Tabulex Tilsyn - Det pædagogiske tilsyn Vejledning til tilsynsførende (Forvaltning)
Indhold Tilsyn... 3 Om det pædagogiske tilsyn... 3 Log på og arbejdsgang... 4 Skabeloner... 5 Opret skabelon... 6 Navngiv skabelon... 6 Indledning... 7 8 typer elementer... 7 Forside... 8 Informationselement... 8 Tekstelement... 9 Rating (Vurdering)... 9 Dokumentation... 10 Valgfrit element... 10 Formalia... 11 Vedhæft PDF... 11 Stavekontrol... 11 Slet element... 12 Kopier element... 12 Skift rækkefølge... 13 Gem skabelon... 13 Kopier skabelon... 13 Rediger skabelon... 14 Udskriv skabelon... 14 Slet skabelon... 16 Beskrivelse af Skabeloners kolonner... 17 Beskrivelse af Skabeloners knapper... 17 Opret mappe og flyt skabeloner... 18 Planlægning...20 Ændring af planlagt tilsyn... 23 Slet af planlagt tilsyn... 24 Masse planlæg på flere institutioner på en gang... 24 Masseslet af planlagte tilsyn... 27 Oprettelse af notat... 28 Tidligere Tilsyn... 31 Beskrivelse af Planlægning kolonner... 32 Beskrivelse af Planlægning knapper... 33 Tilsyn...34 Behandling af tilsyn... 34 Indsæt status på det færdige Tilsyn... 36 Tilsyn udført... 36 Oprettelse af notat... 37 Beskrivelse af Tilsyn kolonner... 39 Beskrivelse af Tilsyn knapper... 40 Dialog mellem de tilsynsførende og institution...41 Support...41 Side 2 af 41
Tilsyn Tabulex Tilsyn er et tilkøbsmodul. Modulet består af en forvaltnings- og en institutionsdel. Om det pædagogiske tilsyn Kommunens tilsynsforpligtigelse følger 16 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynsforpligtigelsen har tre hovedtilgange, som skal indgå i tilsynet med alle former for dagtilbud. Tilsyn med pædagogiske forhold Tilsyn med sikkerhed, hygiejne og lignende forhold Tilsyn med økonomiske forhold Det pædagogiske tilsyn skal også forholde sig til, om dagtilbuddets praksis er i overensstemmelse med de mål og rammer, som er fastlagt i lovgivningen, og som kommunalbestyrelsen har fastsat, ligesom det skal være i overensstemmelse med institutionens egne fastsatte mål, herunder den beskrevne pædagogiske praksis. Tilsynet handler ikke blot om kontrol i en snæver forstand. Tilsynet skal ses som et led i sikring af kvalitet og kan samtidig give potentiale for kvalitetsudvikling i dagtilbuddene, dels generelt for alle tilbud, dels specifikt for det enkelte dagtilbud. Derfor er Tabulex Tilsyn et fleksibelt redskab, der bygges op, så det passer til kommunens pædagogiske tilsynsmodel og ønsker. Det er dynamisk med mulighed for at ændre retning eller dyrke et specifikt område. Side 3 af 41
Log på og arbejdsgang Log på Forvaltningsdelen (Forvaltning.borneweb.dk), og klik på fanen Tilsyn. Herefter åbnes systemet i et nyt faneblad, hvor du kan arbejde med Tilsyn. Side 4 af 41
Skabeloner Her vises alle kommunens skabeloner. Skabelonen er forvaltningens opbygning af en arbejdsgang, som institutionen skal benytte til deres arbejde med Tilsyn. Når forvaltningen har udarbejdet en skabelon, kan der planlægges tilsyn i fanen Tilsyn. En skabelon kan benyttes flere gange, redigeres, slettes og kopieres. Skabelonen opbygges af 8 typer elementer: Forside, Information, Tekst, Rating (vurdering), Dokumentation, Valgfrit, Formalia og Vedhæftning af PDF. Elementerne kan lægges i den rækkefølge, du ønsker. Til hvert element kan der skrives en vejledning, så du kan guide til den rette brug og den rette forståelse af tilsynsskabelonen. Side 5 af 41
Opret skabelon Klik på fanen Skabeloner, og klik på knappen Opret skabelon. Navngiv skabelon Erstat Ny Tilsyn skabelon med skabelonens navn. Side 6 af 41
