Får 1. rykker og 2. rykker, der sendes som mail uden nogen gebyrsanktioner. Ved 3. rykker, som sendes pr. post, blokeres de fra at låne og bestille. Denne 3. rykker er sidste varsel inden erstatning. Hvis de finder det hjemkaldte materiale eller henvender sig og melder det afleveret, ophæves blokeringen. Blokeringen ophæves ligeledes, når vi i forbindelse med erstatning/regning melder materialet som værende Tabt. Hvis en KU-ansat henvender sig i skranken eller til Kontaktbiblioteket vedrørende en bog, som vedkommende mener at have afleveret, er det vigtigt, at vi på samme måde som til privatlåneren giver samme svar: Låneren skal dokumentere aflevering i form af en afleveringskvittering Låneren står stadig for lånet i systemet og hæfter derfor for det. Låneren skal lede efter bogen en ekstra gang Vi skal ikke sætte bogen i Menes afleveret, men ved hver henvendelse formidle dette svar. Hvis en låner ved 3. rykker henvender sig og meddeler, at bogen er afleveret, sætter vi den i Menes afleveret. Dette betyder, at blokeringen fjernes, og låneren igen kan låne og bestille. Vi foretager dog først magasinundersøgelse i forbindelse med udskrivning af regning, hvilket sker ½ årligt til fakulteterne. Dato: 23. april 2014 Beslutningstager: SUO Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 14-35 Koordinator for brugerundervisning Jesper Mørch genovertager pr. 1. maj 2014 funktionen som KUBIS-koordinator for Brugerundervisning. Dato: 5. maj 2014 Beslutningstager: Side 16

MOR 14-36 Brugerkommunikation På baggrund af Brugerkommunikation (bilag 14-31) af 8. maj 2014 besluttede KU- BIS-LG at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal beskrive området nærmere. Derefter vil der blive en ekstern konsulent knyttet til opgaven. Konsulenten vil få et stramt kommissorium. Dato: 19. maj 2014 Note: Henvisning til projektstatus 14-37 Nyheder på KUnet Der var generelt tilslutning til notatet Nyheder på KUnet (bilag 14-33) af 13. maj 2014. bad om at få en kopi af alle nyheder, der lægges op for 2014 på KUnet. Dato: 19. maj 2014 BIR 14-38 Skiltning vedr. mad og drikke På baggrund af Good Cup Bad Cup -skiltet (bilag 14-34) var KUBIS-LG enige om, at de biblioteker, som ønsker at have en mad&drikke-politik, skal sikre at denne håndhæves af det lokale personale. Skiltning skal illustreres med piktogrammer og være ens på alle de biblioteker, der ønsker at have en sådan politik overfor bibliotekets brugere. Skilte sættes op på dørene til/ved de pågældende rum. Der gøres ikke bemærkninger om læsesale på skiltningen. Dato: 19. maj 2014 HKM Side 17

14-39 Fysisk match KUBIS-LG beder Henriette Fog give en status på eventuelle udestående problemer vedrørende fysisk match. Dato: 19. maj 2014 HFOG 14-40 Kommissorium Intern Kommunikation Den ansvarlige har til opgave at sikre vidensdeling af nyheder, politikker og services internt i KUBIS organisationen. Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: MOR 14-41 KUBIS årsberetning 2013 Biblioteksudvalget godkendte KUBIS årsberetning 2013 af 9. maj 2014 (bilag BU 14-01) og takkede for de gode resultater for 2013. Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: BU 14-42 Rammeaftale 2015-2018 Biblioteksudvalget hilste beslutningen om, at mindst 1/3 del af rammeaftalen skal gå til UB-specifikke projekter, velkommen. Biblioteksudvalget tiltrådte notat UB-forslag til KBs rammeaftale for 2015 ff af 20. maj 2014 (bilag BU 14-02). Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: BU Side 18

