Minual i Daglig brug af UVvej

Transkript

1 Minual i Daglig brug af UVvej Indholdsfortegnelse: Administrativt ansvar... 2 Generelle indstillinger... 2 Fanebladet Stamdata... 3 Fanebladet Notater... 6 Fanebladet Historik... 7 Fanebladet Uddannelsesbog... 8 Overførsel af uddannelsesplaner til Optagelse.dk... 9 Søgeformularen Hvorfor står der unge på min morgenskærm? Hvorfor kan jeg ikke søge visse unge ud? Tilbagemelding.dk SMS og mail Print Huskeseddel

2 Administrativt ansvar Det er administratorerne, som har det overordnede ansvar for systemets vedligeholdelse og udvikling. Det betyder helt konkret at: Administrator behandler indkomne kommunebreve der ikke har en primær vejleder Administrator registrerer og skriver til nytilflyttede Administrator fastsætter de valgmuligheder og de rettigheder, den enkelte vejleder har Administrator fungerer som superbruger og kontakt til UVdata Administrator importerer tilbagemeldinger Administrator importerer kommunebreve Generelle indstillinger Du kan altid selv definere din egen kolonneopsætning i programmet. Dette gøres under System => Vælg kolonner. Her vinger du de felter af, som du vil have frem på din kolonneopsætning. Læg mærke til, at du også kan flytte rundt på rækkefølgen af kolonnerne ved at markere et felt og trykke op eller ned. Afslut med OK. Nu spørger programmet, om du automatisk vil tilpasse kolonnebredden. Det svarer du ja til. Hvis du er tilfreds med denne opsætning, kan du gemme den under System => Vælg/Gem kolonneopsætning. Nu kommer programmet med en meddelelse, hvor der står: Denne opsætning er ukendt vil du tilføje den. Her svarer du ja og giver opsætningen et navn og siger Ja eller Nej til, om opsætningen må benyttes af andre (alle). Sig evt. kun Ja, hvis du er administrator. Afslut med OK. Nu er opsætningen gemt. Skulle du få brug for at finde denne opsætning frem igen vælger du System => Vælg/Gem kolonneopsætning og svarer Nej til at gemme. Så kommer du ind på listen over gemte opsætninger. Bemærk: Vi anbefaler, at du altid har kolonnen CPR-status fremme på skærmen. Du kan lave alle de kolonneopsætninger du ønsker. Udskrifter i UVvej er bygget op omkring flettefelter. Når en vejleder udskriver noget fra programmet fletter udskriften selv den pågældende vejleders navn, telefonnummer, mailadresse osv. ind på udskriften. Det er derfor meget vigtigt, at du går under System => Ret dine brugerdata og sikrer dig, at alle oplysninger er udfyldt. Ellers kan du risikere, at dine oplysninger ikke kommer med på udskrifterne, da disse hentes fra dine brugerdata. 2

3 Uanset hvor du befinder dig i programmet kan du altid højreklikke for at se valgmuligheder og genvejstaster. Det betyder også, at hvis du er et sted, hvor du er i tvivl om, hvad du skal, så prøv at højreklikke og se, hvad menuen indeholder. Måske kan den hjælpe dig videre. Fanebladet Stamdata På dette faneblad findes de stamdataoplysninger, som vi har på den unge. På alle unge er der både systemoverførte data (f.eks. fra CPR og elevregistre) og manuelt indskrevne data forudbestemte eller valgfrie. Her ses stamdataoplysningerne på den unge. CPR-nummer, navn og adresse kommer ind fra folkeregistret, og opdateres automatisk ved ændringer. 3

