Ved Steen Jensen
Rådgivning i forbindelse med offentlig handel Etableret 1.11.2009 Rådgiver danske og udenlandske virksomheder Undervist mere end 800 danske og udenlandske virksomheder Gennemføre udbud for Danske myndigheder Rådgiver for den Sydkoreanske Regering Public Procurement Expert hos EU Kommissionen, USAID og OECD Legal Expert hos en række udenlandske konsortier
Gennemgang af udbudsmateriale Juridisk eftersyn Tilbudsskrivning Kvalitetssikring af tilbud Leverandørfællesskaber
Hvad er offentlige udbud Udbudsregler og procedurer Hvor finder man udbuddene? Hvordan køber de store int. Org. ind?
Det er sundere, at få en hård medfart end så meget medvind, at man ikke lærer, at kæmpe. For det får man helt sikkert brug for en dag. Man bliver stærk af modstand og finder styrke i at føle sig uretfærdigt behandlet.
Hvad er offentlige udbud og hvem er det relevant for? Hvordan er reglerne i Danmark, Sverige, Norge og Tyskland? og bruges de samme regler i Norge, som ikke er medlem af EU?
Når offentlige institutioner køber ind hos eksterne aktører Gælder ikke for private aktører Bidrage til det indre marked og sikre konkurrence om de offentlige kontrakter Hvem er omfattet: Statslige, regionale, lokale institutioner og offentligretlige organer
28 lande køber ind for mere end 5.000 milliarder dkr. pr. år 97 % af alle byggefirmaer i EU har færre end 20 ansatte? 93 % færre end 10 Tilbudsloven ligner mange andre landes love og regler under EU - tærskelværdien
Offentligretlig organer: Et selskab, som er stiftet privatretligt, og er underlagt privatretlige forpligtelser, er underlagt udbudsdirektivets bestemmelser, når nedenstående betingelser er opfyldte. For det første skal organet være oprettet specielt med henblik på at imødekomme almenhedens behov, der ikke har industriel eller kommerciel karakter. For det andet skal organet være en juridisk person. For det tredje skal driften enten for størstedelens vedkommende finansieres af staten, regionale eller lokale myndigheder, eller andre offentligretlige organer, dets drift skal være underlagt disses kontrol, eller staten, regionale eller lokale myndigheder eller andre offentligretlige organer skal udpege mere end halvdelen af medlemmerne i administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet. Alle tre betingelser skal være opfyldt
Offentlig indkøb i dag: 98 kommuner Kommunale indkøbscentraler SKI Regionerne Staten (SI) Halv offentlige selskaber A/S forsyning mv.
Klagenævnet for Udbud Forbruger & Konkurrencestyrelsen Domstolene (By, lands og højesteret)
Kommunale indkøbscentraler: Komudbud Sydjysk Kommuneindkøb Fællesindkøb Fyn Ålborg Modellen Indkøbsfællesskab Sjælland Jysk Fællesindkøb Indkøbsfællesskab Nordsjælland Spar 5 Limfjord Vest Vestegnens Indkøbsforum
Reglerne i de 28 medlemslande: Det klassiske direktiv Forsyningsdirektivet National lov
Norge: EU udbudsdirektiverne siden 1994 (EØS) 216 milliarder nkr. Pr. år Aftager ca. 6-7 % af den danske eksport 60 % af alle Bygge og anlægsvirk. Er enkeltmands 500.000 kr. grænse som i Danmark Udbudsmaterialerne ligner de danske Samarbejdsformer, Partner, Agent, Datterselskab
http://www.nordted.com/nodk.html www.globaltenders.com https://www.doffin.no/ http://steenstrupnews.com/trade-andindustry/real-estate-andconstruction/challenges-norway-foreigncontractors/
Sverige: Aftager ca. 12 % af den danske eksport Kulturel og sprogligt fællesskab Udbudsmaterialerne ligner de danske Udenlandske virksomheder er velansete Samme indkøbsstruktur som i Danmark 5000 indkøbsmyndigheder 500 milliarder skr. Pr. år 20.000 udbud pr. år Samarbejdsformer: Partner, Agent, Datterselskab
http://www.allaupphandlingar.se/ http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/2007109 1.HTM http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/2007109 1.HTM http://www.allego.se/anbudsjournalenen.asp x http://www.regeringen.se/sb/d/14899
Tyskland: Samme regler som i Danmark Mere end 50 % af alle Bygge og anlægsopgaver i EU Mere end 30.000 indkøbsmyndigheder Samme indkøbsstruktur som i DK Samarbejdsform: Partner Agent Datterselskab
www.bundesausschreibungsblatt.de www.europeantenders.de www.gksoft.com/govt/en/de.html www.bauindustrie.de
Udbudsreglerne og udbudsformer. Tankerne bag et udbudsmateriale, hvad er udvælgelses og tildelingskriterier, hvad kan man som tilbudsgiver spørge om og hvordan, hvorfor skal man gøre, som der står i udbudsmaterialet, sådan skrives det vindende tilbud, gode råd til dig som vil byde, hvad koster en typisk udbudsproces i tid og ressourcer.
