1 of 14 Referat Arbejdsmarkedsudvalget (AU) Udvalgsmøde AU Tirsdag den 03. februar 2015 Kl. 13:00 Lokale F305 Buen 1. sal, Ebeltoft Medlemmer Gunnar Sørensen (V) Anette Quist Busk (løsgænger) Laila Sortland (O) Kristian Herget (F) Anders Peter Rasmussen (A) Fraværende Anders Peter Rasmussen (A) Anette Quist Busk (løsgænger) deltog til og med pkt. 88
2 of 14 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 85. Præsentation af indsats for unge jobparate og aktivitetsparate...2 86. Temadrøftelse vedr. helhedsorienteret indsats i jobcentret...3 87. Drøftelse af innovations- og civilsamfundsprojekter på udvalgsområdet...4 88. Revision af kompetencefordelingsplanen for Syddjurs Kommune...6 89. Decisionsskrivelse vedr. social revision 2013...8 90. Beretning om revision af de sociale områder- regnskabsåret 2014...10 91. Orienteringssager til 03.02.2015...12
3 of 14 Side 2 85. Præsentation af indsats for unge jobparate og aktivitetsparate Sagsnr.: 15/389 Sagen afgøres i: Arbejdsmarkedsudvalget (AU) Resumé I forlængelse af introduktionsprogram for Arbejdsmarkedsudvalget til beskæftigelsesindsatsen er der planlagt en mere dybdegående orientering gående på den konkrete indsats for de målgrupper, der får ydelser fra jobcenter Syddjurs. På dagens møde præsenteres indsatsen for unge jobparate og aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere. Sagsfremstilling Jobcentret har ansvaret for indsats overfor en bred vifte af borgere, der står uden arbejde eller er sygemeldte. Arbejdsmarkedsudvalget præsenteres over første halvår 2015 for den indsats som Jobcenter Styddjurs yder overfor forskellige målgrupper. Præsentationen vil bestå af en gennemgang af lovgrundlaget for arbejdet med den enkelte målgruppe, for udviklingen i antal borgere i samme målgruppe og for den indsats som tilbydes for at hjælpe borgerne tættere på arbejdsmarkedet/uddannelse/tilbage i job. På udvalgsmødet d. 3. februar 2015 præsenterer afdelingsleder i Jobcenter Syddjurs Mikkel Holme Hansen og et par medarbejdere udvalget for indsatsen for de unge jobparate og aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere borgere under 30 år. Indstilling Direktøren indstiller sagen til orientering. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget (AU) den 03-02-2015 Orienteret. Fraværende: Anders Peter Rasmussen (A)
4 of 14 Side 3 86. Temadrøftelse vedr. helhedsorienteret indsats i jobcentret Sagsnr.: 15/296 Sagen afgøres i: Arbejdsmarkedsudvalget (AU) Resumé Arbejdsmarkedsudvalget har på temamøde onsdag d. 17.12.14 besluttet at udarbejde en strategi for beskæftigelsesindsatsen. Strategien udarbejdes på baggrund af temadrøftelser i AU og temadrøftelser med relevante fagudvalg. Sagsfremstilling Arbejdsmarkedsudvalget besluttede procesplan på udvalgsmøde tirsdag d. 13. januar 2015. Udvalget besluttede at gennemføre fire temadrøftelser i arbejdsmarkedsudvalget med efterfølgende temadrøftelser med relevante øvrige fagudvalg. Temadrøftelserne skal tilsammen danne grundlag for udarbejdelse af en beskæftigelsesstrategi i sommeren 2015. De fire temaer er: 1) Helhedsorienteret indsats, 2) unge og uddannelse, 3) sundhed og sygemeldte 4) virksomhedsservice. På dagens møde lægger social- og beskæftigelseschefen op til en drøftelse af temaet Helhedsorienteret indsats. Drøftelsen skal danne baggrund for fremtidig prioritering af indsats for borgere langt fra arbejdsmarkedet og med mange udfordringer social, psykiske og fysiske. Indstilling Direktøren indstiller sagen til drøftelse. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget (AU) den 03-02-2015 Drøftet. Fraværende: Anders Peter Rasmussen (A)