4 Telefonnumre, grundskoleoplysninger, samt forældreoplysninger kommer fra elevforvaltningen i kommunen. I felterne Mobil og Tlf. kan man højreklikke og slå nummeret op på De Gule Sider dette kan gøres både for den unge og for dennes forældre. I feltet Gennemtving CPR-opdatering ved næste kørsel kan der sættes flueben, hvis man er i tvivl om adressen eller har en formodning om, at denne ikke er blevet opdateret. Ved Skip autotildeling kan sættes flueben, hvis en ung skal holdes uden for autotildelingen. I feltet Skip elevforvaltningsimport kan man sætte flueben, hvis der ikke skal køres elevforvaltningsimport på vedkommende. Dette kan være relevant, hvis vi har med en privatskoleelev at gøre, som er kommet ind i UVvej via tilbagemelding.dk. Ved at sætte fluebenet her undgår vi, at de oplysninger, som er kommet ind via tilbagemelding.dk og dermed direkte fra skolen, bliver overskrevet af evt. mangelfulde oplysninger fra forvaltningen. Primærvejleder og vejledningsteam skal udfyldes. Unge, som ikke har disse felter udfyldt, ryger i en fælles pulje. Det vil altså sige, at disse unge kan alle vejledere se. Det er så den enkelte vejleders job at tjekke disse unge engang imellem, og evt. registrere sig selv som primærvejleder eller sætte sit eget vejledningsteam på. Som noget nyt kan vi nu køre autotildeling på alle unge, også de, som vi ikke får ind via elevforvaltningen. Dette betyder, at man kan undgå, at unge står uden team eller vejleder. Dette forudsætter naturligvis, at der bliver oprettet autotildelingsregler, som omfatter netop disse unge. Her anbefaler vi, at I laver autotildelingsregler, som indeholder skoledistrikter. Skoledistrikter er det bedste kriterium at bruge i autotildelingsreglerne, når det gælder ungevejledningen. Mere om dette senere. Sidste kontakt kan sættes, når vejlederen har snakket med den unge, sendt et brev el. lign. Det er naturligvis op til det enkelte UU-center at definere, hvornår der er tale om en kontakt. 4

5 Næste kontakt skal benyttes aktivt og er meget vigtig. Ved at højreklikke i feltet fremkommer nogle foruddefinerede muligheder for, hvad næste kontakt kan sættes til. Når næste kontakt er overskredet kommer den unge frem på primærvejlederens morgenskærm. På den måde kan man altså sætte næste kontakt til hvad man ønsker, og når næste kontakt er overskredet, giver programmet en påmindelse om dette i form af at vise vedkommende på morgenskærmen. Så ved vejlederen, at dette er en ung, som har næste kontakt overskredet og dermed skal kontaktes. Morgenskærm kan altid hentes med F12. Når en ung oprettes i systemet bliver afmeldingsdatoen som standard sat til den unges 25 års fødselsdag. Hvis afmeldingsdatoen er overskredet kommer den unge også frem på morgenskærmen hos primærvejlederen, da dette indikerer, at den unge er blevet 25 år og skal slettes. Vejledningskategori definerer, hvilken slags vejledning, der er tale om. Vejledningskategorierne defineres af administratoren, ligesom administratoren skal angive, hvorvidt den enkelte vejleder selv må indtaste nye vejledningskategorier, eller blot vælge en af de foruddefinerede kategorier. Eksempler på vejledningskategorier kunne fx være, tosprogede, EGU, 9.5 osv. Et flueben i kassen Overvåges indikerer, at her er en elev, som der skal holdes særligt øje med. Vejlederen kan sætte sine programindstillinger op til, at de unge, som har flueben i overvåges på stamkortet, altid skal være fremme på morgenskærmen. Dette sættes under menupunktet system => ret programindstillinger => personlige indstillinger. Disse unge kan også søges ud ved at søge på Overvåges => Ja. Den unge ønsker ikke vejledning kan vinges af, hvis vejlederen har fået besked fra den unge om, at denne ikke ønsker vejledning. På disse unge bliver CPR-nummeret rødt på oversigten. Disse 5

