Mødedato: 3. april 2017 kl. 10.00-13.30 Dagsorden til mødet i HovedUdvalget Mødested: Rådhuset, mødelokale 2 Mødelokalet er reserveret fra kl. 8.00 til formøde for medarbejderrepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Henning Haahr (formand), Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Erik Bjerrum, Leo Kristoffersen Medarbejderrepræsentanter: Lone Bay (BUPL) (næstformand), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF) (forlod mødet kl. 12.50), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Hegelund, Rita Ernstsen, Laila Dueholm (suppleant for Rikke Liboriussen) Arbejdsmiljørepræsentanter: Christa Jacobsen Referent: Malene Nørgård Jensen, Ledelse & Udvikling Afbud: Morten Møller, Thomas Jørgensen (3F), Rikke Liboriussen, Niels Nejst Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Forventet tid til punktet: 2 minutter Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Forventet tid til punktet: 2 minutter Godkendt med den ændring, at punkt 3 behandles efter punkt 4 og 5. 3. Til og fra Direktionen til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Regnskab 2016 I 2016 var der budgetteret med et driftsoverskud på 33,5 mio. kr., men regnskabet vidner om et driftsoverskud på 41,9 mio. kr. Dermed er udviklingen vendt, og vi er på vej tilbage mod samme niveau som tidligere år, men med en anden besparelseslogik end hidtil. Budgettet eftersendes som bilag til referatet. Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 1
Budget 2018 Der er et par udfordringer i forhold til budgettet for 2018, men det forventes ikke at få betydning for den nuværende effektiviserings- og besparelsesplan. Udfordringerne på indtægtssiden er ændringer i bloktilskuddet, mens der på udgiftssiden er udfordringer i forhold til overførselsindkomster. Der pågår netop nu en analyse af overførselsområdet med henblik på optimering af arbejdsgange og effekt af indsatsen. Fællesmøder med politiske udvalg Der er truffet beslutning om, at der fremadrettet skal afholdes fællesmøder mellem OmrådeUdvalgene og de politiske fagudvalg, men det anbefales, at møderne udskydes til efter valget til MED og Byråd. Det betyder, at de første møder vil blive afholdt i foråret 2018. Det anbefales, at OmrådeUdvalgene allerede nu påbegynder drøftelsen af de fremtidige møder med henblik på at være godt forberedt og få overleveret viden til de nye udvalg. 4. Opfølgning på arbejdet med effektiviseringer/fællesmøde med effektiviseringsstyregruppen til information og drøftelse Der afsættes 30 minutter til punktet Under punktet deltager Jørgen Bruun, Mette Lunau Larsen og Rasmus Blicher. I forbindelse med økonomiopfølgningen skal de enkelte virksomheder/budgetansvarlige indberette status i forhold til hverdagseffektiviseringer. Status på hverdagseffektiviseringer vil blive fremlagt på mødet. I forbindelse med udarbejdelsen af Økonomioversigt 1 er der foretaget en opsamling af status på udmøntningen af arbejdet med de effektiviseringer og besparelser, der blev vedtaget i forbindelse med budgettet for 2017. Generelt viser tilbagemeldingerne, at der arbejdes med effektiviseringerne og besparelserne indenfor alle områder. Både på medarbejder- og på ledelsesside er der taget kraftigt ejerskab, hvilket har medført, at der allerede nu er udmøntet 10,7 mio. kr. af den samlede besparelse på 12,2 mio. kr. Karsten Poulsen gav en kort status på udmøntningen af de vedtagne effektiviseringer og besparelser: 2. Reorganisering af det specialiserede socialområde: Der er ansat ny Social- og Borgerservicechef og arbejdet med reorganisering er igangsat. Grundet opsigelsesvarsler og afledte omkostninger i forbindelse med fratrædelse kan besparelsen i 2017 på 450.000 ikke indfries. 3. Reorganisering af ældreområdet: Sundheds- og Omsorgschef er ansat, og arbejdet med reorganisering er igangsat. Besparelsen løbes delvist hjem i 2017. 4. Skolestruktur: Skoleåret 17/18 vil være et implementeringsår, hvor organisationen implementerer Byrådets beslutninger om ændringer af skoledistrikter, fælles ledelse og bestyrelser. Herudover skal tildelingsmodeller på almen- og specialområdet tilrettes for at imødegå den ændrede fordeling af Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 2