5 of 14 Side 4 87. Drøftelse af innovations- og civilsamfundsprojekter på udvalgsområdet Sagsnr.: 13/1636 Sagen afgøres i: Arbejdsmarkedsudvalget (AU) Resumé Som en del af det videre arbejde med civilsamfundsstrategien tildeles hvert udvalg en pulje på kr. 100.000 til igangsættelse af innovations- og civilsamfundsprojekter på udvalgets områder. Der ønskes en indledende drøftelse af mulige projekter, som kan indgå i det videre arbejde. Sagsfremstilling Status Byrådet godkendte den 29. august 2013 planen for udrulning af civilsamfundsstrategien. På den baggrund ansatte Syddjurs Kommune den 17. februar 2014 en civilsamfundskoordinator, som skulle være tovholder på det videre arbejde. Civilsamfundskoordinatoren har siden begyndelsen arbejdet på at skabe kontakt til civilsamfundet og synliggøre strategien. Dette har blandt andet udmøntet sig i: Dialog med distriktsrådene Dialog med borgere og foreninger i hele kommunen Studietur til Grundtvigsk forum, Vartov, med deltagelse af DEMO-Rådet og civilsamfundspanelet På baggrund af civilsamfundskoordinatorens fratrædelse, ansættes der inden sommer en ny koordinator til videreførelse af projektet. Det videre arbejde For at konkretisere det fremadrettede arbejde med civilsamfundsstrategien, har civilsamfundspanelet besluttet, at der arbejdes videre med følgende 2 spor: 1. Der igangsættes 4 projekter i landsbyerne Projekterne udvælges af civilsamfundspanelet efter prækvalificering De udvalgte 4 projekter tildeles hver 50.000 kr. af civilsamfundspuljen Koordinatoren understøtter projekterne ved eks. hjælp til fundraising m.v. samt sikrer afrapportering til civilsamfundspanelet 2. Der igangsættes innovationsprojekter på de enkelte udvalgsområder For hvert udvalgsområde udvælges 1 eller flere innovations- og civilsamfundsprojekter. Udvalgene tildeles hver 100.000 kr. fra civilsamfundspuljen, som kan bruges til gennemførelse af det valgte eller flere projekter. De enkelte projekter gennemføres på områderne. Civilsamfundskoordinatoren har den overordnede tovholderfunktion, og understøtter projekterne efter behov. Procesplan For at igangsætte de 2 spor arbejdes der med følgende tidsplan. Dato / periode Handling 27. januar 2015 Drøftelse af oplæg og procesplan i civilsamfundspanelet 2. 4. februar Udvalgene tager en indledende drøftelse af innovations- og civilsamfundsprojekter 4. februar Drøftelse af processen omkring innovations- og
6 of 14 Side 5 civilsamfundsprojekterne på møde i koncernledelsen 4. marts På baggrund af udvalgsmøderne drøfter koncernledelsen innovationsprojekterne Marts-april Der arbejdes med de 4 konkrete byprojekter, således at materiale og overvejelserne omkring kommunikation er klar til koordinatorens tiltrædelse Indstilling Direktøren indstiller, at der indledes en drøftelse af mulige projekter på udvalgets områder, som kan indgå i det videre arbejde. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget (AU) den 03-02-2015 Drøftet med bemærkning om at midlerne gerne skal understøtte idéer med oprindelse i civilsamfundet, idéer fra udvalget: - netværk om hjælp til enlige forældre eller udsatte, - udvikling af App. til formidling af småjobs til unge. Fraværende: Anders Peter Rasmussen (A) Bilag 1 Åben Oplæg til det videre arbejde med udrulning af civilsamfundsstragien - Oplæg til det videre arbejde med udrulning af civilsamfundsstrategien.doc 17032/15
