PROJEKTFORMIDLING 7 mm i SLP Lars Peter Jensen efter forlag af Jette Egelund Holgaard Dagsorden for i dag Forelæsnings- og øvelsestema: Hvad er god skriftlig formidling af projektarbejdet. Forelæsnings- og øvelsestema: Kritiske punkter i rapportskrivning. Forelæsning: Mundtlig fremlæggelse af projektarbejdet. Procesanalysen. (I bedes sætte jer gruppevis) 1 2 Typer af formidling Øvelse 1 Hvad kendetegner en god rapport i form og indhold? Tag en runde om bordet og sig, hvad I hver især opfatter som god formidling. Sammenfat de væsentligste krav, I sætter til god formidling på et A4 ark 15 minutter, så samler vi op. 3 4 Hvad siger erfaringerne (1) Rapporten skal indeholde alle oplysninger - og ikke flere - som er nødvendige til at dokumentere, analysere og et. løse problemet. Rapporten skal have et logisk flow => en god struktur Hvad siger erfaringerne (2) Rapporten bør ikke indeholde kommentarer om arbejdsprocessen evt. kommunikations og samarbejdsproblemer. Få en ensartethed i rapporten, både hvad angår den grafiske og sproglige form, samt layoutet. Læseren skal let og hurtigt kunne identificere rapportens relevans i forhold til egne forudsætninger/interesser. 5 6 1
Hvad siger erfaringerne (3) Læseren skal kunne læse rapporten trinvis: Hvis modtageren kun er interesseret i resultater, læses indledning og konklusion. Disse skal derfor kunne stå alene (hvis intet andet er anført). Hvis læseren bliver nysgerrig læses de hovedafsnit som han/hun finder interessent. Hvert afsnit må derfor meget gerne kunne stå alene - ellers skal referencer til tidlige kapitler anføres. Hvis modtageren er yderligere interesseret læses resten af hovedafsnittene. Hvis modtageren har brug for alle detaljer læses også appendiks og bilag. Hvad siger erfaringerne (4) Rapporten skal være indbydende, overskuelig, præcis og letlæselig - pas på med lange komplicerede sætninger og fremmedord 7 8 Hvad siger erfaringerne (5) Rapporten skal være troværdig, dvs. at citater skal fremgå som citater at referater fra kilder skal fremstå som sådanne hvis det er egne ideer/iagttagelser skal dette fremgå vurderinger skal præsenteres med vurderingskriterier og grundlaget for vurderingen projektets afgrænsninger skal fremgå klart projektets metoder skal være gennemskuelige forudsætningerne for konklusionerne skal fremgå at evt. politiske, religiøse eller moralsk normer fremstår som sådan. 9 Hvad siger erfaringerne (6) Jørgen Helder har lavet 39 anvisninger til god skrivning i bogen: ------------------------------ Virksomhedens informationsplanlægning og formidling Samfundslitteratur 1999. Se uddrag på nettet på kursets hjemmeside 10 Og så en lille historie om tegnsætning... PAUSE Hænges, ikke benådes ELLER Hænges ikke, benådes 11 12 2
Repetition fra P0 Kritiske punkter i skriveriet En præcis synopsis En sigende indholdsfortegnelsen Linket i kæden af kapitler At få følge læseren igennem kapitlernes form og indhold Samspillet og balance imellem tekst og illustrationer At få formidlingen videnskabelig Gode råd til synopsis Det skal være kort og præcist Problematikken skal bøjes i neon De primære metoder skal nævnes Hovedkonklusionen skal også med Logikken skal være klar 13 14 Øvelse 2 At skrive synopsis trinvis Overvej de 3 eksempler på synopsis, som udleveres til jer nu, Brug ca. 5 minutter på at læse dem hver især. Brug ca. 10 minutter til at diskutere deres styrker og svagheder. Herefter samler vi op. Initierende problem på 2 linier De 3 væsentligste metoder Problemformulering på 2 linier De 3 væsentligste metoder Hovedkonklusion på problemanalysen Hovedkonklusion på problemløsningen 15 16 Repetition fra P0 Gode råd til indholdsfortegnelsen Overvej antallet af kapitler i forhold til projektets samlede sidetal. Overvej overskueligheden i indholdfortegnelsen - har I opdelt kapitlerne i for mange niveauer? Overvej informationsværdien - er overskrifterne sigende eller er kapitlerne opdelt i for få niveauer Øvelse 3 Overvej de 3 eksempler på indholdsfortegnelser som udleveres til jer nu, Brug ca. 5 minutter på at læse dem hver især. Brug ca. 10 minutter til at diskutere deres styrker og svagheder. Herefter samler vi op. 17 18 3
