Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 22. februar 2017, kl. 10.00 til 12.00 Mødested: Møderum 1 Mødelokale 1 er reserveret fra kl. 9-10 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel, Anette Marqvardsen Medarbejderrepræsentanter: Jane Kær Tropp deltager for Margit Pedersen (HK), Laila Dueholm (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Allan Glintborg Rasmussen, Henrik Ernstsen Referent: Maria Christensen Afbud: Britta Kempel, Jette Lehrmann Harlund, Margit Pedersen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt med bemærkning om, at der ved punktet om arbejdsmiljøregnskabet står til orientering, men at punktet er til drøftelse. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet Til orientering Orientering om besøg fra Arbejdstilsynet (december og januar). Ved arbejdstilsynets besøg i december måned var der to påbud på rådhuset. Det ene påbud var vedr. manglede sikring af kulsyreflasker, og det andet påbud var omkring tunge løft i forbindelse med pappresser, som indebærer tunge løft for pedellen. Begge påbud er blevet håndteret og lukket rettidigt. På besøget fra arbejdstilsynet i januar blev der givet et strakspåbud vedr. utilstrækkelig imødegåelse af risiko for vold på Campus Odder. Her blev der også handlet hurtigt, og ledelsen trak personalet fra Campus over på Rådhuset. Dette er en midlertidig løsning, og det er meningen, at personalet skal tilbage på Campus, når forholdene er bragt i orden, og det er sikkerhedsmæssigt forsvarligt for medarbejderne. Arbejdsmiljøgruppen er i samarbejde med ledelsen for Jobcenteret i gang med at finde løsninger på problemstillingen. Der blev også givet påbud omkring, at der skal vejledes i forhold til risiko for vold udenfor arbejdstid. Der skal foreligge vejledning og retningslinjer for, hvordan vold uden for Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 1
arbejdstid håndteres. Påbuddet kræver en redegørelse fra kommunen om, hvordan vi håndterer vold udenfor arbejdstid. Der er indkaldt til et gå-hjem-møde med arbejdsmiljøgruppen og ledelsen fredag den 3. marts 2017. Det blev på mødet aftalt, at en arbejdsmiljørepræsentant fra Børne- og Familiecentret også deltager i mødet, da vejledningen og retningslinjerne er gældende for hele Odder Kommune. Fra ledelsessiden blev det nævnt, at arbejdstilsynets besøg også handlede om psykisk arbejdsmiljø, som der i forvejen er fokus på i de enkelte afdelinger, da det er en generel udfordring på Rådhuset. Der er møde onsdag den 1. marts 2017, hvor arbejdstilsynet igen kommer på besøg og laver anden opfølgning vedr. det psykiske arbejdsmiljø. Her deltager både ledelsen, to medarbejdere fra rådhuset, to medarbejdere fra Unge Teamet samt arbejdsmiljøgruppen. Ledelsessiden tog emnet omkring flex-ordningen op, idet arbejdstilsynet har peget på, at der ikke er en generel aftale omkring flex-ordningen for rådhuset. Emnet tages op på møde i Rådhusledergruppen, og der vil blive arbejdet på en fælles procedure for, hvordan vi håndterer flex-ordningen på rådhuset. Nyt fra arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøgruppen har været på rundering i Teknik & Miljø på første sal. Der blev uddelt stor ros til afdelingen, idet der var orden i tingene. Der skal i arbejdsmiljøgruppen udarbejdes en ny plan for, hvordan der arbejdes videre med løbende runderinger. I forbindelse med vold og trusler på rådhuset, er der fra ledelsessiden indsendt nogle spørgsmål, som der ønskes, at udvalget drøfter. Hvordan registrerer vi nærved-hændelser på rådhuset? I forhold til indberetning af nærvedulykker ligger der pt. et skema på arbejdsmiljøportalen i pdf-format. Skemaet skal printes og udfyldes og sendes til arbejdsmiljøgruppen. Allan og Maria har nu ændret skemaet, således det bliver muligt at åbne dokumentet direkte og udfylde det med det samme. Skemaet bliver lagt ind på arbejdsmiljøportalen hurtigst muligt, hvor det kan tilgås fra. Dokumentet udfyldes nu direkte og gemmes på sagen (727-2017-4393). Dokumentet vedlægges referatet, og det meldes ud på intra efter referatets udsendelse, hvordan proceduren med indberetning af nærvedulykker nu foregår. Dok.nr.: 727-2017-29686 727_2017_29686_Sk ema_til_registrering_a Hvordan sikrer vi deling af viden på tværs af rådhusets afdelinger i forhold til konkrete episoder, borgere m.v.? Det aftales, at der sættes et fast punkt på dagsordnen fremadrettet, hvor konkrete episoder bliver drøftet. Her vender vi, hvad der skete, hvad gjorde vi godt og knap så godt samt hvad Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 2