Note: Henvisning til særlig procedure 14-43 Opfølgning af brugerundersøgelser 2013 Biblioteksudvalget godkendte forslag til; Fælles tiltag i opfølgning af brugerundersøgelserne 2013 af 20. maj 2014 (bilag BU 14-04), dog med tilføjelse åbningstider i eksamensperioder (revideret papir følger med referatet). Herudover blev Biblioteksudvalget informeret om Fakultetsbibliotekernes tiltag i opfølgning af brugerundersøgelsen (rev.) af 20. maj 2014 (bilag BU 14-05). Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: BU 14-44 Indskrivning af KU-studerende i KB/KUBIS lånerregister Biblioteksudvalget tiltrådte notat Indskrivning af KU-studerende i Det Kongelige Biblioteks / KUBIS lånerregister af 20. maj 2014 (bilag BU 14-07). Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: BU KSHA Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 14-45 Tilsendelse af e-fakturaer til institutlånere På baggrund af notat Tilsendelse af e-fakturaer til institutlånere af 20. maj 2014 (bilag BU 14-08) blev det aftalt, at KUBIS i en prøveperiode på 1 år betaler for forskernes e-fakturaer. Beløbet tages af innovationspuljen. Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: BU Uafsluttet Erindring: ERIAPR 2015 Side 19

14-46 Indstilling om vejledning vedr. browser/plugin anvendelse samt pilotforsøg vedr. leverandøropsætning Biblioteksudvalget tilsluttede sig notat Indstilling om vejledning vedr. browser/plugin anvendelse samt pilotforsøg vedr. leverandøropsætning af 21. maj 2014 (bilag BU 14-11) Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: BU KSHA Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 14-47 Lendomater: harmonisering af tekster, funktioner og statistikker Efter aftale med igangsættes nedenstående arbejde hurtigst muligt efter sommerferien. Ole Holm har påtaget sig at koordinere arbejdet. Leverancer: Forslag til ensartet lendomatopsætning på tværs af KUBIS: - Ensartede funktioner - Ensartede tekster og formuleringer Forslag til ensartet lendomat statistiktræk på tværs af KUBIS: - Hvilke statistikker trækkes og hvad tælles - Hvilke intervaller skal statistikkerne dække - Hvilke(t) format(er) leveres statistikkerne i. Lendomater: harmonisering af tekster, funktioner og statistikker For at styrke brugerservicen, er det besluttet at arbejde med de funktioner og formuleringer, der møder brugerne på KUBIS lendomaterne. Behovet for harmonisering og ensretning er ikke en ny ting, men er aktualiseret af KUBIS anskaffelse af et særligt modul til central konfiguration af lendomaterne. Modulet gør det muligt at fjernadministrere og udrulle ændringer til flere lendomater samtidig, frem for at skulle administrere dem enkeltvis og ved fysisk fremmøde. Til harmoniseringsarbejdet er nedsat en gruppe bestående af Susanne Hartvig som udlånskoordinator, Ole Holm som teknisk ansvarlig, samt nøglepersoner med viden om området. Side 20

Gruppens opgave er at stille forslag til KUBIS-LG, om fælles funktioner og formuleringer på lendomaterne, som kan sikre at de fremstår ensartet på tværs af organisationen. Derudover skal gruppen stille forslag til KUBIS-LG om fælles statistiktræk fra lendomaterne. Anskaffelse af udvidet statistikfunktionalitet til lendomaterne, giver mulighed for at trække målrettede og præcise statistikker på deres benyttelse. Arbejdsgruppens opgave er at stille forslag til ensartede statistikker, på samme grundlag og med samme intervaller, som kan understøtte sammenlignelighed og transparens på tværs af organisationen. Dato: 7. juli 2014 Beslutningstager: OHO 14-48 Dørtællerstatistik automatiseret På fakultetsbibliotekarmøde blev det vedtaget at gennemføre et konkret forsøg på NAT/SUND i samspil med sikkerhedsafdelingen. KSHA: sætte på afdelingens årsplan for 2014 hvis det kan forventes gennemført i år. Ellers 2015. Dato: 13. oktober 2014 Beslutningstager: Fakultetsbibliotekarerne KSHA/MOR Uafsluttet Erindring: ERIDEC 14-49 Rygepauser på vagter Når medarbejderne er skemalagt til en opgave, kan de ikke holde selvtilrettelagte pauser under opgavens udførelse. Det gælder uanset, om man er skemalagt til et møde, en vagt på læsesal, en vagt i Diamantinformationen eller en vagt i Kontakt biblioteket. Rygning foregår kun i pauser. Dette gælder for hele KB. Medarbejdere kan således ikke holde rygepauser, medens de har skemalagte vagtfunktioner. Dato: 13. oktober 2014 Side 21

