Kom godt i gang med Bogføring

Kom godt i gang med Bogføring Dette hæfte giver en introduktion til Bogføring. Yderligere informationer samt anvisninger på håndteringer af forskellige emner vedrørende bogføring kan du finde på landscentrets hjemmeside, under DLBR IT Økonomi. Du kan finde yderligere oplysninger på www.dlbr.dk/it Udgivet September 2006 Redigeret November 2010 Redaktør Tryk Udgiver Videncentret for Landbrug Videncentret for Landbrug Videncentret for Landbrug, Økonomi

Kom godt i gang med Bogføring Brugervejledning Indholdsfortegnelse Oprettelse... 5 Medlemsoplysninger... 6 Dataudveksling... 7 Tabeller, konti... 8 Betalingsarter... 9 Kontokoblinger... 10 Bogføring... 12 Bankdata overførsel til Bogføring... 15 Eksport af data fra netbank... 15 Før der indlæses data... 15 Indlæs bankdata... 15 Første gang der indlæses bankdata... 15 Bankkonto... 16 Banknavn... 16 Bankkonto... 16 Søg fil... 17 Vis/skjul opsætning... 17 Kontonummertildeling... 17 Lav din egen bankopsætning... 18 Afstem data... 20 Låste data... 20 Status- og efterposteringer... 21 Periodeopgørelse... 22 Udskrift Momsopgørelse... 23 Taster... 24 Funktionstaster... 24 Genvejstaster... 25 3

Kom godt i gang med Bogføring Brugervejledning 4

Kom godt i gang med Bogføring Oprettelse Oprettelse Det første billede du møder, når du starter DLBR IT (PC programmerne), er Menubilledet, hvor du kan oprette dig selv som medlem og bruger samt vælge fagområde. Du opretter medlem og bruger via Redigér. Vælg opret - redigér medlem. I Medlem indtastes dine oplysninger herunder kreds-, plan- og ejendomsnummer. Hvis du ikke kender disse, kontakt da dit regnskabskontor. Vælg Bruger og Medlem i de hvide combobokse. Når du har valgt medlem og bruger vælges Økonomi i venstre side af billedet eller via Hovedmenu - Økonomi. 5

Kom godt i gang med Budget Medlemsoplysninger Medlemsoplysninger Vælg primomåned for regnskabsåret og momsprincip. Ønsker du senere at ændre momsprincip gøres dette under det lodrette faneblad, Tabeller og vandrette faneblad, Steder. Har du programmet Fakturering indberettes kontotype og kontonummer. Hvis SE-nummer mangler. Vælg Hovedmenu Redigér/opret bruger. Indtast SE-nummer på sidste linie. Det samme gælder for kreds-, plan- og ejendomsnummer 6

Kom godt i gang med Bogføring Dataudveksling Dataudveksling Fanebladene Udlæs data/indlæs data (under det lodrette faneblad Ejendom) bruges, når du skal udveksle data f.eks. med regnskabskontoret. Når du skal indlæse data vælg da først, hvor der skal indlæses fra. Klik på Indhold. Programmet undersøger nu, hvad der findes af data, og felterne ud for de fundne data bliver hvide. Sæt markering ud for de data, der ønskes indlæst. Når du skal udlæse data, kan du klikke på vælg. Her kan du se, hvilke data der findes og markere, hvad der skal udlæses. Hvis du ønsker en sikkerhedskopi af alle dine økonomidata, skal du under Udlæs data sætte markering i Hele økonomidatabasen. Ved at klikke i vælg/vis perioder kan du se, hvilke data der findes og her markere, hvad der skal udlæses. 7

Kom godt i gang med Bogføring Tabeller, konti Tabeller, konti I tabeller findes bl.a. Konti. Det er her du udpeger konti, du vil anvende. Som udgangspunkt er det en god ide at få regnskabskontoret til at sende en diskette med de konti, de normalt bruger til dit regnskab. Du skal stå i Viser alle, hvis du vil se, hvilke konti, der findes. Du skifter imellem Viser alle og Viser udvalgte med t. Sæt markøren på den konto, du vil tilvælge og tilføj den med b + E. Når du tilvælger en konto, kommer der en markering under Tilvalgt. Brug t til at skifte mellem Viser alle og Viser udvalgte. Hvis du vil ændre teksten på kontoen, brug b + R. Under rediger konto findes også Forvalg og Åbningskoder. Ret kun i disse efter aftale med regnskabskontoret. Opbygning af kontoplanen kaldes et træ. Du kan bruge x/z til at folde træet ud og ind. 8