Offentlige udbud - hvorfor
Formålet: At skabe et indre marked for offentlige kontrakter At sikre at alle virksomheder har lige adgang til offentlige kontrakter At den offentlige sektor køber bedst og billigst EU ønsker fri bevægelighed af bl.a. vare og tjenesteydelser og hvor konkurrencen er effektiv
Medlemskabet af EU forpligter Forbud mod at forhindre den fri bevægelighed af bl.a. vare og tjenesteydelser, kapital, arbejdskraft og etablering Forbud mod at private og offentlige virksomheder begrænser konkurrencen
Udbudsreglerne består af: Grundlæggende principper i EF - Traktaten Udbudsreglerne: Forsyningsdirektivet Udbudsdirektivet Kontroldirektivet Nationale regler: Tilbudsloven Lov om annoncering
Grundlæggende elementer i fællesskabsretten
Ligebehandlingsprincip (ikke diskrimination) Gennemsigtighed Proportionalitet
Princippet om Ligebehandling Alle skal behandles ens Køb dansk klausul er forbudt - diskriminerende Køb lokal klausul eller hensigt er diskriminerende Varemærker må ikke nævnes i udbudsmateriale Lige adgang for alle til materiale og oplysninger
Princippet om Gennemsigtighed Både gennemsigtighed med at en opgave kommer i udbud samt gennemsigtighed omkring selve processen At udbudsmaterialet skal være klart og præcist
Princippet om Proportionalitet Der må ikke stilles krav til en leverandør som går ud over hvad der er nødvendigt og passende i forhold til den opgave der skal løses Ikke tilladt at kræve noget som ikke er relevant for kontrakten
Hvem gælder udbudsreglerne for og hvornår finder udbudsreglerne anvendelse?
Hvem gælder EU s udbudsregler for? Reglerne gælder for statslige og lokale myndigheder Men også offentligretlige organer
Eksempler på offentligretlige organer: TV 2, DR, ATP, Nationalbanken, DONG Energinet.dk Med mange flere
EU Tærskelværdier: Omhandler vareindkøb, tjenesteydelser og bygge og anlæg og trådte i kraft i DK den 01.01.2005 Ved regionale og kommunale kontrakter med en værdi på mere end 1.544.365,- kr. i kontraktperioden (48 måneder)
National: Annonceringspligten Omhandler vareindkøb, tjenesteydelser og bygge og anlæg og trådte i kraft i DK den 01.07.2007 Ved offentlige kontrakter med en værdi på mere end 500.000,- kr. i kontraktperioden skal også vurderes over 48 måneder
Kontraktværdi og tærskelværdier Ordregiver skal efter bedste evne anslå kontraktens værdi skal spørge i markedet, tidligere leverancer etc. Det er den samlede værdi af varer og tjenester, der indgår i beregningen af, om kontraktværdien overstiger tærskelværdien Kunstig opdeling af kontrakter for at komme ned under tærskelværdien er ulovlig Varer der hører naturligt sammen skal udbydes sammen Fødevarer: Mælk, ost, havregryn, cornfleks Kontorinventar: Skrivebord, kontorstol Myndighedens institutioner, afdelinger osv. Betragtes samlet set som én kunde.
De fællesskabsretlige principper gælder også for indkøb under de nationale tærskelværdier Ligebehandling Gennemsigtighed Proportionalitet Skal ske en konkurrenceudsættelse
Udbudsformerne hvilke typer udbud findes der?