6 unge kan søges ud med Vejledes => Nej. Vær opmærksom på, at hvis den unge er under 18 år, så skal forældrene give deres samtykke til dette. Uddannelsesønske kan vælges fra en liste, som administratoren har defineret, eller vejlederen kan selv indtaste et uddannelsesønske, hvis administratoren har tilladt muligheden for dette. Alle unge vil altid have en CPR-status. Her får du at vide, om en ung er fraflyttet, tilflyttet, indrejst, udrejst osv. Hvis der er sket ændringer i CPR-status, vil den være farvet, og det vil den blive ved med at være, indtil den bliver behandlet. Farvet CPR-status er altså = ubehandlet. Når ændringen er set af vejlederen, og de rette tiltag er foretaget, kan der behandles med F9. - Behandlet, aktiv (sort): Denne CPR-status betyder, at den unge bor indenfor UU s område, og at der ikke er sket ændringer på den unge - Skolekommune i UU (sort): Betyder, at den unge går i skole i jeres UU, men ikke bor indenfor UU s område disse skal derfor IKKE slettes før eleven forlader skolen - Ikke ajourført (grøn): Dette betyder, at der er nogle data på eleven, som vi ikke har i vores folkeregister - Fraflyttet/Udrejst (grøn): Betyder, at den unge ikke længere bor indenfor jeres UU. Disse skal slettes. Hvis den unge vender tilbage kan vi nemt gå ind og hente vedkommende ind i programmet igen. - Tilflyttet/Indrejst/Genindrejst (grøn): Autotildelingsreglerne tildeler disse tilflyttere vejleder og team. Ellers gøres dette af administrator. Når du som vejleder har set den unge, og evt. sendt et tilflytterbrev til vedkommende, trykker du F9 for at behandle og dermed sætte CPRstatus til behandlet, aktiv - Flytning indenfor UU (blå): Som udgangspunkt tager autotildelingsreglerne sig af at fordele de unge, som flytter internt i UU. Når du bliver ny vejleder for en ung med CPR-status Flytning indenfor UU, skal du behandle vedkommende med F9 = behandlet, aktiv - Død (grøn): Skal ALTID SLETTES!!! Fanebladet Notater Vi anbefaler, at alle notater bliver oprettet i journalen, da det interne og det offentlige notat vil blive udfaset i nærmeste fremtid. Journalen anvendes til at registrere al aktivitet omkring den unge. Hver gang man har haft en form for kontakt med/til den unge, kan det noteres i journalen. Husk at der kan gruppesættes på journalen hvis man fx har haft en aktivitet med en hel klasse. Tilføj et nyt notat i journalen med F2 eller ved at højreklikke. Vælg en af de foruddefinerede kontaktformer fra listen og evt. en af de foruddefinerede overskrifter. Skriv derefter et notat, hvis det er nødvendigt med en uddybende tekst. De foruddefinerede 6

7 kontaktformer findes under kartoteker. Journaloverskrifterne kan findes under system => ret programindstillinger. Fanebladet Historik Nye historikker kan komme ind i systemet på mange måder: Fra elevforvaltningerne. Fra tilbagemelding.dk. Fra kommunebreve. Fra GAS. Historikker kan også oprettes manuelt. Fra forvaltningerne: Historikker på grundskoleelever kommer ind automatisk fra elevforvaltningerne. Du kan selv tjekke, hvornår der sidst er blevet indlæst data fra kommunerne i UVvej ved at vælge menupunktet Hjælp => Information => Elevadministrationsopdateringer. Ved at trykke F3 på en historik kan du se, hvor den kommer fra under Registreringstype. Disse historikker kommer til at stå som systemoverførsler og skal ikke slettes. Hvis de bliver slettet kommer de blot tilbage igen næste gang der bliver indlæst data fra forvaltningen. Fra tilbagemelding.dk: Når tilbagemeldinger importeres oprettes historikken automatisk. Tilbagemeldinger skal importeres af administrator. Læs mere under afsnittet Tilbagemelding.dk. Fra kommunebreve: Hvis den nye hændelse fra kommunebrevet ikke er nævnt i den unges historik, kan der oprettes en ny historik ved tryk på F2. De fleste oplysninger om den nye hændelse kommer med over, hvorefter historikken tilpasses efter gældende regler. Vi anbefaler, at administrator downloader og importerer kommunebrevene, hvorefter den enkelte vejleder kan se de kommunebreve, som hører til unge, som vedkommende er primær vejleder for. Herefter behandler den enkelte vejleder sine egne kommunebreve under Filer => Importer => Importer kommunebreve fra EASY-A => fanebladet Behandl. I oversigten over kommunebrevene kan du højreklikke, hvorefter der fremkommer en menu over de muligheder du har, for at behandle brevene. Manual til behandling af kommunebreve findes på vores hjemmeside. Fra GAS: For at der kan indlæses data fra GAS er det nødvendigt, at gymnasierne sender UU en ZIP-fil med elevdata på. UU kan dernæst indlæse filens indhold i UVvej, hvorefter de nye historikker bliver oprettet automatisk. Find også manual til indlæsning af GAS-data på vores hjemmeside. 7

