Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Rammeaftale vedrørende SAP konsulent bistand. Marts 2018

Transkript

1 Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Rammeaftale vedrørende SAP konsulent bistand Marts 2018

2 Dokumentnr. 18/ af 10 Rammeaftale om SAP konsulentbistand INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) Alment Orientering Udbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbud Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 8

3 3 af 10 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Vejdirektoratet varetager drift og vedligehold af Danmarks Statsvejnet. Vejdirektoratet har hovedsæde i København, med tjenestesteder for delt på syv tjenestesteder geografisk fordelt i Danmark. Tjenestestederne findes i Aalborg, Skanderborg, Middelfart, Næstved, Fløng, København (2 lokationer). IT funktionen er placeret i Fløng, hvor langt den overvejende aktivitet relateret til SAP foregår, og dette vil også være den primære tjenestested under den kommende rammeaftale. Vejdirektoratet har ca. 750 medarbejdere omsætter for omtrent 4,6 mia. DKK årlig. Den nuværende SAP planform er baseret på en SAP ECC implementering som ligger mere end 20 år tilbage samt en nyere, men moden BI løsning som også indeholder IP. Løsningen er løbende blevet vedligeholdt og udbygget. Dette er sket i takt udvidelse af procesunderstøttelsen, dog er der stadig adskillige klassiske processer, som, enten ikke understøttes eller, kun understøttes delvist. Der er overvejelser i gang om hvilken strategi Vejdirektoratet skal have gående fremad vedrørende brugen og udbredelse af SAP til f.eks. at understøtte indkøbsprocesser, projektstyring, samt drift og vedligehold. Dette er dog på nuværende tidspunkt afklaret. Vejdirektoratet har behov for SAP kompetencer, der indenfor nedenstående områder kan bistå Vejdirektoratets SAP kompetencecenter med vedligehold og udvikling af SAP applikationerne. Arbejdet omfatter udarbejdelsen af løsningsforslag til såvel RFC er som incidents, samt udvikling af løsninger på udviklingsmiljøer, test og overførsel til produktion. Det forudsættes at konsulenterne indgår i det daglige arbejde på linje med de faste medarbejdere og med direkte reference til lederen af SAP enheden. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.] Udbuddet er benævnt Udbud af rammeaftale vedrørende SAP konsulentbistand. Der henvises til Udkast til Rammeaftale, herunder særligt Bilag 1: Kravspecifikation for en mere detaljeret beskrivelse af opgaven. Opgaven skal udføres i perioden september 2018 til august 2020 med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder.

4 4 af UDBUD 3.1 Udbudsform og prækvalifikation Opgaven udbydes i begrænset udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Frist for ansøgning om prækvalifikation fremgår af udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.2, som kan ses på > Aktuelle udbud, når den er offentliggjort i supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Efter prækvalifikation fremsendes opfordring til at afgive tilbud til de prækvalificerede firmaer. Tilbud skal afgives på dansk. 3.2 Kontraktform Kontraktform vil fremgå af aftalerne om de konkrete opgaver. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT. Udkast til Rammeaftale inkl. bilag Tilbudsliste. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Ukonditionsmæssige tilbud forkastes. Der sker en bedømmelse af underkriterierne, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Betingelser for deltagelse Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1 3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153.

5 5 af 10 Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav og/eller prækvalifikation Minimumskrav til egnethed Minimumskrav til egnethed fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1). 3.6 Tildeling Generelt Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A Pris B Projektorganisation og kompetencer C Opgaveløsning og samarbejde Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet således, at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Underkriterium C 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 5 x x

6 6 af 10 Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Underkriterium C 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende 4 x x opfyldelse af underkri- teriet 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende 3 x x Gives for tilbud med god opfyldelse 2 x x af underkriteriet 6 Gives for tilbud med lidt over middel Gives for tilbud med middel tilfredsstillende Gives for tilbud med lidt under middel Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende + 2 x x Gives for tilbud med utilfredsstillende + 3 x x Givet for tilbud med meget utilfredsstillende + 4 x x Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) + 5 x x Underkriterium B: Kompetencer og organisation Ved bedømmelsen af dette underkriterium vil det blive vurderet i hvilket omfang og på den tilbudte organisation og de tilbudte medarbejderkompetencer, understøtter løsningen af de opgaver, der er beskrevet i Udkast til rammeaftale, herunder særligt Bilag 1: Kravspecifikation, på et højt niveau. Det vil i vurderingen blive tillagt positiv vægt, såfremt de tilbudte medarbejdere har erfaring med statens økonomistyringsmodel og onsite driftsstøtte. Underkriterium C: Opgaveløsning og samarbejde Ved bedømmelsen af dette underkriterium vil det blive vurderet i hvilket omfang og på hvilket niveau beskrivelsen af tilbudsgivers driftsstøtte og samarbejdsmetoder sandsynliggør, at rådgiver er i stand til at løse de opgaver, der er beskrevet i Udkast til rammeaftale, herunder særligt Bilag 1: Kravspecifikation, på et højt niveau. 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links:

7 7 af 10 Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 Spørgsmål pr. Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via til udbud@vd.dk med kopi til anha@vd.dk og phol@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Rammeaftale vedrørende SAP konsulentbistand - Spørgsmål vedr. < > 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Oplysning om alternative tilbud fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. II Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist.

8 8 af 10 Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Rammeaftale vedrørende SAP konsulentbistand. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Kurverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet) som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Guldalderen 12, Fløng 2640 Hedehusene senest på tidspunktet anført på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud som anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Kuvert mærket Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Kuvert mærket Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter : Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud.

9 9 af 10 Bilag vedr. underkriterium B og C: Underkriterium B: Til dokumentation for dette underkriterie vedlægges: o En organisationsplan indeholdende en oversigt over tilbudsgivers tilbudte organisering i relation til den udbudte rammeaftale. Organisationsplanen bedes begrænset til 1 A4-side. o Maks. 10 CV er for de medarbejdere, der tilbydes til løsning af opgaver under den udbudte rammeaftale. Der skal vedlægges min. 1 CV pr. medarbejderkategori. CV erne bør som minimum indeholde oplysninger om medarbejderkategori, uddannelse, ansættelser samt tidligere opgaver/projekter, herunder hvilken rolle medarbejderen har udfyldt i denne sammenhæng. Hvert CV ønskes begrænset til 3 sider. Underkriterium C: o Der vedlægges en redegørelse for tilbudsgivers opgaveløsning og samarbejdsmetoder. Beskrivelsen ønskes begrænset til 3 A4-sider Bilag vedr. betingelser for deltagelse: Oplysning om virksomhedens egenkapital for det seneste tilgængelige regnskabsår (revisorpåtegnet erklæring eller kopi af årsregnskab). Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Oplysninger om virksomhedens nettoomsætning for det regnskabsår (revisorpåtegnet erklæring eller kopi af årsregnskab). Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Referenceliste med opgaver indenfor SAP konsulentbistand indenfor de seneste 3 år. Referencelisten bør indeholde oplysninger om projektnavn, kontraktform, ordregiver, kontraktsum, udførelsestidspunkt samt beskrivelse af projektet. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal der fremsendes referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godt-

10 10 af 10 gøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Xml-fil til udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2.

11 Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Havnegade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk