Direktionen REFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 11. november 2015 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 13:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Michael Kielsgaard Engelsbæk Fraværende: Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller...1 2. Budget 2016-2019...3 3. Økonomi...4 4. Godkendelse af digitaliseringsstrategi...5 5. Eventuelt...8 Bilagsoversigt...9 Norddjurs Kommune
1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: børne- og ungdomsudvalgsmøde den 28. oktober 2015 arbejdsmarkedsudvalgsmøde den 29. oktober 2015 voksen- og plejeudvalgsmøde den 3. november 2015 erhvervsudvalgsmøde den 4. november 2015 økonomiudvalgsmøde den 10. november 2015 Gennemgang af dagsorden for: kommunalbestyrelsesmøde den 17. november 2015 børne- og ungdomsudvalgsmøde den 18. november 2015 arbejdsmarkedsudvalgsmøde den 19. november 2015 kultur- og udviklingsudvalgsmøde den 23. november 2015 miljø- og teknikudvalgsmøde den 24. november 2015 voksen- og plejeudvalgsmøde den 24. november 2015 erhvervsudvalgsmøde den 25. november 2015 1
økonomiudvalgsmøde den 1. december 2015 Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller og de nævnte dagsordener gennemgås. Beslutning i Direktionen den 11-11-2015 Direktionen gennemgik ovennævnte beslutningsprotokoller og dagsordener. 2
2. Budget 2016-2019 Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen havde 2. behandling af budget 2016 2019 på sit møde den 7. oktober 2015 og på samme møde blev proces for udmøntning af budget 2016 2019 besluttet. På den baggrund drøfter direktionen status for udmøntning af budget 2016-2019. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at status på udmøntningen af budgettet drøftes. Beslutning i Direktionen den 11-11-2015 Der udarbejdes en udmøntningsplan for budget 2016-2019 på direktionsseminaret den 12. og 13. november 2015. Direktionen gennemgik tidsplanen for udmøntning af budget 2016, bl.a. Fase 1 og Fase 2. 3
3. Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Kommunalbestyrelsen vedtog den 8. oktober 2014 budgettet for budgetåret 2015 og de vejledende budgetter for overlagsårene 2016-2018. Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den 11-11-2015 Der er ikke konstateret væsentlige afvigelser vedrørende budget 2015, som der ikke allerede er fokus på. Det kan dog ses, at beskæftigelsesudviklingen er mere positiv end forventet. 4
4. Godkendelse af digitaliseringsstrategi 85.00.00.G00 15/17386 Åben sag Sagsgang: DIR, ØK, KB Sagsfremstilling I aftalerne mellem KL og regeringen har digitalisering og anvendelsen af ny teknologi i en årrække været en central vej til at sikre en bedre ressourceudnyttelse i den offentlige sektor og frigøre ressourcer til kommunale ydelser. Norddjurs kommune fik sin første digitaliseringsstrategi i 2011, som dækkede fra 2011 til og med 2015. Det er dermed tid til at Norddjurs Kommune skal have en ny og opdateret digitaliseringsstrategi. Forslag til digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune 2016 2020 er vedlagt som bilag. Visionen i digitaliseringsstrategien er at: Norddjurs Kommune ønsker at give borgerne og virksomhederne den bedst mulige service og ønsker at anvende digitaliseringen som et redskab til at levere denne gode service. Servicen skal afbalanceres i forhold til de forskellige målgruppers behov og ressourcer. Norddjurs Kommune ønsker at udbredelsen af mobil- og bredbåndsdækningen udvikles mest muligt, således at borgerene får mulighed for at udnytte de digitale muligheder, der stilles til rådighed Norddjurs Kommune ønsker, at alle borgere/virksomheder, som kan betjene sig selv, skal gøre dette. Der vil altid være borgere, der ikke er digitale, og de skal naturligvis fortsat ydes god service. Disse ikke-digitale borgere kan få personlig hjælp, enten over telefonen eller i borgerservice. En del af rationalet ved, at borgere, der kan selv, skal selv, er netop, at der kan frigives ressourcer til dem, der virkelig har brug for det. Borgerene/virksomhederne skal i videst mulige omfang have adgang til egne data og sager. 5
Norddjurs Kommune vil arbejde for smartere og mere intuitive selvbetjeningsløsninger, som har samspil med bagvedliggende fagsystemer, så henvendelser kan behandles hurtigt og automatisk, når det giver mening. Digitalisering skal give mere effektive og brugervenlige fagsystemer, der gør det nemmere for medarbejderne at samarbejde på tværs, inddrage borgere, behandle sager, lave afgørelser mv. Digitalisering skal medvirke til, at kommunens ressourcer udnyttes effektivt. Norddjurs Kommune ønsker en åben og sammenhængende digital kommune, hvor der er fokus på, at borgernes oplysninger behandles forsvarligt. Digitaliseringsstrategien for Norddjurs Kommune danner den overordnede ramme for det arbejde, der lokalt skal ske i de kommende år. Der arbejdes i øjeblikket på at udmønte den fælles kommunale digitaliseringsstrategi i mere konkrete projekter. Når disse projekter kendes vil digitaliseringstyregruppen prioritere digitaliseringsindsatsen, således at Norddjurs Kommune i videst muligt omfang implementerer de fælles kommunale projekter, som ligger inden for Norddjurs Kommunes digitaliseringsstrategi. Dette i lighed med den tidligere fælles kommunal digitaliseringsstrategis bølgeplaner. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at forslaget til digitaliseringsstrategi godkendes. Bilag: 1 Åben Digitaliseringsstrategi 2016-2020 157051/15 6