Mere end en indholdsfortegnelse PAUSE Opbyg en oversigts indholdsfortegnelse for hele rapporten (Brug evt. brainstormsmetoden) Hver undergruppe med ansvar for første udkast til et kapitel laver en detaljeret indholdsfortegnelse - så den redigeres allerede der. Disse føres løbende ind i den samlede indholdsfortegnelse - som danner kultur for efterfølgende kapitler. En iterativ proces skal så sikre ensartethed, et logisk forløb og en høj informationsværdi.. 19 20 Kritiske punkter i skriveriet Øvelse 4 En præcis synopsis En sigende indholdsfortegnelsen Linket i kæden af kapitler At få følge læseren igennem kapitlernes form og indhold Samspillet og balance imellem tekst og illustrationer At få formidlingen videnskabelig Overvej det kapitel fra en P1 rapport, som udleveres til jer nu: Brug ca. 10 minutter på at læse dem hver især. Brug ca. 20 minutter til at diskutere: Kan indledning og delkonklusion læses selvstændigt? Er strukturen i kapitlet logisk? Hvordan er samspillet og balancen imellem tekst og illustrationer? Hvad mener I om det valgte layout? Er formidlingen videnskabelig - giv evt. eksempler herpå? Er der et klart link til det forrige og efterfølgende kapitel. 21 22 Et kapitel starter med et skelet 1. Hvad er formålet med dette kapitel - noter. 2. Hvilke spørgsmål får læseren besvaret i dette kapitel - og hvor i den senere skrift bliver denne viden relevant - noter. 3. Hvilken viden forudsætter dette kapitel - og er derfor behandlet i tidligere kapitler - noter. 4. Hvilke viden indgår i dette kapitel, noter og tilegn denne. 5. Hvordan skal hovedteksten bygges op - hvilke temaer og relationer herimellem er væsentlige at få frem, lav et strukturdiagram for kapitlet. 6. Skriv kapitlet (og husk opsamling/delkonklusion). 23 PAUSE 24 4
Projektpræsentation For projektdeltagere For bevillingshavere For beslutningstagere For kursister Hvad siger erfaringerne (1) At der ikke er nogen rigtig måde at fremlægge på, hver sin præsentationsstil. Sørg for at have identificeret hovedbudskabet, og at få det frem. Sørg for at du er forberedt tilstrækkeligt: overvej om du brug for et fuldt manuskript, hvilke stikord du har behov for, om du har brug for at have noter med til fremlæggelsen og så er spejlet en god ven i nøden. 25 Inspireret af Eisenberg, 1982 26 Hvad siger erfaringerne (2) Tænk på målgruppen, hvem er de, hvor mange er de, hvorfor er de her og hvad ved de allerede. Hvad siger erfaringerne (3) Tænk ikke alene på målgruppens forventninger til dig, men dine forventninger til målgruppen - og antag altid det bedste. Inspireret af Eisenberg, 1982 27 Inspireret af Eisenberg, 1982 28 Hvad siger erfaringerne (4) Kropssprog (1) Udnyt at du er i ansigt til ansigt interaktion: Hold øjenkontakt Overvej dit kropssprog Overvej din stemmeføring rytmen tempo højde Påvirk stemningen. Inspireret af Eisenberg, 1982 29 30 5
Kropssprog (2) Kropssprog (3) 31 32 Hvad siger erfaringerne (5) Hvad siger erfaringerne (5) Find balancen i din præsentation: Brug evt. flere medier på en gang, ex. Slides Tavle Overvej flowet i præsentationen Stoftrængsel Tynde perioder Brug flere koder: Billeder Grafer Tabeller Ord Historier Inspireret af Eisenberg, 1982 33 Herskin, 34 2001 Hvad siger erfaringerne (6) Overvej om muligt de fysiske rammer omkring præsentationen: Hvordan er lys og lydforholdene Hvordan kan tilhørerne bedst arrangeres i forhold til centrum for præsentationen. Er der skabt det nødvendige rum for dialog. Er der de nødvendige remedier til stede, lige fra kridt og pegepind til mere teknologiske faciliteter. Hvad siger erfaringerne (7) 7 guidelines fra kommunikationschefen på Grundfos: timing så budskabet ikke kommer for tidligt eller sent, at bryde budskabet ned så det bliver letforståeligt, at sikre sig at budskabet ikke efterlader ubesvarede spørgsmål, at være bevidst om samspillet imellem mediet og budskabet, at vurdere budskabets relevans, at sikre budskabets troværdighed, og at benytte visualisering til at lette forståelsen. Inspireret af Eisenberg, 1982 35 Holgaard, 2003 36 6