lærte vi, og hvordan kan vi gøre det bedre til næste gang. Hvordan dækker lederne på rådhuset af for hinanden, når der opstår en konkret episode, mens den respektive leder ikke er til stede? Ledergruppen tager spørgsmålet op på deres næste møde og laver retningslinjer for, hvordan lederne på rådhuset dækker af for hinanden. Skal vi have retningslinjer for, hvornår vi lukker dørene på rådhuset som følge af konkrete trusler eller episoder? Medarbejderne skal vide, at det er en mulighed, at dørene til rådhuset kan låses, hvis en konkret trussel opstår. Det skal beskrives i retningslinjerne, hvem der skal tages kontakt til, i så fald at der opstår en trussel, og dørene skal låses. Retningslinjerne skal også oplyses til de afløsere, som sidder i receptionen. 4. Arbejdsmiljøregnskab Til drøftelse Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en status på arbejdsmiljøforholdene, herunder statistik for sygefravær, opgørelse af arbejdsulykker, oversigt over Arbejdstilsynets besøg m.m. Udvalget drøfter arbejdsmiljøregnskabet med særligt fokus på rådhuset. 7. Arbejdsmiljøregnskab Bilag: 727-2016-184029 Fra år 2015 og frem til 2017 har vi på rådhuset gjort en indsats i forhold til at nedbringe sygefraværet igennem processen God Dialog. Arbejdsmiljøregnskabet bliver evalueret på et møde den 23.2.3017 igennem dialog med HR, direktionen og dem der har understøttet processen. Der har været gode snakke i de enkelte afdelinger omkring sygefraværet og fokus på dette. Der blev fra ledelsessiden gjort opmærksom på, at systemet til indberetning af sygefravær endnu ikke er tilrettet. Dette giver ikke et retvisende billede, når lederne trækker statistik over sygefraværet. Det aftales, at Morten Møller handler på dette, og giver en tilbagemelding til ledergruppen. Der er indført røgfri arbejdsplads, hvilket er foregået stille og roligt på rådhuset. Der har været fornyelse af sundhedsordning, hvor fitnessordningen og adgang til Odder Svømmehal blev nedlagt. Pengene bruges nu på dels DHL-Stafetten og to kostvejledningsforløb. Restbeløbet er brugt på lokale tilbud, hvor der kunne søges op til 25.000 kr. Der skal nu evalueres på, om dette er måden vi ønsker at anvende sundhedsordningen, og om ordningen skal fortsætte således. Der er blevet foretaget justering af MED-aftalen. Der er tilfredshed med både funktion og struktur af område-med for rådhuset. Der lægges op til at forsætte med de nuværende niveauer og de nuværende udvalg. Dog skal der suppleres med en Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 3
arbejdsmiljørepræsentant, så de eksterne områder for Jobcenteret, Vitapark og Campus, bliver dækket bedst muligt. Fra medarbejdersiden blev det nævnt, at MED-aftalen vist allerede er tilpasset, således at det er blevet muligt, at få en arbejdsmiljørepræsentant til de eksterne områder i Jobcenteret. Der var lidt usikkerhed i forhold til, hvornår valget af arbejdsmiljørepræsentanter skal foregå. Morten Møller rykker for tidsplan i forbindelse med valg af arbejdsmiljørepræsentanter og giver en tilbagemelding til udvalget. Sygefraværet har været svagt stigende til trods for proces God Dialog. Stigningen lyder på 0,16 % for Odder Kommune..På rådhuset er den samlede stigning på 0.13 %. Fra medarbejdersiden blev det bemærket, at to af de steder, hvor stigning er sket, er i Jobcenteret og Byggeri, hvor arbejdstilsynet har påpeget, at