Referat 8. sept 2014 12.30 14.00 Næste møde: 18. nov, 12.30 14.00 Holstebro
Dagsorden 1. Hvad arbejdes der på regionalt 2. Forbedringsønsker mm 3. Fif: 1. Ændring af skriftstørrelse i e-dok 2. Få øverste bjælke til at blive på plads når man skriver 3. Kan man have 2 skærmbilleder e-dok og word på skærmen Samtidig? 4. Findes der en funktionsbeskrivelse for e-dok nøgle personer. 5. Nummerering af dokumenter og HEV-Fælles 6. Kort gennemgang af den sidste opdatering. 7. Stikprøveundersøgelse af slutbrugerens erfaringer med e-dok 8. Hvad rører sig hos e-dok nøglepersoner 9. Kl 13.30 fælles med kvalitetskoordinatorer.
2. Forbedringsønsker mm Liste er oprettet under hjælp, der er mange ønsker lige nu. Netværket af e-dok koordinatorer gennemgår listen og prioriterer. Beslutning tages af den regionale styregruppe. Beskrivelse af procedure for ændringsønsker findes i e-dok 1.8.11. Ændringsønsker for e-dok, regional instruks
Der er foretaget nogle små rettelser i manualen: Manual for Redaktørmiljøet, samt udarbejdet en ny minivejledning til oprettelse af ankerlinks. Begge manualer er at finde under Hjælp på e-dok.
Alle medarbejde skal følge denne vejledning Har du et e-dok spørgsmål eller på anden måde brug for e-dok support skal du: Henvende dig til nærmeste e-dok Superbruger i afdelingen Kan superbrugeren ikke løse problemet, går denne til afdelingens e- Dok nøgleperson Kan afdelingens e-dok nøgleperson ikke løse problemet, går denne til hospitalets e-dok koordinator Kan hospitalets e-dok koordinator ikke løse problemet, må de indberette en Service Desk sag vedr. e-dok support Der er på nuværende tidspunkt 2 hospitalskoordinatorer i HEV: Bente Fruergaard, KBA bente.fruerggard@vest.rm.dk Dorthe Hansen, Kvalitet og Udvikling dorthe.hansen@vest.rm.dk Du kan også skrive til edok@vest.rm.dk
Hvorfor sendes dokumenter der er distribueret til distribution igen? F.eks. Versionsstyring af filer, eller Pt. sikkerhed og DDKM? Vær opmærksom på, at dokumenter, der har været distriueret én gang ikke kommer på Min side igen. Der vil komme en mail med besked om revision. Vær opmærksom på om jeres afdelinger har accepteret 2.11.6, så alle oplysninger vedr transfusion er tilgængelige. Der er linket til sundhedsstyrelsens hjemmeside, hvor den nye retningslinje for indikation for transfusion ligger og hvor der findes en quickguide. Kan tekst fra dokumenter i LibreOffice kopieres / konverteres til e-dok? Det vides ikke, men der forventes, at være færre problemer end nuværende.
Spørgsmål til Symfoni: Jeg har et spørgsmål vedr. læsekvitteringsfunktionen. Hvis man vil sende et dokument fra en ekstern udgiver til læsekvittering, er det så korrekt at man ikke har mulighed for at sætte en frist (dato) for hvornår der skal læsekvitteres? Jeg har testet i sandkassen og læst i manualerne, men det ser ud som om man kun kan sætte en tidsfrist på, når det er egne dokumenter - eller? Svaret jeg modtog i dag: Det er korrekt.
Symfoni har nu opdaget en bug ved den nye editor, der blandt andet bevirker at nye ankerlinks ikke altid fungerer. Der er derfor lavet en rettelse, der afhjælper problemet som overføres til drift på mandag d. 8. sept). Mandag d. 8. sept kl 10: Symfoni arbejder i øjeblikket på at teste om deres rettelser virker efter hensigten, således at vi er sikre på at alle fejl rettes. De er opmærksomme på både formateringsfejl og problemer med ankerlinks. Det vil være en rettelse der virker fremadrettet og jeg har derfor tilrettet en del af de fejl der er sket manuelt i weekenden og her til morgen, men vil også gerne bede om Jeres hjælp dertil. Hvis I oplever at der stadig er nogle af Jeres dokumenter der ser mærkelige ud, fordi formateringen er forsvundet er der desværre ikke anden udvej end at tilrette dette manuelt enten at I selv finder en måde at tilrette eller I må henvende jer til Dorthe Hansen eller Bente Fruergaard. 1. Bemærk, at kladder oprettet i perioden fra 18. aug til nu kan have denne fejl.