Eks. Pædagogisk Tilsyn 2018. Indledning Indledning er et fast element, som forvaltningen benytter til sine indledende betragtninger af arbejdet med tilsynet. Det kan være et ønske om pædagogisk retning, fakta eller noget tredje. Overskriften kan ændres. 8 typer elementer Klik på + Tilføj ny ikonet for at tilføje et nyt element til skabelonen. Skabelonen bygges op af 8 typer elementer, som bliver beskrevet herunder. Elementernes rækkefølge kan laves om undervejs, redigeres og slettes. Vær grundig i valg af overskrift og i skrivning af vejledning, så alle får et godt udbytte af skabelonen. Side 7 af 41
Forside Hvis man ønsker, at skabelonen skal have en forside, skal dette element vælges. Det vil automatisk lægge sig som det første element i wizarden. Informationselement Informationselemetet benyttes til at orientere institutionerne om viden, som er vigtig i forbindelse med tilsynet. Dette element vises med blå ude i institutionerne, og institutionerne har kun kiggeadgang til det. Side 8 af 41
Tekstelement Tekstelementet benyttes til, at institutionen kan beskrive ved hjælp af tekst. Rating (Vurdering) Ratingelementet benyttes til at evaluere hele tilsynet. Institutionen kan benytte stjerner og tekst til at evaluere. Spørgsmålet I hvilken grad blev målet opfyldt? er ikke en fast tekst og kan ændres efter ønske. Start med at skrive en passende overskrift f.eks. Resultat eller Evaluering og udfyld derefter vejledningen med, hvordan forvaltningen ønsker rating benyttet på institutionen. Side 9 af 41
Dokumentation Dokumentationselementet benyttes, når institutionen skal dokumentere i form af film og billeder. Institutionen kan desuden skrive en tekst til det valgte billede eller film. Start med at skrive en passende overskrift og udfyld derefter vejledningen med, hvordan forvaltningen ønsker dokumentationelementet benyttet på institutionen. Valgfrit element Det valgfrie element benyttes frit, som man ønsker. Man har mulighed for selv at definere overskriften samt hvilke emner, det skal omhandle. Det er muligt at sætte et flueben i Nummereret og så vises rækkerne i tal-punkter. Det er muligt som institution selv at tilføje flere emner. Side 10 af 41
Formalia Dette er også et valgfrit element. Man har mulighed for selv at definere overskriften samt hvilke emner, det skal omhandle. Forskellen fra ovenstående element er, at her får institutionen mulighed for at angive sit svar med tekst og ikke blot et flueben. Vedhæft PDF Vedhæft PDF elementet benyttes, hvis institutionen vil vedhæfte et dokument. F.eks. læreplaner 0-3 årige eller 3-6 årige som ofte er en del af det pædagogiske tilsyn. Stavekontrol I alle elementerne er der stavekontrol. Dette vises med en rød bølge under ordet. Det er forskelligt fra browser til browser, hvordan stavekontrollen virker. I Internet Explorer kan du højreklikke på de understregede ord og få forslag. I Chrome og Firefox skal du holde Ctrl-tasten nede, før du højreklikker, for at få forslag. På en ipad retter systemet, mens du skriver. Side 11 af 41
Slet element Klik på Skraldespanden for at slette det valgte element. Kopier element Klik på Plusset (ved siden af skraldespanden) for at kopiere det valgte element. Side 12 af 41
Skift rækkefølge Marker det ønskede element, og træk det hen til den placering, du ønsker. Gem skabelon Når skabelonen er færdig, gemmes ved at benytte Gem i øverste højre hjørne. Gem med fordel undervejs og arbejd videre med skabelonen. Når du klikker på Gem, vises bjælken med grøn. Tilbageknappen går tilbage til menupunktet skabelon, og arbejdet bliver IKKE gemt. Kopier skabelon I menupunktet Skabeloner kan du klikke på for at lave en kopi af skabelonen. Kopien ligger sig under den skabelon, du har kopieret og sætter automatisk Kopi efter overskriften. Side 13 af 41
Rediger skabelon I menupunktet Skabeloner kan du ud for den enkelte skabelon klikke på, der åbner skabelonen på ny, og der kan arbejdes videre. En skabelon, der er benyttet i et planlagt tilsyn, kan godt redigeres, bemærk dog at du skal planlægge et nyt tilsyn med skabelonen, for at ændringen kan ses i institutionen. Den kan med fordel kopieres, og der kan arbejdes med den samme skabelon. Udskriv skabelon I menupunktet Skabeloner kan du klikke på et tilsyn med. for at se din skabelon, inden du benytter skabelonen til at planlægge Side 14 af 41
Her er det også muligt at udskrive skabelonen ved at klikke på printknappen eller gemme som pdf. Tilbage-knappen får dig tilbage til Skabeloner. Side 15 af 41
Slet skabelon I menupunktet Skabelon kan du klikke på for at slette en skabelon. Du skal være opmærksom på, at du godt kan slette en skabelon, som er brugt i et planlagt tilsyn. Dette betyder, at skabelonen kun forsvinder i fanen Skabeloner, men at den stadig er tilgængelig i institutionen. Side 16 af 41
Beskrivelse af Skabeloners kolonner Overskrifter Skabelon Sidst redigeret Beskrivelse Viser navnet på skabelonen. Viser, hvem der sidst har ændret i skabelonen. Beskrivelse af Skabeloners knapper Ikoner Beskrivelse Benyttes, når du vil kopiere skabelonen. Benyttes, når du vil redigere skabelonen. Side 17 af 41
Benyttes, når du vil se skabelonen, gemme som pdf eller udskrive. Benyttes, når du vil slette skabelonen. Opret mappe og flyt skabeloner Klip på knappen Ny mappe. Udfyld navn, og klik Ok. Herefter vises mapperne i rullegardinet. Side 18 af 41
Marker med flueben de skabeloner, som skal flyttes til en mappe og klik på knappen Flyt til mappe. Vælg den ønskede mappe og klik på Ok. Herefter flyttes skabelonerne til ønsket mappe. Side 19 af 41
Planlægning I fanen Planlægning finder du alle kommunens kommunale dagtilbud. Du kan søge specifikt på en enkelt institution ved at skrive i feltet Søg institution. Ved at klikke på knappen Planlæg kan du planlægge et tilsyn. Side 20 af 41
I feltet Skabelon viser systemet altid den nyeste skabelon. Ved at klikke på den lille pil kan du vælge mellem alle de skabeloner, som findes i fanen skabeloner. Tilsynsførende er den/de person(er), som skal varetage tilsynet. Vedhæftede tidligere konklusioner. Ved at klikke på den blå knap Vedhæft er det muligt at markere konklusioner fra tidligere tilsyn, som vil lægge sig bagerst i tilsynet. Disse konklusioner vil ligeledes blive vist i institutionen. Nyt besøg er den dag, hvor det fysiske fremmøde foregår. Dette felt er ikke obligatorisk. Svarfrist er dagen for, hvornår institutionen skal være færdige med at udfylde tilsynet. Arbejdsperiode fra og til er til internt brug for tilsynsførende. Side 21 af 41
Tilsyn er en indikation af, om tilsynet skal være anmeldt/uanmeldt. Ved at sætte et flueben i uanmeldt bliver tilsynet ikke tilgængeligt i institutionen. Hvis der har været et tilsyn tidligere, er det også muligt at se dette i planlægningsfasen. Klik på Øjet for at se eller udskrive det tidligere tilsyn. Herefter vises det planlagte tilsyn i kolonnevisningen. Side 22 af 41
Ændring af planlagt tilsyn Når et tilsyn er planlagt, er det altid muligt at ændre/redigere planlægningen. Klik på rediger ikonet. Her kan du ændre alle felter, kun skabelonen er fast. Hvis du ikke ønsker at benytte skabelonen, skal du slette tilsynet i stedet for at redigere tilsynet. Klik på knappen Gem, når ændringen er foretaget. Side 23 af 41
Slet af planlagt tilsyn Hvis du skal slette et tilsyn, skal du klikke på knappen skraldespanden (fjern) for at slette det planlagte tilsyn. Det er kun muligt at slette et planlagt tilsyn hvis institutionen ikke har taget det i brug. Masse planlæg på flere institutioner på en gang Hvis du ønsker at planlægge tilsyn på flere institutioner på samme tid, skal du sætte et flueben ud fra hver enkelt institution og klikke på knappen Masse planlæg. Side 24 af 41
