Referat af fælles bestyrelsesmøde for Horsens Gymnasium og Horsens Statsskole Horsens Statsskole, Møderum 4, d. 28. maj kl. 16-18.30 Mødet indledes med en rundvisning på Horsens Statsskole Helle Vestergaard og Ulrik Kragh bød velkommen til bestyrelsesmødet. Dagsorden: 1. Succeskriterier for en vellykket fusionsproces. Drøftelse ved Ulrik Kragh og Helle Vestergaard 60 minutter Gruppearbejder med udgangspunkt i det overordnede spørgsmål: Hvordan kan bestyrelsen understøtte en god fusionsproces, og hvad er succeskriterier for en god proces med udgangspunkt i de fire perspektiver fra fusionsgrundlaget: Elever & læring; Medarbejdere & kultur; Demografi & politik; Bygninger & økonomi. Drøftelserne i grupperne mundede i den efterfølgende opsamling ud i følgende anbefalinger: Elever og læring: - At planlægge fællesarrangementer og events før sammenlægningen. - Synlig markering, når skolerne samles på én matrikel. - Vigtigt at få tidligere studenter/ gamle elever med i det nye gymnasiums dna. Medarbejdere og kultur: - Hurtigt i gang med konkretisering af samarbejde om fag, pædagogik, administrative opgaver m.m.. - Tidligt i processen vigtigt med forventningsafstemning, så det er synligt, hvor man har indflydelse, og hvad man har indflydelse på. - Vigtigt med løbende og tydelig kommunikation. - At stille og besvare spørgsmålet: Hvordan ser fremtidens faglige stolthed ud? - Vigtigt også med uformelle rammer til at lære hinanden at kende. Demografi og politik:
- I samarbejde med Horsens Kommune fokus på infrastrukturen og den offentlige transport især i det sydlige område, som skal understøtte fortællingen om, at det ikke er svært at komme til Studentervænget 2. - Ønske om etablering af alternative gå- og cykelruter også i samarbejde med Horsens Kommune. Bygninger og økonomi: - Vigtigt med en stram og transparent økonomistyring ud fra perspektivet: Hvad er behovet, og hvilke løsninger skal vælges? - Tidligt i processen skal ønsker til og afdækning af behov kortlægges. - Nedsættelse af arbejdsgrupper, der sammensættes bredt fra begge skoler, hvor faggrupper, elever og medarbejdere inddrages. - Overensstemmelse mellem bygninger og visioner også ud fra spørgsmålet: Hvad er fremtidens gymnasium, hvor vi skal balancere mellem det kendte/velfungerende og nye ideer. - Bygningerne skal understøtte undervisningen og læringsmiljøet. - Fokus også på udearealerne. På tværs af områderne: - Nødvendigt med indspark udefra, der tilfører viden på forskellige områder: Fx fremtidens læring og undervisning samt bygninger. - At spille sammen med det omgivende samfund og inddrage eksterne interessenter, som kan berige og udfordre vores tænkning og ideer. - Vigtigt, at vi i fusionsprocessen fortsat driver to gode skoler med god og spændende undervisning for eleverne. - Vigtigt at holde fast i den gode fortælling om projektet. Bestyrelsesformand Helle Vestergaard afsluttede debatpunktet med at takke for de mange gode indspark, som der nu skal arbejdes videre med med den bemærkning, at også her er vi i proces og langt fra i mål. 2. Beslutningsprocesser for Horsens Gymnasium og HF - Rektorteamet: instruks for rektorteamets virke - Styregruppe: kommissorium for styregruppens virke - Fusionsbestyrelsen: leveregler for fusionsbestyrelsens virke - Bestyrelserne for Horsens Gymnasium og Horsens Statsskole Beslutningspunkt ved Ulrik Kragh og Helle Vestergaard Bilag 1 30 minutter