Beslutning i Direktionen den 11-11-2015 Digitaliseringsstrategien sendes til ØK og herefter i høring i Fagudvalg, Ungdomsrådet, Ældrerådet, Handicaprådet m.fl. og i MED-Hovedudvalg og MED-Områdeudvalg. Der er enighed om at arbejde med, hvordan brugerne kan blive involveret i den konkrete udmøntning af handlingsplanen. Det er et vigtigt fokusområde, at der arbejdes med udbredelse af mobiltelefoni og bredbånd, hvilket der også er igangsat et større projekt om (sag på kommende økonomiudvalgsmøde). Det er et væsentligt rammevilkår for erhvervslivet. I digitaliseringsstrategien er det vigtigt, at vi konstant har et overblik over fremtidsmuligheder. 7
5. Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den 11-11-2015 Økonomistyringsmodellen for udlejning af forskellige boliger blev drøftet. Der bliver udarbejdet et forslag til, hvordan det kan gøres anderledes. 8
Bilagsoversigt 4. Godkendelse af digitaliseringsstrategi 1. Digitaliseringsstrategi 2016-2020 (157051/15) 9
Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Kielsgaard Engelsbæk Michael 10
Bilag: 4.1. Digitaliseringsstrategi 2016-2020 Udvalg: Direktionen Mødedato: 11. november 2015 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 157051/15
Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune 2016-2020 1
1. Indledning Danmark fik sin første digitaliseringsstrategi for den offentlige sektor i 2001. Staten, regionerne og kommunerne har siden i fællesskab lanceret yderligere fire digitaliseringsstrategier, hvoraf den fjerde udløber med udgangen af 2015. Som en konsekvens heraf og af aftalerne mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernes økonomi har KL udarbejdet Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2016-2020. Strategien er vedtaget af KL s bestyrelse den 21. juni 2015. Denne fælleskommunale strategi samler kommunerne om en række fælles initiativer i erkendelse af, at kommunerne i langt højere grad end tidligere må arbejde sammen for at høste gevinsterne ved digitalisering. Det er intentionen, at den fælleskommunale strategi udgør grundlaget for hver enkelt kommunes egen digitaliseringsstrategi. Digitaliseringen skal bidrage til at effektivisere og kvalitetsforbedre kommunens service, ligesom ny teknologi skal anvendes til at udvikle og optimere arbejdsgange, -rutiner og -processer. Digitaliseringsstrategien for Norddjurs Kommune danner den overordnede ramme for det arbejde, der lokalt skal ske i de kommende år. Endelig skal strategien ses i sammenhæng med kommunens øvrige politiske grundlag, eksempelvis servicestrategi, kommunikationsstrategi osv. 2
2. Vision Norddjurs Kommune ønsker at give borgerne og virksomhederne den bedst mulige service og ønsker at anvende digitaliseringen som et redskab til at levere denne gode service. Servicen skal afbalanceres i forhold til de forskellige målgruppers behov og ressourcer. Norddjurs Kommune ønsker at udbredelsen af mobil- og bredbåndsdækningen udvikles mest muligt, således at borgerene får mulighed for at udnytte de digitale muligheder, der stilles til rådighed Norddjurs Kommune ønsker, at alle borgere/virksomheder, som kan betjene sig selv, skal gøre dette. Der vil altid være borgere, der ikke er digitale, og de skal naturligvis fortsat ydes god service. Disse ikke digitale borgere kan få personlig hjælp, enten over telefonen eller i borgerservice. En del af rationalet ved, at borgere, der kan selv, skal selv, er netop, at der kan frigives ressourcer til dem, der virkelig har brug for det. Borgerene/virksomhederne skal i videst mulige omfang have adgang til egne data og sager. Norddjurs Kommune vil arbejde for smartere og mere intuitive selvbetjeningsløsninger, som har samspil med bagvedliggende fagsystemer, så henvendelser kan behandles hurtigt og automatisk, når det giver mening. Digitalisering skal give mere effektive og brugervenlige fagsystemer, der gør det nemmere for medarbejderne at samarbejde på tværs, inddrage borgere, behandle sager, lave afgørelser mv. Digitalisering skal medvirke til, at kommunens ressourcer udnyttes effektivt. Norddjurs Kommune ønsker en åben og sammenhængende digital kommune, hvor der er fokus på, at borgernes oplysninger behandles forsvarligt. 3. Indsatsområder For at nå målet om en åben og sammenhængende digital kommune er det nødvendigt, at der igangsættes en række initiativer, der understøtter bevægelsen hen mod målet. En del af disse indsatsområder vil bestå i omlægning af arbejdsgange, således at de nuværen- 3