Udbudsformerne typer udbud Udbudstyper: Offentligt - begrænset udbud Andre typer
Udbudsformer efter EU-direktivet De normale udbud: offentligt udbud begrænset udbud Undtagelserne: udbud efter forhandling konkurrencepræget dialog
Offentlige udbud = Alle kan byde Krav til økonomisk og finansiel samt teknisk og faglig formåen vurderes først Herefter vurderes om de fastsatte mindstekrav er opfyldt Kriterierne skal vægtes Opfylder tilbudsgiver ikke mindstekravene skal hans tilbud kasseres 52 dage til at afgive tilbud
Begrænset udbud= to faser Antallet af tilbudsgivere kan begrænses Faglig, teknisk og økonomisk formåen Skal prækvalificere minimum 5 for at sikre konkurrence 37 dage til at indsende dokumentation, 40 dage til at afgive tilbud
Offentlig udbud (art. 38,2): Tid 52 dage Udbudsbekendtgørelse Tilbud Begrænset udbud (tyd art. 38,3): 37 dage 40 dage Tid Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Tilbud
Sådan er et udbudsmateriale opbygget - hvad man som tilbudsgiver skal have fokus på: Forbehold - ingen Udvælgelseskriterier - hvad skal man som virksomhed være i stand til at kunne dokumentere for at blive erklæret egnet til at byde på opgaven Tildelingskriterier hvilke faktorer, skal man som virksomhed konkurrere på
Udbudsbetingelser Kravspecifikation Kontrakt
Udbudsbetingelserne
Indledning Ordregivende myndighed Udbuddets genstand, omfang og tidsplan Mulighed for afgivelse af flere bud Del bud Alternative bud Underleverandører Forhandlingsforbud Forbehold Skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist Behandling af tilbud
Egnethedskriterier - Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Udformning af tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsgivers omkostninger Kontrakttildelingen Supplerende oplysninger
Kravspecifikationen
Ikke konkurrenceparametre men krav Opfyldelsen af krav (minimumskrav) må ikke bruges som underkriterium og må heller ikke indgå i den efterfølgende tilbudsvurdering
Fastlæggelse af krav til anskaffelsen Kravene skal udformes så det sikres at anskaffelsen kan anvendes til formålet Der kan anføres krav til kemiske, fysiske eller tekniske egenskaber, længde, vægt, højde, materialevalg, holdbarhed, nedbrydelighed og mulighed for genanvendelse mv.
Specifikationen beskriver den vare/ydelse som myndigheden ønsker at købe Specifikationen skal være præcis og tydelig og objektiv Der kan være en beskrivelse af den nuværende situation hos myndigheden Der kan være en beskrivelse af den ønskede fremtidige situation Der skal i forbindelse med kravspecifikationen udarbejdes et tilbudsskema
Kontrakten
Baggrund Bilag Fortolkningsprincipper Aftalens formål Organisering af samarbejdet Tredjemands rettigheder Leverandørens indeståelser og forpligtelser Brugsret Bestillings- og leveringsforhold Priser og betalingsbetingelser Kvalitetssikring
Erstatningspligt Misligholdelse Misligholdelse Væsentlig misligholdelse Leverandørens hæftelse for underleverandører Forsikring Force Majeure Genforhandling Tavshedspligt og offentligt påbud Overdragelighed Fortolkning af aftalen Ikrafttræden og ophør Forbehold
Lovvalg Værneting Soliditetsoplysninger, insolvens og konkurs Aftaleeksemplarer Underskrift Bilag
Det første skridt mod det offentlige marked Prækvalifikation - Kriterier for kvalitativ udvælgelse
En prækvalifikation består bl.a. af en række formkrav omkring: Personlige oplysninger Økonomisk og finansielle evner Teknisk kapacitet Alle formkrav skal overholdes og besvares fuldstændig som reglerne foreskriver. Et udbudsmateriale er omfattende og kan være svært at overskue. Det er vigtigt at få læst, forstået og ikke mindst sorteret i de relevante bilag. Formkrav og mindstekrav skal overholdes. Ligeledes står der meget mellem linjerne, som kan være svært at læse, hvis man ikke er inde i det gængse sprogbrug for de forskellige typer af udbud.
