Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon 6543 2030 Direkte 6543 20LHO Telefax 6543 2050 E-mail www.medcom.dk Dato 31.05.14 Vor ref. DSL M Ø D E I N D K A L D E L S E Der indkaldes til 7. styregruppemøde for national implementering af telemedicinsk sårvurdering Tid og sted: Onsdag d. 4. juni 2014 fra kl. 10.00-12.30 Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Mødelokale s.27 Holbergsgade 6 1057 København K Deltagere Formand Nanna Skovgaard, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Susanne Duus, Digitaliseringsstyrelsen Esben Dalsgaard, National Sundheds-IT Signe Vind Danske Regioner Poul Erik Kristensen, Kommunernes Landsforening Judith Lørup Rindum for kommuner og Region Hovedstaden Britta Ravn for kommuner og Region Midtjylland Charlotte Buch Gøthgen for kommuner og Region Nordjylland Karen von Pålmann for kommuner og Region Nordjylland Michael Bjørn Kraft, for kommuner og Region Sjælland Tove Lehrmann, Region Syddanmark Lars Hulbæk, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Gæster: Henrik Hammer Jordt, Formand fra Danske Regioners It-Arkitektur Råd Morten Kjeldgaard, Partner, Netplan A/S Afbud Lene Vistisen, National Sundheds-IT 1
Opdateret overordnet dagsorden: 1) Velkomst og meddelelser, godkendt referat fra sidst vil blive vedlagt t. o. 2) Status på projektet 3) Single sign-on scenarier, indlæg fra Henrik Hammer Jordt, formand Danske Regioners It- Arkitektur Råd 4) Præsentation af kontraktgrundlaget for nuværende driftssituation. Konsulentfirmaet Netplan som bistod med SKI-udbud og kontraktaftale præsenter kontrakt og aftaler med Dansk Telemedicin ved Morten Kjeldgaard, Partner, Netplan A/S. 5) Orientering om status på arbejdet med finansieringsmodel for Pleje.net efter projektets afslutning v/nanna Skovgaard, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse 6) Budget status 7) Datoer for kommende møder 8) Evt. Bilag: Bilag til punkt 1: Godkendt referat fra d. 5. marts 2014_opdateret maj 2104 vedlagt t. o Bilag til punkt 2: Basis statistik udviklingen siden 2005, status per 1. maj 2014 Bilag til punkt 2: Aktivitets statistik april 2014 tværsektorielt hele landet Bilag til punkt 2: OVERSIGT AKTIVITET STATUS PR. 1. MAJ 2014, bemærk for alle typer sår Bilag til punkt 2: Projektmonitoreringsark Sådan går det med telemedicinsk sårvurdering Bilag til punkt 4: Leveringsaftalebilag 3 - Kravspecifikation (MedCom - Sårvurderings løsn) 2 supplerende mails: 1. Der er udarbejdet statistikker som viser aktivitet i april måned 2014 for hver region, disse statistikker fremsendes t.o. sammen med oversigter over monosektoriel statistikker. 2. Artikel fra Dagens Medicin fremsendes sammen med en rapport med preliminary resultater fra projektet Renewing Health. Endvidere vedhæftes den tidligere lovede masterafhandling Organisations- og ledelsesdelen af telemedicinsk sårvurdering er en black box fra januar 2014 fra overlæge Poul Erik Ormstrup Jakobsen, Aalborg Universitetshospital. Af hensyn til arrangementet bedes punkter og evt. afbud mailes til Dorthe Skou Lassen dsl@medcom.dk Venlig hilsen Dorthe Skou Lassen, MedCom 2
Kommenteret dagsorden: 1) Velkomst og meddelelser, godkendt referat fra sidst vedlagt t. o. Præsentationsrunde Gæstedeltager Henrik Hammer Jordt, Formand fra Danske Regioners It-Arkitektur Råd samt gæstedeltager Morten Kjeldgaard, Partner, Netplan A/S Meddelelser MedCom indlæg på EWMA IT-health temadag på internationale sårkongres Diabetes tema i Dagens Medicin har medført artikel om projektet med udgangspunkt i case beskrivelse fra Viborg kommune og karkirurgisk afdeling på Regionshospitalet i Viborg Renewing HeALTH (REgioNs of Europe WorkINg together for HEALTH) har publiceret deres preliminary resultater fra projektet Renewing Health, i projektet indgår Region Syddanmarks forskningsprojekt for telesår. Ultrakort orientering samarbejde med Dansk Telemedicin Ultrakort orientering brug af link til Plejenet i korrespondance