Til de bydende Dato 3. oktober 2016 Sagsbehandler Jørn Andreas Kristensen Mail jkris@vd.dk Telefon 7244 2245 Dokument 16/10839-27 Side 1/7 RETTELSESBLAD/SUPPLERENDE MEDDELELSE NR. 04 AD-DV.R001 Rammeaftale om rådgivning vedrørende drift og vedligehold af store bygværker 2017-2020 Rettelser og tilføjelser: Ingen. Spørgsmål fra de bydende Se bilag. Nye eller reviderede dokumenter Ingen. Venlig hilsen Jørn Andreas Kristensen Specialkonsulent Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg Telefon +45 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE 60729018 EAN 5798000893450
Udbud AD-DV.R001 Rammeaftale om rådgivning vedrørende drift og vedligehold af store bygværker 2017 2020 Bilag til rettelsesblad/supplerende meddelelse nr. 03 Spørgsmål fra de bydende: Vejdirektoratet har modtaget følgende spørgsmål til udbudsmaterialet for ovennævnte udbud. Spørgsmål og tilhørende svar fremgår nedenfor: RET = Rettelsesblad/supplerende meddelelse. Nr. Spørgsmål Svar Svar i 1. Kan bygherre også uploade TBL i Excel format? TBL foreligger ikke i Excel-format. Se rettelse til RET 01 BUT samt ny udgave af TBL 2. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet), Tilbudsgiver skal ikke oprette excel-fil. Se rettelse RET 01 både som pdf med underskrift og som Excel til BUT samt ny udgave af TBL Ja Ja Skal tilbudsgiver selv udarbejde en lign. excel fil for tilbudslisten? 3. Vedr. målrettede CV er til hver pakke: I BUT afsnit 6 er under Bilag vedr. underkriterium B - Delkontrakt 1 10 anført at CV for projektleder og bygværksansvarlig(e) skal indeholde beskrivelse af personens kompetencer samt konkrete referencer af relevans for den aktuelle delkontrakt. Under Krav til CV er er anført at der kun må afleveres ét CV pr. medarbejder der tilbydes (uanset at samme medarbejder kan tilbydes i flere bropakker). Der forekommer at være en modstrid i at ét CV skal være målrettet mod forskellige bropakker. Desuden kan det give anledning til at de bydende ikke har lige vilkår, idet en rådgiver der tilbyder samme medarbejder til tre væsensforskellige pakker, kun har én side til at beskrive relevante referencer for den enkelte pakke, mens den rådgiver der tilbyder forskellige medarbejdere, har tre sider til at beskrive relevante referencer for den enkelte pakke. Dermed kan førstnævnte medarbejder komme til at fremstå mindre erfaren end sidstnævnte på det enkelte område. Der accepteres flere CV er for den samme medarbejder. Se rettelse til BUT. RET 01 Ja 1
På den baggrund anmoder vi VD om at ændre bestemmelserne således at der (for alle medarbejderkategorier) tillades vedlagt flere CVér for medarbejdere der tilbydes på flere bropakker. 4. Ang. evaluering: Tæller den i afsnit 6 i BUT nævnte referenceliste med i den samlede evaluering af de enkelte tilbud? 5. Vedr. evaluering af kompetencer: Tæller specifik erfaring inden for de i afsnit 4 i ydelsesbeskrivelserne listede forventede større arbejder med i den samlede evaluering, eller er det kun de i henhold til afsnit 3 i ydelsesbeskrivelserne krævede kompetencer, der evalueres på?. Referencelisten anvendes ved vurdering af, om tilbudsgiver opfylder mindstekrav for deltagelse, jf. udbudsbekendtgørelse del III. Specifik erfaring inden for de i afsnit 4 i ydelsesbeskrivelserne listede forventede større arbejder tæller med i den samlede evaluering. RET 01 RET 02 6. Ang. tilbudt bemanding: Tæller roller som backup for PL/Bygværksansvarlig med i summen for