der er en del arbejdspres og en ubalance mellem arbejdsopgaver og tid. Ledelsessiden supplerede dog med at nævne, at afdelingen byggeri var noget mindre i 2015 end i 2016 grundet organisatoriske ændringer. I forhold til arbejdsskader har der været en markant stigning med 26 flere sager i 2016. Brugen af ordningen ved Falck Healthcare og arbejdspsykologordning svarer til det samme niveau, som i de to foregående år. Men værd at bemærke er, at ud af 45 sager handler 27 arbejdsrelateret stress. Til efteråret foretages ny trivselsmåling, APV samt leder feedback. Der bliver lavet en ny arbejdsmiljøportal, som skal integreres med den nye hjemmeside. Områdeudvalget melder, at arbejdsmiljøregnskabet er taget til efterretning efter ovenstående drøftelser. Det besluttes, at arbejdsmiljøregnskabet tages med på næstkommende personalemøde med MED-status i alle afdelinger. 5. KMD Secure Til drøftelse og beslutning Malene Nørgaard Jensen fra HR har I forlængelse af dialogen på sidste møde undersøgt, hvor mange assistenter der adviseres i KMD Secure. René fra IT har meldt tilbage, at systemet i dag er sat op til, at 20 assistenter skal acceptere en anmodning om assistance, før systemet ophører med at sende adviseringer. Der synes ikke at være en øvre grænse i systemet for antal assistenter, men René vurderer, at det ikke er så sandsynligt, at mere end 20 respondenter vil acceptere med det antal brugere, der er på systemet. Områdeudvalget bedes vurdere, om opsætningen af systemet skal ændres. Områdeudvalget godkender ovenstående og tilføjer ingen ændringer. 6. Massageordning Til drøftelse Der skal laves en opfølgning på, om den nye massageaftale fungerer. Der blev på det ekstraordinære møde den 17. august 2016 besluttet, at der max må bookes 2 reservationer af 30 min. i kalenderen. Morten Møller har talt med massøren, som oplyser, at ordningen fungerer efter hensigten. Hun oplever, at medarbejderne synes, det er nemmere at få en tid nu, end det var tidligere. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 4
I forbindelse med ordningen, vil receptionen meget gerne have besked, hvis man aflyser en tid efter kl. 12, dagen før sin massage tid eller i tilfælde af sygdom. Områdeudvalget konstaterer, at den nye ordning fungerer fint. 7. Kommunikation og videndeling omkring processen med effektiviseringer og besparelser Til orientering Løbende punkt opfølgning og orientering omkring arbejdet med effektivisering og besparelser. Der har været møde i styregruppen den 6.2.17. På dagsorden blev det præciseret, hvordan vi definerer administration, når vi taler om tema 2. Definitionen er inddelt i fire hovedkategorier, som skal afdækkes i en større spøgeskemaundersøgelse: Administrative støttefunktioner Sekretariatsbetjening Borger- og virksomhedsrettede myndighedsopgaver Øvrige administrative opgaver Processen skal hjælpe os med at klogere på, hvad vores kerneopgaver er. 727-2017-17071 Definition af administration. 727_2017_17071_D efinition_af_administr 8. Befordring / Brug af biler Til orientering Der ønskes en beskrivelse af retningslinjerne for brug af de biler, der er stillet til rådighed. Baggrunden er, at der i afdelingerne gives forskellige beskeder om, hvordan hhv. biler på rådhuset og biler hos Fiat skal bruges. Derfor ønskes retningslinjerne beskrevet, så der er ens tilgang for alle rådhusets ansatte. Der har været forskellige udmeldinger omkring procedure for lån af biler. Retningslinjer meldt ud på intra, fra IT & Indkøb er gældende. Fra medarbejdersiden stilles der spørgsmål til, hvem der servicerer bilerne, da dette pt. ikke bliver gjort. Rådhusledergruppen tager problematikken op og tydeliggør, hvilke retningslinjer, der er gældende ved brug af bilerne. Der gives en tilbagemelding fra Rådhusledergruppen. 9. Opfølgning på trivselsmåling på Rådhuset / Tilbagemelding fra Rådhusledergruppen Til orientering Udfordringer vedr. IT Det var oplevelsen, at systemet var sårbart, og der var megen spildtid/ventetid forbundet hermed. Tilbagemeldingen på spørgsmålene ved første besvarelse var, at systemet efterfølgende blev oplevet som mere stabilt. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 5