specialbørn som følge af ny skolestruktur. Ledelsesorganiseringen er pågående, og to af tre skolelederstillinger er besat. Den sidste skolelederstilling forventes besat pr. 1. august 2017. De vedtagne budgetreduktioner indarbejdes i forhold til budget 2018. 5. Administration: Der pågår et analysearbejde i forhold til, hvordan vi arbejder med administration. Der er gennemført en spørgeskemaundersøgelse med en svarprocent på 100, hvilket giver et godt grundlag for analysen og det videre arbejde. Styregruppe vil med udgangspunkt i analysen vurdere, hvor man kan arbejde med optimering af administrationen. 6. Optimering af ejendomsområdet: Der er nedsat en styregruppe, og der har været afholdt møder med servicemedarbejdere og ledere. Er pt. i en analysefase i forhold til, hvordan vi kan arbejde med effektivisering. Der gennemføres interviews på de enkelte arbejdspladser. Medio 2017 kan vi have et bud på den overordnede organisering. 7. Optimal anvendelse af betalt befordring: Der analyseres på betalt befordring inden for de respektive fagområder. 8. Udbud af vejvedligeholdelse: Der analyseres med udgangspunkt i tre forskellige scenarier. Der forventes en afklaring i løbet af foråret. 9. Pristjek i hjemmepleje: Tiltaget er delvist implementeret. Prisen justeres af flere omgange. Den første justering er foretaget. For at reducere udgifter til skader på biler, gives der tilbud om kørekurser. Desuden er der implementeret en procedure i forhold til at få afrapporteret stand på biler ved aflevering, hvilket har betydning for omfanget af skader. 10. Pristjek af plejecentre: Er i en analysefase, og effektiviseringen forventes ikke at kunne realiseres fuldt ud i 2017. Der skal arbejdes mere med velfærdsteknologi for at det kan lykkes. 12. Videotolkning: Der er indgået aftale med Aarhus Kommune. Der er fokus på oplæring i og fortrolighed med brug af videotolkning. Der er positive tilbagemeldinger fra både borgere og medarbejdere. 13. Nedsættelse af tilsynstimer i Dagplejen: Forslaget er effektueret i kraft af ny ledelsesorganisering. 14. Socialpædagogiske fripladser: Den hidtidige automatik er ændret til en socialfaglig vurdering samtidig med, at opgaven er overgået fra Borgerservice til BFC. 15. Tidlig start i SFO: En arbejdsgruppe har beskrevet de overordnede rammer, som er implementeret lokalt. Langt overvejende positive tilbagemeldinger og kun få negative forældrehenvendelser. Der er flere sidegevinster, heriblandt at styrket samarbejde mellem pædagoger i dagtilbud og skoler. Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 3
16. Talegenkendelse: Er teknisk set implementeret. Arbejder nu med at få løsningen til at fungere optimalt samt opnå fortrolig med den nye teknik. 21. Nedsættelse af takster Gaia: Forslaget er effektueret, men det viser sig, at man måske har strammet for meget. Derfor kigger man på tildeling på dagtilbudsområdet. 27. Demografi: Ny model for demografiregulering på ældreområdet. Det er ikke nødvendigt at reducere puljen som forventet, da der ikke kommer så mange flygtningebørn som forventet. Penge sparet i den forbindelse tilføres ældreområdet. 28. Effektivisering af tandplejen: Der er først et reduktionskrav i 2018, men der er taget hul på opgaven. 