meddelelser/epikriser Andre meddelelser? Bemærkning omkring referat: Referat for styregruppemødet d. 5. marts 2014 blev udsendt d. 27. marts 2014. På baggrund af anmodninger om henholdsvis rettelse af referatet fra Region Sjælland og forslag om ændring af høringsproces/ kortlægning for single sign-on fra Region Midtjylland blev rettelser til referat sendt ud d. 1. april 2014 sammen med indstillinger for ændret høringsproces/ kortlægning, indstillingerne blev godkendt per mail. Efterfølgende er høringsproces/ kortlægning for single sign-on sat i bero d. 15. maj 2014 efter anmodning fra Danske Regioners Arkitekturråd. Emnet single sign-on drøftes på dagens møde. Bilag til punkt 1: Godkendt referat fra d. 5. marts 2014_opdateret maj 2104 vedlagt t. 3
2) Status på projektet Statistikmateriale fra den fælles sårjournal Plejenet MedCom præsenter 2 typer statistikmateriale fra Plejenet, der vises henholdsvis en basis statistik og en aktivitetsstatistik: a. Basis statistik er en ny type statistik, Danske Telemedicin og MedCom har gennem en længere periode samarbejdet om at genere basisstatistikker. Basis statistikken viser både den historiske udvikling samt landsdækkende status på antal patienter og sår både tværsektorielt og samlet antal. Endvidere opgøres statistik på patientaktivitet. b. Aktivitetsstatistikken viser aktivitet i brugen af Plejenet per måned opgjort på kommune niveau og sygehus niveau henholdsvist tværsektorielt og monosektorielt. Oprettelse af sår statistikker i MedCom statistikdatabase MedCom vil fremadrettet indlæse alle statistikdata i egen statistikdatabase, herefter vil det være muligt at følge udviklingen i aktivitetsstatistikken mere detaljeret, hvis dette har interesse. Statistikker med diagnose fordeling MedCom arbejder aktuelt i dybden med interne statistikker som viser diagnosefordelingen på diagnose per sygehus og kommune, den store bredde i brugen af diagnoser er dog fortsat en udfordring. Ud over implementeringen af den anbefalede diagnoseliste fra Klinikergruppen, arbejdes der med yderligere detaljering i mapning mellem de anvendte diagnoser og den anbefalede diagnoseliste. Det er aftalt med Klinikergruppen, at der offentligøres overordnede statistikker på diagnosefordelingen, således at den enkelte region og kommune kan benchmarke op mod disse tal, mens diagnosestatistikker på den enkelte sygehusafdeling/kommune kun kan ses af den enkelte sygehusafdeling/kommune. Endvidere er fordelingsnøglen for forventede antal diabetiske fodsår og venøse bensår klargjort. Fra primo juli måned kan projektspecifikke statistikker med anpart af diabetiske bensår og venøse sår udarbejdes. Statistik materiale - aktuelt Eksempler på statistik vedlagt som bilag. Alle typer statistikker som viser aktivitet på henholdsvis nationalt niveau og regionalt niveau fremsendes i supplerende mail. Bilag til punkt 2: (National) basis statistik udviklingen siden 2005, status per 1. maj 2014 Bilag til punkt 2: Aktivitets statistik april 2014 tværsektorielt hele landet Bilag til punkt 2: OVERSIGT AKTIVITET STATUS PR. 1. MAJ 2014, bemærk for alle typer sår Bilag til punkt 2: Projektmonitoreringsark Sådan går det med telemedicinsk sårvurdering 4
Oversigt aktivitets statistik Det skal fortsat pointeres, at eksisterende statistikker omfatter alle typer sår: andre sår, traume sår, kirurgiske sår, cancer sår, arterielle sår, tryksår, ukendte sårtype, samt diabetiske sår og venøse sår Status på udbredelsen alle typer sår 92 kommuner og 24 sygehusafdelinger er oprettet i den fælles sårjournal, aktivitets niveauet er naturligt meget forskelligt, da udbredelse er i fortsat proces. Andel kommuner med x antal tværsektorielle patienter med aktivitet per 10.000 indbyggere, april måned 2014: Antal kommuner Andel 0 tværsektorielle patienter med aktivitet per 10k indbyggere 33 33,67% ]0-1] tværsektorielle patienter med aktivitet per 10k indbyggere 29 29,59% >1 tværsektorielle patienter med aktivitet per 10k indbyggere 36 36,73% SUM 98 100,00% Kortet viser status for antallet af tværsektorielle patienter i april måned 2014 5
