Egedal Digital Digitaliseringsstrategi

Egedal Digital Digitaliseringsstrategi 2016-2020

Egedal Digital Forord Egedal Digital er Egedal Kommunes digitaliseringsstrategi 2016 2020, og afløser strategien 2012-2016. Egedal Digital læner sig op ad den fælles kommunale og fælles offentlige digitaliseringsstrategi, som ligeledes gælder perioden 2016 2020. Strategien er et udtryk Egedal Kommunes målsætninger, og er således en selvstændig strategi i hold til den kommunale og den fælles offentlige strategi. Målsætningerne i Egedal Digital trækker i høj grad i samme retning som de overordnede strategier. Egedal Digital består af input fra de enkelte centre, og er opdelt i et afsnit med målsætninger hvert center. Vision Egedal Digital Egedal Digital 1

Strategikompleks Egedal Digital hænger sammen med overordnede nationale strategier, men er samtidig et udtryk lokale ønsker og prioriteringer. Egedal Digital 2

I 2015 udarbejdede KL en fælles kommunal digitaliseringsstrategi: Lokal og digital et sammenhængende Danmark. Strategien blev udarbejdet med input fra mange kommuner, bl.a. gennem en høringsproces, hvor bl.a. Egedal Kommune afgav et høringssvar. Strategien består af 11 temaer, som er nævnt neden. Egedal Kommunes digitaliseringsstrategi Egedal Digital er ligeledes bygget op om disse temaer ud fra den grundtanke, at det bliver mere overskueligt efterfølgende at rapportere tilbage til KL, hvis den samme opdeling er anvendt. I 2016 kom den fælles offentlige digitaliseringsstrategi Et stærkere og mere trygt digitalt samfund, som blev udgivet af Regeringen, KL og Danske Regioner. Forud denne strategi, lå der lange handlinger mellem Digitaliseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner om strategiens udmning og indhold. Forhandlingerne handlede bl.a. om hvilket styringsparadigme som skulle drive den offentlige digitalisering, herunder den kommunale. Den tidligere periode har været præget af de digitale bølgeplaner, hvor staten stillede konkrete krav til kommunerne om digitaliseringstiltag. F.eks. NemID, Digital Post mv. Den nuværende strategiperiode er i højere grad præget af konsolidering. I 2016 kom KL s handlingsplan som er en konkretisering af den kommunale og nationale strategi. I handleplanen er der beskrevet 29 konkrete initiativer som involverer KL og/eller kommunerne. Initiativerne sigter i høj grad på at skabe udsætningen den videre digitale udvikling. Egedal Digital er et udtryk Egedal Kommunes ønsker og ambitioner den digitale udvikling i perioden frem til 2020. Udviklingen af digitalisering og den administrative udvikling af kommunen vil sandsynligvis med tiden smelte mere og mere sammen. Der er mange af målsætningerne i denne strategi, hvor det kan være vanskeligt at adskille det digitale fra det administrative. Den digitale udvikling er dermed blevet en rammesættende del den administrative udvikling. F.eks. når det drejer sig om digital borgerservice, så har de digitale løsninger præget hvordan man ser den kommunale borgerservice. En af uddringerne nu, hvor der er rullet en række digitale selvbetjeningsløsninger ud, er at få systemerne til at spille bedre sammen internt i organisationen. Målbillede Målsætningerne i de enkelte centre udspringer af den virkelighed og det blik på fremtiden som centrene hver især oplever. Det er der vanskeligt at uddrage entydige fællesnævnere i de 9 centres strategidokumenter. I nogle tilfælde er det vanskeligt at adskille digitalisering fra den almindelige retning/administration. Dette afspejler muligvis at digitaliseringen er på vej til at blive en integreret del af at tænke sagsbehandling og administration. Set på tværs af centrenes strategier tegner der sig nogle overordnede temaer: Disse temaer retter sig imod visionen som netop har fokus på borgere, virksomheder, kompetencer og bidrag til økonomisk råderum. Centrenes strategier har primært målsætninger inden disse områder: Egedal Digital 3