P1 Procesanalysen P1 Procesanalysen (2) Forventninger til P1 Beskriv først de forventninger I havde til P1. Hvordan forløb processen i P1? I skal beskrive jeres P1 projektproces så detaljeret som muligt. I må gerne komme ind på alle de aspekter I finder relevante. I skal komme ind på følgende områder: Samarbejdet i gruppen (herunder organisering, konfliktforebyggelse og konfliktløsning) Samarbejdet med vejlederne Projektplanlægning og projektstyring Læreprocessen (herunder problemorienteringens røde tråd) Det er vigtigt at I venter med at analysere jeres erfaringer til efter at I er færdige med at beskrive dem! 37 Projektplanlægning Har alle i gruppen samme opfattelse af hvad projektplanlægning er? Find ud af det. Har I haft en projektleder i gruppen? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvilke opgaver har projektledelsen i jeres projektorganisation? (F.eks. tidsplanlægning - ressourcefordeling - uddelegering af opgaver motivering kontakt udadtil - andet) Hvordan er de opgaver organiseret? Hvilke projektplaner har I anvendt og til hvad? Hvad er jeres erfaringer med projektplanerne? Hvilke eksperimenter har I gennemført mht. projektplanlægning og styring? Hvilke erfaringer har eksperimenterne givet jer? Hvad vil I foreslå til planlægning og styring af et P2 projekt? 38 P1 Procesanalysen (3) Samarbejdet i gruppen Efter hvilke kriterier fordeler I arbejdsopgaverne mellem jer? Har I en samarbejdsaftale (mundtlig / skriftlig )? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvor tit holder I møder? - Hvad hvis I kommer for sent/ikke kommer? Hvordan afvikles møderne? (mødeleder? - runde om bordet? Andet?) Har I talt om jeres forventninger til hinanden? (F.eks. om hvad der motiverer jer, ambitionsniveau, social deltagelse???) Hvordan er kommunikationen i jeres gruppe? Er der nogle der taler hele tiden? Er der nogen der aldrig siger noget? Bruger gruppen uforholdsvis lang tid på diskussionerne? Hvorfor? Hvilke erfaringer fik I fra "Ørkenspillet", Kommunikationsdiagrammer og andre observationer? Hvad har I gjort for at udvikle jeres samarbejde i en positiv retning? Hvilke eksperimenter har I gennemført i den forbindelse? Hvilke forventninger har I til samarbejdet i P2? Hvordan skal de blive opfyldt? 39 P1 Procesanalysen (4) Samarbejdet med vejlederne Hvordan forbereder I møder med jeres vejleder? Hvilken type respons ønsker I fra vejlederen? Har I en samarbejdsaftale med jeres vejleder? Hvilken type vejledning har I modtaget? Var det hvad I ønskede jer? Hvilke eksperimenter har I gennemført for at forbedre samarbejdet med jeres vejledere? Hvad er jeres erfaringer fra de eksperimenter? Hvilke forventninger vil I stille til jeres vejledere i P2? 40 P1 Procesanalysen (5) P1 Procesanalysen (6) Læreprocesserne Hvordan hjælper I hinanden med at løse opgaver i kurserne? Hvad gør I hvis I ikke forstår det der bliver sagt/eller står i bogen? Hvordan lærer du bedst? Hvordan har I brugt resultaterne af jeres individuelle læringstest? Hvordan hjælper/stimulerer vejlederen jeres læreprocesser? Hvilken læringsstrategi er bedst til kurser? Hvilken læringsstrategi er bedst til projektarbejde? 41 Analysen Udfra jeres beskrivelse skal I fremhæve hvad I opfatter som henholdsvis gode og dårlige erfaringer. Gode erfaringer: 1. 2. 3. Osv Dårlige erfaringer: 1. 2. 3. Osv For hver af de dårlige erfaringer skal I komme med forslag til hvordan I vil håndtere dem anderledes i P2 sådan at de bliver til gode erfaringer. 42 7
P1 Procesanalysen (7) Strukturen i P1 procesanalysen. Når I skriver procesanalysen kan I vælge at strukturere teksten på flere måder. Her er et forslag: Projektplanlægning Til hvert punkt I tager op (F.eks. Hvilke opgaver har projektledelsen i jeres projektorganisation?) Beskriv jeres forventninger til dette punkt (hvis I havde nogle) Redegør for jeres analyse Gode erfaringer Dårlige erfaringer Forslag til ændringer i forhold til de dårlige erfaringer. Samarbejdet i gruppen Samme struktur Samarbejdet med vejlederen Samme struktur En P1 procesanalyse fylder typisk fra 7-15 sider. 43 Tak for i dag HUSK AT: Vi læser jeres procesanalyser og stiller skarpt på form og indhold 44 8