8 Historikker kan også oprettes manuelt: Den enkelte vejleder kan også selv oprette historikker med F2. Vær dog meget opmærksom på, at som udgangspunkt må der ALDRIG oprettes manuelle grundskolehistorikker!!! Grundskolehistorikker kommer ind fra elevforvaltningen eller tilbagemelding.dk. Hvis en vejleder har oprettet en manuel historik blokerer den for de data, som burde komme ind fra forvaltningen. Læg mærke til, at når der oprettes en historik kan der kun vælges en af de foruddefinerede underplaceringer. Man kan ikke selv indtaste en underplacering. Sørg for at angive en afslutningsdato i historikken, hvilket betyder, at historikken automatisk kommer til at stå som Afsluttet når afslutningsdatoen er overskredet. Ved ændring og tilføjelse af ny historik vil man møde feltet Status. Under system => ret programindstillinger => statuskoder kan administrator inaktivere de koder, som UU ikke vil benytte. Vi anbefaler, at administrator sætter systemet op til, at kun følgende statuskoder kan benyttes: - Afbrudt = Uddannelsesstop eller afbrud af et forløb (drop-out) - Afsluttet = Når en ung har afsluttet noget sættet status som afsluttet. Der skal så helst være et nyt I gang - I gang = Det som den unge er i gang med HER OG NU - Orlov = Denne status anvendes, når der IKKE er tale om barselsorlov. Man angiver i underplacering og sted, hvor vedkommende har orlov fra og sætter status til Orlov. Hvis der er tale om barselsorlov, så vælges dette i underplaceringen, og status sættes til I gang - Tilmeldt = Når den unge er tilmeldt fx en uddannelse, men endnu ikke er begyndt - Ukendt = Anvendes KUN, hvis underplacering også er ukendt Bemærk: Når man indsætter status Afbrudt skal man skrive en frafaldskode. Disse kan forudbestemmes af administrator. Det er vigtigt for statistikken, at der angives frafaldsårsag, hvis altså I kender den. Ellers anvendes ukendt. Fanebladet Uddannelsesbog Under fanebladet Uddannelsesbog finder du de planer og samtaler, som den unge har fået tildelt gennem tiden. Når der højreklikkes på en samtale kan den markeres som aktuel, afsluttet eller udfyldt. Her kan du også forlænge åbningstiden med en periode, udskrive samtalen osv. 8

9 Læg også mærke til menupunktet Uddannelsesbog i menulinien. Her kan du massetildele, masseafslutte eller masseslette samtaler. BEMÆRK: Alle underpunkterne i dette menupunkt knytter sig til viste unge altså de unge, som du har fremme på skærmen. Det er derfor ekstremt vigtigt, at du er sikker på, at du har søgt de rette unge ud, før du massetildeler, masseafslutter osv. Handlingen gælder nemlig ALLE unge, som du har fremme på skærmen, og ikke kun den ene, som du har markeret! Manual vedr. uddannelsesbogen kan findes på vores hjemmeside. Overførsel af uddannelsesplaner til Optagelse.dk Uddannelsesplaner kan nu overføres meget nemt til Optagelse.dk fra UVvej. Inden overførslen laves bør man lige tage stilling til, hvilke oplysninger, der skal sendes med over i Optagelse.dk. Dette defineres under System => Ret programindstillinger => Optagelse.dk. De ændringer man laver her kommer til at gøre sig gældende for alle medarbejdere i UU. Dette kan kun gøres af administrator. 9