Systemet viser først alle de institutioner, du har markeret. I feltet Skabelon viser systemet altid den nyeste skabelon. Ved at klikke på den lille pil kan du vælge mellem alle de skabeloner, som findes i fanen skabeloner. Tilsynsførende er den person, som skal varetage tilsynet. Konklusioner. Ved at sætte et flueben i Vedhæft nyeste konklusioner vil konklusionselementet fra det/de tidligere tilsyn være tilgængeligt bagerst i det nye tilsyn. Nyt besøg er den dag, hvor det fysiske fremmøde foregår. Dette felt er ikke obligatorisk. Svarfrist er dagen for, hvornår institutionerne skal være færdige med at udfylde tilsynet. Arbejdsperiode fra og til er til internt brug for tilsynsførende. Tilsyn er en indikation af, om tilsynet skal være anmeldt/uanmeldt. Ved at sætte et flueben i uanmeldt bliver tilsynene ikke tilgængelige i institutionerne. Klik på knappen Side 25 af 41
Klik på Ok for at bekræfte masseplanlægningen. Annuller gør, at du kommer tilbage til masse planlægning. Herefter kan alle de planlagte tilsyn ses i kolonnevisningen. Side 26 af 41
Masseslet af planlagte tilsyn Hvis du ønsker at slette flere planlagte tilsyn på en gang, skal du sætte et flueben ud fra hver enkelt institution og klikke på knappen Slet planlagte tilsyn. Klik på Ok for at bekræfte sletningen. Side 27 af 41
Oprettelse af notat for at oprette et notat. Nota- Ud fra hvert enkelt institution har du mulighed for at oprette et notat. Klik på ikonet terne er ikke tilgængelige for institutionerne kun for de tilsynsførende. Skiv i feltet Nyt notat og klik på knappen Gem. Herefter vises notatet med dato, klokkeslet og hvem der har oprettet notatet. Side 28 af 41
Hvis der allerede findes et notat på en institution, vises ikonet med en blå ramme udenom så mange notater, du ønsker..det er muligt at oprette Ved at klikke på ikonet kan du se alle tidligere notater. Side 29 af 41
Side 30 af 41
Tidligere Tilsyn Både i planlægningsfasen og ved den lille pil ud fra institutionen kan du se de tidligere tilsyn. Overskrift Tidligere tilsyn: Udført af: Status: Statussen er angivet af tilsynsførende ved behandling af tilsynet. Anmeldt/Uanmeldt Beskrivelse Viser, hvornår tilsynet er udført. Viser, hvem der er tilsynsførende. A= Almindeligt tilsyn O= Opfølgning på tilsyn S= Skærpet tilsyn Viser om tilsynet har været anmeldt/uanmeldt. Viser tilsynet og den tilsynsførendes konklusion på tilsynet. Side 31 af 41
Beskrivelse af Planlægning kolonner Overskrifter Institution Tilsynsførende Seneste tilsyn Svarfrist/nyt besøg Beskrivelse Viser navnet på institutionen. Viser, hvem der er tilsynsførende på institutionen. Viser dato samt status fra sidste udførte tilsyn. Viser datoen for svarfrist samt datoen for det nye besøg. Side 32 af 41
Beskrivelse af Planlægning knapper Ikoner Beskrivelse Benyttes, når du vil planlægge et tilsyn på en enkelt institution. Benyttes, når du vil redigere i planlægningen (svarfrist, tilsynsførende mv.). Benyttes, når du vil slette det planlagte tilsyn. Benyttes, når du vil oprette et notat på den enkelte institution. Hvis der vises en blå ramme uden om ikonet, så findes der et tidligere notat på institutionen. Benyttes, når du vil planlægge tilsyn på flere institutioner på en gang. Benyttes, når du vil slette flere planlagte tilsyn på en gang. Klik på den sorte pil ud fra institutionen for at se de tidligere tilsyn på institutionen. Side 33 af 41