It-sikkerhed Administrativ har it-sikkerhed som en af sine kerneopgaver. Det vil sige udarbejdelse af regler og retningsgange som omhandler håndtering af inmationer. Det overordnede mål er, at implementere EU s persondataordning, som ventes omsat til dansk lovgivning i 2018. En del af dette er at den internationale standard inmationssikkerhed (ISO 27001), som er obligatorisk stat, regioner og kommuner. I nogle af de øvrige centres strategier, nævnes it-sikkerhed også. Det handler primært om at skærpe opmærksomheden blandt medarbejderne, og i nogle tilfælde at rådgive borgerene, om hensigtsmæssig adfærd i hold til it-sikkerhed. Data Flere centre arbejder med at standardisere og harmonisere egne data. Formålet er at undgå behovet dobbeltregistreringer ved at bruge de samme data. Desuden kan standardiserede data i højere grad anvendes til at skabe værdi andre steder f.eks. ved at bruges til analyser, benchmarking mv. Når data er entydigt defineret, f.eks. efter nationale standarder, bliver det også nemmere at sikre og bedre datakvaliteten. Effektiv sagsbehandling Gennem digitalisering af data og implementering af nye systemer, vil det være muligt at sikre en bedre sagsbehandling. Dels en mere effektiv sagsbehandling administrationen og dels en bedre og mere sammenhængende borgeren. De nye systemer omfatter dels de systemer og it-arkitektur som er omfattet af monopolbruddet og dels øvrige større og mindre systemer. Gevinstrealisering Der kan være flere gevinster ved gennemførelse af it-projekter. Der kan dels være de økonomiske gevinster i m af effektiviseringer af sagsbehandling mv. Der kan også være gevinster f.eks. i m af bedre og mere sammenhængende sagsbehandling borgeren, eller større gennemsigtighed. For at kunne høste gevinster af it-projekter kræves en bedre modenhed og styring i hold til projektstyring. Der indføres der bl.a. en porteføljestyring, som bl.a. skal sikre en prioritering af ressourcer til projekter. En udsætning er en bedre projektkultur og skærpede kompetencer hos ledere og medarbejdere. Kompetencer I alle centre fokuseres der på at bedre kompetencerne hos ledere og medarbejdere. Og i nogle tilfælde også hos borgerne. Øgede digitale kompetencer omfatter dels konkrete kompetencer til konkret at kunne trykke på de rigtige knapper og dels en ståelse af hvilke muligheder digitaliseringen giver. Det drejer sig både om medarbejdere og ledere. Temaer i den kommunale digitaliseringsstrategi Centrenes strategier er opdelt efter de samme 11 temaer som i den kommunale digitaliseringsstrategi. Opdelingen i disse temaer er dels at give en entydig struktur og dels evt. at kunne rapportere om fremdrift i strategien til KL. Centrene har ikke nødvendigvis målsætninger inden alle de 11 temaer. I tabellen på næste side kan man se hvilke af de 11 temaer som centrene har målsætninger inden. Egedal Digital 4

Borger service Tema i kommunal digitaliseringsstrategi Social Sundhed og Omsorg Teknik og Miljø Skole og Dagtilbud Plan, Kultur og Erhverv Ejendomme og Intern Administrativ 1. Fokuseret fællesoffentligt samarbejde og digitalisering X X X 2. Borgerbetjening 3.0 X X X X 3. Offentlige data skal skabe effektivitet og merværdi 4. Sikkerhed og tilgængelighed skal gå hånd i hånd 5. Kommunernes rammearkitektur fælles strategiske spilleregler 6. Gevinstrealisering og Kompetenceudvikling 7. Smart digital beskæftigelsesindsats 8. Borgerene skal videst muligt mestre deres eget liv 9. Digital sammenhæng børn og unge X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 10. Teknologi giver bedre fysiske rammer og bæredygtig vækst X X 11. Effektiv styring og administration X X X X X X Oversigterne på de næste sider giver et overblik over centrenes arbejde med de 11 temaer. Egedal Digital 5

