Grundejerforeningen Terrasserne Himmelev ORDINÆR GENERALFORSAMLING Onsdag den 8. juni 2016 kl. 19.00 på Himmelev Sognegård Fynsvej 69, 4000 Roskilde
Generalforsamlingen tilstræbes afholdt indenfor tidsrummet kl. 19.00 til kl. 22.00. Hvis dagsordenens punkter ikke er færdigbehandlede, vil GENERALFORSAMLINGEN blive genoptaget på et andet tidspunkt. Uddrag af vedtægtens 10 Stemmeafgivelse kan ske ved skriftlig fuldmagt til et andet medlem. Ingen kan dog afgive stemme i henhold til mere end 1 fuldmagt, d.v.s ingen fuldmagtindehaver kan repræsentere mere end 4 stemmer. Alle fuldmagter skal være personlige og med navn. DAGSORDEN 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af foreningens regnskab 4. Rettidigt indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent 6. Valg af formand (lige år) 7. Valg af kasserer (ulige år) 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer i øvrigt samt suppleanter 9. Valg af to revisorer 10. Valg af en revisorsuppleant 11. Eventuelt Under eventuelt kan der ikke sættes forslag under afstemning
Resultatopgørelse for perioden 1.4.2015-31.3.2016 Indtægter: Regnskab Budget Kontingent, 158 parceller à 12 mdr. à 410 kr. 777.360 777.360 Fælleshus nr. 5 - lejeindtægt/depositum 14.200 9.000 Indskud og restancegebyr m.m. 6.400 6.000 Renteindtægter og kursregulering m.m. 10.201 10.000 Indtægter i alt 808.161 802.360 Udgifter: Fælleshus - Terrasserne nr. 5 41.368 45.000 Altmuligmand inkl. rengøring 53.635 58.800 Fællearealer 109.744 105.000 Gartnerarbejde - kontrakt 179.924 185.000 Sneberedskab 49.319 48.500 Kloak 49.459 50.000 Affaldsafhentning inkl. Refusion 35.215 35.000 Legepladser - vedligeholdelse og nyanskaffelser 49.952 50.000 Fællesaktiviteter 3.017 5.000 PR-aktiviteter 299 4.000 Møder & generalforsamling m.v. 8.294 5.000 Kontor & administration 25.498 36.000 Advokat & revision 1.484 2.000 Bestyrelseshonorar 25.409 25.500 Bogføringshonorar 19.400 22.560 Opsparing 125.000 Udgifter til drift og vedligeholdelse: 652.018 802.360 Årets resultat - overskud -156.143
Balance pr. 31.3.2016 Aktiver 31.3.2016 Terrasserne nr. 5 215.000 Ejendom 215.000 Tilgodehavende kontingent 2.870 Tilgodehavender 2.870 Kassebeholdning -12 Lån & Spar Bank A/S 217.614 Lån & Spar Bank A/S 440.419 Alm. Brand Bank 303.974 Likvider 961.995 4 % Nykredit 2028 33.118 4 % Nykredit 2041 66.679 Værdipapirer 99.797 Aktiver i alt 1.279.662
Balance pr. 31.3.2016 Passiver 31.3.2016 Saldo pr. 1.4.2015 955.796 Opsparing Årets resultat 156.143 1.111.939 Diverse hensættelser - ( ) nedenstående. 132.200 Egenkapital 1.244.139 Skyldige omkostninger 33.598 Skyldig A-skat, ATP, AMBidrag og pension 1.925 Kortfristede gældsforpligtigelser 35.523 Passiver i alt 1.279.662 ( ) Hensættelser: Sneberedskab - overførsel 2014/2015 40.300 Legeplads - overførsel 2014/2015 / 37.400 Legeplads - overførsel 2015/2016 / 8.500 45.900 Grønne områder - overførsel 2015/2016 26.000 Kloak - overførsel 2015/2016 20.000 I alt 132.200 Foreningen har skøde på matr. nr. 7-LU ejendomsværdi pr. 1.10.2013 udgør i alt 800.000 kr. Beholdning af børsnoterede obligationer er indregnet til kursværdi pr. 31.3.2016.