Beslutningstager: Fakultetsbibliotekarerne 14-50 Brugerkommunikation opfølgning fra KUBIS-LG sommerseminar KUBIS-LG besluttede på baggrund af Referat fra KUBIS-LGs sommerseminar (bilag 14-44) af 15. september 2014 og notat Udredning brugerkommunikation (bilag 14-40) af 29. august 2014, at KUBIS brugerkommunikation skulle ledelsesforankres, og der skulle udpeges en tværgående ansvarlig for dette område. meddelte, at han ville udpege Christian Lauersen til denne opgave. Første opgave for CULA ville blive at udarbejde forslag til en strategi, politik og organisering for KUBIS brugerkommunikation. Frist 1.1.2015, senere ændret til 1.12.2014. Helst med anvendelse af professionel sparringpartner. For strategiens vedkommende skulle et strategisk hovedsigte være at kommunikere med KU-brugerne via KU-net. For politikkens vedkommende skulle denne fastlægge hvilke kommunikationsplatforme, hvilke -kanaler og hvilke -typer, KUBIS skal arbejde med. Udover CULAs tid vil der permanent blive allokeret 1 ÅV til opgaven (incl. netredaktion mm). Dato: 1. oktober 2014 CULA 14-51 Kontakt til Institutter og Centre opfølgning fra KUBIS-LG sommerseminar KUBIS-LG besluttede på baggrund af Referat fra KUBIS-LGs sommerseminar (bilag 14-44) af 15. september 2014 og notat Kontaktbibliotekarordningen til Institutter og Centre (bilag 14-42) af 5. september 2014, at Universitetsbibliotekaren udsender en skriftlig høring af fakultetsbibliotekerne (med frist 1. december) om hvordan de i fremtiden vil pleje kontakten til institutter og centre. Dato: 1. oktober 2014 Uafsluttet Side 22

Erindring: ERIJAN 2015 14-52 Synlighed overfor brugerne opfølgning fra KUBIS-LG sommerseminar I henhold til notat Bibliotekspersonalets synlighed overfor brugerne af 11. juni 2014 (bilag 14-43) blev det klart, at gruppen generelt finder, at det ikke er et større problem. Men på grund af personalenormering kan der være enkelte steder, hvor det mærkes. Alle KB-ansatte med kontakt til brugerne skal bære synligt navneskilt, når de har publikumstjeneste. Profiltøj er velegnet ved særlige begivenheder, f.eks. studiemessen. Det er en god ide med præsentation af medarbejderne med brugerkontakt på skærme, de steder hvor det er muligt. KUBIS-LG bekræftede den konklusion vedr. synlighed, man nåede til på KUBIS-LG sommerseminar. Dato: 1. oktober 2014 14-53 DEFF projektkald opfølgning fra KUBIS-LG sommerseminar KUBIS-LG konstaterede på baggrund af Referat fra KUBIS-LGs sommerseminar (bilag 14-44) af 15. september 2014 og materiale Projektkald for udmøntning af DEFFpuljen i 2014 (bilag 14-41) af 27. august 2014, at det var interesse for Indsatsområde 1: Datamanagement af forskningsdata fra KSHA, CULA og HHL. Indsatsområde 2: Konsolidering af infrastrukturen i FFU-bibliotekerne Indsatsområde 4: Information- og videnspredning via sociale medier og mobile platforme. Dato: 1. oktober 2014 14-54 Logo til posters og LibGuides KUBIS-LG besluttede, at Christian Lauersen til KUBIS-LG møde i december leverer overblik over KUBIS forskellige logoer. Side 23

