Provstegade 10, 2. 8900 Randers C Tlf.: 8642 7777 RANDERS KOMMUNE Beretning nr. 10 (side 221-232) BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60 % af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 221 2 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 222 2.1 Generelt... 222 2.1.1 Formål... 222 2.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 222 2.2 Forretningsgange m.v.... 223 2.3 Personsager... 224 2.3.1 Tilbud til udlændinge... 225 2.3.2 Førtidspensioner... 225 2.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser)... 226 2.3.4 Revalideringer... 226 2.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob)... 227 3 VURDERING AF KOMMUNENS ADMINISTRATIVE PRAKSIS VEDRØRENDE SYGEDAGPENGE... 228 3.1 Uarbejdsdygtighed... 228 3.2 Forlængelse... 229 3.3 Sammenfatning... 229 4 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER... 230 4.1 Revisionsberetning nr. 7 (side 140), Tabt arbejdsfortjeneste... 230 5 FORVALTNINGSREVISION... 231 6 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 232 6.1 Tilbud til udlændinge (introduktionsprogrammet)... 232 6.2 Tabt arbejdsfortjeneste... 232
Til Randers Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende revisionen af de sociale områder i 2009. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2009 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 221
2 med statsrefusion 2.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 2.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1246 af 15. december 2008 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 om udbetaling, regnskabsaflæggelse af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende lov om aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob 2.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering. 222
Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 2.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner w Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) w Revalidering w Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob). Kvalitetskontrol og ledelsestilsyn Vi har konstateret, at Afdelingen for Specialbistand først meget sent på året har foretaget kvalitetskontrol på nogle af sagsområderne. Vi skal derfor igen gøre opmærksom på, at kvalitetskontrol bør udføres løbende og i overensstemmelse med egne retningslinjer for så hurtigt som muligt ledelsesmæssigt at kunne reagere på konstaterede fejl og mangler i sagsadministrationen. Vi anser løbende kvalitetskontrol og ledelsestilsyn som et vigtigt element i kommunens risikostyring af administrationen og økonomien på de sociale områder. Herudover har vi ved dette besøg indledt en dialog med Jobcentret om løbende tilpasning af de gældende retningslinier for kvalitetskontrol og ledelsestilsyn med det formål at gøre dem mere fleksible og målrettede. 223
Fejlkonteringer med refusionsmæssig betydning Vi har konstateret, at der ikke er etableret kontroller til sikring af korrekt kontering af aktiv/passiv kontanthjælp (aktivering). I forbindelse med vores sagsrevision har vi således erfaret, at der foretages forkert kontering af udbetalte ydelser med det resultat, at der bliver hjemtaget for lidt refusion (kun 35 % mod korrekt 65 %). På vores foranledning har Jobcentret undersøgt forholdet og har oplyst, at der er tale om systemfejl, idet KMD-Opera ikke automatisk overfører besked om aktivering til KMD- Aktiv, hvorved der ikke foretages korrekt kontering som aktiv kontanthjælp (aktivering). Vi skal anbefale, at der foretages de fornødne omkonteringer fra 35 % refusion til 65 % refusion tilbage til tidspunktet for problemets opståen at det ved stikprøver sikres, at der fremover foretages korrekt kontering. Løbende afregning og kontering af fleksjobrefusioner Vi har i forbindelse med vores revision erfaret, at der ikke foretages løbende afregning af fleksjobrefusioner vedrørende kommunens ansatte i fleksjob. Afregning foretages en gang om året. Vi skal anbefale, at der løbende foretages afregning til kommunens afdelinger/institutioner dels af hensyn til de enkelte afdelingers/institutioners budgetopfølgning og dels af hensyn til den løbende hjemtagelse af statsrefusion på fleksjobområdet. Jobcentret har oplyst, at de vil arbejde med en løsning, hvor afregning og kontering foretages kvartalsvis. Stikprøvekontrol af sygedagpengeindberetninger I henhold til bekendtgørelse om digital kommunikation skal der løbende udtage stikprøvekontrol af 1 promille af de sygedagpengeindberetninger, der foretages via virk.dk. Der er tale om en bestemmelse, som har vært gældende siden 2006. har på vores foranledning påbegyndt denne kontrol i 2010. På øvrige personsagsområder er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 2.3 Personsager På de under afsnit 2.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. 224
Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 2.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 4 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at det i forbindelse med de foretagne opfølgninger ikke klart fremgår, hvorvidt der har været kontakt til pågældende. Det fremgår af IL, at kontakten kan være personlig, telefonisk eller digitalt. Dette betyder, at der skal være kontakt med den pågældende hver 3. måned, og det bør fremgå af sagen, hvorledes kontakten er foretaget. Herudover er det konstateret, at tilbuddene i introduktionsprogrammet ikke fremgår af kontrakten med timetal, kategori og periode. Vi skal anbefale, at dette fremover fremgår af kontrakten. Jobcentret har oplyst, at der i starten af 2010 vil blive taget initiativ til en beskrivelse af arbejdsgangene m.v. på området, således at lignende fejl fremover kan undgås. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises i øvrigt til afsnit 6, Revisionens bemærkninger. 2.3.2 Førtidspensioner Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. 225
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 2.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 72 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at der i 5 sager ud af 7 sager jfr. SEL 42 er foretaget fejlberegning af udbetalt tabt arbejdsfortjeneste. Vi har med Afdelingen for Specialbistand aftalt, at vi giver afdelingens medarbejdere vejledning i beregningsreglerne på området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet vedrørende tabt arbejdsfortjeneste jfr. SL 42 ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises i øvrigt til afsnit 6, Revisionens bemærkninger. 2.3.4 Revalideringer Vi har foretaget test af kontroller i 17 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at der i 1 sag vedrørende revalidering er foretaget udbetaling af revalideringsydelse, selvom der ikke har været grundlag for at bevilge revalidering, og dermed heller ikke grundlag for udbetaling af revalideringsydelse. Vi vil påse, at sagen revurderes og der foretages fornøden refusionsmæssig berigtigelse. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 226
2.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Vi har foretaget test af kontroller i 10 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 227
3 Vurdering af kommunens administrative praksis vedrørende sygedagpenge Som et led i den løbende forvaltningsrevision har vi foretaget en socialfaglig vurdering af kommunens administrative praksis vedrørende: Uarbejdsdygtighed (sygedagpengelovens 7/10) Kommunen skal ved alle opfølgninger i dagpengeforløbet tage stilling til, om en borger fortsat er fuldt uarbejdsdygtig. I første omgang vurderes uarbejdsdygtigheden ud fra det hidtidige erhverv. Efter ca. 3 måneder skal kommunen fortage en bredere vurdering, d.v.s. i forhold til borgerens uddannelses- og beskæftigelsesområde. Forlængelse (sygedagpengelovens 27) Regulerer kommunens mulighed for at forlænge sygedagpengeperioden ud over 52 uger. Vi har valgt ovenstående områder, da kommunens administrative praksis i forhold til netop disse bestemmelser kan have væsentlig indflydelse på kommunens udgifter til sygedagpenge. 3.1 Uarbejdsdygtighed Vi har gennemgået 8 sager og har ud fra den samlede sagsbeskrivelse vurderet, om vi er enige i de foretagne skøn. I alle 8 sager er vi enige i kommunens vurderinger i forhold til, at der er tale om fuld uarbejdsdygtighed. I flere af sagerne er uarbejdsdygtighed dokumenteret ved standardformuleringer. Fra oktober 2009 er kravene skærpet til stillingtagen til fuld uarbejdsdygtighed, idet begrundelserne fremover skal fremgå af sagen. Vi skal anbefale, at der sættes fokus på hvad denne skærpelse betyder for sagsbehandlingen herunder dokumentation på den enkelte sag. 228
3.2 Forlængelse Vi har gennemgået 8 sager, hvor vi alene har vurderet på, om der var ret til forlængelse i de pågældende sager. Det er vores vurdering, at der i 3 sager i første omfang var grundlag for forlængelse, men at sagerne kunne være stoppet på et tidligere tidspunkt end det er tilfældet at der i 1 sag var grundlag for forlængelse, men der er anvendt forkert forlængelsesparagraf at der i 1 sag var grundlag for forlængelse, men denne kunne være undgået ved en hurtigere sagsadministration. Vi skal særligt gøre opmærksom på, at efter 52 ugers sygdom, er udgiften til sygedagpenge en ren kommunal udgift. Der er således et væsentligt økonomisk aspekt, hvis den administrative praksis medfører, at nogle sygedagpengesager bliver forlænget, hvor de i stedet burde være stoppet. Det er således vores vurdering, at kommunens administration af forlængelse kan forbedres. Vi har noteret os, at antallet af længerevarende sygedagpengesager over 52 uger har haft en meget positiv udvikling i 2009. Ved indgangen af 2009 var der i alt 514 sager over 52 uger svarende til en sagsandel på 28,1 %. Dette tal var ved udgangen af 2009 faldet til i alt 388 sager over 52 uger svarende til en sagsandel på 22,3 %. 