Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 1. november 2017, kl. 14.00 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 14
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 Efterretningssager...3 3 Landsbyggefondsmidler m.v.... 4 4 Renoverings-/Byggesager... 4 5 Nybyggeri...7 6 Høje Kolstrup... 7 7 Foreningsanliggender... 7 8 Bestyrelsesanliggender...8 9 Orientering fra nedsatte udvalg... 10 10 Medlemsanliggender lukket punkt... 10 11 Love og cirkulærer...10 12 Beboeranliggender - lukket punkt... 11 13 Personaleforhold lukket punkt...11 14 Håndværkergården lukket punkt...11 15 Afdelingsanliggender...11 16 Fælleskurser... 12 17 Eventuelt... 12 18 Andet...12 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen, Svend M. Petersen, Poul Jensen, Else Bonde, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Ingen Side 2 af 14
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 31. august 2017 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt 2017 (NKE) BILAG Restance i procent 2017 (NKE) 2.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2017(NKE) 2.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere 2017 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB september 2017 (AM) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål september 2017 (AM) BILAG tab tomgang opgøres halvårligt, næste gang på mødet i februar (NKE) BILAG tab fraflytning opgøres halvårligt, næste gang på mødet i februar (MAN) 2.7 Intrum Justitia BILAG- Opgørelse Intrum pr. 01.08.2017 2.8 Investeringsaftale Bankinvest: Link: Sparinvest: Link: Klik her Klik her Side 3 af 14
2.9 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. BILAG Status AAAB 20171012 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) 3.2 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling (AMS) 4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Status: Skema C er godkendt hos kommunen. Afventer Landsbyggefondens godkendelse. (BBM/AMS). Side 4 af 14
4.2 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Økonomi og lån skal opdateres, da økonomi er ændret p.g.a. mindre tilskud fra egen trækningsret - end oprindelig budgetteret. Status: Opstilling af endelig huslejeniveau samt ansøgning om låneoptagelse er fremsendt til kommunen. Låneoptag og huslejestigning er godkendt af kommunen (AMS). Projektgennemgang med arkitekten i uge 46. 4.3 Afdeling 11 Farversmøllevej / Sandved Påbygning af altaner Status: Arbejdet er afsluttet. (BBM) Fejl- og mangler er afsluttet. Byggeregnskab kan udarbejdes. 4.4 Afdeling 14 Sandved 9-29 og 26-64 Tagudskiftning status: Arbejdet er afsluttet. (BBM) Fejl- og mangler er afsluttet. Byggeregnskab kan udarbejdes. Side 5 af 14
4.5 Afdeling 15 Petersborg 29-55 Badeværelser faldstammer. Status: Der er nu modtaget kommunal godkendelse og projektering er igangsat. (BBM) Projektgennemgang med Anders Tegnstue / Sweco og afdelingsbestyrelsen i løbet af uge 49/50. 4.6 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Status: Der er nu underskrevet betinget kontrakt, og beboertilvalg er udsendt. Når skema B er godkendt, vil arbejdet igangsættes. Skema B er fremsendt til godkendelse hos kommunen oktober 2017 (BBM/AMS) Indstilling Til orientering. Kommunal godkendelse af skema B forventes primo december 2017. 4.7 Status 5 års eftersyn afdeling 17 Damms Teglgaard Status: Skema C er endelig godkendt af kommunen. Skema C er godkendt af Landsbyggefonden (AMS). Til orientering. Sagen afsluttet og punktet udgår af næste dagsorden.(lcw) 4.8 Renoveringsprojekt afdeling 18, Hørgård 27 327 Etageadskillelse over krybekælder m.m. Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 13. september 2016 og supplerende undersøgelser er sat igang. Status: Supplerende undersøgelser er modtaget og sendt til Landsbyggefonden til videre behandling. Side 6 af 14
Indstilling Intet at referere. 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget og man vil vende tilbage, når der engang er "overblik" på området. (gentagelse) Status: Intet nyt (JP) Til orientering Intet at referere. 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 Orientering ved Jimmy Povlsen. Status: Intet Nyt (JP). Til orientering Kort orientering ved direktøren. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering ved formanden: - personalesituationen - økonomi - markedsføring blev drøftet, lokal organisation ctr. SALUS Side 7 af 14
7.2 8. kreds Kort orientering ved formanden: - Kredsmøde 16. januar 2018 - Valg til kredsen i 2018 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave - rykket for tilbagemelding på styringsgruppemøde i december 2016. Ejendommen forsøges udmatrikuleret og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (Nævnt på styringsgruppemøde) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016). Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august 2017. Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. Der er udarbejdet kontrakt som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen og vi afventer derfor deres tilbagemelding. (Gentagelse). Status: Der har været afholdt møde med Aabenraa kommune - orientering på mødet (JP). Der arbejdes fortsat på en udmatrikulering, der er eventuelt interesseret køber / friskole. Side 8 af 14
8.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Med hensyn til eventuelle P-pladser er der ikke i afdelingen overskud af disse. Mulighed for supplerende/nye P-pladser afklares sammen med forretningsføreren for FDDB. (gentagelse) Status (JPW) - Intet nyt. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse 10.06.2015) (Gentagelse 24.08.). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). (gentagelse). Alternativ udnyttelse af bygningerne, efter aftale med forretningsfører for FDDB. (Gentagelse). Status: Intet Nyt (JP). Til orientering Intet at referere. 8.3 Fremvisning af ledige boliger Fremvisning af ledige boliger, af beboerambassadør (v. Erling Jørgensen). Til drøftelse og beslutning. I forbindelse med den sociale helhedsplan på Høje Kolstrup, arbejdes der på at etablerere et beboerambasadør korps. Fremvisning af tomme boliger og "modtagelseskomite" for nye beboere. Bestyrelsen syntes det var en god ide, og alt efter hvordan det går på Høje Kolstrup, måske noget, der kan implementeres i hele organisationen. Side 9 af 14
8.4 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme. Orientering v. Søren Duus. Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ Orientering taget til efterretning. 9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg BeboerNyt Orientering ved Poul Jensen. Til orientering Der ligges op til et temabaseret beboerblad. PJ syntes, at måden det blev fremlagt virkede lidt som "aftalt spil". Orientering taget til efterretning. 10 Medlemsanliggender lukket punkt 10.1 Medlemsanliggender 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Link BL informerer: klik her 11.2 Landsbyggefonden orienterer Link Landsbyggefonden Vi orienterer: klik her Side 10 af 14
12 Beboeranliggender - lukket punkt 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer 13.4 Arbejdsmiljøgruppe 13.5 Samarbejdsudvalg 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB 14 Håndværkergården lukket punkt 14.1 Administration 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården 15 Afdelingsanliggender 15.1 Afdeling 6, Kystvej 24-48, 50 Afdeling 6, ekstra ordinært afdelingsmøde vedrørende nye køkkener. (gentagelse). Status: Der er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde 5. september 2017 - se bilag (referat). Valg af køkkentyper og antal interesserede undersøges pt. (JPD). BILAG Referat AAAB, afd. 6 ekstraordinært afdelingsmøde Der er p.t. 18 interesseret lejemål for individuel forbedring af køkkener. Der afholdes et særskilt møde for interesserede den 14. november 2017. Orientering taget til efterretning. Side 11 af 14
15.2 Afdelingsmøder 2018 BILAG - Mødedatoer for AAAB, afdelingsmøder 2018 med dirigentfordeling (Der byttes indbyrdes hvis nødvendigt). (BeboerNyt nr. 1, 2018) BILAG - Foreløbig indkaldelse 2018 (BeboerNyt nr. 1, 2018) Der var et ønske om at tydeliggøre dirigent / manglende afdelingsbestyrelse rollen, Søren Duus aftaler med sekretariatet. 16 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder (BBM og JP) Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder (BBBM, TARN og JP) Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år Næste gang 2019 (BBM og AJ) - Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 17 Eventuelt Søren Duus gjorde opmærksom på BL informerer og muligheden for at opnå tilskud. Der henvises i øvrigt til beslutning under pkt. 13.3. 18 Andet Intet til dette punkt. 18.1 Kalender 20171102 Thomas von Essen Jørgensen, ejd.f. - 10 års jubilæum 20180503 Per Hansen, ejendomsfunktionær - 25 års jubilæum. 20181014 Kolstrup Boligforening - 75 års jubilæum. Side 12 af 14
18.2 Næste møde(r) Møderække Møderække 2. halvår 2017: Onsdag 1 November kl. 17.00 14.00 Lørdag 2 December kl. 13.00 Fælles juleafslutning AAAB, KB (Else og Erling) Torsdag 14 December kl. 16.30 Fællesmøde AAAB, KB Efterfølgende middag på Restaurant Nelson. Er booket bord pr. mail 01.08.2017 Møderække 1. halvår 2018 Torsdag 1 Februar kl. 16.30 Torsdag 5 April kl. 16.30 Fællesmøde AAAB/KB Torsdag 26 April kl. 16.30 Revisormøde Torsdag 7 Juni kl. 16.30 Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2018 Onsdag den 23. maj 2018 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal (Guldbjergparkens festsal booket pr. tlf. 04.07.2017 v. Kirsten Petersen, Humlehaven) Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2017 Tirsdag den 19. december 2017, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Kursusudvalget afholdt møde mandag den 4. september 2017, kl. 15.30, Humlehaven 4 for planlægning. (Kalendermøde er fremsendt til udvalget) Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Torsdag den 8. marts 2018, kl. 17.00 21.00, Folkehjem. Emne: Kommunikation og samarbejde Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredragsholder: Karen Marie Lillelund Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Projektleder SALUS: Ledergruppen Side 13 af 14
Forslag til mødedato: Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 13. juni 2018 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (program og referat udarbejdes af inspektør) Sikkerhedsrundgang i afdelinger (JPD) Sikkerhedsrundgang er gennemført den 15.12.2016 Sikkerhedsrundgang: 28. november 2017 (Jens Peter Davidsen og Benny Petersen) BL, Almene Boligdage 2017 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Århus BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. SALUS repræsentantskabsmøde: lørdag den 26. maj 2018 Aabenraa, den 1. november 2017 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Erling Jørgensen Svend M. Petersen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant http://webzone2.salus-bolig.dk Side 14 af 14