29. VitaPark: Igangsat en undersøgelse af, hvordan andelen af udlejninger kan øges. Arbejdet med hverdagseffektiviseringer ruller, og ud fra det beskrevne er stort set alle besparelser gennemført. Arbejdet med hverdagseffektiviseringer er en ongoing proces, som der følges op på i 2018, 2019 og 2020. 5. Temamøde om kerneopgaven, til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet Som led i arbejdet med hverdagseffektiviseringer afholdes der temamøde for alle medarbejdere den 19. april. Mødet omhandler kerneopgaven og skal give inspiration til det videre arbejde med hverdagseffektiviseringer. Effektiviseringsstyregruppen udarbejder en inspirationspakke til det videre arbejde, som forventes udsendt i uge 13 til Strategisk Lederforum, Hovedudvalg og Områdeudvalg. Hovedudvalget drøfter hvordan udvalget bedst kan støtte op om temamødet og det fremadrettede arbejde. Det skal være tydeligt for alle, at det er vigtigt at deltage i temamødet. Temamødet er startskuddet for et arbejde med kerneopgaven, som vil fortsætte, og det er vigtigt, at vi har et solidt fælles grundlag for arbejdet. HovedUdvalget anbefaler, at man på styregruppemøde den 4. april 2017 drøfter kommunikationen omkring arrangementet med særligt fokus på at få lederne til at kommunikere vigtigheden af at deltage. Desuden har man som medarbejderrepræsentant en opgave i forhold til at få budskabet ud. Endelig blev det besluttet, at Byrådet skal inviteres til at deltage, så vi får et fælles afsæt hos politikere, ledelse og medarbejdere. Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 4
6. Status på arbejdsmiljøarbejdet herunder opfølgning på arbejdsmiljømål til beslutning Der afsættes 30 minutter til punktet Opfølgning på sygefravær 2017 Samlet set ligger sygefraværet for januar-februar måned 2017 en smule lavere end for samme periode 2016. Det bemærkes dog, at fraværet på skoler, dagtilbud og rådhus er højere i 2017 end på samme tid i 2016, mens det på øvrige områder er faldet. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i årets første tre måneder gennemført tilsynsbesøg på 9 arbejdspladser i Odder Kommune. Heraf er de 8 besøg varslet i 2016 og for rådhusets vedkommende blev det første besøg gennemført i december 2016, og der er foretaget genbesøg med henblik på gruppeinterviews i Jobcenter og Teknik & Miljø. Der er i forbindelse med besøgene givet 6 grønne smileys, 2 steder afventer genbesøg inden endelig afgørelse og i forbindelse med tilsyn på rådhuset er der samlet i 2016 og 2017 givet 4 påbud, hvoraf de 3 er lukket på nuværende tidspunkt. Det sidste påbud omhandler vejledning til medarbejdere vedr. arbejdsrelateret vold udenfor arbejdstid, og der er således tale om et påbud som rækker videre end rådhuset. Der er bl.a. i den forbindelse ved at blive udarbejdet en folder med vejledning om emnet. Bilag: Oversigt over tilsynsbesøg 2017, doknr. 727-2016-171782 Arbejdsmiljømål På mødet den 27. februar besluttede Hovedudvalget at omformulere arbejdsmiljømålene, således Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 5
at der i højere grad er sigte på trivsel og robuste fællesskaber. Ledelse & Udvikling har udarbejdet et forslag til formulering af arbejdsmiljømål og indsatser for 2017-2018. Hovedudvalget drøfter forslaget, herunder særligt: Skal formuleringen af mål og indsatser for arbejdsmiljøet tage afsæt i løsningen af kerneopgaven eller medarbejdernes trivsel? Hvordan sondrer vi mellem mål for arbejdsmiljøet og midler til at nå målene? Hvordan er balancen mellem det fælles for Odder Kommune og muligheden for lokale mål og indsatser? Hvordan kan der følges op på mål og indsatser/hvilke behov er der for opfølgning om et år? Hvilken betydning har den nye formulering for arbejdsmiljø- og sundhedspolitikken? Bilag: Udkast til arbejdsmiljømål 2017-2018, doknr. 