1. Fokuseret fællesoffentligt samarbejde og digitalisering Skole og Dagtilbud Plan, Øge brugen af digital post blandt de borgere som ikke gør det i dag. Arbejde bedret datadækning. Arbejde bedre datadækning, og sikre at Grunddataprogrammet følger tidsplanen 2. Borgerbetjening 3.0 Borgerservice Social Plan, Sammenhængende fokus på borgerens møde med den kommunale service, såvel fysisk, telefonisk og digitalt. Harmonisering af brug og sprogbrug i fagsystem. Effektiviseringer via nye systemer som følger af monopolbruddet. Implementering af nye systemer som bl.a. giver bedre selvbetjeningsmuligheder og integration til back office funktioner. 3. Offentlige data skal skabe effektivitet og merværdi Social Sundhed og Omsorg Skole og Dagtilbud Teknik og Miljø Plan, Ejendomme og Intern Arbejder at tilpasse kildedata til landstækkende standarder og minimere dobbeltregistreringer. Implementering af Fælles Sprog III med henblik på bl.a. at systematisere sundhedsfaglige data. Bruge allerede indhentede data at skabe mere sammenhængende service. Nye tiltag hvor delenig og genbrug af data giver værdi. Gøre data tilgængelige offentligheden, f.eks. geodata. Fokus på lokal anvendelse af grunddata. Arbejder på at centralisere, standardisere og genbruge ejendomsdata mhp. Intern effektivisering. 4. Sikkerhed og tilgængelighed skal gå hånd i hånd Social Sundhed og Omsorg Skole og Dagtilbud Plan, Administrativ Fortsat arbejde med datasikkerhed. Opmærksomhed på anvendelse af personfølsomme oplysninger, f.eks. i udtræk fra fagsystemer mm. Øge medarbejdernes viden og bevidsthed om behandlingen af personfølsomme oplysninger. Krav til leverandører om at leve op til nødvendige standarder. Sikre at personfølsomme oplysninger, vedr. ejendomssager ikke bliver tilgængelige i f.eks. databaser. Implementering af EU s persondataordning, herunder standard it-sikkerhed (ISO 27001) Egedal Digital 6

5. Kommunernes rammearkitektur fælles strategiske spilleregler Plan, Administrativ vil skabe grundlag at SMS kan anvendes som arbejdsredskab og bl.a. journaliseres. Sikre at data kan genbruges. It-referencegruppen giver kvalificeret rådgivning ved it-anskaffelser. Monopolbruddet implementeres i henhold til de løbende tidsplaner fra Kombit 6. Gevinstrealisering og Kompetenceudvikling Borgerservice Social Sundhed og Omsorg Skole og Dagtilbud Plan, Ejendomme og Intern Administrativ Fokus på at medarbejdere ikke bliver overservicerende, således at borgere i højere grad selv kan anvende selvbetjeningsløsninger. Ledelsen skal kunne understøtte den digitale andringsproces. Fokus på gevinstpotentialer, bl.a. ved systematisk at anvende kommunens projektstyringsmodel. Anvendelse af e-learning til medarbejdere. Øgede projektlederkompetencer skal sikre bedre gevinstrealisering. Fokus på ledere og medarbejderes kompetencer, herunder at ledere er rollemodeller i anvendelse an digitale muligheder. et ønsker at afdække kompetencer og at arbejde med modellen skub, medbetjen, betjen i hold til borgerbetjening. Fokus på kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere. Vil arbejde at højne projektmodenheden i kommunen, bl.a. vis portføljesyring, at sikre gevinstrealisering. 7. Smart digital beskæftigelsesindsats Implementere digitale selvbetjeningsløsninger gør det muligt ledige at tilrettelægge eget ledighedsløb. Forbedre mulighed jobsøgning og virksomhedsservice. 8. Borgerene skal videst muligt mestre deres eget liv Borgerservice Social Sundhed og Omsorg Sikre mere sammenhængende sagsløb f.eks. via den nye it-løsning SAPA. Implementere skellige velfærdsteknologiske løsninger, f.eks. interaktive skærme til gavn beboere og pårørende. Borgeres mulighed at få adgang til social- og sundhedsvæsnet hjemmefra, særligt fokus på teletræning, telemedicin og monitorering af KOL-patienter. Derudover en struktureret evaluering af velfærdsteknologiske løsninger der retter sig mod borerere. Egedal Digital 7

