Til medlemmerne af HSU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: HSU-sekretariatet Stine Vestergaard HSU-sekretariatet@adm.aau.dk Dato: 25.05.2018 Sagsnr.: 2018-232-00016 Referat til ekstraordinært møde i Hovedsamarbejdsudvalget fredag den 25. maj kl. 12.00-13.00, Fredrik Bajers Vej 7 A1-112 (Loungen) Medlemmer Til stede Afbud Suppleant fremmødt Suppleant Per Michael Johansen (PMJ) Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) Henrik Pedersen (HP) Mogens Rysholt Poulsen (MRP) Henrik Halkier (HH) Anette Terkelsen (JS) Rasmus Antoft (RA) Søren Kristiansen (SK) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) Jeppe Emmersen (JE) Lotte Brunø (LB) Lis Carlsen (LC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) Jørgen Stamhus (JS) Per Knudsen (PK) Klaus Kjær (KK) Jens Kirk (JK) Jeanne Strunck (JS) Birthe Kennedy (BK) Finn Büttner (FIB) Meg Duroux (MD) Louiza Bohn Thomsen (LBT) Lars Rosgaard Jensen (LRJ) Thomas Lykke Andersen Ole Busck (OB) Anne Bisgaard Pors (ABP) Morten Denaa (MD) Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS), Stine Vestergaard (SV) (ref.) Desuden deltog: Nina Schjoldager (NS). 1. Ændring af den administrative organisering øget administrativ kvalitet og sammenhæng PMJ bød velkommen til mødet. IA indledte herefter med en kort status på arbejdet med ændringen af den administrative organisering. Formålet med mødet var at give HSU mulighed for at behandle procesplanen for bemanding. NS gennemgik det fremsendte materiale og forklarede at udvalget tidligere havde behandlet bemandingsopgaven, men at detaljeringens graden nu var større, og at det derfor var nødvendigt at inddrage HSU i arbejdet endnu engang. HSU var enige om, at hensynet til de mange var vigtigere end hensynet til de få medarbejdere som vil blive omfattet af væsentlige ændringer. HSU godkendte på denne baggrund den fremsendte procesplan samt principper for bemanding af ny organisering. HHS tilføjede, at man hurtigst muligt ville indkalde de medarbejdere, som vil blive omfattet at væsentlige vilkårsændringer, til en samtale. Side 1 af 2
HSU drøftede kort perioden efter den 27. juni og frem til den 1. oktober. HSU fandt det meget vigtigt, at der bliver udarbejdet en plan for velkomst af nye medarbejdere. NS orienterede om, at der senere vil blive udarbejdet en proces og kommunikationsplan for denne del af projektet. Side 2 af 2
HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F Postboks 159 9100 Aalborg Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft Forslag til procesplan og principper for bemanding af ny administrativ organisering Følgende procesplan er udarbejdet til at understøtte udmøntning af designforslag til ny administrativ organisering af opgaver ved afdelinger i Fælles Service og institutter. Procesplanen er udarbejdet under hensyn til eksisterende tidsplan under Projektet for øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft. HR har følgende forslag til principper for bemandingsopgaven og dertil hørende procesplan til drøftelse i HSU. Formanden for styregruppen beslutter herefter den videre proces. Principper for bemandingsopgaven Et af formålene med organisationsændringen er at skabe en administration, som er præget af sammenhængskraft, tilgængelighed og fagligt stærke kompetencer. Der er derfor et ønske om at skabe bæredygtige, administrative enheder med en kritisk masse til understøttelse af kerneopgaverne. Principperne for bemandingsopgaven vil tage udgangspunkt i dette, idet medarbejderen som udgangspunkt følger opgaven. Omplaceringen af medarbejdere vil ske ud fra en samlet ledelsesmæssig vurdering af strategiske og driftsmæssige hensyn og med udgangspunkt i følgende kriterier: Hensynet til den fremtidige opgavevaretagelse i Fælles Service og på institutter. At sikre de rette kompetencer i forhold til den fremtidige drift og udvikling i Fælles Service og på institutter. I den vurdering, tages der udgangspunkt i, at de administrative medarbejdere i stigende grad støtter op om universitetets strategiske mål, med en endnu større sammenhængskraft og tilgængelighed for de faglige miljøer og med endnu stærkere faglige kompetencer. Administrationens implementeringskraft skal udnyttes og anvendelsen af standardiserede processer udvides. Der vil således ske en ledelsesmæssig vurdering med henblik på at sikre det bedste match mellem den fremtidige opgavevaretagelse og medarbejderens kompetencer. Hvis en medarbejder i dag løser opgaver indenfor flere forskellige arbejdsområder, vil det indgå i vurderingen, hvordan medarbejderens kompetencer bedst kan anvendes i den fremtidige organisering. I den ledelsesmæssige vurdering vil medarbejdernes ønsker til fremtidig placering indgå, dog således at hensynet til opgaveløsningen vejer tungest. Ligeledes vil det indgå som et hensyn i det omfang, at hensynet til den fremtidige opgavevaretagelse tillader det, at medarbejdere fra EST-fakultetskontoret primært flyttes til EST-institutter eller Fælles Service, ligesom medarbejdere fra HUM-SAMF-fakultetskontoret primært flyttes til HUM- SAMF-institutter eller Fælles Service, såfremt de har ønsket det.