I må pulle alle de dokumenter, I kan finde under Gør gældende for. Husk når I søger, at rette gældende for feltet. Regionen arbejder med at revidere nogle dokumenter, jeg ikke har kunnet distribuere videre til afdelingerne. De fleste er netop blevet distribueret til mig!
3. Fif 1. Ændring af skriftstørrelse i e-dok 1. Anvend viskelæder-ikonet til at fjerne gammel formatering i teksten. 2. Få øverste bjælke til at blive på plads når man skriver. 1. Anvend maximer/minimer ikonet. F11 gør arbejdsfeltet større. 3. Kan man have 2 skærmbilleder e-dok og word på skærmen Samtidig? 1. Ja.
4. Findes der en funktionsbeskrivelse for e-dok nøgle personer. Svar: kan ikke findes på nuværende tidspunkt. 1. Tages op på det kommende styregruppemøde i Vest. 5. Nummerering af dokumenter og HEV-Fælles. Skal fortsætte/ikke fortsætte skal jeg fortsætte med nummerering af HEV-Fælles dokumenterne? Skal jeg fremskynde revisionsproces, så vi får distribueret dokumenterne? 1. Blandt e-dok nøglepersoner er der blandede tilbagemelding om HEV-Fælles skal fortsætte med nummerering eller ej. Det er OK, at Dorthe fortsætter med nummerering. Revision af HEV-Fælles dokumenter bør ikke fremskyndes, men følge den naturlige kadence. 2. Kan man se lokale tilføjelser på manuelt arkiverede dokumenter? Ja, forklaring følger her. I "Eksterne udgivere" / "Dokumenter" og "Arkiv" kan du vælge et dokument - og se hvilke lokale tilføjelser der var gældende - og dermed hvordan dokumentet så ud på en valgt dato. (se desuden de næste slides)
I Eksterne udgivere kan du se en kolonne... der viser ikon hvis der er historiske lokale tilføjelser.
og disse har så et ekstra punkt i menuen "Lokale tilføjelser" - som viser en liste over disse (bemærk Historik i den lille menu der er udfoldet).
6. Kort gennemgang af den sidste opdatering. Bedre browserunderstøttelse og editor Fuld understøttelse af alle browsere fra Internet Explorer 8 og fremefter. Dette betyder blandt andet, at alle funktoner virker i alle browsere (eksempelvis kunne man ikke håndtere bogmærker/ankerlinks i Chrome før det kan man efter opdateringen). Ved indsættelse af tekst fra Word, konverteres der til noget mere robust kode (HTML), som derved giver færre fejl. Tabulator-tasten kan anvendes til nyt indryk i punktlister. De gule bogmærker/ankerlinks bliver til røde flag. Rettelser og småforbedringer Oprettelsesdato vises for opgaver på Min side. Bekræftelse ved udførelse af funktioner i redaktørmiljøet. Ved manuel arkivering af et dokument skal årsag angives. Når et distribueret dokument arkiveres (manuelt), adviseres alle afdelinger, som dokumentet gælder for. Fejl i tooltip under funktionen papirlokation (redaktørmiljøet) Nærmere beskrivelse af fejl: Der er en fejl i tooltip (hjælpetekst der fremkommer ved mouseover) i forbindelse med anvendelse af funktionen papirlokation i redaktørmiljøet. Fejl i søgefunktionen i e-dok Nærmere beskrivelse af fejl: Hvis man søger i egen dokumentsamling og dernæst vælger at søge i en anden dokumentsamling (kan være fra andet hospital eller afdeling), er det ikke muligt at gå tilbage igen til egen dokumentsamling og folde denne ud. En midlertidig fejl i systemet gør, at man skal logge helt af og på igen for påny, at få adgang til at åbne og folde egen dokumentsamling ud igen. Fejl i kvalitetsstandarder (redaktørmiljøet) Nærmere beskrivelse af fejl: Overblik over kvalitetsstandarder åbner "ikke udfyldt"-mappen, hver gang en anden mappe åbnes. Vil man se overblik over hvilke PRI man har til de enkelte kvalitetsstandarder, åbner ikke udfyldt mappen, med alle dem der ikke er udfyldt standard på, hver gang man åbner én af de andre mapper med udfyldt standard.
