Velkommen til efterskolemanualen

Efterskolemanual Velkommen til efterskolemanualen...2 1. Hvordan logger jeg på fjernskrivebordet?...2 2. Hvordan logger jeg ind i UVvej og UVpraktik?...3 3. Hvordan ændres passwords?...4 4. Hvordan udskriver jeg fra UV-programmer?...4 5. Få adgang til dine egne drev på serveren...4 6. Hvor er mine elever?...5 7. Udsøgning...5 8. Hvad skal jeg gøre, hvis en elev dropper ud før skoleåret er slut?...8 9. Praktikformidling...9 9.1.1 Hvordan udskrives formidlingsliste?...13 9.1.2 Hvordan udskrives praktiksedler?...15 10. Lister i Excel...16 11. Uddannelsesbogen...19 11.1.1 Hvordan tildeles samtaler og uddannelsesplaner til eleverne?...20 11.1.2 Hvordan udleveres pinkode til eleverne?...21 11.1.3 Sådan besvarer eleverne spørgsmålene/udfylder uddannelsesplanen:...22 11.1.4 Vejlederen læser kommenterer afholder samtaler udskriver afslutter. 23 12. Optagelse.dk...24 13. Hvor ser jeg elevernes stamdata?...25 14. Hvordan opretter jeg kommentarer post i elevernes journal?...25 15. Hvordan laver jeg kolonneopsætning...26 16. Gode genvejstaster at kende:...27 1

Velkommen til efterskolemanualen Denne manual giver et hurtigt overblik over de funktioner, rettigheder og muligheder der er for efterskolernes brugere. Manualen en sammensat af forskellige muligheder i UVvej og UVpraktik. Vi håber, at I som efterskoler kan bruge manualen som opslagsbog og I er altid velkomne med spørgsmål og gode ideer til udvidelse af manualen. 1. Hvordan logger jeg på fjernskrivebordet? Inden du forsøger at logge på fjernskrivebordet skal du sikre dig, at din computer er sat op til at kunne oprette forbindelse hertil. Kravene er, at din computer skal være udstyret med den nyeste RDP klient 6.1 samt et Microsoft.NET framework 3.5. Du finder links til dette på vores hjemmeside www.uvdata.dk under Support => Eksterne links. Husk at begge links skal køres igennem og installeres. BEMÆRK: Hvis du logger på via en Vista-maskine skal Service Pack 1 til Vista også være installeret. Når disse ting er installeret skal du have det nyeste ikon til fjernskrivebordet lagt ind på forsiden af dit almindelige skrivebord. På den måde kan du altid bare dobbeltklikke på dette ikon, når du skal logge på fjernskrivebordet. Ikonet finder du ved at følge dette link: http://www.uvdata.dk/rdplogin.aspx Når du trykker på ikonet kommer du ind på vores hjemmeside. Her skal du trykke på det link, som hedder: Ikonet til at logge på fjernskrivebordet d. 30/9-2008. Herefter vises en boks, hvor du skal vælge, om du vil gemme eller åbne filen. Her vælger du at gemme filen på dit skrivebord. Ikonet til fjernskrivebordet er nu gemt på forsiden af dit skrivebord og ser sådan ud: Dobbeltklik på ikonet og følgende billede vises: 2