Dagsordenens punkt 4 Grundejerforeningen Terrasserne, Himmelev Forslag 1. & 2: Hej Bestyrelse Rettidigt indkomne forslag jf. vedtægtens 8 stk. 4 Jeg sender hermed to forslag til generalforsamlingen. Venlig hilsen Stine Torup Jensen Terrasserne 42 Forslag 1: Farvevalg til vinduer og døre I lokalplanen punkt 7.4. er det beskrevet, at det er tilladt, at mindre bygningsdele som fx døre og vinduesrammer males i anden farve en grøn og brun. Jeg stiller forslag om, at det skal være tilladt, at vinduer og døre er mørkegrå. Forslag 2: Farvevalg til træbeklædning, carporte, hegn mv Jeg stiller forslag om, at der til de godkendte farver tilføjes en grøn farve med koden H7.06.25. Jeg medbringer et træstykke malet i farven til generalforsamlingen.
Forslag 3: ARBEJDSBESKRIVELSE TIL EN ALTMULIGMAND MK Baggrunden for forslaget er, at vi synes, at det er praktisk at have en arbejdsbeskrivelse med arbejdsopgaver til en altmuligmand. Dette vil skabe tryghed for den ansatte og forhindre misforståelser mellem altmuligmanden og de beboere, der ønsker at få udført en af de beskrevne opgaver. Derfor forslår vi, at følgende opgaver til en "altmuligmand" nedfældes i en arbejdsbeskrivelse: "Altmuligmanden" skal rydde sne ved indgange og fortov ved nr. 5 fjerne affald på stier, i hække mm. (vær opmærksom på, at jordstykket mellem cykelsti og kirkegården hører med til Terrasserne) - især stykket fra Netto og ind mod bebyggelsen trænger til hyppig oprydning fjerne grene, der spærrer stierne efter storm eller voldsomt snefald vedligeholde og male borde og bænke tømme skraldespande ved legepladserne rydde affald på legepladserne tjekke om alle legeredskaber er i orden og ikke til fare for børnene udføre småreparationer, der kan spare en betalt håndværker modtage bestilte varer til foreningen (fx. legepladsredskaber eller ting til nr. 5) vedligeholde nr. 5 (ude og inde) opsætte saltværn langs stamvejen, hvis vi beslutter, at et sådant skal opstilles Forslagsstillere er: Jeanette Ostenfeld, nr. 4 Kate Krabbe og Gert Nørgaard-Nielsen, nr. 6 Anni Øyan Pedersen, nr. 7 Elisabeth og Karsten Voss, nr. 26 Forslag 4: FORSLAG TIL INDKØB AF SALTVÆRN TIL STAMVEJEN PÅ TERRASSERNE Baggrunden for forslaget er at skåne bøgepurret langs stamvejen mod saltning om vinteren dette inkluderer, eventuelt, at værnet føres om hjørnerne til stikvejene, dér hvor der også er bøgebeplantning. Når der kommer vintre med megen saltning af stamvejen, vil der være en meget stor risiko for, at de yderste rækker af det kostbare og smukke bøgepur, der nu kanter den ene side af denne, vil blive slået ihjel.
Derfor vil det være særdeles formålstjenligt igen at opsætte saltværn langs stamvejen. Vi forslår, at der opsættes et saltværn af samme type, som der tidligere har været opsat langs stamvejen. Dette saltværn kan leveres af Aarup Saltværn og Naturvare" ved Christian Krag. Prisen for et element på 3,90 m. er kr. 110,- plus moms. Til hvert element skal der bruges to pæle a kr.18,- plus moms. Der findes også elementer på 2 og 1 ½ m, hvilket kan blive aktuelt på hjørnerne. Stamvejen måler ifølge Google ca. 300 m. Det vil sige, at der på selve stamvejen skal bruges 77 elementer + 154 stolper. Dette vil beløbe sig til kr. 8.470,- + 2.772,-, i alt kr. 11.242,- plus moms. Dertil kommer, hvad der eventuelt skal føres om hjørnerne på stikvejene. Dette beløb kan holdes op mod de ikke ringe udgifter, der vil komme til genbeplantning, hvis bøgepurret visner p.g.a. saltning af stamvejen. Vi forestiller os, at en af "Altmuligmandens" opgaver skal være at opsætte disse værn og tage dem ned igen efter vintersæsonen. Forslagsstillere er: Jeanette