Ekstern Referat Kolstrup oligforening Torsdag den 17. maj 2018, kl. 16.30 Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
Indholdsfortegnelse: 1. rganisation... 3 2. Økonomi... 5 3. Afdelingerne... 5 4. Administrationen: LUKKET PUNKT... 7 5. Efterretningssager... 7 6. Næste møder:... 7 7. Eventuelt... 9 estyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (formand), Inga Fohlmann (næstformand), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Ritha Helweg, Tove Christensen, Simon Munch (med.arb.repr.). Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Ingen Side 2 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
1. rganisation 1.a Godkendelse af referat estyrelsesmøde den 30. april 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Indstilles til godkendelse. 1.a Godkendt og underskrevet. 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. ve Stahl Schmidt 1.b.2-8. Kreds Der afholdes kredsweekendkonference den 28. 29. september 2018. Generel orientering ved ve Stahl Schmidt. 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme http://www.aabenraafjernvarme.dk Generel orientering v. Jimmy Povlsen. 1.b. rientering taget til efterretning. 1.c. estyrelsesanliggender 1.c.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 (JP) Intet ny fra projektleder Sanne L. Pedersen. arselsvikar fra 1. juni 2018 til 30. juni 2019. Status: Ansættelseskontrakt er under udarbejdelse (TARN). 1.c.2 Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr. 20144 Status: (TA) Lindeskolen, der er en friskole, som starter op i august måned, ønsker at leje sig ind i bygningen. Der er forhandlet en lejeaftale på plads. Aftalen er dog endnu ikke underskrevet af Lindeskolen. Aftalen medfører en fremtidig husleje indtægt på 250.000 kr. om Side 3 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
året. Såfremt aftalen falder på plads, sættes arbejdet med henblik på udstykning og salg i bero. Der afregnes med landinspektøren for det allerede gennemførte arbejde. 1.c.3 K 75 års jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018. rientering ved ve Stahl Schmidt. 1.c.4 Markedsføring af tomme lejligheder Markedsføring af tomme lejligheder Hvad kan vi gøre for at gøre lejlighederne mere attraktive. Især Gl. Kongevej og Skolevænget har være ledige med betydelige lejetab. Hvordan kan vi yde førstehjælp ved at fikse lejlighederne op. (SS). Formanden gennemgår afdelingerne sammen med inspektøren samt driftschefen på Håndværkergården, for udarbejdelse af en handlingsplan, for løsning. (Gentagelse referat sidste møde, beslutning). (SS) Formand og driftschef har besigtiget lejlighederne Gl. Kongevej (gl. butik). Forslag til renovering af 2 lejligheder v. driftschef Jesper Krarup (se bilag fra mødet den 30.04.2018). Der afsættes en ramme på kr. 500.000 incl. moms, til et forsøg, hvorvidt mindre forbedringer af lejligheder med tomgangstab, vil medføre udlejning. Formanden aftaler med driftschefen, hvilke lejligheder. (Gentagelse fra beslutning sidste møde) 1.c.5 Evaluering generalforsamling 2018 Generalforsamling, onsdag den 9. maj 2018, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. 1.c.6 Konstituering Valg af næstformand. Nuværende næstformand Inga Fohlmann. D 1.c.7 Fordeling af ansvarsafdelinger * 1.c.8 Fælles beboerblad eboernyt * Nuværende medlem af redaktionsudvalget K er ve Stahl Schmidt. 1.c.9 Kunst- og udsmykningsudvalg Nuværende medlemmer: Tove Christensen Kaj Mathiesen (udtrådt). 1.c.10 Godkendelse af årshjul 2018 ** 1.c.11 Godkendelse af forretningsorden for organisationsbestyrelsen. * Side 4 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
1.c.12 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser * Program for markvandring (STS) Indstilling eslutning 1.c.1. til 1.c.4. Taget til efterretning. 1.c.5. Evaluering af generalforsamling på indkaldelsen bør det fremgår at foreningen er vært ved en bid brød ellers intet at bemærke. (LCW) 1.c.6. Næstformand: Inga Fohlmann 1.c.7. Fordeling af ansvarsafdelinger forbliver uændret. 1.c.8. Redaktionsudvalget: ve Stahl Schmidt. 1.c.9. Kunst- og udsmykningsudvalget, udvalget nedsættes efter behov 1.c.10. til 1.c.12. Godkendt som indstillet. 1.d) Medlemsanliggender intet under dette punkt. 1.d. Intet at referer. 2. Økonomi 2.a. udgetkontrol organisationen (webzone2) 2.a. Taget til efterretning. 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager * K pr. 26. april 2018 3.a.2 Eventuel renovering afdeling 6,8 og 9. Drøftelse om eventuel opstart af forundersøgelser til en eventuel renovering af afdelingen. Side 5 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
