Stillingsbeskrivelse for sekretariatschef Bibliotekarforbundet Arbejdsopgaver og ansvarsområder Sekretariatschefen skal med ansvar over for formand og hovedbestyrelse varetage den daglige ledelse og drift af sekretariatet. Herudover være ansvarlig for forbundets økonomi. Vi er en organisation i udvikling, så derfor vil opgaver og ansvar løbende ændre sig. Vi forventer en sekretariatschef der er bevidst om sit lederskab, har analytiske kompetencer og en åben ledelsesstil i tæt dialog med hovedbestyrelsen og sekretariat. Åbenhed, evne til dialog og situationsfornemmelse samt politisk tæft og gennemslagskraft er nøgleordene. En chef, der kan kvalificere, kommunikere og facilitere vores strategiske beslutninger og bringe dem til live via effektive projekter. Ledelsen sker i tæt samarbejde med afdelingslederne, og ledelsesteamet fastsætter sekretariatets interne arbejdsfordeling. Sekretariatschefen har endvidere følgende overordnede kerneopgaver og driftsopgaver: Implementering af strategier og programmer fastlagt af generalforsamling og hovedbestyrelse Princip og arbejdsprogram samt programmer m.v. for enkeltområder Årshjul, planlægning og opfølgning Prioritering af ressourcer, udvikling i forbundet Sikre at forbundets samlede ressourcer varetages så optimalt som muligt under hensyntagen til daglig drift og de politiske prioriteringer Være ansvarlig for afholdelse af koordineringsmøder, ledermøder, samarbejdsudvalgsmøder, møder i sikkerhedsorganisation samt andre møder efter behov Overordnet styring af økonomi og budgetlægning Bogføring, udarbejdelse af regnskab m.v. varetages af Shared Service Center (SSC) Opfølgning og udvikling af leverancer Overordnet IT-ansvar IT-driften er placeret i SSC Sikre at it-driften lever op til BFs mål og krav Overordnet personaleledelse, herunder sikring af effektivitet og kompetenceudvikling Ansvarlig for ledermøder og samarbejdsudvalgsmøder Kompetence til at ansætte og afskedige Fokus på arbejdsgange og effektivitet Gennemføre lederudviklingssamtaler Afdelingslederne varetager daglig personaleledelse, herunder MUS-samtaler Betjening af hovedbestyrelse (HB), forretningsudvalg (FU) og formand Sparring med formand, HB og FU, herunder sekretær Deltager i HB- og FU-møder
Medvirken til udarbejdelse af langsigtede visioner og planer og ansvar for gennemførelse af disse Ansvar for udarbejdelse af diverse politiske oplæg Interessentvaretagelse på ikke-politisk niveau Repræsentere forbundets interesser overfor nøgleinteressenter på embedsmandsniveau, bl.a. ved deltagelse i direktørmøder i Akademikerne (AC) Interessevaretagelse overfor andre samarbejdspartnere og interessenter. Repræsentere BF i Service 2 (forsikringer) Ansvarlig for samarbejdet i Akademikerhuset Deltage i Direktørmøder i huset Deltage i Koordineringsteam vedrørende Shared Service Center (SSC)
Bibliotekarforbundets organisation Organisationen består pr. 1. januar 2016 af 12 medarbejdere, inklusiv sekretariatschefen. Hertil kommer studentermedhjælpere Sekretariat (Formand), Sekretariatschef, Chefsekretær Herudover 2 afdelinger: Forhandlingsafdeling og Kompetence (Forhandlings- og kompetencechefen) 4 forhandling, 1 karriere, 1 arrangement Kommunikation og Redaktion (Kommunikationschefen/redaktøren) 1 kommunikation, 1 journalist I Akademikerhuset findes: Shared Service Center (SSC) Administrative opgaver, som BF skal have varetaget, ligger hos DM i et Shared Service Center, der varetager økonomi og regnskab, IT, medlemsfunktion, samt arrangementsfunktion BF har virksomhedsoverdraget 3 medarbejdere hertil. Endvidere er placeret 1 HK-medarbejder (finansieret ½ - ½ af BF og DM). I Akademikerhuset findes også mødelokaler, reception og kantine samt rengøring. Sekretariatschefen indgår i Koordineringsteam vedr. SSC samt deltager i sekretariatschef-/direktørmøder i Akademikerhuset. Bibliotekarforbundets politiske organisation Generalforsamling (øverste besluttende myndighed). Afholdes hvert andet år (lige årstal). Hovedbestyrelse (HB): Formand + 10 medlemmer + studenterobservatør og medarbejderobservatør Op til 11 møder årligt Formanden er fuldtidsfrikøbt. Forretningsudvalg (FU): Formand, 3 medlemmer, udpeget af HB Op til 11 møder årligt Faggrupper (selvstændige foreninger): http://bf.dk/arrangementerognetvaerk/faggrupperny Ansættelsesgrupper (del af BF-organisationen): http://bf.dk/arrangementerognetvaerk/ansaettelsesgrupper TR-kollegier og TR-netværk Der er mulighed for ad-hoc netværk (udviklingsområde) Øvrige oplysninger Bibliotekarforbundet kaldes også for BF, Forbundet for informationsspecialister og kulturformidlere. Hovedorganisation
Bibliotekarforbundet har Akademikerne (AC) som hovedorganisation. De 6: BF deltager i AC som en del af Fællesrepræsentation De 6, hvori også indgår Dansk Psykologforening (DP), Bibliotekarforbundet (BF), Tandlægeforeningen (TF), Dansk Kiropraktor Forening (DKF); Dansk Mejeriingeniørforening (DMIF) og Foreningen af Kliniske Diætister (FaKD) BF har p.t den politiske post som medlem af Forhandlingsudvalget for den offentlige sektor FHO) på vegne af De 6 i AC. DP varetager bestyrelsesposten. Pensionsselskab: PFA-Pension A-Kasse: Akademikernes A-kasse (AKA) Medlemstal BF har ca. 4.500 medlemmer, der fordeler sig indenfor: 2000 i kommuner 800 i staten 400 i den private sektor 240 ledige Derudover organiserer vi også indenfor regioner, Grønland samt passive i form af bl.a. studerende og pensionister. Uddannelsessteder: Medlemmerne uddannes primært fra: KU, Det Informationsvidenskabelige Akademi (IVA) IVA har siden 1998 været en forskningsbaseret videregående uddannelsesinstitution, der uddanner bachelorer, bibliotekar DB er, og kandidater m.v. Bachelorer i Biblioteks- og informationsvidenskab (BSC i Biblioteks- og informationsvidenskab) 3-årig Bibliotekar DB (3-årig bachelor + ½ års erhvervsrettet modul) Cand.scient.bibl (Candidatus scientiae bibliothecariae) (2-årig kandidatuddannelse) Ph.D. er 3 årig uddannelse Masteruddannelser og diplomuddannelser Indtil 1998 var uddannelsen ved Danmarks Biblioteksskole (nu IVA) en 4-årig mellemlang uddannelse - også med titlen Bibliotekar DB. Syddansk Universitet SDU startede 2009 en ny bacheloruddannelse i bibliotekskundskab og videnskommunikation Bachelor i Bibliotekskundskab og videnskommunikation IT-Universitet For kandidater fra IT-universitet, der har en bachelor-uddannelse fra Danmarks Biblioteksskole/IVA er Bibliotekarforbundet forhandlingsberettiget organisation. Frit-valgs-aftale med DM (Dansk Magisterforening) Siden 2005 har Bibliotekarforbundet og DM haft en såkaldt fritvalgs-aftale, hvilket betyder at BF også optager cand.mag. er m.v. Organisationsprocent: BF organiserer ca. 90 % af alle offentligt ansatte biblioteker Knap 50 % af privatansatte medlemmer
Knap 50 % af de studerende på IVA og SDU. Interessevaretagelse: BF er en organisation, der bl.a. har interessenter inden for følgende områder: - Folkebiblioteker, Uddannelsesbiblioteker og Forskningsbiblioteker - Biblioteksorganisationer (Danmarks Biblioteksforening, Bibliotekschefforeningen, Børne- og Kulturchefforeningen, Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker, Kulturstyrelsen, KL) - Uddannelsesområdet (IVA og SDU) - PFA - AKA Akademikernes A-kasse - Akademikerne - Andre faglige interesseorganisationer Initiativer for fremtiden Ny tilpasning: Outsourcet back-office funktioner/administration, inklusive virksomhedsoverdragelse af 3 medarbejdere, pr. 1.1.2016. Flytter til ny adresse (bor til leje i Akademikerhuset - udlejet nuværende adresse til DM) Forbereder diskussion om ny politisk organisation Forbereder kontingentdrøftelse Roller og samarbejde mellem HB og Sekretariatet Nyt Princip- og arbejdsprogram skal udarbejdes strategi, tilpasning til den aktuelle virkelighed og BF s hovedprioriteringer