Ostenfeld, nr. 4 Kate Krabbe og Gert Nørgaard-Nielsen, nr. 6 Anni Øyan Pedersen, nr. 7 Elisabeth og Karsten Voss, nr. 26 Forslag 5: FORSLAG TIL SNERYDNING AF STIKVEJE PÅ TERRASSERNE Baggrunden for forslaget er at vi alle har oplevet nødvendigheden af snerydning denne vinter, 2015 2016. at renovationsbilerne ikke kører på veje, der ikke er ryddet for sne, og at vores skraldespande følgelig ikke bliver tømt at mange ældre har svært ved at overkomme opgaven med snerydning at kørebanerne på stikvejene er særdeles vanskelige at rydde ordentligt, når man skal gøre det med håndkraft at mange har svært ved at nå snerydningen om morgenen, inden de skal på arbejde Vi forslår at der laves en fastprisaftale med Snevagten A/S. Tilbuddet beløber sig til kr. 30.700,- pr. år (det vil betyde ca. kr. 18,00 pr. husstand pr. måned) Tilbuddet vil blive forelagt og uddybet på generalforsamlingen. Forslagsstillere er: Jeanette Ostenfeld, nr. 4 Kate Krabbe og Gert Nørgaard-Nielsen, nr. 6 Anni Øyan Pedersen, nr. 7 Elisabeth og Karsten Voss, nr. 26
Dagsordenens punkt 5 Budget og fastlæggelse af kontingent for perioden 1.4.2016-31.3.2017 jf. vedtægtens 6
Budgetforslag for Grundejerforeningen 2016/2017 sammenholdt med budget for 2015/2016 Indtægter: Budget Budget 2016/2017 2015/2016 Kontingent (410 kr. x 158 x 12) 777.360 777.360 Indskud, restancegebyr m.m. 6.000 6.000 Lejeindtægt fra Fælleshus 10.000 9.000 Renteindtægt, kursregulering m.m. 3.000 10.000 Indtægter i alt 796.360 802.360 Udgifter: Gartnerfirma 180.000 185.000 Altmulig mand 53.000 58.800 Fællesarealer inkl. nye træer og buske 105.000 105.000 Sneberedskab 50.000 48.500 Kloaknet 110.000 50.000 Storskraldordning inkl. refusion 36.000 35.000 Legepladser, legepladsudvalg 50.000 50.000 Fællesaktiviteter, aktivitetsudvalg 5.000 5.000 PR aktiviteter, PR udvalg 1.000 4.000 Fælleshus 42.000 45.000 Møder, generalforsamling m.m. 5.000 5.000 Kontor og administration 30.000 36.000 Advokat 1.000 1.000 Revision 1.000 1.000 Bestyrelseshonorar 25.500 25.500 Bogføringsudgift 20.000 22.560 Opsparing - Note:1 81.860 125.000 Udgifter i alt 796.360 802.360 Over / underskud 0 0 Note 1: Overordnet vedligeholdelse af stier, fortorve og veje m.v. Kontingentet fastlægges uændret til 410 kr. pr. måned.
Punkt 6: Valg af formand: Formand Hanne Schønherr, Terrasserne 115 er på valg. Ønsker ikke genvalg. Bestyrelsen foreslår Birgitte Baktoft som formand. Punkt 7: Valg af kasserer: Kasserer er ikke på valg, men ønsker at fratræde. Punkt 8: Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter: Der skal vælges 2 bestyrelsesmedlemmer jf. vedtægternes 12 Bestyrelsesmedlem Annette Lindorff, Terrasserne 120 er på valg, men ønsker ikke genvalg. Bestyrelsesmedlem Rasmus Møller er ikke på valg. Bestyrelsesmedlem Birgitte Baktoft, Terrasserne 111 er på valg, og ønsker genvalg. Der skal vælges 2 suppleanter til bestyrelsen. Punkt 9: Valg af to revisorer: Intern revisor: Bestyrelsen indstiller Dorte Dahl Nielsen, Terrasserne 21. Punkt 10: Valg af revisorsuppleant: Henrik Møller, Terrasserne nr. 128 er villig til genvalg. Punkt 11: Eventuelt: Nedsættelse af arbejdsgrupper: Legepladsudvalg Aktivitetsudvalg Nr.5 udvalg. :
På grund af den korte tid vi har til rådighed på GENERALFORSAMLINGEN vil foreningens kontor i nr. 5 være åbent Tirsdag den 31. maj 2016 kl. 19.00 19.30. Der vil her være mulighed for at gennemse bestyrelsesprotokol og regnskaber, samt stille uddybende og afklarende spørgsmål vedrørende det afsluttede regnskabsår. Dette gøres ikke for at afskære debatten på GENERALFORSAMLINGEN, men vi håber hermed, at GENERALFORSAMLINGEN kan koncentrere sig om at træffe beslutninger.