Tilsyn I fanen Tilsyn vises de kommunale institutioner. Du kan søge specifikt på en enkelt institution ved at skrive i feltet Søg institution. Her kan du se, når en institution er færdig med at udfylde tilsynet. I nedenstående eksempel vises Dagplejen med en tom linje, fordi der ikke er planlagt et tilsyn. Den anden linje viser, at en anden Dagplejer har modtaget et tilsyn, og den tredje linje viser, at Skovbrynet har returneret et færdigbehandlet tilsyn. Behandling af tilsyn Når en institution har udfyldt et tilsyn, vises det med Ja i besvaret. Det betyder at, tilsynsførende nu kan gå i gang med at behandle tilsynet. Klik på for at indikere, at tilsynet er under behandling. Herefter vises fluebenet med gult. Klik på øjet for at læse tilsynet i gennem. Her er det også muligt at udskrive eller gemme som pdf. Klik på rediger ikonet for at tilføje din konklusion af tilsynet. Konklusionselementet vises som det sidste element i wizarden. Du kan ændre overskriften, hvis du ønsker det. Side 34 af 41
Indsæt din konklusion. Ved at sætte et flueben i Konklusion synlig i institution kan den pågældende institution se konklusionen i tilsynet. Klik på Gem. Side 35 af 41
Indsæt status på det færdige Tilsyn Klik på A, S, O for at angive tilsynets status. A= Almindeligt tilsyn O= Opfølgning på tilsyn S= Skærpet tilsyn Du kan sætte O (opfølgning) ud fra et almindeligt og et skærpet tilsyn. Det betyder, at et tilsyn kan have flere statusser. Tilsyn udført Når du er færdig med tilsynet, skal du klikke på fluebenet, så det ændres til grønt. Her kan du holde musen henover og se, hvem der har udført tilsynet, dato og klokkeslet. Ligeledes vil institutionen kunne se (under tidligere tilsyn) status og konklusionen for tilsynet. Side 36 af 41
Oprettelse af notat Alle de notater, du har oprettet i Fanen Planlægning, vises også i fanen Tilsyn og omvendt. Du har mulighed for at oprette et notat. Klik på ikonet for at oprette et notat. Notaterne er ikke tilgængelige for institutionerne kun for de tilsynsførende. Skiv i feltet Nyt notat og klik på knappen Gem. Side 37 af 41
Herefter vises notatet med dato, klokkeslet og hvem der har oprettet notatet. Det er muligt at op- Hvis der allerede findes et notat på en institution, vises ikonet med en blå ramme udenom rette så mange notater, du ønsker. Ved at klikke på ikonet kan du se alle tidligere notater. Side 38 af 41
Beskrivelse af Tilsyn kolonner Overskrifter Institution/Arbejdsperiode Tilsyn Svarfrist/Tilsynsførende Besvaret Status Beskrivelse Viser navnet på institutionen og tilsynsførendes interne arbejdsperiode. Viser navnet på skabelonen. Viser svardato for tilsynet, og hvem der er tilsynsførende på tilsynet. Viser, om institutionen har besvaret tilsynet. Når der ikke står Ja, har institutionen ikke besvaret tilsynet. A= Almindeligt tilsyn O= Opfølgning på tilsyn S= Skærpet tilsyn Side 39 af 41
Beskrivelse af Tilsyn knapper Ikoner Beskrivelse Benyttes til at indikere, om tilsynsførende arbejder med tilsynet. Grå: Viser, at der findes et tilsyn på institutionen. Gul: Tilsynsførende har ændret status til under behandling. Grøn: Tilsynet er udført samt færdigbehandlet. Benyttes, når du vil se, gemme som pdf eller udskrive tilsynet. Benyttes, når du vil redigere tilsynet. Benyttes, når du vil slette tilsynet. Dette kan du kun gøre, hvis institutionen ikke har taget det i brug. Benyttes, når du vil oprette et notat på det enkelte dagtilbud. Hvis der vises en blå ramme uden om ikonet, så er findes der et tidligere notat på dagtilbuddet. Side 40 af 41
Dialog mellem de tilsynsførende og institution Når tilsynet er færdigbehandlet af tilsynsførende, kan institutionen under Tidligere tilsyn klikke på øjet for at læse konklusionen (hvis denne markering er sat) samt se tilsynets status. Support Du kan finde vejledning på spørgsmålstegnet i systemet, vores hjemmeside eller ved at ringe til vores support. Se kontaktoplysninger på vores hjemmeside Rigtig god fornøjelse med brugen af Tabulex Tilsyn. Side 41 af 41