7. Stikprøveundersøgelse af slutbrugerens erfaringer med e-dok I vælger 5 SLUTbrugere ud pr. afdeling og beder dem udfylde skemaet er det OK? Det aftales, at e-dok nøglepersonerne sender skemaer ind til Dorthe Hansen nøglepersonerne bestemmer selv, hvordan de indsamler oplysninger. Hver afdeling samler prioriteringer i et skema ud fra de områder, der er de tydeligste udviklingspotentialer set fra SLUTbrugerens synsvinkel I sender de udfyldte skemaer til Dorthe.hansen@vest.rm.dk senest den 8. oktober. Eller til Dorthe Hansen, Kvalitet og Udvikling, Holstebro
8. Hvad rører sig hos e-dok nøglepersoner læsekvitteringsstatus: mulighed for at se hvornår man senest har sendt læsekvittering ud læsekvitteringsstatus: kunne se, om man tidligere har besluttet, at dokumentet ikke skal til læsekvittering Fif: stå i dokumenter, gå i Funktioner, min side for eks.vis ledelsen: så kommer frem, hvad der afventer for personen Næste møde: 18. nov, 12.30 14.00 Holstebro PS: der er 3 slide mere
Fælles mellem e-dok nøglepersoner og kvalitetskoordinatorer EPJ og link til e-dok: Lige nu samler KIT lister ind fra afdelingerne over hvor de har links på, mhp. oprydning og opdatering. Hvis det er speciale specifikke SFI, som lukkes ved flytning af patient fra afsnit, sættes links på med lokal tilføjelser, ellers bliver det udelukkende HEV eller RM links der kommer på og personalet må selv klikke i e- Dok for at se egne lokale tilføjelser. For nuværende anbefales nøglepersoner at abonnere på dokumenter f.eks fra Hospitalsapoteket i Midt. Vedkommende må så være opmærksom på, hvornår det er i.v vejledninger, der revideres/oprettes/lukkes og få link i EPJ efterfølgende tilrettet. KIT kan ikke have overblik over reviderede/nye dokumenter.
Fælles mellem e-dok nøglepersoner og kvalitetskoordinatorer Tilgængelighed af dokumenter gældende for afdelinger på flere hospitaler Det regionale e-dok netværk arbejder på at få speciale - dokumenter i regional dokumentsamling. Det fungerer godt med hygiejnedokumenterne, mens det er svært at vide hvilke dokumenter der gælder for en selv, når de ligger i afdelingsdokumentsamlinger rundt omkring. Eksempelvis er det svært at vide hvilke dokumenter i Blodcenter Midt, der bør være gældende, Det samme gør sig gældende for gynækologiske/obstetriske dokumenter, rtg, teknik/medicoteknik mm. Vi lægger op til, at specialeråd/interessenter skal høres, om de ønsker flytning. Fordele: Dokumenterne distribueres ad sædvanlig vej Relevante afdelinger får kendskab til dokumenter, både ved revision og ved oprettelse af nye dokumenter
Fælles mellem e-dok nøglepersoner og kvalitetskoordinatorer Udskydelse af publicering Et ønske fra hospitalsapotekerne og KBA, som sikkert får mulighed for at teste funktionaliteten Giver mulighed for: Læsekvittere inden publicering Sætte en publiceringsdato på. F.eks hvis en lov træder i kraft 1. jan kan dokumentet sættes til at blive publiceret 1. jan, men er blevet ledelsesgodkendt inden og der er læsekvitteret.