7 of 14 Side 6 88. Revision af kompetencefordelingsplanen for Syddjurs Kommune Sagsnr.: 12/9013 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Administrationen ønsker justeringer af enkelte områder, og der forelægges en revideret kompetencefordelingsplan til godkendelse. Sagsfremstilling Byrådet godkendte kompetencefordelingsplanen for Syddjurs Kommune den 28. november 2013. Det blev samtidig besluttet, at Byrådet, såfremt der er behov for revision af planen, vil blive forelagt oplæg til en revision én gang årligt. Kompetencefordelingsplanen viser den overordnede kompetencefordeling mellem henholdsvis Byråd, Økonomiudvalg, de stående udvalg og administrationen., og den suppleres af kompetencefordelingsplaner på de enkelte udvalgsområder, som mere detaljeret beskriver delegationen mellem udvalg og administration. Byrådet er, jf. styrelsesloven, kommunens øverste myndighed, og i styrelsesvedtægten for Syddjurs Byråd har Byrådet uddelegeret beslutningskompetencen på en række områder til de stående udvalg. Kompetencefordelingsplanen tager udgangspunkt i styrelsesvedtægten, men som et overordnet princip gælder at enhver sag af væsentlig eller principiel betydning for kommunen, vil blive forelagt enten Byråd eller Økonomiudvalget til afgørelse. På baggrund af drøftelse på de enkelte fagområder ønsker administrationen at justere kompetencefordelingsplanen. Der foreslås følgende justeringer: Pkt. 2.1. afsnittet Økonomi o Indgåelse af leje/leasingaftaler vedr. anlægsaktiver uden deponeringsforpligtelse her ønskes beløbsgrænse på 250.000 kr. tilføjet Pkt. 3 afsnittet Personale o Ændringer i den overordnede administrative struktur her foreslås kompetencen lagt i administrationen med orientering til Økonomiudvalg. Udvalget for Sundhed, ældre og socialområdet o Tilføjelse af et punkt under generelt med beslutning i Byrådet: Fastsættelse af serviceniveau i form af kvalitetsstandarder Udvalget for familie og institutioner o Punktet Afgørelse om døgnanbringelser af børn og unge pga. sociale forhold, hvor udgiften overstiger 65.000 kr. mdl. (ej handicappede) beløbsgrænsen ønskes fjernet og kompetencen ønskes lagt i administrationen. Udvalget for natur, teknik og miljø o Tilføjelse af et punkt under forsyningsområdet med beslutning i fagudvalget: Godkendelse af vedtægter for fjernvarmeværker Kompetencefordelingsplanen blev drøftet på byrådets temamøde den 17. december 2014, og der forelægges her et oplæg til revision af kompetencefordelingsplanen. Eventuelle bemærkninger fra udvalgene vil blive medtaget i det endelige udkast som forelægges Økonomiudvalg og Byråd i februar 2015. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at revisionen af kompetencefordelingsplanen godkendes.
8 of 14 Side 7 Beslutning i Direktionsmøde den 27-01-2015 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den 02-02-2015 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den 02-02-2015 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Fraværende: Jesper Yde Knudsen (Ø) Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget (AU) den 03-02-2015 Der er i udvalget usikkerhed på forståelsen af pkt. 3, og beder om at det klarlægges hvad dette betyder, inden der tages stilling til endelig beslutning. Fraværende: Anders Peter Rasmussen (A) Bilag 1 Åben Kompetencefordelingsplan for Syddjurs Kommune - oplæg til revision.doc 13795/15