Der er en positiv fremgang i både antallet af kommuner som har patienter i tværsektoriel behandling, samt i bruger af kurser og udbredelse Alle typer sår Januar 2014 April 2014 Antal kommuner med tværsektorielle patienter Antal kommuner Antal kommuner 0 tværsektorielle patienter med aktivitet 41 33 1-4 tværsektorielle patienter med aktivitet 32 36 5 eller flere tværsektorielle patienter med aktivitet 25 29 SUM 98 98 1. Januar 2014 1. April 2014 Projekt monitorerings parametre Antal kommuner Antal kommuner Pleje.net-undervisning 57 73 Regionale sårkursus 51 61 Kommuner på Kvalicare e-learning 53 61 Lokaltilpasning af E-learningskurser 17 19 6
Fokus emner for Klinikergruppen Anbefalet diagnose liste For at optimere kvaliteten i diagnoseregistreringen på sår i Plejenet har klinikergruppen udarbejdet en anbefalet diagnoseliste. For yderligere optimere registrering har overlægerne i klinikergruppen ønsket at få notifikation på de sår som ikke er oprettet med kodet diagnose. Nedenstående 2 oversigt giver view af fordelingen af diagnoser i 2011/13-2014 Indikator arbejde i klinikergruppen arbejdsmøde afholdt d. 26. maj 2014 Tilsvarende processen med at skabe fælles tilgang til registrering af diagnose, er der behov for fælles retningslinjer for henholdsvis hvornår et sår er afsluttet af hvilken part og henholdsvis hvornår et sår er ophelet. Der er endvidere behov for efter afslutning på sygehus, at kommunerne registrer sårbehandling i Plejenet, indtil såret er ophelet. Der udarbejdes fælles anbefalinger for slut- og ophelingsregistrering. Materiale fra IKAS/DDKM, den internationale sårorganisation EWMA og data i KvaliCares såranalyser er blevet gennemgået for at finde inspiration til indikatorer. Der kan plukkes mindre inspirationsdata fra de forskellige materialer. Klinikergruppen er samtidig opmærksom på, at der skal være overskuelig dataregistrering ellers vil indtastning af data ikke blive praktiseret. Der er enighed om at emner som komorbiditet, sårmålinger, varighed af sår, scoreskala ved smerter, patienttilfredshed (gerne spørgeskemaet EQ5D) skal forfølges. Endvidere drøftes brugen af den strukturerede sårvurdering/beskrivelse. Der er egentlig flertal for at anvende struktureret tilgang, men dokumentationskrav i henholdsvis EPJ og sårjournal medfører hos nogle parter brug af fritekst beskrivelser baseret på vejledning om indhold anvendes. 7
Projektledergruppen Der er projektledermøde d. 12. juni 2014, hvor der orienteres om single sign-on beslutning. Endvidere vil det kommende møde have fokus på evaluering og formidling af anbefalingerne fra klinikergruppen omkring diagnoseregistrering, samt slut- og ophelingsregistrering. Evalueringsdesign Region Midtjylland efterspørger plan for evaluering af projektet. MedCom arbejder med emnet de kommende måneder. MedCom anbefaler, at der i samarbejde med projektledergruppen udarbejdes oplæg og tidsplan for evaluering som forelægges styregruppen på næst kommende styregruppemøde i september måned 2014. Der er blandt Klinikergruppen interesse for at inddrage patienten mere aktivt i brugen af den fælles sårjournal. Herunder at forbedre læseoversigter for patienten. 2. runde med såranalyse hos de baseline 10 kommuner I forbindelse med det samlede baseline arbejde er der aftalt at foretage såranalyse med de 10 udvalgte baseline kommuner hvert år i projektperioden. KvaliCare har gennemført d. 2. runde af såranalyser i samarbejde med de 10 baseline kommuner. Såranalyserne er gennemført i uge 19 i starten af maj måned 2014, flere kommuner er forsinkede med rapporteringen. KvaliCare s samlede afrapportering fra såranalyserne er således forsinket og fremsendes mandag d. 2. juni 2014. EPIKON foretager ikke beregning af dette års analyse data i forhold til den nationale business case, da det er aftalt at genberegning af business case foretages primo år 2015. Ved etablering af samarbejdet med de 10 baseline kommuner var forudsætningen, at den enkelte kommune ikke anvender KvaliCares sårprogram og ikke erfaren bruger af telemedicinsk sårvurdering. De 10 baseline kommuner er følgende: 1. Bornholm 2. Helsingør 3. Stevns 4. Lolland 5. Syddjurs 6. Herning 7. Odense 8. Svendborg 9. Frederikshavn 10. Thisted Indstilling: - Status på projektet tages til efterretning 8