Der har været afholdt bygherremøde den 5. april 2018. pstart ny LF-sag. Nærmere undersøgelse af vinduer, faldstammer, altan, tag. Status: Der er planlagt møde med ingeniøren den 23. maj for renoveringsforslag. (MM). 3.a.3 Afdeling 15 Hørgaard Renovering rganisationsbestyrelsen har besluttet at blok 7, nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. lok 7 - yggestart 1. august 2017. Forventes afleveret 1. maj 2018. Dog er udvendig arbejde ikke færdigt (MM). Status: Endelig aflevering afventer (MM). 3.a.4 Infrastruktur afdeling 15 og afdeling 17 Der er afsatte midler i Landsbyggefonden for afdeling 15 og 17. Sagen var taget af dagsorden, da Aabenraa Kommune ikke ville medfinansiere projektet. Skal sagen endeligt lukkes hos Landsbyggefonden? Sagen lukkes ved LF. (HA) 3.a.5 Afdeling 20 Callesensgade m.v. * Skema A er godkendt af kommunen (september 2017) og Landsbyggefonden (oktober 2017). Der er afholdt bygherremøde den 17. april 2018 (MM). Status: Udbud udsendt. Licitation den 28. maj 2018 (MM). Der er kommet statusbrev fra Landsbyggefonden vedrørende kapitaltilførsel. 3.a.6 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Forberedelse til økonomisk afslutning pågår (gentagelse). Arbejdet med skøder er i gang pt. med advokat og kommune (gentagelse). Afklaring omkring relaksations og vedståelse af pant er i gang med kommunen og Udbetaling Danmark + LF. (Gentagelse). Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (JP/HA) 3.a. Taget til efterretning. 3.b. eboeranliggender intet til dette punkt. 3.c. Afdelingsanliggender - intet til dette punkt. Side 6 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
3.b. og. 3.c. Intet at referere. 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik (RIPA) - Tomgang 5.b Udsættelser (NKE) * * 5.c rientering fra nedsatte udvalg 5.c.a ladudvalg eboernyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.c.b Kursusudvalg (K: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAA: Søren Duus, Else onde) 5.d. L informerer, klik her 5.e. LF informerer, klik her 5.a. til 5.e. Taget til efterretning Mødeplan 2018 6. Næste møder: / 2018: Torsdag den 17. maj 2018, kl. 16.30 Konstituerende møde. Tirsdag den 18. september 2018, kl. 16.30. Torsdag den 8. november 2018, kl. 16.30. Torsdag den 13. december 2018, kl. 16.30 (juleafslutning) AAA og K fælles møde Møderække til godkendelse: 2019: Torsdag den 7. februar 2019, kl. 16.30 Torsdag den 4. april 2019, kl. 13.00 Temamøde, fælles med AAA Torsdag den 9. maj 2019, kl. 16.30 Revisormøde Torsdag den 13. juni 2019, kl. 16.30 Konstituering Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Side 7 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
kl. 16.30 ændres til kl. 16.45 ellers godkendt som indstillet. Fælles juleafslutning, K, AAA organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl. 13.00. Arrangør 2017: AAA (Else onde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: K (Knud-Aage og Inga) rdinær generalforsamling 2019: Dato til godkendelse nsdag den 29. maj 2019, Guldbjerparkens festsal, kl. 19.00 Dato godkendt som indstillet SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa Lørdag den 1. juni 2019, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse torsdag den 27. september 2018, kl. 16.00. Mødested viceværtkontoret, Jernbanegade 25. K jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 Tirsdag den 28. november 2018 (JPD) K og AAA fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i K og AAA (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. K og AAA fælles Seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted:? Tidsrum? Inviteres? Fælleskursus i SALUS: udget Torsdag den 1. marts 2018, kl. 19.00 - Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef og JP lev aflyst på grund af vejrlig. Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl. 19.00 Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef, TARN og JP Side 8 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er
Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 Teknisk chef og AJ 7. Eventuelt 20180630 Poul Erik utzen, ejendomsfunktionær går på pension. Ved tomgang, følgende skal indskærpes: - Haver skal vedligeholdes (græs slås) - Installationer i boligen skal tjekkes - Postkasse tømmes for reklamer - Navneskilte fjernes/ajourføres (LCW/JPD) Ventelisten ajourføres på Løjt afdelingerne, og skal være et særskilt punkt på dagsorden til næstemøde. (LCW/RP) Aabenraa, den 17. maj 2018 ve Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Simon Munch medarbejderrepræsentant Side 9 af 9 Kolstrup oligforening Punkterne på dagsordenen er mærket () beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er