9 of 14 Side 8 89. Decisionsskrivelse vedr. social revision 2013 Sagsnr.: 13/33617 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har gennemgået revisionsberetningen vedr. social revision 2013 for Syddjurs kommune og har på baggrund af revisionsgennemgangen udarbejdet en decisionsskrivelse. I skrivelsen beder ministeriet om en supplerende redegørelse for, hvilke konkrete tiltag kommunen har taget for at rette op på områderne kontanthjælp, forsikrede ledige, ledighedsydelse og revalidering. Decisionsskrivelsen omhandler alene revisors bemærkninger vedr. statsrefusion og tilskud på Beskæftigelsesministeriets sagsområde. Forvaltningen har i forlængelse af decisionsskrivelsen udarbejdet en redegørelse som er fremsendt til ministeriet den 23. januar 2015. Sagsfremstilling Syddjurs Kommunes revisor havde i social revision 2013 ikke forbehold eller bemærkninger på beskæftigelsesministeriets område. Dog var der revionsbemærkninger på områderne: sygedagpenge, flekslønstilskud, kontanthjælp, forsikrede ledige, ledighedsydelse og revalidering. Fejlene er primært manglende rettidighed, manglende indhold ved jobsamtaler, manglende vurdering af læse/skrivetest og manglende underskrift af jobplaner. Ministeriet anfører i decisionsskrivelsen at de vurderer det som kritisabelt, at der igen i 2013 er revisionsbemærkninger på områderne: kontanthjælp, forsikrede ledige, ledighedsydelse og revalidering. Ministeret vurderer samtidig at kommunens egne tiltag (yderligere indsats vedr. ledelsestilsyn og opfølgning på kvaliteten i sagsbehandlingen) noteret i bemærkningerne til social revision 2013 ikke er tilstrækkelige og beder om en supplerende redegørelse om hvilke konkrete initiativer, der er eller bliver iværksat for at rette på sagsbehandlingen inden for områderne kontanthjælp, forsikrede ledige, ledighedsydelse og revalidering. Der anføres tillige i skrivelsen at det er utilfredsstillende, at der er revisionsbemærkninger på områderne: sygedagpenge og flekslønstilskud, For sygedagpengeområdet drejer det sig primært om manglende rettidighed, og for flekslønstilskud omhandler det fejlberegning af tilskud. Endelig bemærker ministeret i skrivelsen at de forventer at kommunen følger revisors anbefalinger om øget fokus på at forbedre forretningsgange mellem Jobcenter og Ydelseskontor, og anbefalinger om forbedring i ledelsestilsynet, bl.a. at der udarbejdes retningslinjer for ledelsestilsynet på sygedagpengeområdet. I forlængelse af decisionsskrivelsen har forvaltningen udarbejdet en redegørelse som er fremsendt til ministeriet d. 23. januar 2015. Redegørelsen indeholder en beskrivelse af de tiltag der er gjort indenfor områderne udover yderligere indsats vedr. ledelsestilsyn og opfølgning på kvaliteten i sagsbehandlingen. Der er sat ind med interne undervisningsforløb af jobcenterets sagsbehandlere og et omfattende projekt med eksterne konsulenter, der bl.a. indeholder revision og udbygning af administrationsgrundlaget, samt kompetenceudvikling af medarbejdere, for at sikre en lovmedholdelig sagsbehandling er iværksat i sommeren 2014. Kommunen har derudover fulgt revisionens anbefalinger om øget fokus på forretningsgange mellem jobcenter og ydelseskontor, samt udarbejdet retningslinjer for ledelsestilsynet på sygedagpengeområdet. Redegørelsen indeholder derudover en henvisning til social revision 2014 færdiggjort januar 2015, hvori kommunens revisor konkluderer, at den generelle udvikling af kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forbedret i forhold til 2013. Ligeledes konkluderer revisor, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne.
