Mål- og Resultatplan Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse 2016 2018
Indhold 1. Indledning... 1 2. Strategisk målbillede... 1 2.1. Strategiske pejlemærker... 2 3. Mål for 2018... 5 4. Opfølgning... 8 5. Påtegning... 9
1. Indledning Denne mål- og resultatplan er indgået mellem Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse og Forsvarsministeriet. Mål- og resultatplanen træder i kraft den 1. januar 2018 og gælder ét år frem. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har fastlagt en forretningsstrategi, der skal bidrage til indfrielsen af Forsvarsministeriets mission og vision samt efterlevelse af Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses finanslovsformål, der omfatter varetagelse af følgende opgaver: Udarbejdelse af regnskaber for hovedparten af koncernens styrelser og enheder. Gennemførsel af betalinger, likviditetsstyring samt registrering og overvågning af regnskabsmæssige transaktioner inden for indkøb og salg. Registrering og overvågning af de regnskabsmæssige transaktioner inden for rejsevirksomhed samt vedligeholdelse af centrale registre, der anvendes i regnskabsvirksomheden. Støtte til hovedparten af ministerområdets øvrige styrelser og enheder vedrørende regnskabsmæssige opgaver. Udvikling af uddannelsesområdet samt gennemførelse af kurser inden for økonomi- og regnskabsområdet. Understøttelse af internationale operationer ved udsendelse af regnskabsmedarbejdere til danske lejre i udlandet for primært at varetage pengeforsyning og kassefunktion. Finansiel controlling for hovedparten af koncernens styrelser. Lønadministration inden for store dele af Forsvarsministeriets områder. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse arbejder strategisk med optimering af egne såvel som koncernens processer ud fra kendte Lean-principper og er på den baggrund udpeget som koncernens første Lean-fyrtårn. 2. Strategisk målbillede Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse arbejder inden for Forsvarsministeriets koncernfælles mission og vision: Forsvarsministeriets koncernfælles mission: Sammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed Forsvarsministeriets koncernfælles vision: Vi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de ressourcer, vi sammen råder over Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har udarbejdet følgende strategiske målbillede, der understøtter den koncernfælles mission og vision. 1
Med udgangspunkt i kundernes behov vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, som koncernens administrative Shared Service Center, understøtte og samplacere opgaveløsninger i et tillidsfuldt samarbejde med kunderne på tværs af koncernen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses koncernfokus samt oparbejdede proces- og optimeringskultur skaber fundamentet for kontinuerligt at kunne levere effektive og kvalitative ydelser til koncernen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse skal fortsat optimere og udvikle service- og ydelsesdelen og derved udbygge positionen som et af de mest effektive Shared Service Centre i Danmark. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse tilbyder sig som fleksibel og professionel facilitator og samarbejdspartner. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse tager i alle opgaveløsninger udgangspunkt i en værdiskabende og standardiseret service på tværs af koncernen og bidrager således til, at koncernen får mest mulig effekt ud af de samlede ressourcer. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har oparbejdet en status som et professionelt og moderne finansielt og administrativt videnscenter, der ressource- og kompetencemæssigt løbende tilpasses i forhold til opgaveporteføljen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse ønsker på den baggrund fortsat at være en attraktiv arbejdsplads. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse arbejder målrettet på, gennem et loyalt og tillidsfuldt samarbejde med kunderne, at understøtte det styringsrelevante koncernfokus og levere en værdiskabende service. Strategien er forankret i pejlemærker inden for tre områder, der alle har et koncernfælles sigte. 2.1. Strategiske pejlemærker 1. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse sikrer realiseringen af standardiserings- og effektiviseringsgevinsterne i koncernens administrative opgaver Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse sikrer, som koncernens administrative Shared Service Center, realiseringen af standardiserings- og effektiviseringsgevinsterne i koncernens administrative opgaver gennem en øget automatisering og digitalisering og fortsat anvendelse af struktureret driftsstyring og procesoptimering. Dette gælder særligt de transaktionsbaserede opgaver med en lav kompleksitet og en høj volumen, der i dag løses forskelligt på tværs i koncernen. For varetagelse af opgavetyper, hvor der skal tages særlige hensyn til nærheden i den lokale opgaveløsning, vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse gennemføre opgaveløsninger fleksibelt i et tæt samarbejde med kunderne, ved f.eks. at understøtte rejsehåndtering for den enkelte medarbejder. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse tilsikrer gennem målinger og benchmarking vurdering af niveauet for effektivitet, produktivitet og procesmodenhed. 2. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse understøtter koncernfælles og kvalitative opgaveløsninger, der er målrettet koncernens behov Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse sikrer, som Center of Excellence, opnåelse af en større kvalitet og fælles handlekraft. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse leverer en værdiskabende service, der er aftalt med og målrettet til myndighedernes, styrelsernes og koncernens samlede behov ud fra et ønske 2
om mest mulig effekt af de samlede ressourcer. Endvidere skal Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse bidrage med udvikling af koncernfælles standarder, samt understøtte en mere sammenhængende og standardiseret finansiel styring på tværs i koncernen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse understøtter ligeledes koncernens fortsatte behov for udvikling af løsninger inden for øget digitalisering, automatisering og koncernoptimering på det administrative område gennem aktiv anvendelse af egne professionelle kompetencer. Opgaverne er typisk kendetegnet ved en lavere volumen, men større kompleksitet, og de fordrer derfor et bæredygtigt fagligt miljø med et højt vidensniveau og en ensartet kvalitet i opgaveløsningen på tværs i koncernen. Gennem udnyttelse af egne kapaciteter skal Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse aktivt understøtte koncernen med en kvalitativ og effektiv løsning af de regnskabsrelaterede og administrative opgaver. 3. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse udvikler service- og produktporteføljen og er samtidig en væsentlig faktor i udviklingen af koncernfælles økonomistyring og administrative løsninger Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse sikrer, som Service Partner, en høj kundetilfredshed gennem en moderne og værdiskabende service og er dermed det naturlige valg i løsning af administrative opgaver. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil gennem dialog og kundeafstemte opgaveløsninger understøtte koncernen inden for styrelsens egne kerneområder funderet i en helhedsforståelse samt proces- og optimeringskultur. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse udvikler med baggrund i dialogen løbende service- og produktporteføljen og er derved på forkant med fremtidens udfordringer. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse bidrager således til en styrkelse og fortsat understøttelse af koncernens forretningsudvikling gennem effektive og kvalitative opgaveløsninger, der matcher kundernes behov. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse ønsker tillige fortsat at være en væsentlig faktor i udviklingen af den koncernfælles økonomistyring. De individuelle løsninger kræver en høj grad af differentiering over for kundernes behov, dog med en central organisatorisk forankring. Fra strategi til mål Forsvarsministeriets mission og vision sætter i sammenhæng med det strategiske målbillede rammerne for Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses arbejde i de kommende år. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse skal derfor struktureret og systematisk skabe de ønskede forandringer og derved indfri det fulde strategiske potentiale gennem operationaliseringen af målbilledet. 3
