Få processer, dokumentation og værktøjer til at spille sammen Statsrefusioner Hent hvad I har krav på!
Genvejen Der er procentvis ikke store forskelle på kommunernes evne til at hente statsrefusioner hjem på udgifter på beskæftigelse, integration, det sociale områder m.v. Men små procenter på store millionbeløb gør samlet et betydeligt beløb, der kan hentes med små midler. Med Arbejdsgangsbanken kan kommunen skyde genvej til gevinsterne. Arbejdsgangsbanken er en digital bank med mere end 400 kommunale arbejdsgange inden for forskellige fagområder. I banken finder du beskrivelser og vejledning til, hvordan kommunen udfører opgaverne mest effektivt i forhold til lovgivning. Arbejdsgange på statsrefusioner for integration, socialområdet, beskæftigelse og særligt dyre enkeltsager er dokumenteret i banken og giver svar på, hvad der skal til for, at kommunen kan høste gevinster ved en bedre arbejdsgang. Derudover ligger korrekte og gode arbejdsgange for de samme områder. Arbejdsgangene for statsrefusioner er udarbejdet i samarbejde med Ernest & Young, der har spidskompetencer på det sociale område og beskæftigelsesområdet og ikke mindst de revisionsmæssige krav til indhentning af statsrefusioner. Følg og udfordr lovgivningen En forudsætning for at kunne hente sine statsrefusioner hjem er, at sagsbehandlingen er lovmedholdelig. Det gælder såvel special- som tværgående lovgivning. I de kommuner, der gør det rigtig godt, markerer ledelsen tydeligt at lovmedholdelighed er en del af god faglighed. Det er ikke en modsætning. Ledelsen melder det ud på fællesmøder, medarbejderudviklingssamtaler, i dagligdagen og gennem tilsyn og coaching. Man har prioriteret, at der er funktioner fx koordinatorer - der har løbende fokus på afgørelser, ændringer i lovgivning m.v., som har betydning for refusionerne. Og de omsættes i beskrivelser og forretningsgange med inddragelse af medarbejderne. De kommuner, der gør det rigtig godt formår også, at udfordre lovgivningen. På den ene side skal den følges, på den anden side skal den ikke overfortolkes. Det er væsentligt at holde fokus på formålet med lovgivningen og fortolke bekendtgørelser og er i det lys. Den gode kommune tager formålet meget alvorligt og overvejer altid, hvordan specifikke bestemmelser skal udmøntes.
Hvis de er i tvivl: - Tager de en snak med revisionen om, hvordan ønsket i praksis bliver til lovlig praksis - De tjekker forarbejdet og bemærkninger til lovgivningen. Laves mere end lovgivningen kræver og formålet kræver? - De tjekker Arbejdsgangsbanken hvad er beskrevet som nødvendig praksis? Kan vi gentænke egen praksis ud fra eksemplerne? - Retter henvendelse til KL, Beskæftigelses-, Indenrigs- og Social- eller Integrationsministeriet om lovændringer. En kommune ville gerne have sygemeldte i risikosager hurtigt ud i aktive tilbud med det formål at få dem retur i arbejde. Men det krævede, at der først var udarbejdet en ressourceprofil. I sagsbehandlernes almindelige forståelse krævede det 7-14 timers arbejde. Men kommunen udfordrede egen forståelse og lovgivningen. De kontaktede deres revisorer Ernst & Young - og sammen udviklede de en model, hvor der blev udarbejdet en ressourceprofil på det allerførste ettimers møde med borgeren. Nu kunne borgeren komme i tilbud i øvrigt med statsrefusion hvorefter ressourceprofilen som procesværktøj kunne anvendes aktivt til at udrede borgerens situation. Eksemplet ligger i Arbejdsgangsbanken og er fra Rebild (10.40.05-01 Sygedagpengeopfølgning - Indkalder og kategoriserer (Rebild - god)) Kontér rigtigt Følg Indenrigsministeriets konteringsregler så I er sikre på, at udgifterne konteres til den rigtige refusionssats. I de kommuner, der henter flest refusioner hjem, er der udpeget centrale funktioner/ personer, der holder øje med og abonnerer på ændringer i kontoplanen. Disse ændringer udmøntes dels gennem et tværfagligt samarbejde således, at ændringer formidles til den relevante personkreds, som har ansvar for tilretning af fagsystemerne.