10 of 14 Side 9 Social- og beskæftigelseschefen kan samtidig orientere om, at alle udbetalings- og refusionsmæssige berigtigelser er foretaget, og at områderne med manglende rettidighed ved opfølgning ikke har refusionsmæssig betydning. Indstilling Direktøren indstiller sagen til efterretning. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget (AU) den 03-02-2015 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets efterretning. Fraværende: Anette Quist Busk (løsgænger), Anders Peter Rasmussen (A) Bilag 1 Åben Redegørelse til beskæftigelsesministeriet 14221/15 2 Åben Decisionsskrivelse vedr. beretning om revision af de sociale områder 2013 220570/14
11 of 14 Side 10 90. Beretning om revision af de sociale områder- regnskabsåret 2014 Sagsnr.: 15/3024 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé På de sociale områder er der for regnskabsåret 2014 foretaget revision af områder med statsrefusion. Der er for beskæftigelsesområdets vedkommende foretaget revision på tilbud til udlændinge, kontante ydelser, revalidering og arbejdsmarkedsforanstaltninger. Social revisionen 2014 forelægges udvalget til orientering og drøftelse. Sagsfremstilling Revisionen forholder sig i sin revision til to overordnede emner: 1. Forretningsgange m.v. 2. Personsager Ad. Forretningsgange m.v. Revisionen har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis. Revisionsberetningen konkluderer, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betrykkende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Der er dog gjort opmærksom på,at kommunens forretningsgange og rutiner for kontering af løntilskud og arbejdsmarkedsydelse fortsat kan forbedres. Med hensyn til kontering af løntilskud, påpeger revisionen, at der ikke er foretaget korrekt kontering af løntilskud til personer, som er omfattet af reglerne vedrørende arbejdsmarkedsydelse. Ad Personsager Revisionsberetningen konkluderer, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der er fundet mindre ubetydelige fejl uden udbetalings- og /eller refusionsmæssige betydning eller ingen fejl indenfor områderne: Forsikrede ledige, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, flekslønstilskud, revalidering, ledighedsydelse og fleksydelse. Der er fundet fejl uden udbetalings- og /eller refusionsmæssige betydning på indenfor områderne: kontanthjælp, uddannelsesydelse, og sygedagpenge. Fejlene er primært manglende rettidighed og manglende indhold ved jobsamtaler og opfølgning, manglende vurdering og tilbud af læse/skrivetest. Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Revisionsberetning nr. 18 Revisionen noterede sig i 2013, at områderne kontanthjælp, forsikrede ledig, sygedagpenge, revalidering og flekslønstilskud ikke fuldt ud blev administreret i overensstemmelse med gældende regler. Ledelsen igangsatte herefter tiltag med henblik på en yderligere indsats på ledelsestilsynet og med særlig fokus på de områder, hvor der er konstateret generelle og gentagne fejl. Revisionen konkluderer i sin beretning for 2014 at den generelle udvikling i kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forbedret i forhold til 2013, men at områderne kontanthjælp og sygedagpenge fortsat ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler. Social- og beskæftigelseschefen bemærker sig, at det i forhold til personsagerne fremgår, at fejlene på områderne er mindre, ubetydelige fejl uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning eller ingen fejl. Det bemærkes endvidere at revisionens vurdering er, at den generelle udvikling i kvaliteten af kommunens sagsbehandling er forbedret i forhold til 2013. Med hensyn til fejl i sager indenfor uddannelseshjælp, gøres opmærksom på at det er et helt nyt område, hvor ny lovgivningen har skullet implementeres i 2014.
12 of 14 Side 11 Angående fejl og mangler indenfor områderne kontanthjælp og sygedagpenge, skal bemærkes, at der under navnet styrket kvalitet- bedre resultat, er iværksat et omfattende projekt med eksterne konsulenter. Projektet, der omfatter områderne, kontanthjælp, uddannelseshjælp, dagpenge, ledighedsydelse og sygedagpenge, har bl.a. til formål, at udbygge administrationsgrundlaget og kompetenceudvikle medarbejderne, med henblik på at sikre lovmedholdelighed i sagsbehandling. Det bemærkes at fejlene ved kontering af løntilskud er rettet. Samtlige sager indenfor området er gennemgået, og der er indarbejdet ny arbejdsgang, så området fremadrettet håndteres i overensstemmelse med revisionens anbefalinger. Indstilling Direktøren indstiller til efterretning. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget (AU) den 03-02-2015 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets efterretning. Fraværende: Anette Quist Busk (løsgænger), Anders Peter Rasmussen (A) Bilag 1 Åben Beretning nr. 20, løbende revision 2014, de sociale områder med statsrefusion, endelig.pdf 14684/15
13 of 14 Side 12 91. Orienteringssager til 03.02.2015 Sagsnr.: 13/47905 Sagen afgøres i: Arbejdsmarkedsudvalget (AU) Sagsfremstilling 1. Beskæftigelsesreform 2. Samarbejde med eksterne aktører, rekrutteringsfirmaer og vikarbureauer 3. Boligplacering af flygtninge 4. Workbase har været ude af drift i januar måned
14 of 14 Side 13 Underskriftsside Gunnar Sørensen (V) Kristian Herget (F) Anette Quist Busk (løsgænger) Anders Peter Rasmussen (A) Laila Sortland (O)