727-2017-39543 Arbejdsmiljø- og sundhedspolitik Opfølgning fra arbejdsmiljøgruppens møde i marts Arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget afholder møde den 23. marts. Gruppen orienterer fra mødet. HovedUdvalget finder det glædeligt, at langtidsfraværet samlet set er faldet. Jette Lorenzen orienterede om det strakspåbud, der er givet på Campus. Arbejdstilsynet har vurderet, at der er forøget risiko for vold og trusler på Campus, og at sikkerheden for medarbejderne ikke god nok. Medarbejderne er derfor trukket hjem fra Campus, indtil der er fundet en holdbar løsning. HovedUdvalget drøftede vigtigheden af at vurdere, om påbud fra Arbejdstilsynet giver anledning til konkrete handlinger samt vigtigheden af at drage læring i organisationen generelt. Blandt HovedUdvalgets medlemmer er der enighed om, at modellen, som danner udgangspunkt for arbejdsmiljømålene, er fin, og der er en god sammenhæng til det, vi har gang i i organisationen. Den gensidige påvirkning mellem de tre elementer kan med fordel highlightes yderligere. Det vigtige er, hvordan modellen bliver omsat, og HovedUdvalget vurderer på den baggrund, at der er behov for at motivere og konkretisere modellen yderligere. Det handler om at finde den rette balance mellem det visionære og det konkrete og let omsættelige på lokalt niveau. Der skal være en klar retning og rammesætning fra HovedUdvalgets side suppleret med en lokal udmøntning som sikrer ejerskab og engagement. Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 6
HovedUdvalget ønsker at arbejde dynamisk med arbejdsmiljømålene, og det er derfor vigtigt, at de bliver indarbejdet i årshjulet. Desuden er det vigtigt, at det bliver muligt for HovedUdvalget at følge op på arbejdet med målene. Her ses konkrete mål for eksempelvis trivsel som en fordel. HovedUdvalget foreslår desuden, at der formuleres mål om at reducere kompleksiteten i arbejdet samt medinddragelse og formidling på de lokale arbejdspladser. Det skal præciseres, at HovedUdvalget har en forventning om, at man lokalt arbejder med de listede virkemidler til de lokale indsatser. På møde den 29. maj 2017 ønsker HovedUdvalget en fornyet drøftelse af arbejdsmiljømålene med udgangspunkt i et revideret oplæg. HovedUdvalget ønsker at drøfte: Hvornår skal arbejdsmiljømålene behandles? Hvordan skal arbejdsmiljømålene behandles? Hvilken rolle får OmrådeUdvalgene i forhold til arbejdsmiljømålene? Hvad betyder arbejdsmiljømålene for arbejdsmiljø- og sundhedspolitikken? 7. Status vedr. sundhedsordning I forlængelse af Hovedudvalgets beslutning om at fortsætte sundhedsordningen på tilsvarende vis som i 2016, er rammebeskrivelse og ansøgningsskema justeret til ud udsendt på mail til Strategisk Lederforum samt arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter. Der er endvidere informeret om ordningen på OdderIntra. Arbejdsmiljøgruppen orienterer om status i forhold til behandlede ansøgninger. Arbejdsmiljøgruppen orienterede om de første ansøgninger, som gruppen har godkendt. Det drejer sig om ansøgninger fra Økonomi & Løn, Krible Krable Huset, Bronzealdervej samt en fælles ansøgning fra Åhusene, Fabos og Rosenhuset. Ansøgningerne har generelt været gode og kreative, og tendensen er, at der søges til det mentale KRAM. Fra medarbejderside blev der spurgt ind til principper for deltagelse i DHL stafetten. Svaret var, at de bliver de samme som i 2016. 8. Program for arbejdsmiljøkonference til information og drøftelse Der afsættes 5 minutter til punktet Program og dato for arbejdsmiljøkonferencen er på plads. Konferencen afvikles den 4. oktober 2017, og giver derfor afsæt for at få den nye MED-organisation godt fra start. Konferencens gennemgående tema er relationer og samarbejde. Programmet for konferencen er vedlagt som bilag. Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 7