Den systemansvarlige har ressourcer og til ansvar at implementere alle ændringer i konteringsregler i ydelsessystemer - fx KMD Aktiv, Pensionssystem, Sygedagpengesystem, Boligstøttesystem. Der er dedikerede ressourcer og rutiner for opgaven. Når ydelser betales via Web-betaling, skal den personkreds, som i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ har ansvar for kontering og attestering af udgifter, have kendskab til kontoændringerne. Etablér en værktøjskasse med gode forretningsgange og standarder En værkfører sørger for, at fabrikken eller værkstedet fungerer optimalt. Det er ikke nødvendigvis værkføreren, der tænker de store strategiske linjer, men værkføreren sørger for, at medarbejderne kan udføre deres arbejde effektivt. De administrative værktøjer i den kommunale organisation sørger for at omsætte vedtagelser og processer i standarder og gode værktøjer. Standarder der beskriver: - Arbejdsgange hvordan udfører vi denne opgave - Dokumenter hvad skal indholdet være i vores breve og bestillinger - Undersøgelser hvad er indholdet og gjort i den gode undersøgelse, fx 50-undersøgelsen, arbejdsevnevurderingen m.v. Arbejdsgangsbanken er en genvej til at få etableret standarder. Her ligger arbejdsgangsdiagrammer med links til relevant lovgivning og i mange tilfælde også tjekskemaer, blanketter m.v. I de kommuner, der er bedst til at hente refusionerne hjem, er der standarder på alle disse områder som ajourføres løbende. Medarbejderne uddannes ved hjælp af standarder, og der føres løbende tilsyn med, at de også omsættes i praksis (se næste punkt). Der anvendes også tid på teammøder, kontormøder m.v. til at lære af hinanden. Som eksempel kan nævnes, at hvis en medarbejder har udarbejdet en god ressourceprofil, kan den danne grundlag for det gode eksempel. Standarden bliver en del af den mentale rygsæk den bliver til levet praksis.
En sidegevinst ved en værktøjskasse er, at den tid, der anvendes på at oplære nye medarbejdere, reduceres betragteligt i nogle tilfælde fra måneder til få dage. Konsekvent ledelsestilsyn og -kontrol Når de forrige tre punkter er på plads (sørg for konstant fokus på lov- og refusionsændringer, ændringer i forhold til konteringspraksis og omsæt dette i brugbare værktøjer og kompetenceudvikling) så er der tid til også at følge op på praksis. De kommuner, der har tilrettelagt et løbende tilsyn i forhold til etablerede forretningsgange og procedurer, har dermed skabt sikkerhed for, at der sker en korrekt hjemtagelse af den statsrefusion, som kommunen er berettiget til. Tilsyn kan tilrettelægges på flere måder, blandt andet ved stikprøver. En kommune bør på overordnet niveau have besluttet og fastlagt, hvilke tiltag/sanktioner, der fra ledelsesniveau kan foretages, i de tilfælde, hvor der sker tilsidesættelse af vedtagne processer/forretningsgange. Her tænkes på fx ekstra uddannelse og vejledning samt tilretning af værktøjer, og i yderste konsekvens advarsler og afskedigelse. Tilsyn skal altså følges af konsekvens.