Til understøttelse af udmøntning og sikring af målsætningen med de strategiske forandringer har Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse fastlagt og beskrevet indsatsen i et strategisk roadmap samt understøttende handleplaner, der tager afsæt i udvalgte indsatsområder: Effektivitet og Medarbejdere gennem realiseringen af standardiserings- og effektiviseringsgevinsterne i koncernens administrative opgaver. Kvalitet gennem understøttelse af koncernfælles og kvalitative opgaveløsninger, der er målrettet koncernens behov. Kunder gennem udvikling af service- og produktporteføljen og samtidig være en væsentlig faktor i understøttelsen af koncernfælles udviklingsprojekter og administrative løsninger. Samtidig har Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse udvalgt strategiske relevante målepunkter og etableret et ydelseshierarki, der skaber sammenhæng mellem styrelsens kerneopgaver, ydelser og aktiviteter. Hermed er der skabt fundament for en løbende styring og opfølgning i forhold til målsætningen. De strategiske målepunkter er efterfølgende nedbrudt til også at omfatte det driftsmæssige niveau, og der er således etableret et styringsrelevant hierarki for hele styrelsen. 4
3. Mål for 2018 Det strategiske målbillede er udgangspunktet for formuleringen af de konkrete mål. Sammenhængen fremgår af nedenstående figur. Målene for 2018 er strategisk prioriterede og udvalgt, så de specifikt og fokuseret understøtter målsætningen for Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse. Med afsæt i koncernens samlede administrative end-to-end processer, hvor flere styrelser løser delprocesser i den samlede proces, bidrager Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse dermed til understøttelse af koncernens vision om mest mulig effekt af de ressourcer, som koncernen sammen råder over. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil i 2018 fortsætte det kontinuerlige arbejde med optimering og automatisering af egne kerneprocesser og således udbygge positionen som et af de mest effektive Shared Service Centre i Danmark. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil i 2018 klargøre udvalgte administrative og regelbaserede processer til automatisering med henblik på en efterfølgende implementering. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil i 2018, som en professionel Service Partner, gennemføre brugerundersøgelser og vurderes med baggrund i kundetilfredshedsundersøgelser og kundeorienterede dialogmøder samt bidrage til iværksættelse af de politiske hensigter i forsvarsforliget. 5
A. Effektivisering af lønadministration Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse effektiviserer ressourceforbruget på lønadministration med 30 pct. inden for 2 år fra overtagelse, svarende til en gennemsnitlig årlig effektivisering på ca. 15 pct. for henholdsvis 2017 og 2018. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse ud fra et koncernfælles fokus på administrative end-to-end processer, og samarbejde på tværs i koncernen, optimere ressourceanvendelsen på den samlede opgave. Dette vil endvidere ske med baggrund i egen proceskultur og en øget anvendelse af automatisering. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse samlet for 2017 og 2018 har opnået en effektiviseringsrealisering på 30 pct. på opgaven lønadministration målt i forhold til baseline for opgaven 1. august 2016. B. Effektivisering af øvrige kerneopgaver Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse effektiviserer ressourceforbruget på egne øvrige kerneprocesser med 5 pct. årligt, der blandt andet omfatter processen for rejseafregning, fakturabehandling og regnskab samt finansiel controlling. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse ud fra et koncernfælles fokus på administrative end-to-end processer, og samarbejde på tværs i koncernen, optimere ressourceanvendelsen på egne øvrige kerneprocesser. Dette vil endvidere ske med baggrund i egen proceskultur og en øget anvendelse af automatisering. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har opnået en effektiviseringsrealisering på egne øvrige kerneprocesser i 2018 på 5 pct. målt i forhold til baseline 31. december 2017. C. Sikker og solid understøttelse af Beredskabsstyrelsen Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse gennem et tillidsfuldt samarbejde tilsikrer en konceptuel beskrevet overdragelse af nye koncernfælles administrative opgaver fra Beredskabsstyrelsen. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse gennem et professionelt og konstruktivt samarbejde med Beredskabsstyrelsen understøtte og tilsikre overdragelsen af Beredskabsstyrelsens finansielle og administrative opgaver. Målet for 2018 er opfyldt, når Beredskabsstyrelsens finansielle og administrative opgaver i 2018 håndteres af Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse i lighed med opgavehåndtering for de øvrige styrelser og myndigheder. Samtidig skal regnskabet for Beredskabsstyrelsen for 2017 ikke af Rigsrevisionen give anledning til forbehold. D. Procesoptimering af egen opgaveløsning med automatisering Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse optimerer på egne administrative og regelbaserede processer med automatisering. 6