Kom godt i gang med Bogføring Tabeller, konti Betalingsarter Før du kan starte Bogføring, skal der oprettes betalingsarter. De konti, hvor dine betalinger normalt hæves fra/indsættes (kassekreditten, kassen mv.), tildeles en betalingsart. Betalingsarten oprettes med primodato for måned, hvor du vil starte dine registreringer, f.eks. 01-01-2005. 9

Kom godt i gang med Bogføring Kontokoblinger Kontokoblinger Kontokoblinger er en hjælpefacilitet under kontering af f.eks. el. Har du tilvalgt kontokoblingen til konto 4588 00 (under fanebladet Tabeller og Kontokoblinger), bliver afgiften automatisk konteret, når du anvender konto 4588 00. Koblingerne aktiveres, når der indtastes i et af følgende felter: Kontonummer Kvantum 1 Kvantum 2 Beløb. Hvis kontokoblingen aktiveres igen, bliver allerede dannede linier ikke slettet automatisk det skal gøres manuelt med ctrl+d. Ved overførsel af bankdata, er det muligt at påsætte kontonumre automatisk. Men kontokoblinger aktiveres ikke under indlæsning af bankdata. Først bagefter, når der tastes i et af ovenstående felter. Til bilag som elregninger, lån og løn, der altid skal konteres ud på flere konti, kan du lave/tilvælge en kontokobling. På landsniveau er der lavet kontokoblinger til bl.a. el og løn. Disse kan tilvælges under Tabeller - Kontokoblinger. Til lån skal du selv oprette kontokoblingen. 10

Kom godt i gang med Bogføring Kontokoblinger Her er vist kontokoblingen for konto 4588 00. Når denne bruges i bogføring i perioden 1/1 31/12 2005 vil der blive omposteret 0,10 kr./kwh til konto 8423 34, 0,5560 kr. (kwh til konto 8423 20 og -0,6560 kr./kwh til konto 4588 80). Husk at kwh skal indtastes i kvantum 1. Når der udsendes ændringer til f.eks. afgiftssatser, skal du vælge basisværdi (b + B) på den pågældende kontokobling, før ændringen slår igennem. 11

Kom godt i gang med Bogføring Kontokoblinger Bogføring Bogføring Skærmbilledet er bygget op som en almindelig kassebog, men derudover kan du tilføje andre oplysninger. Bl.a. Produktionsgren og Høstår, så du kan se det økonomiske resultat for f.eks. vårbyggen. I Type skrives betalingsarten. Dvs. hvor pengene er indsat/hævet. Du kan lave forslag til feltet, så det altid er udfyldt med f.eks. 2. Dette gøres under Funktioner. Kom godt i gang med Bogføring Bogføring Du kan søge kontonumre med o. Skriv sv i tekst og tryk o så kommer de konti som starter med sv. Bruges?sv vises alle konti, hvor teksten indeholder sv. Skriv 4000 i konto og tryk o, så vises konti i det interval, der indeholder konto 4000 00. Det er ikke nødvendigt at påsætte kontonumre i Bogføring. Posteringer skal blot indeholde dato, tekst og beløb. Det er altså muligt at indtaste bilag, selvom man er i tvivl om hvilket kontonummer, der skal anvendes. Konteringen skal dog foretages før eller siden af enten landmanden eller regnskabskontoret inden posteringerne overføres til Ø90. Det er muligt at udlæse poster med og uden kontonumre. Nederst i billedet kan du følge saldi på check, bilag og betalingsarter. Du vælger selv hvilke betalingsarter, der skal vises ved at dobbeltklikke og vælge. 12