De kommuner, hvor der en veltilrettelagt procedure til sikring af, at der sker en korrekt refusionshjemtagelse, er der typisk fra ledelsen udstukket klare mål og værdier, og der er arbejdet for at forankre dem blandt medarbejderne. Men man har også defineret medarbejdernes faglige råderum således at de ved hvad de skal arbejde for og med hvilke værktøjer, og hvad de selv kan beslutte. I de bedste kommuner er retningslinjerne meget klare, og kompetencen hos medarbejderne stor. I de mindre heldige tilfælde kan der fx være uklare retningslinjer og udstrakt kompetencer eller meget indskrænket kompetence. I en kommune har man gennem to år arbejdet med at definere og forankre centrale værdier og procedurer på sygedagpengeområdet. Undervejs har man ført løbende tilsyn og i enkelte tilfælde måtte afskedige medarbejdere, der ikke ville følge retningslinjerne. På baggrund af dette arbejde har de nu langt bedre resultater end sammenlignelige jobcentre. Medarbejderne har imidlertid også udstrakt kompetence fx til at træffe beslutning om sager der skal forlænges eller stoppes efter et år på sygedagpenge. Nogle medarbejdere arbejder med udvikling af nye samarbejdsrelationer fx med fagforeninger. Det kan de gøre, fordi de forstår og kender jobcenterets mål og praksis. Samarbejde på tværs af fagforvaltninger og økonomisekretariat Hele den proces, der skal sikre, at en kommune får hjemtaget korrekt statsrefusion, har aktører mange steder i den kommunale organisation. Der er sagsbehandleren, der skal sikre korrekt bevilling og kontering af ydelser. Der er den økonomiansvarlige, som har ansvaret for rettidig kvartalsmæssig fremsendelse af refusionsanmodning til ministeriet, og endelig er der i forhold til refusion af særligt dyre enkeltsager aktører fra flere forvaltninger, som kan have del i en enkelt sag. Alt dette kræver koordination og forståelse for sammenhænge. Det er derfor vigtigt, at der mellem fagforvaltninger og økonomiforvaltning etableres en reel forståelse for hinandens funktioner og opgaver, samt et samarbejde og en dialog, der sikrer, at hver enkelt medarbejder har kendskab til og ejerskab for de enkelte arbejdsfunktioner og betydningen af konsekvensen af tilsidesættelse af disse. Arbejdsgangsbeskrivelse, der viser hele denne værdikæde, har som sit egentlig formål netop at synliggøre sammenhænge.
5 skarpe til din sektorchefer - Hjemtager vi maksimal statsrefusion? - Har vi velbeskrevede forretningsprocesser/arbejdsgange understøttet af tværfagligt samarbejde? - Har vi et effektivt ledelsestilsyn med processerne, som vi tager konsekvenser af? - Hvordan følger og udfordrer vi lovgivningen? - Har vi ét sæt ajourførte kendte standarder, som vi anvender? Få hjælp til Arbejdsgangsbanken, KLK tilbyder i samarbejde med Ernst & Young bl.a. skræddersyede konsulentforløb bestående af: - Økonomianalyse: Henter vi alle vores statsrefusioner hjem? - Udvælgelse af ydelser, processer og indsatsområder - Analyse og redesign af processer tværfagligt med fokus på de forhold der har betydning for hjemtagning af statsrefusion - Udarbejdelse af handleplan - Identifikation af styringsmuligheder og indikatorer - Design af monitoreringssystem - Design og beskrivelse af ledelsestilsyn og kontrol - Læringsbaseret implementering - Tavlemøder og måltavler til den ugentlige opfølgning på fremdrift i implementering. Alt sammen med aktiv inddragelse af arbejdsgange fra Arbejdsgangsbanken. Ring til Kaare Pedersen, projektchef i KL s afdeling for Økonomi og Administrationspolitik, på tlf. nr. 3125 3504 eller send en mail til kaa@kl.dk. Kontakt KOMBIT for information om abonnement til Arbejdsgangsbanken: www.kombit.dk. Få yderligere inspiration til optimering af arbejdsgange på: www.kl.dk/arbejdsgangsbank. Få yderligere inspiration til kommunens arbejde med effektivisering på www.kl.dk/raaderum.
I Arbejdsgangsbanken har Ernst & Young og Arbejdsgangsbanken beskrevet processer for hjemtagelse af statsrefusion på følgende områder: - Integrationsområdet integrationsydelser, grundtilskud, resultattilskud og driftsudgifter til aktivering - Særligt dyre enkeltsager - Beskæftigelsesområdet sygedagpenge, kontanthjælp, ledighedsydelse, driftsudgifter til aktivering - Særlig støtte til børn og unge (Handicapområdet) Derudover ligger et stort antal arbejdsgangsdiagrammer, der beskriver korrekt eller god praksis for områderne. KLK og Arbejdsgangsbanken http://www.kl.dk/arbejdsgangsbank http://www.klk.kl.dk