Ved user name skriver du: uu\ og så dit brugernavn lige bagefter fx således: uu\afl24 Det er meget vigtigt, at du skriver uu\ foran dit brugernavn. Husk, at det hele skal skrives med små bogstaver. Du skal også indtaste dit password, som er personligt, og som du selv har lavet engang. Det er meget vigtigt, at du skriver password nøjagtigt som da du selv lavede det. Hvis ovenstående boks bliver ved med at komme frem efter du har indtastet dine oplysninger, er det sikkert fordi du forsøger at logge på med noget forkert. Tjek eventuelt, at Caps Lock ikke er slået til på dit tastatur, så du skriver med ene store bogstaver. 2. Hvordan logger jeg ind i UVvej og UVpraktik? De to ikoner ligger på dit fjernskrivebord. Dobbeltklik herpå og programmet starter. Programmerne ligger som standard på fjernskrivebordet. De skal således ikke installeres. Det er muligt, at du ikke kan finde disse ikoner på forsiden af dit fjernskrivebord. I dette tilfælde skal du vælge knappen Start => Programmer => UVdata. Her vil du finde UVvej og UVpraktik. BEMÆRK: Har du et ikon, som hedder UVhold, skal du blot ignorere dette. Det skal du ikke bruge til noget som efterskolevejleder. I UVvej og i UVpraktik skal du IKKE skrive uu\ foran dit brugernavn. Husk også, at der typisk ikke er noget password til UVvej og UVpraktik. 3

3. Hvordan ændres passwords? Oprettelse og tildeling af passwords kan kun gøres af administrator ved det UU-center din efterskole hører under. Er I ikke koblet op på UVdatas programmer, via jeres UUcenter, kan kun Uvdata oprette og tildele passwords til brugerne på efterskolen. Hvis du skal ændre dit password, går du ind på systemet. Under Start finder du punktet Settings og her går du ind under punktet Windows security, hvor du ændrer dit password. Ca. hver 6. måned beder systemet om at du ændrer dit password, følg vejledningen. Skulle du have tastet dit password forkert 6 gange låser Windows din computer i en time, det er derfor vigtigt du kan huske dit password! NB: Et password skal være mindst 10 tegn langt, indeholde mindst et lille og et stort bogstav, samt mindst et tal. Desuden må dele af brugerens navn ikke indgå i passwordet. 4. Hvordan udskriver jeg fra UV-programmer? Forudsætningerne for at kunne skrive ud fra UVdatas fjernskrivebord er, at du har installeret de føromtalte opdateringer det vil sige den nyeste RDP-klient og Microsoft.NET framework 3.5. Inden du logger på fjernskrivebordet skal du huske at gå ind i dit kontrolpanel, åbne ikonet Printere og faxenheder og så sætte den printer, som du vil udskrive til på fjernskrivebordet, som standardprinter. Dette gør du ved at højreklikke på printeren og vælge Markér som standardprinter. BEMÆRK: Der findes enkelte printere, som ikke fungerer sammen med fjernskrivebordet. I det tilfælde kan printeren PDFcreator benyttes som et alternativ. 5. Få adgang til dine egne drev på serveren For at få adgang til dine egne drev inde på serveren, skal du logge af terminalen, så du kommer ud på dit eget skrivebord. Her skal du højreklikke på ikonet, som du plejer at bruge til at komme ind på terminalen. Herefter skal du vælge "Edit" eller "Redigér". I den fremkomne boks skal du vælge fanebladet "Local Resources" eller "Lokale ressourcer". 4

Under dette faneblad skal du sætte flueben i den checkboks der hedder "Disk drivers" eller "Diskdrev". Vælg herefter "Connect" eller "Opret forbindelse". Nu har du adgang til dine egne drev. 6. Hvor er mine elever? For at finde dine elever i UVdatas programmer, er det en forudsætning at de er indberettet via tilbagemelding.dk fra EDB-brugsen, som du har gjort hidtil. Aftal med dit lokale UUcenter hvordan import af tilbagemelding.dk skal foregå. Er I ikke koblet op på UVdatas programmer, via jeres UUcenter, kontakter I blot UVdata, når der skal laves import af tilbagemelding.dk. 7. Udsøgning Søgeformularen er meget vigtig i den daglige brug af UVvej. Stor set al arbejde med programmet udspringer fra en søgning. Også når der skal laves udtræk fra systemet i form af statistikker osv., er søgeformularen et uundgåeligt værktøj. Ved tryk på F6 kommer følgende skærmbillede frem: 5