Kom godt i gang med Bogføring Kontokoblinger Når du er færdig med en måneds registrering, skal du afstemme data (b + A), checke at saldi stemmer og derefter låse perioden. Når du har låst, kan du ikke rette i det indtastede, men du kan lave rettelses- eller omposteringer. Stemmer kassekreditten ikke, kan du få vist et kontoudtog på skærmen. Klik på og vælg kontoudtog, periode og betalingsart. Klik Vis udskrift. Alle kolonner kan sorteres i dato-, alfabetisk eller nummerorden. Klik en gang på kolonneoverskriften f.eks. Konto. I registreringsbilledet kan du bruge y, w, x, z, e og v til at flytte mellem felterne. Du kan flytte rundt på kolonner og ændre bredde i selve bogføringsbilledet ved hjælp af musen. Sæt markøren på Konto og hold venstre musetast nede og træk kolonnen derhen, hvor du vil have den og slip. Bredden ændres ved at sætte markøren på den lodrette streg mellem to kolonner. Når markøren bliver til to pile, holdes musetasten nede. Træk til den ønskede bredde. Der er på landsniveau lavet seks forslag til opsætning af skærmbilledet. Du kan vælge mellem disse eller lave dine egne opsætninger. Vil du selv lave en skærmbilledopsætning, vælg Opsætning og Rediger. Har du sat markering i Overspringsfelt, vises feltet i skærmbilledet, men det springes over, når du taster. 13

Kom godt i gang med Bogføring Kontokoblinger Bogføring I Arbejdsblokopsætningen kan du også under Nøgletal til- /fravælge visning af saldi på check, bilag og betalingsarter. Husk! Når du har lavet din egen opsætning, skal den gemmes. Luk Arbejdsblokopsætningen, vælg igen Opsætning og Gem som. Felter med nøgle (f.eks. Type) kan ikke fravælges. Hvis alle betalinger kører på samme betalingsart, så forvælg betalingsarten under Funktioner og vælg overspring på feltet Type i arbejdsblokopsætningen. 14

Kom godt i gang med Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Posteringer fra en netbank kan overføres til DLBR Bogføring. Det eneste krav er, at det fra din netbank er muligt at eksportere/udlæse/udskrive kontoudtoget til en fil og overføre filen til din pc. Eksport af data fra netbank For at udnytte faciliteten er det nødvendigt, at netbanken kan eksportere/udlæse data til en fil. Det sker som regel til en excellignende fil eller csv-fil (kommasepareret fil). Gem datafilen på pc en f.eks. under c:\bankdata\ eller en anden mappe. Der er selvsagt forskel på netbanker, men ikke mere end at logikken og opbygningen er stort set den samme, og de fleste netbanker har en eksportfunktion. Før der indlæses data Start med at oprette den eller de betalingsarter, der skal indlæses poster til. Det kan eksempelvis være en kassekredit. Vælg den lodrette fane Tabeller og den vandrette fane Betalingsarter. Opret nu den eller de relevante betalingsarter ved at trykke b+ R. Er der allerede oprettet de betalingsarter du ønsker at indlæse data til, skal de ikke oprettes igen. Vend tilbage til Kasseregistrering. Indlæs bankdata Funktionen indlæs bankdata findes i bogføring. Vælg Funktioner og Indlæs bankdata eller højreklik med musen og vælg Indlæs bankdata menupunkt. Bankdata kan også indlæse under fanen Ejendom Indlæs Data. Første gang der indlæses bankdata For at BEDRIFTSLØSNINGs kasseregistrering kan indlæse bankdata, skal der foretages lidt opsætning. Hovedbillede for indlæsning af bankdata 15

Kom godt i gang med Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Bankkonto For at kunne indlæse data er det nødvendigt at oprette betalingsarter til de bankkonti, der skal indlæses data fra. En konto i banken svarer således til en betalingsart i DLBR Bogføring. Opret nu den bankkonto, der skal indlæses fra. Opret kontoopsætning Vælg [rediger] og derefter [ny]. Indtast dit kontonummer i banken, navngiv kontoen (f.eks. kassekredit) og angiv en betalingsart. Skal der indlæses data fra mere end en bankkonto, skal de øvrige oprettes på samme måde. Opret/rediger dialog Slet kontoopsætning Hvis en konto ikke længere skal bruges, kan den slettes under rediger kontoopsætning. Banknavn Da der er forskelle mellem netbanker, er der også forskel på, hvordan de udlæste data ser ud. Der er derfor lavet en række standarder for de største banker bl.a. Danske Bank, Nordea, BG Bank, Nykredit Bank m.fl. Det er desuden muligt at oprette sine egne banker, der efterfølgende kan vælges. Vælg banknavn 16