Bilag: Program for arbejdsmiljøkonference 2017, doknr. 727-2017-30202 HovedUdvalget udtrykte tilfredshed med programmet. 9. Lønomlægning i forbindelse med efteruddannelse til beslutning Der afsættes 15 minutter til punktet Punktet er fremsendt til Hovedudvalget fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur, som behandlede det den 20. februar 2017. Områdeudvalget fremsender punktet til behandling i Hovedudvalget med den bemærkning, at bruttolønsordninger ikke skal erstatte arbejdsgiveren pligt til at give efteruddannelse. Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur behandlede punktet på foranledning af Børne- og Familiecentret, der oplever, at medarbejdere ønsker at gå ind i relevant efteruddannelsesforløb, som ikke kan bevilliges, da det ligger ud over budgettet til efteruddannelse. I nogle tilfælde vælger medarbejderne selv at betale efteruddannelse og ønsker i den forbindelse mulighed for at lave aftale om lønomlægning. Bruttolønsordning, lønomlægning eller fleksibel lønpakke er en samlet betegnelse for de ordninger, hvor en medarbejder går ned i løn og i stedet modtager et eller flere personalegoder fra arbejdsgiver. Betingelserne for en bruttolønsordning er: Aftalen skal være inden for rammerne af de gældende regler Aftalen skal indebære en reel fremadrettet lønnedgang Aftalen skal som udgangspunkt løbe over hele lønaftaleperioden eller som minimum 12 måneder Det skal være arbejdsgiveren, der stiller godet til rådighed Lønnedgangen skal være et på forhånd fastsat beløb Direktionen har tidligere drøftet bruttoløn og besluttede i den forbindelse, at man ikke ønsker at anvende bruttoløn i Odder Kommune. Dette skal ses i lyset af, at det tidligere har vist sig at være forbundet med et større administrativt arbejde i de tilfælde, hvor en medarbejder forlader arbejdspladsen inden bruttolønsaftalens udløb, da der i disse situationer skal ske tilbagebetaling af eksempelvis er restbeløb i forbindelse med uddannelse. Såfremt der skal etableres bruttolønsordninger bør det således fra start være aftalt tydeligt, hvordan og med hvilket beløb tilbagebetaling skal ske. Udvalget drøfter Børne- og Familiecentrets forslag om lønomlægning i forbindelse med efteruddannelse og beslutter, om der skal arbejdes videre med muligheden for at etablere bruttolønsordninger. Bilag: Bruttolønsordning/lønomlægning/fleksibel lønpakke - dok. nr. 727-2016-169712 Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 8
HovedUdvalget videresender punktet til Direktionen med henblik på endelig beslutning. HovedUdvalget understreger, at den nødvendige kompetenceudvikling i forhold til kerneopgaven skal prioriteres inden for de enkelte områder. Er dette ikke muligt inden for den nuværende økonomiske ramme, må der tages stilling til, om der er behov for at afsætte flere midler til kompetenceudvikling. 10. Tilpasninger af MED-strukturen på områder, hvor der er gennemført omstruktureringer til beslutning der afsættes 20 minutter til punktet Sundhed og Omsorg I forbindelse med omstruktureringer i Sundhed og Omsorg har de lokale MED-udvalg i enighed udarbejdet et forslag til ny lokal MED-organisering. Der ønskes ét samlet MED-udvalg for hele Sundhed og Omsorg med bred repræsentation af både ledere og medarbejdere, som sikrer at der både er fokus på repræsentation af faggrupper og enheder bredt i Sundhed og Omsorg. Bilag: Forslag til ny lokal MED-organisering i Sundhed og Omsorg, doknr. 