10 Planer kan overføres til Optagelse.dk på to måder enten ved at overføre planerne en ad gangen, eller ved at overføre en hel stribe ad gangen. Begge mådes vil blive gennemgået her. Overførsel af uddannelsesplaner en plan ad gangen Skal man overføre uddannelsesplaner til Optagelse.dk en ad gangen, skal man åbne stamkortet på den elev, hvis uddannelsesplan man ønsker at overføre til Optagelse.dk. Gå over på fanebladet Uddannelsesbog og højreklik på den plan, som skal overføres til Optagelse.dk. 10

11 Herefter skal du vælge punktet Marker som afsluttet og overfør til Optagelse.dk. For at lave denne overførsel skal planen stå som den aktuelle. Hvis planerne overføres på denne måde, altså for en elev ad gangen, bliver der automatisk oprettet et notat i journalen om, at planen er overført til Optagelse.dk. Overførsel af uddannelsesplaner for en hel stribe ad gangen Uddannelsesplaner kan også overføres til Optagelse.dk for en hel stribe elever på en gang eller for den sags skyld for hele UU. Start med at søge de elever ud, hvis planer skal overføres til Optagelse.dk. Vælg herefter Filer => Eksporter data til => Automatisk overførsel til Optagelse.dk. 11

12 Herefter overføres planer til Optagelse.dk for alle elever, man har fremme på skærmen. Bemærk, at der ved masseoverførsel ikke bliver oprettet et notat i journalen. Når man benytter denne metode, behøver planerne ikke at stå som værende afsluttet. Dog skal de stå som aktuelle. Søgeformularen Søgeformularen er meget vigtig i den daglige brug af UVvej. Stor set al arbejde med programmet udspringer fra en søgning. Også når der skal laves udtræk fra systemet i form af statistikker osv., er søgeformularen et uundgåeligt værktøj. Ved tryk på F6 kommer følgende skærmbillede frem: 12

13 Når der er valgt et felt og en søgemåde, og indtastet en søgeværdi, trykkes på Tilføj. Så kommer søgekriteriet til at figurere i det store hvide felt. Herefter kan der indtastes et nyt søgekriterium og trykkes på tilføj. Denne proces kan gentages så mange gange man ønsker. Hvert søgekriterium lægger sig på en ny linie i det store hvide felt. På denne måde kan der altså søges på alle de kriterier man ønsker, og ikke blot på fire, som var tilfældet i den gamle søgeformular. Læg mærke til, at når søgekriterierne har lagt sig i det store hvide felt, så kan de hver især markeres og rettes eller fjernes med knapperne til højre for feltet eller ved at højreklikke. 13

14 Afslut søgningen med Søg. Du kan også vælge at trykke en gang på enter-knappen. Herefter får du resultaterne af søgningen frem på skærmen. Nu har du mulighed for at genbruge denne søgning. Dette gør du ved at vælge Forespørgsel => Søg efter => Genbrug forrige søgning eller ved at trykke Ctrl. + F6: 14

15 Hvis et af kriterierne skal laves om kan du markere det, og derefter trykke på Ret. Du kan også slette et af kriterierne ved at markere det og trykke Fjern. Du kan også højreklikke for at fjerne eller rette. Læg mærke til, at den nye funktion ikke gør det muligt at gemme søgning, men blot at genbruge den sidst anvendte søgning. Følgende historik skal forekomme på den unge: Ved hjælp af denne funktion i søgeformularen er det muligt at søge tidligere historikker frem, således at man fx kan se, hvad visse elever laver nu. Et eksempel kunne være at finde frem til, hvad elever, som har afsluttet 9. klasse på Ny Hollænderskolen i skoleåret 06/07 laver nu. Søgningen laves på følgende måde: 15

16 På den måde er det nemt at finde frem til, hvad en bestemt gruppe unge er i gang med nu. Når søgeresultatet er kommet frem på skærmen kan du eksportere til Excel ved at vælge Filer => Lav udtræk til lister i Excel. Herefter vælger du knappen ny for at lave en ny macro. Herefter kan du vælge de felter, som skal med i Excel. Dette gøres ved at markere et felt i kassen til venstre, og dernæst overføre det til kassen til højre ved at trykke på mellemrumstasten. Når de ønskede felter er overført vælger du knappen videre indtil listen dannes i Excel. Brugerdefinerede felter: I UVvej er det muligt at oprette søgefelter selv. Dette gøres under kartoteker => brugerdefinerede felter. 16