Kom godt i gang med Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Søg fil Her vælges den fil, der skal indlæses, efter den er eksporteret fra netbanken. Det kunne være fra mappen c:\bankdata\. Husk at vælge den rigtige fil hvis der ligger flere i samme mappe. Kig på datoen for at se hvornår filen er gemt. Vælg bankdatafil Vis/skjul opsætning Skjuler/viser detaljerne der bruges til indlæsning af data. Her vises den måde data er opdelt på; datoformater, decimaltegn mv. Visning af opsætningen er kun nødvendig første gang, der skal indlæses fra en ny konto, eller hvis der opstår problemer under indlæsningen så den afbrydes. Kontonummertildeling Funktionen gør det muligt at koble en posteringstekst og et kontonummer sammen. Formålet med denne facilitet er, at næste gang der overføres bankdata genkendes posteringsteksten, og dermed sker påsætning af kontonummer automatisk. Ellers sker indlæsning uden kontonumre, som efterfølgende skal påsættes af landmanden eller kontoret. F9 skifter mellem Vis alle og Vis udvalgte. Vis alle viser alle posteringstekster, der har et kontonummer tilknyttet. Vis udvalgte viser poster, der ikke er tilknyttet et kontonummer. Dialog til kontonummertildeling 17

Kom godt i gang med Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Lav din egen bankopsætning DLBR ØkonomiIT indeholde standarder for de største banker. Hvis din bank ikke er her i blandt, skal du selv oprette en opsætning. Det gør du ved at tilrette de forskellige parametre. Start med at finde den fil du vil indlæse med knappen Søg fil. Tryk derefter på Se fil og udskriv filen herfra. Opfat citationstegn Bruges hvis der er citationstegn om teksten. Det er ikke så almindeligt, men det kan forekomme. Skift fortegn på beløb Det kan forekomme, at data fra bankerne har omvendt fortegn, således at udgifter har positivt fortegn og indtægter negativt, og i den situation skal fortegnet vendes. Afgrænser Afgrænseren er det tegn, der i datafilen skiller søjlerne ad, således at dato og tekst er adskilt. Det er i de fleste tilfælde semikolon, men et par andre tegn er også brugte. De mest almindelige er angivet i rullemenuen. Vælg Andet og skriv afgrænseren hvis den ikke findes i menuen. Vælg afgrænser Datoformat Der er mange måder at skrive en dato på f.eks. to- eller fircifrede årstal, måneden først. Vælg dataformat 18

Kom godt i gang med Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Tusindtalsseparator Tusind kan med tal skrives på et par måder; 1000 eller 1.000. I sidste tilfælde er der en tusindstalsseparator, og den er punktum. Vælg tusindtalsseparator Decimaltegn Det mest almindelige er et komma. I nogle tilfælde anvendes den amerikanske måde, hvor der bruges punktum f.eks. 14.95. Her kan vælges komma eller punktum. Begynd indlæs med Angiver den første linie der skal indlæses. Nogle datafiler, indeholder en såkaldt statuslinie, som beskriver hvad filen indeholder, og det er vigtigt, at denne ikke indlæses. Afslut indlæses med Angiv den sidste linie der skal indlæses. Der tælles nedefra. dvs. 1 betyder at sidste linie medtages. 2 betyder, at nederste linie ikke indlæses. Det kan eksempelvis være, at sidste linie indeholder oplysninger om, hvornår udtrækket er foretaget, og den skal ikke indlæses. Felter til indlæsning Her skal angives, hvilke felter der skal indlæses til kassen. Der tastes 1 under dato, hvis felt 1 er dato-feltet. Gem ændring / slet Har du oprettet din egen bank skal du huske at gemme denne opsætning. Du kan også slette en opsætning du selv har lavet. Standard-bankerne kan ikke slettes. 19

Kom godt i gang med Bogføring Bankdata overførsel til Bogføring Afstemte data Er der afstemte data for den periode, hvor der forsøges overført data til, vil afstemningen falde og data indlæses i perioden. Bemærk desuden at overføres der data til en periode, hvor der i forvejen er posteringer med samme betalingsart, vil disse posteringer blive slettet under indlæsningen. Dette sker for at undgå dobbelt overførsel, hvor samme postering kan findes to eller flere gange. Låste data Det er ikke muligt, at indlæse data i en periode der er låst. I så tilfælde afbrydes indlæsningen og ingen data indlæses. 20