det maksimale antal pakker man må indgå i som nøgleperson (angivet til 3)? Roller som backup for PL/Bygværksansvarlig tæller ikke med i summen for det maksimale antal pakker, man må indgå i som nøgleperson. RET 02 7. Af ydelsesbeskrivelsen for alle bropakker bortset fra nr. 3 og 7 er det under Rådgiverens Ydelser beskrevet: Kravet er gældende i al almindelighed for de pågældende bygværker. RET 02 Tilkaldetjeneste. Ved akut opståede situationer på bygværket skal rådgiverens medarbejder fra modtagelse af henvendelse kunne være til stede på bygværket inden for 3 timer fra modtagelsen af henvendelsen fra Vejdirektoratet, TC (TrafikCentret) eller anden myndighed Skal dette forstås at være gældende efter særlig aftale med Vejdirektoratet og i forbindelse med udførelse af konkrete vedligeholdelsesarbejder eller i al almindelighed? Det er et meget vanskeligt krav at opfylde såfremt det er gældende i al almindelighed i hele rammeaftalens løbetid. 2
8. I forhold til kontraktsummen i referencelisten vil vi gerne forslå at I referencelisten kan tilbudsgiver vælge mellem at fremsende antal timer brugt i stedet? oplyse kontraktsum eller antal forbrugte timer. 9. Vi er i dag et fuldt ejet datterselskab af et selskab i Sverige. Vi ender på A/S og vores svenske moderselskab ender på AB. Skal vi vedlægge ESPD for begge selskaber og godtgøre, at vi har de nødvendige ressourcer til rådighed hos vores svenske kollegaer, eller er det ikke nødvendigt, idet at vi vil betragtes som én virksomhed hos bygherre? Ja, der skal vedlægges ESPD for begge, idet hvert selskab betragtes som en virksomhed. Det skal fremgå af tilbuddet, om der er tale om et konsortium, hvor parterne hæfter solidarisk, eller om der er tale om en hovedrådgiver med underrådgiver. 10. Er der et minimum eller maksimum antal af referencer som bygherre ønsker? 11. Vedr. serviceattest: Er det korrekt forstået, at det ikke er et direkte krav, at denne skal vedlægges tilbuddet men kan eftersendes umiddelbart efter, hvis bygherre ønsker at tildele kontrakten? Ja 12. I BUT, s.12 under Bilag vedr. betingelser for deltagelse, 2. bullit Oplysninger om virksomhedens nettoomsætning indenfor eftersyn,.., 3. under-bullit er anført: Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller..).. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Generel kommentar: Solidarisk hæftelse er kun er krævet under 2. bullit, som angår økonomisk kapacitet, og ikke under 3. bullit, som angår teknisk kapacitet/referencer. I tilbuddet kan således udmærket indgå en underrådgivers referencer uden at denne hæfter solidarisk. Spørgsmål 1: Skal kravet om solidarisk hæftelse opfattes som værende afhængigt af, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, således at en tilbudsgiver, som ikke har behov for at basere overholdelse af minimumkravene på andre enheders bidrag (f.eks. underrådgivers) desuagtet de måtte fremgå af dokumentationen, ikke skal kræve og levere en erklæring om solidarisk hæftelse? Svar på spørgsmål 1: Ja 3