3) Single sign-on scenarier, indlæg fra Henrik Hammer Jordt, formand Danske Regioners It- Arkitektur Råd Forskellige tekniske løsninger for single sign-on mellem den fælles sårjournal og de regionale EPJ-systemer, samt de kommunale EOJ-systemer er blevet analyseret. Styregruppen efterlyste orientering om henholdsvis tidshorisont og omkostninger i forhold til de forskellige single sign-on løsninger. På styregruppemødet d. 5. marts 2014 blev det aftalt om at foretage en kortlægning i forhold til 3 typer single sign-on løsninger: Sundhedsjournalen, Shared Care fra Region Syddanmark og Den Gode Sår Service fra MedCom. MedCom indgik aftale med konsulentfirmaet Netplan om at foretage kortlægningen og udarbejde oplæg til styregruppen. Der er parallelt med sårprojektet et arbejde i gang omkring fællesoffentlige brugerstyringsløsninger, hvor brug af sammenhængende føderationsløsninger drøftes. På baggrund af dette arbejde og på baggrund af erfaringer fra den fællesregionale præhospitale patientjournal, har Danske Regioners It-Arkitektur Råd fremsendt 3 nedenstående anbefalinger. Efterfølgende har formanden for styregruppen sat kortlægningsarbejdet for single sign-on i bero. På dagens møde giver formand Danske Regioners It-Arkitektur Råd Henrik Hammer Jordt oplæg til drøftelse af udvikling af single sign-on scenarie til den fælles sårjournal. Danske Regioner har fremsendt 3 anbefalinger: 1. at det igangsatte kortlægningsarbejde i regionerne standses 2. at Sårjournalprojektet igangsætter udarbejdelse af løsningsdesign til en fødereret løsning 3. at Sårjournalprojektet sikrer at regionernes og kommunernes og KOMBITs itarkitekter aktivt involveres i udarbejdelsen af løsningsdesign henblik på at lave en løsning, som både dækker kommunernes og regionernes behov Ved gennemgang af forslag om en føderationsløsning skal der i drøftelserne tages højde for: Tidshorisont for implementering af en føderationsløsning Kommunernes vurdering NSI s vurdering Klinikernes efterspørgsel efter single sign-on Indstilling: - på baggrund af dagens drøftelser skal der vedtages en beslutning om den videre proces, herunder etablering og bemanding af arbejdsgruppe vedr. single sign on. 9
4) Præsentation af kontraktgrundlaget for nuværende driftssituation ved Morten Kjeldgaard, Netplan Med henblik på den fremadrettede planlægning af drift af den fælles sårjournal ønsker styregruppen at få præsenteret kontraktgrundlaget for nuværende driftssituation. Konsulentfirmaet Netplan som bistod med SKI-udbud og kontraktaftale præsenter kontrakt og aftaler med Dansk Telemedicin ved Morten Kjeldgaard, Partner, Netplan A/S. Der er i eksistererende kontrakt indbygget mulighed for forlængelse: Forlængelse: Kunden har dog ret til at forlænge løbetiden 2 gange med op til 12 måneder pr. gang. Forlængelse meddeles Leverandøren med et skriftligt varsel på mindst to måneder før Leveringsaftalens ophør. Bilag: Leveringsaftalebilag 3 - Kravspecifikation (Medcom - Sårvurderings løsn) Indstilling: - Orientering tages til efterretning med henblik på senere beslutning om forlængelse af kontrakten med Dansk Telemedicin A/S 10