3.3 Sammenfatning Det er vores socialfaglige vurdering, at administrationen af sygedagpengelovens bestemmelser om uarbejdsdygtighed varetages tilfredsstillende. For så vidt angår lovens bestemmelser om forlængelse er der i 5 af 8 sager konstateret mulighed for forbedret sagsbehandling. Jobcentret har i den forbindelse oplyst, at der siden efteråret 2009 er foretaget en række tiltag til bedre socialfaglig vurdering og afklaring i de pågældende sager. Der er bl.a. dannet en teamstruktur, hvor alle sager godkendes til forlængelse eller stop på teammøder hver måned. Dette bidrager også til en fælles læring om, hvornår en sag bør forlænges. Faldet i antallet af længerevarende sygedagpengesager i 2009 tilskriver vi Jobcentrets meget intensive indsats på området, men på baggrund af vores gennemgang samt erfaringer om niveau for antal længerevarende sygedagpengesager over 52 uger i andre kommuner, vurderer vi, at der er basis for et yderligere fald. 229
4 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Vi har foretaget opfølgning på revisionsbemærkninger afgivet i tidligere revisionsberetninger. Vi har nedenfor redegjort for vores opfølgning herunder de tiltag m.v. der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne. 4.1 Revisionsberetning nr. 7 (side 140), Tabt arbejdsfortjeneste Vi har afgivet følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision 2008: Vi har konstateret, at der i en sag vedrørende tabt arbejdsfortjeneste jfr. Servicelovens 42, ikke er foretaget korrekt beregning af ydelsen. Afdelingen for Specialbistand har oplyst, at samme praksis har været anvendt i lignende sager. Sagen har været forelagt Velfærdsministeriet til udtalelse. Velfærdsministeriet har oplyst, at den anvendte praksis ikke er korrekt. Vi skal derfor anbefale, at der i denne og lignende sager foretages omberegning, således at ydelsen beregnes i henhold til gældende regler. Byrådets besvarelse Randers byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 11. maj 2009. Det fremgår af administrationens besvarelse, at der i den konkrete sag og i lignende sager vil blive foretaget en omberegning i henhold til gældende regler. På grundlag af byrådets besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. 230
5 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi har derfor valgt at redegøre nærmere herfor i de øvrige afsnit i denne beretning. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit hvor løbende forvaltningsrevision er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 2.2, Tilrettelæggelse af forretningsgange for kvalitetskontrol og ledelsestilsyn på en række områder Afsnit 2.2, Afdækning af fejlkonteringer med refusionsmæssig betydning Afsnit 2.2, Forbedret økonomistyring og refusionshjemtagelse ved løbende afregning og kontering af fleksjobrefusioner. Herudover henvises til afsnit 3 om vurdering af kommunens administrative praksis vedrørende sygedagpengesager. 231
6 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 6.1 Tilbud til udlændinge (introduktionsprogrammet) Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at det i forbindelse med de foretagne opfølgninger ikke klart fremgår, hvorvidt der har været kontakt til pågældende. Det fremgår af IL, at kontakten kan være personlig, telefonisk eller digitalt. Dette betyder, at der skal være kontakt med den pågældende hver 3. måned, og det bør fremgå af sagen, hvorledes kontakten er foretaget. Herudover er det konstateret, at tilbuddene i introduktionsprogrammet ikke fremgår af kontrakten med timetal, kategori og periode. Vi skal anbefale, at dette fremover fremgår af kontrakten. Jobcentret har oplyst, at der i starten af 2010 vil blive taget initiativ til en beskrivelse af arbejdsgangene m.v. på området, således at lignende fejl fremover kan undgås. 6.2 Tabt arbejdsfortjeneste Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at der i 5 sager ud af 7 sager jfr. SEL 42 er foretaget fejlberegning af udbetalt tabt arbejdsfortjeneste. Vi har med Afdelingen for Specialbistand aftalt, at vi giver afdelingens medarbejdere vejledning i beregningsreglerne på området. Randers, den 24. marts 2010 BDO Kommunernes Revision (Fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Niels J. Buhl / Ole Nielsen Registreret revisor Registreret revisor 232