Dato: 1. oktober 2014 CULA Note: Henvisning til beslutning 14-50 14-55 Stop-motion Lego-film til hele KUBIS KUBIS-LG bad Christian Lauersen om at komme med et konkret oplæg til en sådan film til næste KUBIS-LG møde. Dato: 1. oktober 2014 CULA 14-56 Grønne initiativer KUBIS-LG besluttede på baggrund af notat Grønne initiativer af 8. august 2014 (bilag 14-48), at Christian B. Knudsen sender notatet til den grønne gruppe på KU. Samtidig sender notatet til KBs ATO. Dato: 1. oktober 2014 /CBK 14-57 BrowZine KUBIS-LG besluttede at gøre BrowZine til en ny KUBIS service. Dato: 1. oktober 2014 MOR Uafsluttet Erindring: ERIFEB 2015 14-58 KUBIS-promovering ved Immatrikulationsfesten Side 24

KUBIS-LG besluttede, at deltagelse ved Immatrikulationsfesten blev permanent, og at det fremover indgår i vores brugerkommunikation. CULA bedes fremsætte konkret oplæg om forbedringer. Dato: 1. oktober 2014 CULA 14-59 Er personalet klædt på til at vejlede i download af e-bøger Da der er mange forskellige metoder alt efter leverandør på, hvordan man downloader e-bøger, besluttede KUBIS-LG at bede Lene Wendelboe om at lave et oplæg til næste KUBIS-LG møde om oplæring af medarbejdere i download af e-bøger. Deadline 1. november 2014, senere ændret til 1. december 2014. Dato: 1. oktober 2014 KSHA Uafsluttet Erindring: ERIDEC 14-60 KB vil etablere en mediekanal KB har valgt at bruge YouTube som ekstern kanal og foreslår, at KUBIS-kontoen i så fald vil blive overført til KB-kontoen. KUBIS-LG besluttede, at KUBIS-kontoen ikke vil blive nedlagt. Dato: 1. oktober 2014 CULA 14-61 Single sign-on Efter afskaffelse af dette er det usikkert, om det var det rigtige at gøre overfor KU. Sagen vil blive taget op igen. Dato: 1. oktober 2014 Side 25

Beslutningstager: KUBIS-LG 14-62 Procesdiagrammer Ole Holms diagrammer udsendes til KUBIS-LG. Dato: 1. oktober 2014 OHO 14-63 NB og Kontakt Biblioteket På møde 31. oktober mellem Pernille Drost, Anne Ørbæk Jensen, Jarle Aadna, Bodil Koch, Heidi Holst Madsen og Michael Cotta-Schønberg er følgende besluttet: 1) Kontakt Biblioteket videresender lånerspørgsmål vedr. NB, som ikke kan besvares direkte, til enten en fælles NB postkasse (hvis man ikke ved, hvilken samling forespørgslen vedrører), eller den relevante NB-samlingspostkasse (hvis man mener at vide, hvilken samling forespørgslen vedrører) 2) NB går over til at anvende LibAnswers til at besvare lånerspørgsmål videresendt til NB fra Kontakt Biblioteket. Jarle m.fl. fra NB siden og Bodil K. og Heidi fra KUB-siden aftaler det videre fornødne. Iværksættelse pr. 1. januar, eller tidligere, hvis det kan nås fornuftigt. I 2015 drøftes det, om NB kan deltage i bemandingen af Kontakt Biblioteket. Dato: 31. oktober 2014 Beslutningstager: BK Uafsluttet Erindring: ERIFEB 2015 14-64 Dansk Historisk Bibliografi KUB/NB Det er aftalt med NB, at NB fortsat tager sig af Dansk Historisk Bibliografi og at KUB fortsat betaler 5 timers AC løn ugentligt. Mens det tidligere har været en navngiven NB medarbejder, der lønbudgetteknisk har stået i HUM med 5 timer ugentligt, vil det Side 26