727-2017-42281 Social og Borgerservice Det lokale arbejde med tilpasning af MED-strukturen i Social og Borgerservice igangsættes fra 1. april. Det udarbejdes forslag til ny lokal MED-organisering til godkendelse i Hovedudvalget hurtigst muligt herefter. Skoler og landsbyordninger Der afholdes fælles møde mellem direktøren og de lokale MED-udvalg for skoler og landsbyordninger den 28. marts, hvor processen for arbejdet med ny lokal MED-struktur drøftes. Direktøren orienterer på Hovedudvalgsmødet om resultatet af mødet den 28. marts. Jette Lorenzen orienterede om den nye organisering inden for Sundhed & Omsorg samt Social & Borgerservice. På Social & Sundhedsområdet har man besluttet at organisere sig med ét stort fælles MED-udvalg med bred repræsentation. Baggrunden er et behov for at tænke i fælles løsninger på området. For at kompensere for et stort ressourcetræk som følge af den brede repræsentation, har man besluttet at give køb på formøderne. Den nye organisering på Social og Borgerserviceområdet trådte i kraft pr. 1. april 2017. På dette område arbejdes der fortsat med at få tilpasset MED-strukturen til den nye organisering. HovedUdvalget understregede vigtigheden af en MED-struktur som modsvarer ledelsesstrukturen. Drøftelsen fortsætter i OmrådeUdvalget med henblik på at sikre dette. Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 9
På skoleområdet er ambitionen at tilpasse MED-strukturen, så den bedst muligt understøtter det lokale MED-samarbejde. De nuværende otte lokale MED-udvalg har fået frem til efteråret til selv at finde en model, som sikrer dette. 11. Anvendelse af AKUT-midler til lokale formål til beslutning Der afsættes 10 minutter til punktet I forbindelse med overenskomsterne er det mellem parterne aftalt, der skal afsættes 1,02 øre pr. ATP pligtig time i overenskomstperioden, som anvendes til lokale formål. Dette svarer til ca. 30.000 kr. pr. år. I tidligere overenskomstperioder har midlerne været anvendt til et eller to enkelte arrangementer for alle tillidsrepræsentanter. Der har i forbindelse med planlægningen været nedsat en arbejdsgruppe bestående af Torben Nielsen, Rikke Liboriussen og Lone Bay, bistået af Ledelse & Udvikling. Midlerne skal anvendes inden udløbet af indeværende overenskomstperioden (31.03.2018). Der skal således nedsættes en arbejdsgruppe, der kan forestå planlægning heraf. Den hidtidige arbejdsgruppe bestående af Torben Nielsen, Rikke Liboriussen og Lone Bay fortsætter. Arbejdsgruppen faciliteres af Ledelse & Udvikling. 12. Beredskabsplan i krisesituationer til information og drøftelse På mødet den 27. februar blev det aftalt, at der informeres om beredskabsplanen på aprilmødet. Bilag: Hvis ulykken sker Kommunikationsindsats i krisesituationer, doknr. 727-2016-46845 Beredskabsplan i krisesituationer, doknr. 727-2009-850437 HovedUdvalget udtrykte tilfredshed med beredskabsplanen. 13. Til efterretning Referat fra Områdeudvalgsmøde for Rådhuset den 22. februar 2017 Referat fra Områdeudvalgsmøde for Børn, Unge og Kultur den 20. februar 2017 Referat fra Områdeudvalgsmøde for Social og Sundhed den 22. februar 2017 Referat fra Områdeudvalgsmøde for Teknisk område den 8. marts 2017 Intet at bemærke 14. Eventuelt På møde den 29. maj 2017 ønsker medarbejdersiden at drøfte vilkår for MED-arbejdet. Der er Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 10
meldinger om, at det nogle steder kan være vanskeligt at få MED-arbejdet til at hænge sammen med de øvrige arbejdsopgaver. HovedUdvalget ønsker at drøfte, hvordan vi får afdækket rammer og vilkår for MED-arbejdet, da det er vigtigt at kende problemets omfang, inden der skrides til handling. Mødet hævet kl. 13.17 Næste ordinære møde: 29. maj 2017 Dokumentnr.: 727-2017-33055 side 11