5) Orientering om status på arbejdet med finansieringsmodel for Pleje.net efter projektets afslutning v/nanna Skovgaard, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Regioner og kommuner arbejder med budgetplanlægning for år 2015, der er derfor forespørgsler til både Danske Regioner, MedCom og Dansk Telemedicin omkring om og evt. hvor mange ressourcer hver enkel part skal allokere til drift en fælles sårjournal efter projektets afslutning. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil på dagens møde orientere om status på drøftelser mellem parterne om etablering af systemforvaltning af fællesoffentlige løsninger. Danske Regioner (DR) har modtaget anbefalinger fra regionerne omkring, hvilke emner der bør drøftes/afklares ifm. overgang til drift. Emner kan delvist behandles i MedComs projektgrupper, men der er samtidigt et overlap til centrale drøftelser og initiativer: Teknisk løsning: Dels integration mellem fagsystemer og sårjournal (jf. drøftelse vedr. føderationsløsning), dels afklaring af hvilken sårjournal der skal anvendes, herunder om vi skal ud i et udbud. Herunder afklaring af hvorvidt der er behov for en kortsigtet løsning. DR og MedCom forventer, at disse emner vil indgå i dagens møde under drøftelse af single sign-on. Finansiering og fremtidig drift: Det er væsentligt at få afklaret hele systemejerskabet, forvaltnings- og supportdelen og hvordan opgavefordelingen skal være mellem parterne. Det skal tænkes sammen med de drøftelser der lige nu er i gang mellem parterne om etablering af systemforvaltning af fællesoffentlige løsninger. Finansieringen bør både omfatte drift og udvikling af det fælles kommunikationsredskab, forvaltningsorganisation, supportorganisation med national 2. level support og løbende tilbud om uddannelse i Pleje.net MedCom forventer, at disse emner skal afklares i forhold til orienteringen omkring etablering af systemforvaltning af fællesoffentlige løsninger. DRG-takster indenfor telemedicin: DRG-takster for telemediciner beskrevet i Fællesindholdet for LPR 2104. Sker der en ændring indenfor DRG-taksterne eller fortsætter man med samme takster i år 2015 og fremover Emner er medtaget, da det er uklart for både projektdeltagere og centrale organisationer om emnet er færdigbehandlet i DRG-kontekst. Indstilling: - Orientering om status på etablering af systemforvaltning af fællesoffentlige løsninger tages til efterretning - Styregruppen afgør om der er delemner som skal have en aktuel løsningsramme i eksisterende projektforløb 11
6) Budget status Status på budget per 31. marts 2014 er vist i nedenstående oversigt, budgettet er i balance: Budget telemedicinsk sårvurdering august 2012- september 2015 Budget for hele projektperioden Det er aftalt med Fonden for Velfærdsteknologi, at der fremsendes anmodning om udbetalinger kvartalsvis. På grund af sommerferie perioden foretages budget status per 31. maj 2014, status fremsendes umiddelbart inden styregruppemødet d. 4. juni 2014. Der forventes et forbrug på ca. 3.8 mio. kr. for april-maj 2014. MedCom vil på dagens møde anmode om godkendelse af budgettet per 31.maj 2014, således at anmodning om udbetaling kan fremsendes til Fonden for Velfærdsteknologi/Digitaliseringsstyrelsen. Udbetalt/forbrug per 31. marts2014 Direkte udgifter Løn til eget personale 2.235.000 1.123.500 Teknologi 13.458.000 3.387.623 Tjenesteydelser (konsulentbistand teknisk udredelse, evaluering) 2.200.000 390.445 Kursusaktiviteter 5.800.000 1.287.000 Rejser, befordring og kørsel 100.000 13.098 Revision 50.000 0 Andet (baselining, regionale projektledelse, MedCom møder, reservepulje) 6.107.000 2.067.758 Direkte udgifter i alt 29.950.000 8.269.425 Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de direkte løn udgifter) 50.000 8.462 Udgifter i alt 30.000.000 8.277.888 Indstilling: - At styregruppen på baggrund af gennemgang af budgetudgifter for perioden april-maj 2014 godkender budget og fremsendelse om anmodning om udbetaling til Fonden for Velfærdsteknologi 12
7) Datoer for kommende møder 8) Evt. Forslag til styrgruppemøder 2014-2015: Onsdag d. 8. oktober 2014 fra kl. 10.00 12.30 Torsdag d. 9. januar 2015 fra kl. 10.00 12.30 Fredag d. 10. april 2015 fra kl. 10.00 12.30 Mandag d. 29. juni 2015 fra kl. 10.00 12.30 Torsdag d. 17. september 2015 fra kl. 10.00 12.30 9) Evt. 13