de digitale løsninger udnyttes bedst muligt. Andre vil bestå i indkøb, udvikling og implementering af nye digitale løsninger. For at sikre at investeringer i digitale løsninger er billigst muligt vil Norddjurs Kommune tilslutte sig en række fælles aktiviteter, f.eks. projekter som udspringer af Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi eller projekter som KOMBIT tager initiativ til, ligesom der vil være projekter, der igangsættes med baggrund i vore lokale forhold og ønsker. 4. Fokusområder I den foregående periode har Norddjurs Kommune gennemført en lang række digitaliseringsprojekter, ligesom der er en del projekter, der fortsætter ind i perioden for den nye digitaliseringsstrategi. Af projekter, der fortsætter ind i den nye periode, kan nævnes: talegenkendelse, monopolbrud, printløsninger, teleløsninger, bibliotekssystem, ydelsesrefusionssystem, udnyttelse af velfærdsteknologi, grunddataprogrammet samt samarbejdsplatform på skole og dagtilbudsområdet. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi har fokus på følgende områder: Fælles fundament for en ny strategi o Øge den fælles handlekraft ved at videreudvikle det kommunale samarbejde inden for rammerne af den fælles strategi Borgerbetjening 3.0 o Borgernes møde med den kommunale sektor skal være nært og personligt, uanset om det er via digitale løsninger eller fysisk fremmøde Offentlige data skal skabe effektivitet og merværdi o Data skal genbruges på tværs og dermed skabe sammenhæng og ny viden Sikkerhed og tilgængelighed o Der skal skabes tryghed om håndtering af oplysninger Kommunernes rammearkitektur o Rammearkitekturen skal give it-løsninger, der hænger sammen på tværs, og hvor data kan genbruges Gevinstrealisering og kompetenceudvikling 4
o Fokus på ledere og medarbejderes digitale kompetencer, så de kan understøtte forandringsprocessen og realisere gevinstpotentialet Fællesoffentligt samarbejde om digitalisering o Samarbejde på tværs med fokus på infrastruktur, datadeling og rammevilkår Effektiv styring og administration o Skal muliggøre en mere effektiv opgavevaretagelse med bedre udnyttelse af kommunernes ressourcer Smart digital beskæftigelsesindsats o Skal bidrage til et velfungerende arbejdsmarkedsområde ved at understøtte Jobcentrene Borgerne skal videst mulig mestre eget liv o Digitalisering skal på effektiv vis bidrage til, at borgere inddrages mest muligt og får større indflydelse på eget forløb Teknologi giver bedre fysiske rammer og bæredygtig vækst o Digitalisering skal bidrage til at skabe gode fysiske rammer for bæredygtig vækst og udvikling Digital sammenhæng for børn og unge o Digitalisering skal understøtte sammenhæng i børn og unges læring, herunder trivsel, så de udvikler sig og lærer nok til at kunne gennemføre en kompetencegivende uddannelse Norddjurs Kommune vil i lokale digitaliseringsprojekter have fokus på disse punkter fra Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. KL melder fra primo 2016 løbende handlingsplaner ud for nye digitaliseringsopgaver. Norddjurs Kommune vil følge disse handlingsplaner og desuden supplere med lokale digitaliseringstiltag. Norddjurs Kommune vil løbende opdatere kommunens lokale digitaliseringshandlingsplan. 5. Information til borgerne Digitaliseringsstyrelsen afholder nationale informationskampagner for at udbrede kendskabet til digitale løsninger. Norddjurs Kommune deltager i disse informationskampagner. Hvis det vurderes nødvendigt, suppleres disse informationskampagner med information i 5
de lokale aviser. Der informeres desuden løbende om nye digitale tiltag på kommunens hjemmeside. Ved hver henvendelse til Norddjurs Kommune skal medarbejderen gøre opmærksom på, hvilke digitale muligheder borgeren og virksomheden har til løsning af den pågældende henvendelse. 6. Organisering Det er direktionens og afdelingschefernes (Lederforum) ansvar at sikre en optimal gevinstrealisering i de projekter, der bliver iværksat på baggrund af såvel den fælleskommunale som de lokale strategier. I 2011 blev der nedsat en styregruppe, som har til formål at vurdere og godkende nye digitaliseringsprojekter samt at sikre en optimal gennemførelse af nye digitaliseringstiltag. Styregruppen har følgende sammensætning: Økonomidirektøren er styregruppeformand øvrige medlemmer af styregruppen er it- og digitaliseringschefen samt ledelsesrepræsentanter for arbejdsmarkedsafdelingen, udviklingsforvaltningen, direktionssekretariatet og velfærdssekretariatet. Der kan desuden tilknyttes yderligere medlemmer i kortere eller længere perioder, hvis det vurderes nødvendigt. Projektleder fra it- og digitaliseringsafdelingen er sekretær for styregruppen. 7. Godkendelse 6