Udbudsdirektivets artikel 44-51 Artikel 44 Egnethedsundersøgelse og udvælgelse af deltagere, tildeling af kontrakter Artikel 45 Ansøgerens eller tilbudsgiverens personlige forhold Artikel 46 Retten til at udøve det pågældende erhverv Artikel 47 Økonomisk og finansiel formåen
Artikel 48 Teknisk og/eller faglig formåen Artikel 49 Kvalitetssikringsstandarder Artikel 50 Miljøledelsesstandarder Artikel 51 Supplerende dokumenter og oplysninger
Skal opfyldes og medsendes tilbud (old news) Tro og Love erklæring Serviceattest Regnskaber Beskrivelse af organisation Medarbejders kvalifikationer Certificeringer, standarder, miljø Referencer sammenlignelige opgaver Husk ansvaret for en korrekt anmodning er entydigt din og ikke ordregivers
Konkurrenceelementerne - tildelingskriterierne
Udbudsdirektivets artikel 53 Pris 50 % Kvalitet 30 % Service 20 % Miljø & Sociale klausuler
Tildelingen er en konkurrence Der skal være beskrevet et konkurrencespænd Beskrivelserne af tildelingskriterierne skal være præcise Det skal fremgå af beskrivelserne, hvad der er afgørende for ordregiver Kriteriet skal være egnet til at identificere det økonomiske mest fordelagtige tilbud
8 dage giver ikke flere point 12 dage Fuld point Konkurrencen Minimumskrav 21 dage Flere end 21 Ikke konditionsmæssigt
16 år giver ikke flere point 12 år Fuld point Konkurrencen Minimumskrav 8 år lavere end 8 år Ikke konditionsmæssigt
Ikke tilladt i et udbudsmateriale: Anvende udvælgelseskriterier som tildeling At evaluere tildelingskriterierne som følger: der vil blive lagt på faktorer som.. en samlede vurdering.. yderligere tiltag, som de bydende foreslå
Gode fif: Overvej om du vil byde Ja / Nej Ressourceanvendelse interne / eksterne omk. Afsæt tid og penge Organisatorisk set up Accepter den offentlige myndigheds måde at arbejde på Tålmodighed - Tålmodighed
Hvis JA: Lær den offentlige sektor at kende Søg viden om udbudsprocessen Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Tildelingskriterier Kontrakten Aktindsigt - klagemuligheder
Hvis du byder: Stil spørgsmål Gør som der bliver bedt om Husk den mindste fejl og du kan være ude i de næste 4 år.
Hvad skal jeg som tilbudsgiver foretage mig, hvis jeg er interesseret i at afgive et tilbud Spørgemøde - deltag Læg en tidsplan Hvad kan jeg spørge om, og hvordan gør jeg Overvej hvordan får jeg opbygget et overskueligt tilbud? Overvej, hvis jeg vinder kontrakten, hvordan jeg så får det maksimale ud af denne
Ved tilbudsafgivelse: Læs udbudsmaterialet Udarbejd tidsplan Klar rollefordeling hvem gør hvad - tovholder Løbende kommunikation status? Tilbuddet bør være færdigt 1 uge før tilbudsfrist Få andre til at kvalitetssikre tilbuddet
Hvordan opbygges et overskueligt tilbud?
Fokus på kundens behov og ikke dit produkt Tilbyd kun det der ønskes
Udarbejd tilbudsdisposition Besvare alle punkter i udbudsmaterialet Sikre, at I overholder alle mindstekrav Sikre, at I har alle dokumenter til prækvalifikation Sikre at I har givet en løsning på hver tildelingskriterier Tilbyd ikke mere end nødvendigt giver ikke flere point
Flere fif?
Flere udbud Flere større udbud dog flere delpakker Øget kvalitet i udbuddene Professionelle dygtige indkøbere Fokus på lovgivningen Større krav til virksomhederne Play it my way or don t play
Hvornår skal en offentlig opgave udbydes og hvad er et EU udbud, hvordan og hvor offentliggøres de offentlige udbud, og hvordan kan man blive underleverandør til den virksomhed, der har vundet udbuddet?
