ForældreIntra ForældreIntra er en valgfri udvidelse af Skoleporten. I modsætning til de øvrige dele af Skoleporten, som er åbne for alle internetbrugere, så er ForældreIntra et beskyttet område, hvor kun forældre til elever på skolen har adgang. For at komme ind i ForældreIntra skal brugeren indtaste brugernavn og adgangskode. Ud fra disse oplysninger får brugeren adgang til de relevante områder. Forældre har kun adgang til klassesider, der vedrører de klasser, hvori deres egne børn går. Hvis skolen har licens til ForældreIntra, kommer der automatisk et nyt menupunkt i LærerIntras Admin-menu, hvorfra man kan foretage de tilpasninger, som omtales på denne side. I Skoleporten er der derimod først adgang til ForældreIntra, efter at administrator har åbnet for ForældreIntra. Det gøres i LærerIntra under Admin > ForældreIntra > Vis/skjul ForældreIntra. Det giver mulighed for, at lærerne kan tilpasse systemet og lægge indhold ind, før forældrene får adgang til ForældreIntra. Forældre får adgang til ForældreIntra via et menupunkt i Skoleportens hovedmenu. Illustrationen herunder viser et eksempel på en klasses indgangsside i ForældreIntra. Fra denne side er der links til de sider i intranettet, som klassens forældre har adgang til. Forældre (og lærere) med adgang til en klasses sider i ForældreIntra kan både hente information om klassen, læse meddelelser til klassen og deltage aktivt med billeder, opslag, beskeder, debatindlæg mm. Vedligeholdelse ForældreIntra administreres fra LærerIntra. Man kommer ind i administrationsdelen til ForældreIntra ved at vælge Admin > ForældreIntra. Her er der adgang til at vedligeholde visse dele af indholdet i ForældreIntra. Andre dele henter automatisk oplysninger fra LærerIntra og ElevIntras databaser og behøver derfor ikke særskilte administrationsværktøjer. ForældreIntras opslagstavle
Her skal lærerne oprette, redigere eller slette opslag på ForældreIntras opslagstavle. Opslag kan kodeordsbeskyttes, og man fastsætter selv offentliggørelsesdato og løbetid. Forældre kan tilføje opslag inde fra ForældreIntra. Dokumentarkivet På forældresiderne kan der være links til dokumenter, der henvender sig specielt til den valgte klasse. Det kan være meddelelser til klassens forældre fra lærerne, fx årsplaner eller et program for en kommende hyttetur, eller referater fra klasserådsmøder. Dokumentarkivet kan styres fra administrationsmodulet i LærerIntra. Man kan sende dokumenter til dette arkiv, eller man kan skrive dem direkte i den indbyggede editor. Besked til en eller flere forældre Her kan skolens medarbejdere sende beskeder, som forældrene kan se i ForældreIntra. Det særlige ved denne variant af beskedsystemet er, at der er mulighed for i en og samme arbejdsgang at sende beskeden både som en intern besked i SkoleIntra og som e-mail. Billeder i ForældreIntra Man kan sende billeder til ForældreIntra, hvor de gemmes klassevis. Det nyeste billede vises på forsiden af ForældreIntra, mens ældre billeder kan tilgås via et link. ForældreIntras billedarkiv er tænkt som en række enkeltstående billeder, der viser højdepunkter i klassens liv. Hvis man ønsker at publicere hele serier af billeder fra en begivenhed i ForældreIntra, så anbefales det at anvende fotoalbummet i stedet for. ForældreIntras billedarkiv er nemlig ikke så velegnet til billedserier, eftersom det ikke er muligt at gruppere billederne i arkivet. Tilmelding til arrangementer mv. Her kan teamet omkring en klasse oprette elektroniske tilmeldingsblanketter, som forældrene kan bruge i ForældreIntra til at melde sig til klassearrangementer, møder, skole-hjem-samtaler mm. Kun teammedlemmer kan få adgang til at se, hvem der er meldt til et arrangement. Klassens scrapbog Klassens scrapbog er et html-dokument, som klassens lærere vedligeholder vha. den indbyggede editor, og som forældrene kan åbne via et link i ForældreIntra. Lærerne kan løbende tilføje nye tekstafsnit og billeder om klassens liv gennem hele skoleforløbet. Debatforum for en klasses forældre ForældreIntra indeholder et debatforum, som er forbeholdt klassens forældre og lærere. I administrationsmodulet er der mulighed for at oprette nye debatrum og rydde op i eksisterende indlæg. Debatfora kan være deltagerstyrede eller lærerstyrede. Hvis en klasse har deltagerstyrede debatfora, betyder det, at såvel lærere som forældre