9. Digital sammenhæng børn og unge Skole og Dagtilbud Nyt intranet muliggør større deling af inmationer på tværs. Implementering af samarbejdsplatm på skole- og dagtilbudsområdet. 10. Teknologi giver bedre fysiske rammer og bæredygtig vækst Teknik og Miljø Plan, Fokus på mulighederne i Smart City. Udarbejde en masterplan initiativer til Smart City, som sætter rammerne det fremadrettede arbejde. Registrering af det åbne land via droner. Digitalisering af lokalplanbestemmelserne. Forbedre sagsbehandlingen ved at videreudvikle Byg og Miljø bl.a. med BBR-integration. 11. Effektiv styring og administration Social Sundhed og Omsorg Teknik og Miljø Plan, Ejendomme og Intern Administrativ Arbejder at kunne benchmarke data med andre kommuner Forbedre ledelsesinmation. Automatisk sagsbehandling og straksafgørelser på områder hvor det er muligt, f.eks. på simple miljøsager eller m.h.t. ejendomsdata. Implementering af nyt system til ejendomskat. Digitalt overblik over ejendomme giver på længere sigt mulighed at styre arbejdet med bl.a. lejemålsstyring, sikring og rengøring. Udarbejde strategier de centrale tværgående administrative systemer. Risici og kritiske succesfaktorer Set på tværs af centrenes digitaliseringsstrategier, tegner der sig følgende billede at de væsentlige risikoelementer. Monopolbruddet Monopolbruddet medfører en gennemgribende ændring af kommunernes it-arkitektur. Et risikoelement er at monopolbruddet og de enkelte systemer herunder bliver sinkede. Der har allerede været sinkelser på de første leverancer i hold til den oprindelige tidsplan. Ressourcer Det nævnes mange steder i strategidokumenterne centrene, at det kræves at der prioriteres ressourcer til at gennemføre konkrete projekter. Det gælder både økonomiske ressourcer og medarbejderressourcer. I en tid hvor der er ressourceknaphed og hvor der gennemføres besparelser i budgetterne, kan bekymringen være relevant. Egedal Digital 8

Kompetencer Hvis der ikke oparbejdes de nødvendige digitale kompetencer, vil det være vanskeligt at høste gevinsterne. I yderste tilfælde kan manglende kompetencer bremse digitaliseringen, men i de fleste tilfælde vil det snarere betyde at systemerne ikke kan anvendes fuldt ud som tilsigtet, hvilket betyder at de fulde gevinster ikke kan opnås. Med hensyn til gennemførelse af initiativer vedrørende Smart City, kræves det at der findes eksterne investorer. Datadækning I nogle steder af kommunen opleves der sorte huller i dækningen af data. Det betyder at en række digitale løsninger ikke kan anvendes i disse områder. Dette kan give stor irritation blandt medarbejdere og borgere. Det er vigtigt, men ikke altafgørende at, at dækningen bedres disse steder. Opfølgning på strategi Dokumenterne de enkelte centre, er centrenes egne arbejdsdokumenter i den kommende digitale indsats. Der vil ikke blive etaget en central opfølgning på dokumenterne. Nogle indsatser vil resultere i større projekter, og vil indgå i porteføljen af projekter. Dermed vil der blive fulgt op på projekterne af porteføljekomiteen. Strategiens anvendelse Det er de enkelte centres ansvar at gennemføre og implementere de initiativer som skal sikre at målsætningerne i Egedal Digital opfyldes. Digitaliseringsstrategien er således centrenes eget arbejdsdokument. Rolledeling Rolledelingen vil være som følger: Centrene Ansvarlig gennemførelse af de konkrete målsætninger i strategien. Direktionen og chefgruppe Ansvarlig overodnet prioritering og dialog. Porteføljekomiteen Nogle målsætninger i digitaliseringsstrategien vil udmønte sig i større projekter. Det er Porteføljekomiteens opgave at prioritere alle større projekter i kommunen og at overvåge fremdriften i disse projekter. It-referencegruppen Vurderer de konkrete slag til it-anskaffelser i hold til følgende kriterier: It-sikkerhed, kommercielle hold, udbudsregler og kontraktuelle risici, digitaliseringsstrategi og it-sikkerhed. Egedal Digital 9

Egedal Digital 10

Egedal Digital 11

Egedal Rådhus Dronning Dagmars Vej 200 3650 Ølstykke Egedal Digital