Der var uklarhed omkring, hvem der skulle adressere problematikken med systemerne til IT. Det er superbrugeren i afdelingen, man går til, hvis man oplever problemer eller får fejlmeldinger. Den fagsystemansvarlige kan lave en konkret og specifikt henvendelse til ITafdelingen, så de har mulighed for at afhjælpe problemet. Der blev nævnt, om der var behov for en telefonvagt til IT. På mødet oplyses det, at man skal bruge helpdesk systemet, og at sager skal meldes via denne ordning. På denne måde kan IT-afdelingen foretage prioritering af opgaverne, så de vigtigste bliver løst først. Omkring pladsmangel, som tidligere var tilfældet på rådhuset, kan det nu konstateres, at dette ikke længere er tilfældet. Pladserne i de åbne kontorlandskaber bliver defineret som arbejdspladser. Dette vil sige, at der ikke er mangel på arbejdspladser på rådhuset. Ledelse & Udvikling har stillet to kontorer til rådighed, som kan benyttes og bookes via Outlook kalenderen. Afdelingen har lavet en aftale med Jobcenteret, at de har fortrinsret, grundet medarbejderne fra Campus er trukket tilbage til rådhuset for en periode. Der blev udtrykt bekymring omkring forringelse af serviceniveauet, og at det ville blive sværere at række hånden længere frem, når der skulle effektiviseres og bespares. Fra ledelsessiden lyder det, at det og række hånden længere frem, kan være en mental tilgang til tingene og opgaverne. Med færre hænder må vi kigge på, hvilke kan-opgaver vi løser. Denne udfordring er vi aktuelt i gang med. Der er godt gang i den lokale snak og prioritering af opgaver i alle afdelinger. Det kan betyde serviceforringelser grundet de besparelser og effektiviseringer vi laver, men ledelsessiden håber på, at vi sammen kan arbejde med mindsettet om, at række hånden længere frem til trods. Ledelsessiden bemærker til slut, at de igennem processen her har erfaret, at når de stiller en opgave og beder medarbejderne om hjælp til en opgave, så skal arbejdet og besvarelsen den anden vej svare til samme niveau. 10. Eventuelt Rådhusledergruppen har brugt anledningen af effektiviseringer og besparelser på at lære hinanden bedre at kende, og udvikle samarbejdet afdelingerne imellem. De forpligter hinanden på at være i synk med flere ting, og husker på at bruge hinanden mere aktivt. Der er jævnligt møder, hvor der drøftes fælles udfordringer, som løses i fællesskab. Der forsøges at blive arbejdet mere på tværs af afdelingerne, end det tidligere har været traditionen. Fra medarbejdersiden blev kantineordningen bragt på banen, jævnfør punktet fra sidste møde. Her blev udvalget enige om, at der ikke skulle være et decideret kantineudvalg, men at henvendelser kunne ske til områdeudvalget for rådhuset. Her blev det nævnt, om det ville være relevant, at have et fast punkt på dagsordnen omkring kantineordningen. Fra ledelsessiden ses det ikke umiddelbart nødvendigt med et fast punkt, idet der er meldt ud, at udvalget tager opgaven til sig, og at medarbejderne kan kontakte medlemmer af udvalget, hvis de har bemærkninger omkring kantineordningen. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 6
Yderligere oplyses det fra medarbejdersiden, at personalet i kantinen har oplevet at være meget presset efter personalereduktionen. Ledelsessiden er oplyst om og oplever positive meldinger og stor tilfredshed med den nye ordning. Morten Møller har talt med personalet i kantinen, som også melder, at det ser fint ud. Personalet i kantinen er glad for, at det nu er tydeligt hvad der forventes, efter den nye ordning er trådt i kraft. Det aftales, at der på næste møde den 15. juni 2017, sættes et punkt på vedrørende opfølgning på den nye kantineordning. Mødet hævet kl. 11.40 Næste møde: 15. juni 2017 Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 7