17 Når et felt er oprettet lægger det sig under punktet felter på stamkortet. Disse brugerdefinerede felter kan der søges på. Dette gøres ved at aktivere søgeformularen med F6 => vælge det felt du har oprettet => søgeværdi: Ja. Så kommer de unge frem, som har ja ved netop dette felt. 17

18 Hvorfor står der unge på min morgenskærm? Morgenskærmen viser sig, når du logger ind i UVvej og kan altid findes frem med F12. Der kan være flere årsager til, at du har unge stående på din morgenskærm: - Næste kontakt på stamkortet er overskredet - Afmeldingsdatoen på stamkortet er overskredet - Du har sat dine personlige indstillinger op til, at du altid vil have vist de unge, som har kryds i feltet overvåges på stamkortet - CPR-status er ubehandlet Når den unge bliver oprettet i systemet bliver afmeldingsdatoen automatisk sat til vedkommendes 25 års fødselsdag. Når denne dato er overskredet kommer vedkommende til at stå på din morgenskærm, for at minde dig om, at vedkommende er fyldt 25 år du skal slette den unge, hvis vedkommende er fyldt 25 år. Læg mærke til, at afmeldingsdatoen også kan rettes manuelt. Under system => ret programindstillinger => personlige indstillinger kan du sætte flueben ved, at du altid vil have vist de unge, som har kryds i feltet overvåges på stamkortet. Hvis du har sat dette flueben vil disse unge altså altid komme frem på din morgenskærm. Hvorfor kan jeg ikke søge visse unge ud? Hvis du har problemer med at søge nogle unge ud, kan det skyldes flere ting. Når du trykker F6 og får søgeformularen frem, skal du lige kigge i bunden af skærmbilledet. Måske har du opsat et bestemt aldersinterval på din søgning. Hvis du eksempelvis har sat dine indstillinger op til, at der kun skal søges på unge, som er ældre end 14 år, så får du ikke de 14-årige med i din søgning. Inden du søger skal du så bare huske at fjerne fluebenet i kassen, hvor der står: Søg kun på personer, der er ældre end X og yngre end X. Hvis du vil lave aldersintervallet på dine søgning om, skal dette gøres under System => Ret programindstillinger => Personlige indstillinger. En anden grund til, at du ikke kan søge bestemte unge ud er, at du måske er kommet til at vælge Ja til, at programmet kun skal søge i de unge, du er den primære vejleder for og/eller indgår i dit team, da du loggede ind i UVvej. Luk programmet og vælg Nej til denne, hvorefter du kan søge i alle unge. Dette gælder kun for administratorer. 18

19 Tilbagemelding.dk Portalen har til formål at sikre en hurtig og sikker tilbagemelding på elever, som er udmeldt eller startet på en af følgende inst.: Efterskole, Privatskole, Friskole, Gymnasium & HF, Produktionsskole, SOSU, Specialskoler og Erhvervsuddannelser. Portalen fordeler selv tilbagemeldingerne til henholdsvis elevforvaltninger eller UU, alt efter om der er tale om en undervisningspligtig elev eller en ikke undervisningspligtig elev. Nedenstående skærm viser hvordan man importerer hændelser fra tilbagemelding: 19

20 Vælg menupunktet " Administrer konti ". Her kan du se, at du har en UU-konto. Prøv at vælge "Ret konto". Her kan du se det brugernavn og password, som du fik til at logge dig ind på tilbagemelding.dk med. Du kan også vælge at oprette flere konti. Hvis du f.eks. har brug for KUN at hente tilbagemeldinger fra en bestemt skole, kan du oprette denne ved at vælge " Ny Konto ". Denne mulighed er også nyttig, når man f.eks. har med efterskoler at gøre, da eleverne ikke altid har bopælskommune i UU. Ved at oprette en tilbagemeldingskonto til skolen, får man via denne konto tilbagemeldinger ind på samtlige elever på skolen. Dette kan også være særligt nyttigt når man arbejder med privatskoler, hvor UU skal vejlede alle eleverne på skolen, og ikke kun de, som har bopælskommune i UU. Se nedenstående skærmbillede ( næste side ): 20