kan oprette nye debatrum, slette uønskede indlæg og stoppe debatter. Ved lærerstyret debatforum har kun lærerne disse styringsmuligheder. Besøgstæller Her kan lærerne få en oversigt, hvor de kan følge med i forældrenes brug af ForældreIntra. Oversigten viser, hvor ofte forældrene har været logget på ForældreIntra, og hvornår de seneste har været inde. Disse oplysninger kan lærerne fx bruge til at vurdere, om de traditionelle fotokopierede meddelelser til forældrene kan undværes. Besøgstælleren virker kun, hvor ForældreIntra er indstillet til at gemme oplysninger om brugen i en logfil. Advisering pr. e-mail Forældre kan få besked pr. e-mail, når der lægges nye oplysninger ind i ForældreIntra. For at adviseringen kan finde sted, skal forældres e-mailadresse skal være lagt ind i SkoleIntra. Der kan automatisk sendes besked pr. e-mail om følgende nyheder i ForældreIntra: når lærere eller forældre tilføjer opslag på klassens opslagstavle når lærerne eller forældre opretter eller sender en meddelelse til klassens forældre
når lærere eller forældre lægger billeder i klassens billedarkiv når lærere eller forældre sender en besked til en forældre når lærerne opretter en ny tilmeldingsliste når lærerne eller forældre opretter nye debatrum eller skriver nye indlæg når lærerne udgiver ugeplaner i ForældreIntra når lærerne ændrer klassens scrapbog når lærerne udgiver elevplaner eller udviklingsplaner når forældre eller lærere opretter en ny billedsamling i klassens fotoalbum Beskeder om nyt i ForældreIntra udsendes én gang i døgnet. Adviseringstidspunktet er normalt kl. 20. Afsendelse trigges af den første bruger, der går ind i LærerIntra eller Skoleporten efter kl 20. Ventende adviseringer gemmes i en tabel. Det er adgang til de ventende adviseringer via linket Oversigt over kommende adviseringer under Advisering pr. e-mail. Hvis man ønsker at undgå, at en adviseringsmail udsendes, kan den slettes fra tabellen. Almindelige brugere kan se og slette adviseringer om egne nyheder. Administrator kan se og evt. slette alle ventende adviseringer. Administrator kan evt. ændre adviseringstidspunktet under Admin > ForældreIntra > Advisering pr. e-mail > Adviseringspunkt Forældrene kan selv til- eller fravælge advisering under Indstillinger i ForældreIntra. Tilpas ForældreIntra Her har lærerne eller administrator mulighed for at konfigurere ForældreIntra. Alle dele af klassens forside kan aktiveres eller deaktiveres efter behag. Her vælges bl.a., om klassens forældre skal have mulighed for selv at starte debatter i debatforum, og om forældrene skal kunne se elevprodukter, som endnu ikke er offentliggjorte. Indstillingerne gælder kun for den valgte klasse. Nulstil adgangskoder Hvis en mor eller far har glemt sin adgangskode til ForældreIntra, kan læreren her nulstille koden. Efter at koden er nulstillet, skal den pågældende forældre logge ind med klassens fælleskode og derefter vælge en ny personlig adgangskode. Der er mulighed for at udskrive labels med oplysninger om brugernavn og fælleskode. Papirkopi til forældre Ikke alle forældre har mulighed for eller ønsker at blive orienteret elektronisk. Her kan lærerne markere de forældre, som skal have en papirudgave af ugeplaner og af de dokumenter, som sendes til ForældreIntras dokumentarkiv. Hvis skolen har aktiveret muligheden, kan forældrene selv til- eller fravælge papirudskrift under menupunktet Indstillinger inde i ForældreIntra. Der er mulighed for at udskrive etiketter til forældre, som ønsker papirudskrift. Udskrift på etiketter er tilpasset labels af mærket Avery DL7163. Der er også mulighed for at få en samlet liste over forældre fra alle klasser, som ønsker papirkopi. Skjulte kontaktoplysninger Forældre kan fravælge, at kontaktoplysninger vises i klasselister i ForældreIntra. Det gøres i ForældreIntra under Indstillinger. Her kan man for hver klasse se, hvem der har fravalgt, at adresse, telefonnummer og e-mailadresse vises i ForældreIntra. Administration Disse punkter er kun tilgængelige for administrator: Vis/skjul ForældreIntra Administrator kan deaktivere menupunktet ForældreIntra i Skoleportens menu. Det kan fx være ønskeligt i en startperiode, hvor skolens medarbejdere tester mulighederne eller i opstartsfasen, hvor man lægger indhold ind i ForældreIntra, men endnu ikke ønsker at åbne for forældreadgang.