Når der er valgt et felt og en søgemåde, og indtastet en søgeværdi, trykkes på Tilføj. Så kommer søgekriteriet til at figurere i det store hvide felt. Herefter kan der indtastes et nyt søgekriterium og trykkes på tilføj. Denne proces kan gentages så mange gange man ønsker. Hvert søgekriterium lægger sig på en ny linie i det store hvide felt. På denne måde kan der altså søges på alle de kriterier man ønsker, og ikke blot på fire, som var tilfældet i den gamle søgeformular. Læg mærke til, at når søgekriterierne har lagt sig i det store hvide felt, så kan de hver især markeres og rettes eller fjernes med knapperne til højre for feltet eller ved at højreklikke. 6

Afslut søgningen med Søg. Du kan også vælge at trykke en gang på enter-knappen. Herefter får du resultaterne af søgningen frem på skærmen. Nu har du mulighed for at genbruge denne søgning. Dette gør du ved at vælge Forespørgsel => Søg efter => Genbrug forrige søgning eller ved at trykke Ctrl. + F6: 7

Hvis et af kriterierne skal laves om kan du markere det, og derefter trykke på Ret. Du kan også slette et af kriterierne ved at markere det og trykke Fjern. Du kan også højreklikke for at fjerne eller rette. 8. Hvad skal jeg gøre, hvis en elev dropper ud før skoleåret er slut? Start UVvej og vælg Filer => Importer => Importer hændelser fra Tilbagemelding.dk. Herefter vælger du din skoles konto og vælger importér tilbagemelding. Kan du ikke finde din efterskoles konto, kontakter du UVdata. Når hændelsen er importeret i UVvej, kan du overføre eleven til et nyt UU ved at trykke Ctrl+O. Dette skal du også gøre på alle elever, når skoleåret er slut. 8

9. Praktikformidling Vælg ikonet for erhvervspraktik Indtast dit brugernavn (password er ikke altid nødvendigt her) Afslut med tryk på OK Vælg skole Hvis din skole ikke optræder på listen, kan du højreklikke og vælge vis alle. 9

Vælg fanebladet Formidlinger. Her vises de elever, der er formidlet en Højreklik på musen og vælg Opret ny Efter valg af Opret ny formidling vises trin 1: Afmærk den ønskede elev. Hvis ikke eleven er at finde på skærmen kan der søges med F6 Når eleven er afmærket vælges Næste 10

Herefter vises trin 2: Indtast praktikperiode Bemærk, at elevens øvrige aktiviteter er vist Afslut med at vælge Næste Trin 3: Her vælges praktikjob og sted. Bemærk, at de enkelte kolonner kan sættes i alfabetisk orden ved at klikke på kolonnens navn. Vær opmærksom på - Reservationer - Max praktikpladser/år Afslut med at vælge Næste 11

Trin 4: Her skrives diverse meddelelser til henholdsvis elev og virksomhed Afslut med at vælge Næste Trin 5: Her skal du afgøre, om du vil udskrive formidlingen nu eller vente. Hvis du venter, kan du vælge at udskrive en hel stribe Her kan du også angive, hvem der har skaffet praktikjobbet, fx praktikformidler, læreren osv. Her kan du vælge, hvilken udskrift du ønsker Afslut med et tryk på Formidl 12

Du kan nu se dine formidlinger under fanebladet Formidlinger 9.1.1 Hvordan udskrives formidlingsliste? Når du har formidlet dine praktikaftaler, kan du udskrive en formidlingsliste. Denne benyttes ofte af enten klasselæreren eller vejlederen. Formidlingslisten udskrives ved at vælge: Herefter skal du vælge, hvilken formidlingsperiode der skal udskrives fra, og hvilken formidlingsliste der skal benyttes: 13

Efterfølgende skal du afkrydse de klasser, der skal udskrives, i nedenstående skærmbillede. Der vises kun klasser, som har tilknyttet formidlinger. Tryk på Videre for at generere listen. 14