21 For at oprette en ny konto for en skole skal du under brugernavn og password indtaste de oplysninger, som også står under din UU-konto. Altså det brugernavn og password som du har fået til at logge ind på - som består af UU's inst.kode og et password på 8 tegn. I kontotekst skal du skrive navnet på skolen, og under skolekoden skal du skrive efterskolens skolekode. Afslut med OK. Bemærk: Hvis I har indgået en aftale med en efterskole, som ligger udenfor jeres UU, skal I henvende jer til os, hvorefter vi vil oprette en konto. Når du har oprettet de ønskede konti, skal du vælge menupunktet "Download". Her kan du vælge, hvilke tilbagemeldinger, der skal downloades. Hvis du ønsker at downloade alle tilbagemeldinger skal du vælge punktet " Download fra alle dine konti ". Herefter henter programmet tilbagemeldingerne frem på din skærm. Denne liste har du mulighed for at eksportere til Excel. Herefter skal du klikke på knappen "Importer tilbagemeldinger". Programmet vil så automatisk generere de korrekte historikker ud fra tilbagemeldingerne. Når dette er gjort vil fradatoen stå til dags dato. På den måde kan man altid være sikker på, at man ikke har tilbagemeldinger liggende, som ikke er blevet hentet. Det er altså programmets måde at hjælpe dig med at huske, hvornår du sidst har importeret tilbagemeldinger. Inden du importerer dem skal du vælge, hvorvidt hændelserne skal slettes når de er importeret. Ved hjælp af listepilen kan du vælge "ja" eller "nej". Dernæst skal du vælge hvilken behandlingstype du vil importere: Alle tilbagemeldinger - downloader alle tilbagemeldinger. Kun ubehandlede - downloader kun tilbagemeldinger, som ikke er blevet importeret tidligere. Behandlede - downloader kun tilbagemeldinger, som allerede er blevet importeret. 21

22 OBS! Ovenstående gælder naturligvis kun for den periode, som er angivet Bemærk: Selvom du vælger "ja" til, at tilbagemeldingerne skal slettes, når de er importeret, kommer de undervisningspligtige stadig frem på skærmen efter endt import. Dette skyldes, at de undervisningspligtige skal håndteres af elevforvaltningen, hvorfor UU ikke kan tillade sig at slette disse. Du kan også vælge, hvorvidt der skal køres autotildeling når tilbagemeldingerne importeres. Vælg også her " ja " eller " nej " i listen. Filer => Importer => Importer hændelser fra Tilbagemelding.dk Du er nu klar til at importere tilbagemeldingerne. Vælg derfor knappen " importer tilbagemeldinger". Hos de unge, hvor statuskoden er "Afbrudt" bliver næste kontakt sat til dd. Startdatoerne på historikkerne sættes til d. 1/8 og slutdatoen til 31/7, under forudsætning af, at startdatoen er angivet mellem d. 31/7 og d. 15/8 og slutdatoen mellem d. 15/6 og d. 31/7. 22

23 Nogle skoler tilføjer ikke trin og klasse på tilbagemeldingerne, og dette kan give problemer, når tilbagemeldingerne bliver læst ind i UVPraktik. Så hvis i ikke kan finde en klasse inde i UVPraktik kan det være derfor. Hvis tilbagemeldingen ikke indeholder klasse og trin, bliver klassen sat til 999 i UVPraktik. Når tilbagemeldingerne er downloadet, kommer de til at ligge sorteret efter hovedplacering. På den måde kan man nemt skabe sig et overblik. Hvis man blot vil importere alle de downloadede tilbagemeldinger, er det ikke nødvendigt at pakke tilbagemeldingerne ud, ved at trykke på de små plusser udfor hovedplaceringen - medmindre man gerne vil se, hvad der er kommet. Vil man sortere en eller flere tilbagemeldinger fra inden importen, trykkes der på plusset, og de ønskede tilbagemeldinger fravælges ved at fjerne fluebenet. Bemærk også, at elevens historik nu vises i nederste del af billedet. Du kan også højreklikke på den enkelte tilbagemelding, og vælge at få vist den unges stamkort. I denne menu kan man også vælge "Fjern og sæt den markerede til behandlet uden at importere". BEMÆRK: I dette tilfælde betyder "den markerede" den tilbagemelding, som er markeret med blåt. Dette kan være nyttigt, hvis der er kommet en tilbagemelding, som er forkert, og som man derfor ikke vil indlæse, og samtidig vil have fjernet fra listen. 23