Adgang til ForældreIntra Før en klasse kan tage ForældreIntra i brug, skal administrator oprette en fælles kode for klassens forældre, og der skal sættes en gyldighedsperiode for fælleskoden. Husk at gemme fælleskode og dato, før du fortsætter. Desuden skal alle forældre have tildelt et brugernavn, og de skal markeres som aktive brugere. Hver forsørger skal have et unikt brugernavn. Administrator kan oprette brugernavne manuelt eller automatisk for en hel klasse. Programmets automatiske brugernavne dannes efter følgende principper: Hvis brugeren har et personligt telefonnummer, anvendes det som brugernavn Hvis der mangler et personligt telefonnummer, anvendes hjemmets telefonnummer Hvis hjemmenummeret mangler, tildeles et brugernavn, der består af bogstaverne FI + elevens ID i elevtabellen Bag moderens brugernavn sættes bogstavet a, bag faderens sættes et b, og bag en evt. tredje voksnes brugernavn sættes et c. Hvis et automatisk tildelt brugernavn af en eller anden grund ikke er anvendeligt, bør man ændre det manuelt. Telefonnumre hentes fra elevkartoteket. Der er en fordel ved at anvende telefonnummeret som brugernavn, idet det på en naturlig måde sammenknytter forældrene med alle skolesøgende børn fra samme husstand. Derved får den enkelte forælder det samme brugernavn til ForældreIntra for hver af de klasser, som vedkommendes børn er elever i. Forældrenes selvvalgte adgangskoder er sløret for at undgå misbrug. Administrator kan slette en brugers adgangskode, fx i tilfælde af at brugeren har glemt koden. Brugeren skal herefter benytte standardkoden være næste indlogning. Hvis en bruger midlertidigt skal "sættes i karantæne", gøres det lettest ved at fjerne markeringen i feltet Aktiv. Man kan udskrive huskesedler med forældrenes adgangsoplysninger på almindeligt A4-papir eller på selvklæbende etiketter af mærket Avery DL7163 eller tilsvarende (7 x 2 pr. ark). Endelig er der en søgefunktion, hvor man ved at indtaste et brugernavn kan få vist en liste over de elever, som det pågældende bruger er forælder/værge for. Vejledning på loginside Her kan administrator indtaste en kort forklarende tekst, som kommer til at stå på login-siden til ForældreIntra. Log Hvis man ønsker, at serveren skal gemme oplysninger om brugen af ForældreIntra, så er det her, log-funktionen aktiveres. Det er også her administrator kan gå ind for at se, hvem der bruger ForældreIntra, og om der har været gjort forsøg på at bryde ind med ugyldige koder. Top- og bundtekst Hvis man ønsker at integrere ForældreIntra i en eksisterende hjemmeside, kan det være ønskeligt at undgå ForældreIntras normale overskrifter, brødkrummesti og sidefod. Top- og bundtekster kan slås til eller fra her. Besked om kontaktoplysninger Her kan man vælge en eller flere brugere i LærerIntra, som automatisk vil få tilsendt besked, hver gang forældre ændrer telefonnummer eller e-mailadresse i ForældreIntra. På en typisk skole vil det være skolesekretæren, der skal modtage sådanne beskeder, så vedkommende kan ajourføre kontaktoplysningerne i skolens elevadministrationssystem. Modtagere af beskeder Administrator har mulighed for at fastlægge, hvem forældre må sende beskeder til, og i hvilken rækkefølge modtagergrupperne skal vises i valgboksen. Der er følgende valgmuligheder:
skolens medarbejdere klassens lærere/pædagoger klassens forældre skolebestyrelsen Indstillingen er global og gælder for alle klasser. Forældrenes indstillingsmuligheder I ForældreIntra har forældrene adgang til et menupunkt ved navn Indstillinger. Her kan forældrene foretage følgende indstillinger: Ændre oplysninger om privattelefon, arbejdstelefon og e-mailadresse samt evt. adressebeskyttelse og hemmeligt nummer Til- og fravælge advisering om nyt i ForældreIntra Til- og fravælge papirkopi af meddelelser i ForældreIntras dokumentarkiv Administrator kan skjule en eller flere af ovennævnte indstillingsmuligheder, så det er skolen, der foretager de nævnte valg på forældrenes vegne. Oversigt over brug af ForældreIntra Her finder administrator en samlet oversigt over forældrenes brug af ForældreIntra i de forskellige klasser. Der optælles antal registrerede besøg, siden besøgstælleren sidst blev nulstillet. Da besøgstælleren nulstilles individuelt for hver enkelt klasse, kan optællingsperioden være forskellig fra klasse til klasse. Statistikken viser desuden den procentvise andel af hjemmene i hver klasse, der er aktive brugere af ForældreIntra. I denne sammenhæng defineres aktive brugere som hjem, hvor mindst en af forældrene har besøgt ForældreIntra inden for de seneste to måneder. Afprøvning Når man har ændret indhold eller konfiguration, vil der ofte være behov for at kontrollere, om ændringerne er slået igennem på den tilsigtede måde. Derfor er der på administrationssiden links til ForældreIntra, så man hurtigt kan åbne forældrenes intranet og se efter, om ændringerne virker efter hensigten. ForældreIntra åbnes i et nyt browservindue. Der er to muligheder: Gå direkte til ForældreIntra for XX - en hurtig genvej til ForældreIntra for den valgte klasse, hvor man ikke behøver at angive brugernavn og adgangskode igen, men fortsætter i ForældreIntra som samme bruger som i LærerIntra. Gå til ForældreIntras loginside - den normale vej ind i ForældreIntra, hvor man skal angive brugernavn og adgangskode. Dette link kan fx benyttes, hvis man vil teste ForældreIntra som en anden bruger. LÆRERINTRA Skolesoft og UNI C 2001-07