9.1.2 Hvordan udskrives praktiksedler? Hvis du ikke udskrev dine praktiksedler, da du formidlede aftalen, kan du gøre det senere ved at aktivere fanebladet Formidlinger. Søg først efter dem, du vil lave formidlingsudskrifter på, fx 9a. Gå dernæst under filer og vælg udskriv eller brug Ctrl+P: Herefter vises følgende dialogboks: I denne dialogboks skal du angive, om det kun er den aktuelle eller alle de viste poster, der skal udskrives. Vælg derefter den praktikseddel, der skal benyttes og tryk på Udskriv for at udskrive. 15

10. Lister i Excel (Kan bruges i alle programmer) 1. Udsøg de ønskede elever 2. Vælg Filer/Eksporter til/microsoft Excel 16

3. Tryk Ny 4. Ved dobbeltklik på de ønskede poster flyttes de fra Fravindue til Tilvindue. (se pkt. 5) 17

5. Med de ønskede poster i Tilvinduet trykkes på Videre 18

6. Efter tryk på Videre og til sidst Udfør vises denne side, som herefter kan udskrives på normal vis. 11. Uddannelsesbogen Uddannelsesbogen indeholder elevsamtaler, vejledningsplan til brobygning og uddannelsesplanen. Arbejdet med uddannelsesbogen foregår i UVvej for vejledernes vedkommende og på https://www.uddannelsesbog.net for elevernes. I UVvej findes de planer, som gælder for 2008. Det er disse planer, der skal tildeles eleverne. 19

11.1.1 Hvordan tildeles samtaler og uddannelsesplaner til eleverne? Planer kan tildeles til eleverne en ad gangen eller massetildeles til en hel stribe elever på en gang. For at tildele en plan til en enkelt elev skal du gå ind på vedkommendes stamkort og vælge fanebladet Uddannelsesbog. Herefter kan du højreklikke i det hvide felt og vælge Ny samtale eller trykke F2. Nu skal nu vælge, hvilken plan den unge skal tildeles og trykke OK. Hvis en plan skal tildeles en hel stribe elever på en gang skal du sørge for, at have søgt de elever frem, som skal tildeles denne plan. Dette gøres vha. søgeformularen, som kaldes frem med F6. Når du er HELT SIKKER på, at du har søgt de elever ud, som skal tildele denne plan, vælger du menupunktet Uddannelsesbog og underpunktet Planlæg uddannelsesplaner/samtaler for viste unge og med viste unge menes der de unge, som er fremme på din skærm. Vælg perioden for samtalen. Her skal du IKKE vælge noget Vælg samtaletype/plan Sæt flueben her Hvis du ønsker, at eleverne skal bevare en tidligere pinkode, så skal du ikke sætte flueben her Sæt flueben her, hvis tidligere ikke lukkede samtaler ønskes overskrevet. Som udgangspunkt skal du ALDRIG sætte flueben her Afslut med OK 20

11.1.2 Hvordan udleveres pinkode til eleverne? Udsøg de elever, du ønsker at udskrive pinkode til. Tryk Ctrl+P, så denne dialogboks fremkommer. Vælg Elevsamtaleark med pinkoder. Vælg antal kopier. Vælg udskriftområde: Den markerede post = en enkelt elev Alle viste = alle viste elever = klassen Vælg Vis før udskrift, så evt. fejl kan rettes, inden papirudskrift. Overvej øvrige flueben. Prøv også udskrift af pinkoder via Excel. 21

11.1.3 Sådan besvarer eleverne spørgsmålene/udfylder uddannelsesplanen: Udskriften af pinkoderne klippes ud og udleveres til eleverne. Eleverne kan nu i den angivne periode logge sig ind på www.uddannelsesbog.net med hver deres brugernavn og pinkode og besvare de stillede spørgsmål. Kontaktinformation er i forbindelse med alle samtaler, således, at eleven kan indtaste sit mobilnr. og emailadresse. Eleven kan besvare spørgsmålene overalt, hvor der er netadgang kun evt. firewall-opsætninger kan forhindre dette. 22 Der afsluttes ved at trykke på opdater email og mobil