EU Udbud: www.ted.europa.eu National udbud: www.udbud.dk
www.ted.europa.eu www.udbud.dk www.mercell.dk www.regionsudbud.dk www.licitationen.dk Øvrige sider: www.udbudsportalen.dk www.ks.dk www.kl.dk www.borger.dk www.ks.dk www.klfu.dk www.dknyt.dk www.kommunenyt.dk www.ika.dk
Hvordan kan man blive underleverandør til den virksomhed, der har vundet udbuddet? På forkant fra start Kontakte vinder underleverandør skal godkendes af ordregiver
Hvordan indkøber de store internationale organisationer? Hvordan indkøber organisationer som NATO og FN, og hvad skal man som virksomhed være særlig opmærksom på? Hvilke varegrupper er de særligt interesserede i?
http://www.nato.int/structur/procurement/ Registrering Regelsæt Følger de generelle principper som i EU direktiverne
https://www.ungm.org/ Registrering Regelsæt Følger de generelle principper som i EU direktiverne
Big Science: European Spallation Source CERN ITER ESO ESA
Mange forskellige indkøbsprocedurer Mange forskellige udbud, svære at gennemskue Prispræget konkurrence Komplekst marked med mange aktører Ressourcekrævende (deltagelse i industridage, osv ) Kræver ofte bud i konsortier Geografisk distance Høje krav til dokumentation/kvalitetsstyring Krav for referencer
Hvilke krav er der til tilbudsgiverne, hvornår er man parat som virksomhed til at deltage i de offentlige udbud og hvornår skal man foretage kvalificerede til - og fravalg af konkrete udbud?
Overblik over de krav der stilles til virksomheden og kan man indfri dem: Udvælgelseskriterierne Tilbyde et godt produkt og en god kvalitet Tilbyde en god service, herunder logistik og rådgivning Har man certificeringer, standarder mv.
Du ikke kan leve op til nedenstående: Har vi den nødvendige viden og erfaring Kalkule sikre en fair dækningsgrad ellers drop det!! Husk der er altid forudsete omkostninger, som vi skal have råd til. Få råd hos virksomheder i andre brancher Ser det som en investering i fremtiden?
Hvordan skal vi overleve i det offentlige marked? Vil vi overleve? Os der samarbejde med andre er et skridt foran?
Sådan indgår man i et samarbejde med andre Hvorfor samarbejde med andre? Hvad er et konsortium samarbejdsformer Potentialet og mulighederne i at samarbejde med andre Hvad skal man være opmærksom på i forberedelsen af et samarbejde Processen sådan kommer man i gang tjekliste - samarbejdsaftale
Det juridiske grundlag I en udbudsproces kan ordregiver ikke stille krav om, at ansøgere eller tilbudsgivere skal antage en bestemt retlig form Der er således som udgangspunkt ingen grænser for, på hvilken måde mindre virksomheder går sammen om at afgive tilbud på en opgave
Potentialet og mulighederne i at samarbejde med andre
Hvad skal man være opmærksom på i forberedelsen af et samarbejde
Processen sådan kommer man i gang tjekliste samarbejdsaftale - Analyse: Hvordan ser det fremtidige forretningsområde ud? krav udvikling Interne overvejelser: Vil vi tilpasse os ændringerne? SWAT Analyse af virksomheden og dens muligheder (partnere) Eksterne handlinger: Målsætning opstartsdialog evaluering Fælles strategi udarbejdes: Vision for samarbejdet Målsætning Tidsplan fra opstart til deltagelse i udbud Økonomi for samarbejdet, herunder:
Økonomi for opstartsfasen / forberedelse af samarbejdet, herunder vedståelsesgarantier Økonomi for samarbejdet når dette opstartes (fra første bud og fremadrettet) Rollefordeling før under og efter udbudsprocessen forpligtelser - ansvar Øvrige ressourcer til rådighed personale udstyr mv. Forslag til struktur i samarbejdet (styregruppe sekretariat ) Ændringer misligholdelse af samarbejdet udtrædelse sanktioner økonomiske, risiko mv. Den endelige beslutning kan tages: Er der fortsat enighed kan en samarbejdsaftale udarbejdes.
Hvad koster en typisk udbudsproces i tid og ressourcer ved ekstern hjælp: Gennemlæsning af udbudsmateriale Udfærdigelse af spørgsmål Medvirken ved tilbudsskrivning, tilbudsdisposition Kvalitetssikring af tilbud 7-9 timer ved deltagelse i udbud første gang (8-10.000 kr.) 4-5 timer ved deltagelse i udbud anden gang (5-8.000 kr.) 2-3 timer ved deltagelse i udbud tredje gang (3-5.000 kr.)