Bestyrelsesformand Ulrik Kragh gennemgik med udgangspunkt i figuren over beslutningsprocesser for Horsens Gymnasium og HF instruksen for rektorteamets virke, kommissoriet for styregruppens virke, levereglerne for fusionsbestyrelsens virke samt bestyrelsesarbejdet hos Horsens Gymnasium og Horsens Statsskole. De opklarende spørgsmål og drøftelserne undervejs mundede ud i følgende læsning og præciseringer af bilagene: - MIO og SU vil holde møder sammen, men ikke nødvendigvis alle møderne. - Rektorinstruksen: Balancegangen er svær: Rektorerne har som udgangspunkt hver deres ansvarsområder, men kan have behov for at være med i hinandens ansvarsområder. Behov for at uddelegere i ledelserne i fusionsprocessen. - Enighed om, at der er behov for fleksibilitet i processerne. Der kan fx opstå situationer, hvor styregruppen ikke er helt i mål med alle detaljer, men alligevel kan bede om mandat i fusionsbestyrelsen, hvorefter arbejdet gøres færdigt i styregruppen. - Enighed om mest mulig transparens i processerne. - Fusionsbestyrelsens leveregler: Det skal indskrives i levereglerne, at kommentarer til referatet skal meddeles inden for en frist på en uge, ligesom det skal præciseres, at fusionsbestyrelsen SKAL nå til enighed. 3. Screeningsansøgning beslutningspunkt ved Jens Skov Bilag 2 1 Rektor Jens Skov indledte med et kort oplæg, og efter opklarende spørgsmål, underskrev bestyrelsesmedlemmerne screeningsansøgningen, der i juni sendes til Undervisningsministeriet. 4. Status - Dialog med medarbejderne og de to ledelser - Salg af Højen - Tilbygning på Studentervænget - Undervisningsministeriet om samarbejdspartner
Orientering og drøftelse ved Flemming Steen Jensen Bilag 3 30 min Rektor Flemming Steen Jensen holdt med udgangspunkt i bilag 3 (vedhæftet) et oplæg, hvor han (og rektor Jens Skov) gjorde status på arbejdet indtil nu. I drøftelsen kom det bl.a. frem: - at rektorerne forventer et udkast til salgskontrakt før sommerferien. - Tilføjelse i slide om salg af Højen: Udkast til salgskontrakt godkendes af Undervisningsministeriet med henblik på senere godkendelse i fusionsbestyrelsen. - At det er en god idé at lave forslag i byggeplanen til eventuelle senere udvidelser på Studentervænget 2. Bestyrelsesformand Ulrik Kragh lagde i sin sammenfatning bl.a. vægt på, at der i samarbejde med Horsens Kommune skal være en løsning på infrastrukturen, at der er en intern sammenhæng i forbindelse med salget af Højen 1 og indsendelse af screeningsansøgningen, at bestyrelsen er bekendt med, at vi er begyndt at bruge penge på den påtænkte fusion, at bestyrelsens kompetencer inddrages i relevante processer, og at vi går efter, at byggeriet er færdigt juni 2021. 5. Mødekalender Ved Ulrik Kragh og Helle Vestergaard Forslag til mødedatoer for fusionsbestyrelsen: - Onsdag d. 27. juni - Tirsdag d. 4. september. - Onsdag d. 7. november. - Torsdag d. 13. december. - Torsdag d. 21. februar. - Torsdag d. 4. april. - Onsdag d. 22. maj. Bestyrelsesmedlemmerne bedes give formændene besked, hvis de er forhindrede i at deltage på de udmeldte datoer. Styregruppen påtænker møde en gang om måneden.
6. Meddelelser fra rektorerne Ved Jens Skov og Flemming Steen Jensen Intet til dette punkt. 7. Kommunikation fra bestyrelsen - Bestyrelsesformand Helle Vestergaard orienterede om, at Horsens Gymnasiums bestyrelse på sit formøde formelt besluttede, at fremtidige møder er fælles bestyrelsesmøder. - Næste bestyrelsesmøde (d. 27. juni) er på Horsens Gymnasium. - Information og kommunikation om fx screening, salg m.m. bringes ud i omverdenen af rektorteamet. 8. Eventuelt - Bestyrelsen for Horsens Statsskole påtænker at besætte en af de vakante pladser med en kvinde. Der medbringes et forslag på næste bestyrelsesmøde. Efter mødet bydes de to bestyrelser til middag kl. 19.00 på lærerværelset. Referent/Henriette Hartoft Andersen