12. Spørgsmål 2: Svar på spørgsmål 2: (fortsat) Hvis der svares JA til ovenstående, kan en erklæring om solidarisk Se svar på spørgsmål 1. hæftelse fra evt. underrådgiver udelades. Er det korrekt opfattet? 13. I BUT, s.11 under punktet Bilag vedr. underkriterium B Delkontrakt 1 10 (Bropakke 1 10) er angivet krav til bilag vedr. CV er. Som vi opfatter det, kan/skal der for en pakke afleveres CV for: - PL 1 stk - Back-up for PL 1 stk - Bygv.ansvarlig 1 stk (evt. 2 ved enkelte pakker) - Back-up for bygv.ansvarlig 1 stk - Budgetansvarlig 1 stk - Øvrige mearbejdere 8 stk (evt. 6 ved enkelte pakker) Kommentar til oplistning af CV er: Budgetansvarlig forudsættes at være projektleder eller bygværksansvarlig, hvorfor der ikke skal foreligge CV for budgetansvarlig. Det vil sige, at der kan være 13 CV er (evt. +1 og/eller -2). Spørgsmål 1 Vil en person, som tilbydes med en dobbeltrolle som f.eks. back-up for bygværksansvarlig og øvrig medarbejder (altså en aktiv del af teamet), kunne henregnes som værende back-up for bygværksansvarlig og dermed ikke tælle med i det begrænsede antal af øvrige medarbejdere? (Det samlede, maksimale antal CV er vil ikke blive overskredet ved denne opfattelse). Svar på spørgsmål 1: Begrænsningen på antal øvrige medarbejdere fastholdes. 4
14. Jf. BUT afsnit 3.1 skal tilbuddet afgives på dansk. Må Referencer Der henvises til udbudsbekendtgørelsens og/eller CV er afleveres på Norsk, Svensk og Engelsk? pkt.vi.3): Da CV er betragtes som en del af tilbuddet, skal disse foreligge på dansk. Referencer kan foreligge på et af de i udbudsbekendtgørelsen anførte sprog. 15. Jf. udkast til Rammeaftale pkt. 10. Ansvar er dette begrænset til 12,5 / 5,0 mio. pr. rekvisition. I praksis aftales ofte en række mindre rekvisitioner pr. år, hvilket medfører, at der kan akkumuleres et meget stort ansvar for et begrænset honorar. Det foreslås at ændre formuleringen således, at der sikres et mere passende forhold mellem ansvar og honorar. Det kan f.eks. formuleres således: Rådgiverens samlede ansvar i medfør af hver enkel bropakke kan ikke, uanset antallet af skader beløbsmæssigt overstige i alt kr. 12,5 / 5,0 mio. Formuleringen i Rammeaftalen fastholdes uændret. 16. Jf. BUT side 12 Bilag vedr. betingelser for deltagelse pkt. 5: Er det korrekt forstået, at der for dokumentation af rådighed over ressourcer fra andre enheder skal vedlægges erklæring om solidarisk hæftelse? (typisk vedlægges rådighedserklæring) Generelt skal der for underrådgivere vedlægges rådighedserklæring. Mht. solidarisk hæftelse henvises der til svaret på spørgsmål 12. 17. Vedr. skønnet kørselsomfang på pakke 3 og pakke 7: Vi har i løbet af de nuværende rammeaftaler haft udgifter til kørsel i omegnen af 400-600.000 kr. på hver af de bropakker med bygværker der ikke længere er selvstændigt nævnt i pakke 3 og 7. VD bedes oplyse hvor stort kørselsbehov, og dermed ikke-honorarbar udgift til kørsel, der kan antages til de unavngivne betonbroer i pakke 3 og 7? Hvis dette ikke kan oplyses, foreslås at udgifter til kørsel til evt. unavngivne bygværker afregnes som udlæg i de konkrete tilfælde. Kan Vejdirektoratet acceptere dette?. Jf. rammeaftalens pkt. 6. Afregning afholder rådgiveren selv samtlige udlæg forbundet med opgaven. Dvs. at udgifter til kørsel skal være indeholdt i de tilbudte timesatser. RET 04 5
18. Vedr. kørselsbehov til pakke 9: I ydelsesbeskrivelsen for pakke 9 er der i afsnittet vedr. forventede større opgaver, anført en række opgaver, der vil medføre et endog meget stort kørselsbehov. Det er samtidig anført at opgaverne endnu ikke er endeligt besluttede. Der har i den eksisterende rammeaftale været en kørselsudgift i størrelsesordenen 500.000 kr. til GTUN. Hvilket kørselsomfang, og dermed ikke-honorerbar udgift, kan antages i det aktuelle udbud, således at der afgives tilbud på lige vilkår? Der henvises til svar på spørgsmål 17. RET 04 6