fremover være sådan, at KUB ved finansårets begyndelse budgetomflytter et beløb svarende hertil til Forskningsafdelingen. Beløbet p/l reguleres. Budgetteknisk placeres udgiften fortsat i HUMs lønbudget ligesom i de forløbne år. Dato: 6. november 2014 Beslutningstager: CR 14-65 Div. betjeningsfunktioner på Slotsholmen Pernille Drost, Kira S. Hansen, Charlotte Rohde og Michael Cotta-Schønberg har på møde 10. november 2014 aftalt følgende: Diamantinformationen KUBs faste medarbejdere står løbende for oplæring af alle studentermedhjælpere (både fra KUB og KULT) i udlånsfunktionen, og KULTs faste medarbejdere står for oplæring af alle studentermedhjælperne i KULT-funktionerne- Vagt Læsesal Øst Nedlægges pr. 1.1. 2015 og NBs betaling til KB for denne tjeneste bortfalder fra samme dato. NB har fortsat ansvaret for vejledning af lånerne i brugen af avismikrofilmene og organiserer selv denne fremover. Informationsvagt på Udlånsbroen Deles fra 1.1.2015 mellem KUB-medarbejdere og NB-medarbejdere på 50/50 basis (uden økonomiske overførsler). Det videre fornødne aftales mellem NB og AIR. Dato: 10. november 2014 Beslutningstager: KSHA 14-66 Projektforslag 2015 De godkendte projekter indføjes snarest på projektplanen for 2015, der udsendes til KUBIS-LG som bilag til referatet af mødet. For de øvrige punkters vedkommende giver snarest meddelelse til forslagsstillerne om resultatet af KUBIS-LGs behandling og anmoder om eventuel opfølgning. Side 27

Dato: 13. november 2014 14-67 Klagehenvendelser til Kontakt Biblioteket Efter nedlæggelsen af Ris-og-ros funktionen er det aftalt, at Michael får kopi af alle henvendelser til Kontakt Biblioteket, der har karakter af egentlig klage. Hvordan vi adskiller disse fra henvendelser om problemer med lidt knubbede bemærkninger, overlades til Kontakt Bibliotekets skøn. Som hidtil skal Michael have kopi af klager og svarene derpå, og efter kontakt bibliotekets skøn skal Michael have klagerne forelagt inden der afsendes svar. Dato: 17. november 2014 Beslutningstager: 14-68 Biblioteksunderstøttelse af virtuel og blended læring projektrapport KUBIS-LG tilsluttede sig de overordnede og generelt specifikke anbefalinger i projektrapport Biblioteksunderstøttelse af virtuel og blended læring fra efteråret 2014 (bilag 14-57). Koordinatorerne for studenter- og underviserservice bedes i fællesskab fremsætte forslag vedr. konkret implementering. Dato: 13. november 2014 CULA/JFU Uafsluttet Erindring: ERIFEB 2015 14-69 Forskerservice statusrapport KUBIS-LG tilsluttede sig forslagene m.h.t. indsatsområderne: Digital formidling, videreudvikling af ph.d.-kurser, forskningsdata og forskernes informationsadfærd i Status på KUBIS Forskerservice 2014 af 31. oktober 2014 (bilag 14-58), med følgende tiltag: Side 28

Bibliometriske analyser: der udarbejdes en samlet redegørelse til næste KUBIS-LG møde og Biblioteksudvalget. Frist 25. november 2014 Digital formidling: der udarbejdes forslag til forenkling og forbedring af den digitale kommunikation af Forskerservice. Forslag til KUBIS-LG på januar mødet. Forskningsdata: videre initiativer afhænger af fakulteternes interesse i et samarbejde herom. Forskernes informationsadfærd: KUBIS-LG afventer rapport om igangværende interviewundersøgelse Dato: 13. november 2014 ABOF Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 14-70 Kommissorium og handlingsplan for KUBIS interne kommunikation KUBIS-LG godkendte handlingsplan af 3. september 2014 (bilag 14-50). Kommissorium for funktionen som tværgående ansvarlig for KUBIS intern kommunikation af 7. juli 2014 (bilag 14-49): KUBIS-LG bad om, at der blev tilføjet noget om drift- og udviklingssiden. Dato: 13. november 2014 MOR Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 14-71 KUBIS-nyheder til KU-ansatte KUBIS-medarbejdere KUBIS-LG besluttede at alle KUBIS-nyheder sendes løbende som direkte mails til alle KU-ansatte KUBIS-medarbejdere. KUBIS-LG understregede behovet for meget tydelig formulering af mailens emne i emnefeltet. Dato: 13. november 2014 MOR Uafsluttet Erindring: ERIJAN 2015 Side 29