Forslag til procesplan 26. maj 12. juni 2018: Placering af medarbejdere I fasen, som løber frem til den 18. juni 2018, sker bemandingsopgaven. Det vil sige, at opgaver skal matches med kompetencer og dernæst medarbejdere. Dette gælder primært omplacering af medarbejdere fra fakultetskontorene, idet der dog også kan ske justeringer i Fælles Service og ved institutter. Forud for processens start har områdelederne på fakultetskontorerne indhentet kompetencekort fra alle medarbejdere. Kompetencekortene behandles fortroligt, og oplysningerne anvendes alene til brug ved bemandingsopgaven i placeringsudvalgene. I perioden fra den 26. maj til den 12. juni nedsættes der 4 placeringsudvalg bestående af de respektive arbejdsgruppeformænd for studie-, økonomi-, kommunikations- og ph.d.-området, de respektive områdeledere under fakultetskontorerne og de koordinerende/konstituerende ledere af fakultetskontorene. Institutledere ved de institutter, der skal modtage medarbejdere som følge af organisationsdesignet indgår også i placeringsudvalgene. Ansvaret for arbejdet og indstillingen placeres hos arbejdsgruppeformændene, der også fungerer som formænd for placeringsudvalgene. Udvælgelse af medarbejderne skal i hvert tilfælde ske på et sagligt grundlag og ud fra en samlet vurdering af alle de fastlagte kriterier. Udvælgelse af medarbejdere kan således ikke ske på baggrund af forhold, som ikke fremgår af principperne. Ved uenighed træffer formændene beslutning om indstillingerne. HR-afdelingen understøtter processen i forhold til at oplyse formænd samt afgivende og modtagende ledere om vilkår, proceskrav og hensyn, eksempelvis den overenskomstmæssige indplacering af de konkrete medarbejdere, eventuelle skånehensyn ved særlige vilkår, begrundelser for funktionstillæg o.l., herunder proces for varsling af væsentlige ændringer i ansættelsesvilkår. 12. juni: Deadline for at aflevere indstillinger til projektleder 18. juni: Behandling af indstilling om bemanding fra de 4 placeringsudvalg i styregruppen 22. juni: Direktionen beslutter efter indstilling bemandingsplan for fremtidig organisering 25. juni: Tillidsrepræsentanter adviseres på forhånd i fortrolighed af HR-afdelingen med henblik på at understøtte deres funktion i forbindelse med udmeldingen til de medarbejdere, som de repræsenterer Tillidsrepræsentanter, som selv er omfattet af reorganiseringen bliver orienteret af leder 27. juni: Udmelding til de berørte medarbejdere om fremtidig placering i ny organisationsplan Såfremt det ved beslutning af bemandingsplanen fremgår, at medarbejdere vil være omfattet af væsentlige vilkårsændringer, indkaldes disse medarbejdere til overlevering af partshøring mandag den 25. juni med en partshøringsfrist primo august. Såfremt der er medarbejdere, der udsættes for væsentlige vilkårsændringer, kan der i forbindelse med varsling af dette søges indgået frivillige aftaler, så varsling overflødiggøres. HR-afdelingen understøtter denne proces. Den 27. juni orienteres alle medarbejdere personligt om nyt tjenestested via mail fra områdeleder med kopi til kommende leder. Orienteringen sker på samme tidspunkt mellem kl 9.00 og 10.00. Medarbejderen har mulighed for at bede om en uddybende samtale, hvor afgivende og modtagende leder deltager sammen. Den afgivende leder har ansvaret for at samtalen gennemføres. Eventuelle samtaler afholdes i uge 26 og 27. Tillidsrepræsentanterne for fakultetskontorerne bedes ud over lederne stå til rådighed for samtaler med medarbejderne i perioden, da medarbejderen vil have mulighed for at tage tillidsrepræsentanten med til samtalen.
Den 28. juni offentliggøres den fremtidige organisering samt liste over hvem der placeres hvor. Dette med henblik på at orientere alle medarbejdere om deres nye kolleger og fremtidig organisering. HR-afdelingen udarbejder skabelon til mail fra afgivende leder til medarbejder om ny placering samt partshøring til medarbejdere, der måtte stå over for væsentlige vilkårsændringer i samarbejde med afgivende leder. Dette for at sikre en ensartethed i kommunikationen og for at sikre det overordnede grundlag på hvilken medarbejderne er blevet flyttet. Afgivende leder skal sikre, at de berørte medarbejdere modtager mail med meddelelse om nyt tjenestested og være opmærksomme på, om nogle medarbejdere er på ferie, længerevarende sygemeldt eller på orlov.