11.1.4 Vejlederen læser kommenterer afholder samtaler udskriver afslutter. Afmærk den ønskede elev og tryk Ctrl+enter Dobbeltklik på den ønskede samtale for at lukke den op. 23

Vejlederens kommentarer skrives her. Afslut evt. med at udskrive samtalen til underskrift. Feltet Udfyldt angiver, hvornår eleven sidst har været inde i sin uddannelsesbog Når forældrene har underskrevet samtalen, skal samtalen afsluttes Denne dialogboks fremkommer ved at højreklikke i feltet. Samtalen markeres som afsluttet her. Se også de øvrige muligheder i dialogboksen. 12. Optagelse.dk Optagelse.dk er Undervisningsministeriets landsdækkende optagelsesportal til ungdomsuddannelser. For at man kan bruge den kræver det dels, at der overføres data fra EDB-brugsens system, dels at uddannelsesplanen overføres til Optagelse.dk via UVvej. 24

En forudsætning for at planer kan overføres til Optagelse.dk er en digital signatur. Der findes en rigtig god manual på Optagelse.dk. Proceduren fra UVvej er som følger: 1. Udsøg den klasse / skole, der har udfyldt uddannelsesbogen og som skal overføres til Optagelse.dk 2. Der kan nu vælges mellem: a) Vælg Uddannelsesbog -> Send den aktuelle plan for viste unge til... -> Send som XML-fil (snitflade til Optagelse). Vælg at sende filen til din egen emailadresse! Efterfølgende åbnes Outlook og filen gemmes et sted,hvor du kan finde den. b) Filer -> Eksporter data til -> XML-fil til Optagelse.dk (gem filen på dit eget c-drev \\tsclient\c\) 3. Gå ind i Optagelse.dk og vedhæft filen. Bemærk: Udover overførslen af uddannelsesplaner fra UVvej har UVdata intet at gøre med Optagelse.dk, og kan derfor IKKE vejlede i brugen af Optagelse.dk!! 13. Hvor ser jeg elevernes stamdata? Elevernes stamdata kommer fra EDB-brugsen og tilbagemelding.dk. Stamdata kan ses på stamkortet i UVvej. Søg den eller de elever du vil se vha. F6 => dobbeltklik på en elev, hvorefter stamkortet kommer frem. 14. Hvordan opretter jeg kommentarer post i elevernes journal? JOURNAL Anvendes til at registrere al aktivitet omkring den unge (også klassevise).. Dvs. hver gang man har haft kontakt til den unge, kan det noteres i journalen. HUSK at der kan gruppesættes på journalen hvis man f.eks. har haft en aktivitet med en hel klasse. Der er forvalgte muligheder dem skal der vælges mellem (rullegardin). Følgende kontaktformer findes: 25

fig. 2 Bemærk udskrifter bogføres automatisk Når man opretter et notat (F2), er der plads forneden til at skrive fri tekst. BEMÆRK systemet opretter automatisk d.d. hvis man skriver et par dage efter en kontakt, skal datoen sættes manuelt! Bemærk: Felterne offentligt notatfelt og internt notatfelt skal ALDRIG benyttes. Alle notater skal registreres i journalen. 15. Hvordan laver jeg kolonneopsætning Der er allerede oprettet nogle standard-kolonneopsætninger, som du kan bruge. Du kan lave din egen kolonneopsætning under System Vælg kolonner eller højreklik på skærmen, og herefter vælge de kolonner du ønsker på netop din pc. Når du har valgt kolonner, skal du gå ind i System Vælg/Gem kolonneopsætning og svare JA til at gemme. Du kan lave flere kolonneopsætninger på denne måde, og vælge den du har brug for, når du går ind på System Vælg/Gem kolonneopsætning og svarer NEJ til at gemme. Så kommer der en oversigt over dine gemte kolonneopsætninger. 26

16. Gode genvejstaster at kende: F2 = OPRET F3 = RET F4 = SLET F6 = SØG God fornøjelse! Hilsen UVdata A/S. 27