24 Man kan også importere en enkelt tilbagemelding eller flere, ved at højreklikke. Ved at vælge "Importer den markerede tilbagemelding", importeres den ene tilbagemelding, som er markeret med blåt. Ved at trykke på "Importer alle afkrydsede tilbagemeldinger" importeres alle de tilbagemeldinger, som er vinget af med et flueben. Læg mærke til, at programmet importerer tilbagemeldinger på både de undervisningspligtige unge og de ikke undervisningspligtige unge. Tilbagemeldinger på de undervisningspligtige unge kommer også fra elevforvaltningerne, men vha. denne import i UVVejkan i se disse tilbagemeldinger allerede når importen er kørt og ikke først, når der bliver indlæst data fra elevforvaltningen. SMS og mail Det er muligt at få adgang til at sende SMS fra UVvej. Denne funktion skal tilkøbes og ligger ikke som standard i programmet. SMS er sendes ved at vælge Filer => SMS Læg mærke til, at der kan sendes SMS til en markeret post eller til alle viste poster. Når du indtaster din SMS kan du højreklikke i skrivefeltet og gøre brug af de flettefelter, som kommer frem på listen. Hvis du fx skal sende en SMS ud til en stribe elever om, at de skal huske at gå ind og udfylde deres uddannelsesplan på kan du således sætte flettefelterne Brugernavn og Pinkode ind i SMS en. På den måde flettes disse oplysninger ind i beskeden automatisk, så du ikke behøver at indtaste disse. Læg mærke til, at der naturligvis kun kan sendes SMS til de elever, som har et mobilnummer påført stamkortet. Når der sendes SMS er giver programmet besked, hvis der er unge, som der ikke er blevet sendt til pga. manglende mobilnummer. 24

25 Som standard er det muligt at sende mails fra programmet. Dette gøres under Filer => Send . Også her kan man vælge, om der skal sendes til den markerede post eller om der skal sendes til alle viste poster. Vær opmærksom på, at mails, som sendes fra programmet, sendes ukrypteret. Print Ved at vælge Filer => Udskriv eller trykke på Ctrl + P kan der printes fra programmet. Vælg det ønskede dokument fra listepilen. I denne liste ligger alle de udskrifter, som UU har til rådighed i UVvej. Vælg dernæst, om der skal udskrives for den markerede post eller alle viste poster. Sæt dernæst de øvrige indstillinger og vælg udskriv. Læg mærke til, at der kun kan udskrives fra fjernskrivebordet, hvis det 25

26 virtuelle printerprogram TriCerat er installeret på din computer. Find manual vedr. dette på vores hjemmeside. Huskeseddel Denne liste kan bruges som en huskeseddel i forbindelse med eftersyn af UVvej. Disse punkter bør løbes igennem en gang om ugen. Importer og behandl alle kommunebreve Hent og importer hændelser fra Tilbagemelding.dk Slet alle 25-årige Find unge med ubehandlet CPR-status Kør autotildelingsreglerne Tildel unge, der ikke er tilknyttet en af jeres egne skoler, en vejleder Søgning: Vejledernavn ikke udfyldt Kør autotildelingsreglerne eller tildel vejleder manuelt på de unge Søgning: Team ikke udfyldt Team tildeles ved at gruppesætte under System Frafaldskoder sammensmeltes under Kartoteker Unge med ukendt historik Tjek næste kontaktdato Søgning: Vejledernavn = Administrator Tildel de unge en vejleder manuelt 26