For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse i 2018, ud fra et koncernfælles fokus på administrative end-to-end processer og samarbejde på tværs, klargøre udvalgte administrative og regelbaserede processer. Det skal ske med henblik på en efterfølgende implementering, der så vidt muligt benytter koncernfælles automatiseringsløsninger. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har klargjort ti egne, udvalgte administrative og regelbaserede processer til automatisering som forudsætning for en efterfølgende implementering. Klargøringen omfatter for hver proces identificering, afgrænsning, beskrivelse af de enkelte aktiviteter og visualisering, herunder beskrivelse af slutprodukt og de anvendte IT-systemer. E. Styrkede kunderelationer i koncernen Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, gennem dialog og en styrket kunderelation, tilsikrer den løbende udvikling og tilpasning af produkter og services i forhold til koncernens krav og efterspørgsel. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse løbende og dialogbaseret efterspørge formelle tilbagemeldinger fra kunderne på kvaliteten af de leverede finansielle ydelser og services som grundlag for den videre udvikling af løsninger til gavn for medarbejdere og styrelser m.m. i koncernen. Målet er nået, når kunderne med baggrund i en kundetilfredshedsundersøgelse oplever en tilfredsstillende opgaveløsning på områderne lønadministration, finansiel controlling og rejseafregning fra Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse i 2018. F. Forligsimplementering Det er målet, at koncernen samarbejder om at iværksætte opnåelsen af de politiske hensigter i forligets første år. For at nå målet udarbejder styrelserne det nødvendige grundlag, herunder blandt andet faglige mål, for implementeringen af forligets enkelte initiativer i forhold til den overordnede ramme for implementeringen. Målet er nået, når der i løbet af 1. halvår 2018 er udarbejdet grundlag for forligsinitiativerne, som er koordineret mellem styrelserne. 7
4. Opfølgning Opfølgningen på styrelsens mål- og resultatplan foregår ved ledelsesinformation, konsolideringsmøder, midtvejsrapport og årsberetning. Af tabellerne nedenfor fremgår hyppighed, milepæle og rapporteringssted. Tabel 1: Månedsvis følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Opfølgning på effektiviseringsrealisering på opgaven A Ledelsesinformation lønadministration Opfølgning på effektiviseringsrealisering på øvrige kerneprocesser B Ledelsesinformation Tabel 2: Efter 2. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Opfølgning på at opgaver defineret i kontrolmatrix for Beredskabsstyrelsen vedrørende regnskab og finansiel controlling for det første halvår er gennemført i rette tid C Ledelsesinformation og midtvejsrapport Fem egne administrative og regelbaserede processer er identificeret, afgrænset, aktiviteter er beskrevet samt visualiseret Gennemføre en kundetilfredshedsundersøgelse på områderne lønadministration, rejseafregning og finansiel controlling Der er udarbejdet grundlag for forligsinitiativerne, som er koordineret mellem styrelserne D E F Ledelsesinformation og midtvejsrapport Ledelsesinformation og midtvejsrapport Ledelsesinformation og midtvejsrapport Tabel 3: Efter 3. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Regnskabet for Beredskabsstyrelsen for 2017 giver C Ledelsesinformation ikke Rigsrevisionen anledning til forbehold Gennemføre en kundetilfredshedsundersøgelse på områderne lønadministration, rejseafregning og finansiel controlling E Ledelsesinformation 8
5. Påtegning Styrelsen opgør status på mål- og resultatplanen minimum kvartalsvis i forbindelse med konsolideringsmøder og halvårligt i midtvejsrapporten. Styrelsen opgør den endelige målopfyldelse i styrelsens årsberetning. Styrelsen tilkendegiver, at der er adgang til det grundmateriale, som opfølgningen bygger på, og at der ved styrelserne er arbejdsgange, som kvalitetssikrer de oplysninger og vurderinger, der indgår i opfølgningen. Departementschefen og styrelsesdirektøren har mulighed for at justere mål- og resultatplanen i løbet af året, hvis der sker væsentlige ændringer i det grundlag, som dokumentet er udarbejdet på. København, den 20. december 2017 København, den 19. december 2017 Departementschef Thomas Ahrenkiel Forsvarsministeriets Departement Styrelsesdirektør John Sørensen Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse 9