14-72 Revision af serviceprofil KUBIS-LG tilsluttede sig KUBIS serviceprofil 2015 af 31. oktober 2014 (bilag 14-46) med enkelte rettelser. Dato: 13. november 2014 14-73 KUBIS projektforslag 2015 KUBIS-LG behandlede alle de enkelte forslag i KUBIS projektforslag 2015 af 7. november 2014 (bilag 14-72) og besluttede, hvad der skulle ske med dem. Dato: 13. november 2014 14-74 KUBIS Lego-introduktionsfilm KUBIS-LG besluttede på baggrund af notat KUBIS LEGO-introduktionsfilm af 24. oktober 2014 (bilag 14-61) at nedsætte en arbejdsgruppe, der på baggrund af KUBIS- LGs kommentarer vil udarbejde et storyboard til en film til drøftelse på KUBIS-LG. Christian Lauersen er tovholder og sammensætter sin gruppe. Dato: 13. november 2014 CULA Uafsluttet Erindring: ERIFEB 2015 14-75 Rapport om forprojekt KUBIS Copyright Service KUBIS-LG tilsluttede sig forslag til videreudvikling af KUBIS copyrightservice (afsnit 11 i Rapport vedr. forprojekt KUBIS Copyright Service af 3. oktober 2014) (bilag 14-62). Dato: 13. november 2014 Side 30

Beslutningstager: KUBIS-LG 14-76 Nyordning af administrationen af servicedesk-opgaver Principper 1) Bortset fra større opgaver bør servicedesk-opgaver løses inden for en måned, og oprettelsen af nye opgaver skal reguleres, således at denne frist normalt kan overholdes. 2) Ved servicedesk-opgaver, der ikke er afsluttet inden for en måned, gives der mdl. feedback om status og forventet afslutning til opdragsgiverne. Kategorier KUB/KUBIS servicedesk-opgaver deles i to kategorier: A-servicedesk-opgaver fra alle KUBIS-bibliotekerne (fejlrettelse (incl. i forbindelse med masserettelser), nybestillinger af apparatur m.v., løbende driftsopgaver) B-servicedesk-opgaver fra alle KUBIS KUB-bibliotekerne (alle andre opgaver, incl. i forbindelse med masserettelser/udvikling) Procedurer Ad A 1) Indlægges direkte i servicedesk af den individuelle opdragsgiver, MEN forhåndsgodkendelse og kopi til pågældende afdelingsleder. I hastetilfælde undlades forhåndsgodkendelse ved afdelingsleder, men denne skal efterfølgende have kopi 2) Kopien af servicedesk-bestillingen copy/pastes af medarbejderen ind i mailen til afdelingslederen 3) Afdelingsleder gemmer bestillingskopierne i en særlig mailmappe 4) Medarbejderne giver afdelingslederen besked, hvis opgaveløsningen tager mere end en måned Ad B 1) To gange månedligt fremsender afdelingslederne til KSHA mailrekvisitioner (på særlige blanketter) på B-opgaver. Der sendes en mail pr. opgave. Hver afdelingsleder prioriterer sine egne opgaver og påfører prioriteringen på blanketten. 2) KSHA udvælger det antal opgaver, der kan forventes løst inden for en måned, og returnerer resten til afdelingslederen til nyprioritering og fremsendelse i næste runde Side 31

3) Som stående pkt. på KUB-fakultetsbibliotekar-møderne orienterer KSHA om servicedesk-situationen og om evt. prioriteringsproblemer 4) KSHA/OHO sørger for indlæggelse af de accepterede B-opgaver i Servicedesk, med kopi til BGS. 5) KSHA etablerer en styring af B-opgaverne, så hun månedligt kan følge op på, hvilke og hvor mange af de indsendte opgaver, der er afsluttet, og hvilke og mange der er uafsluttede. Dato: 2. december 2014 Side 32