Kom godt i gang med Bogføring Status- og efterposteringer Status- og efterposteringer Du skal starte med at indtaste primostatus. Få evt. hjælp fra regnskabskontoret. Ultimo beregnes automatisk ud fra omsætningen i bogføring, dog skal eventuel besætning og beholdning indtastes ultimo. Vælg kontoen i træet og brug q. Så hopper markøren til indtastningsfeltet i højre side. b + r/s springer til forrige/næste konto. I afskrivning og pristal indtastes procent for hele året uanset periodens længde. Sæt markøren på Omsætning og højreklik. Vælg Omsætningsposteringer, så vises periodens omsætning. Du kan lave efterposteringer til perioden. Vælg linien Efterpostering. Her kan efterposteres private andele, egne produkter og under Andre efterposteringer kan skyldige regninger ved periodens udløb posteres. 21

Kom godt i gang med Bogføring Periodeopgørelse Periodeopgørelse Du kan udskrive en periodeopgørelse, som dannes på baggrund af Status- og efterposteringer. Her kan du sammenligne resultatet med sidste år. Du bestemmer selv, hvor ofte du vil lave en periodeopgørelse. Dog må der ikke laves to perioder i Status- og efterposteringer, som har samme ultimodato (f.eks. aldrig perioden 1/10 31/12 2000 og perioden 1/1 2000 31/12 2000). Her vises som eksempel lidt af periodeopgørelsen. 22

Kom godt i gang med Bogføring Udskrift Momsopgørelse Udskrift Momsopgørelse Momsopgørelsen udskrives pr. SE-nummer. Se-nummeret skal være oplyst, se under Medlemsoplysninger, side 4. Skal momsprincippet ændres, gå til fanebladet Tabeller og Steder. I momsår vælges normalt regnskabsåret. Har du status 1/1 og skal udskrive momsopgørelse for 1/7 30/9 2005 vælges Momsår jan. 2005 og i Momsperiode 3. kvartal. Indberetning for 1. og 2. kvartal vil blive fratrukket momsomsætning for perioden 1/1 30/9 2005. Har du sommerstatus f.eks. 1/7, kan du i stedet vælge Momsår jul. 2005 og i Momsperiode 1. kvartal. Så får du også en momsopgørelse for perioden 1/7 30/9 2005, men her vil ikke være fratrukket indberetninger for tidligere perioder i år 2005. Det er her alene momsomsætning for perioden 1/7 30/9 2005 som medregnes. 23

Kom godt i gang med Bogføring Taster Taster Musen kan bruges overalt, men du kan også bruge tastaturet alene. Funktionaliteten er i det store hele Windows standard med enkelte specielle tilretninger, som gælder for DLBR Økonomi IT. Funktionstaster Markøren er enten en lodret streg, der blinker i feltet, eller en stiplet firkant omkring en knap, et faneblad eller et felt. e (numerisk) springer videre til næste felt. f opdaterer, men bliver stående i feltet. v springer mellem alle felter. Hvis du bliver ved med at tabulere, bevæger markøren sig ud på de vandrette og lodrette faneblade. q -tasten vil i f.eks. budgettet og status flytte markøren fra et område i skærmbilledet til et andet. j+ q flytter markøren tilbage. o, vis muligheder. l er brugervejledningen. b+ r/s skifter til forrige/næste konto. I Kasseregistrering springes til forrige/næste måned. t skifter mellem Viser alle/viser udvalgte, f.eks. ejendoms-/kredskontoplan. j+ t udfolder alle linier i træet. b+ t sammenfolder alle linier i træet. y, w, x og z virker i alle felter i indtastningsbilleder, som f.eks. bogføring og månedsfordelingsbilledet i budgettet. Piletasterne kan også bruges til at åbne og lukke kontoplanen. Bemærk, at der er forskel på de to Enter -taster f og e. 24

Kom godt i gang med Bogføring Genvejstaster Genvejstaster Generelle... b + Slet... D Udskriv... P Fortryd... Z Rediger/opret konto... R Periode... H Bemærkninger, følgebrev... T Klip... X Kopier... C Indsæt... V Produktionsbudget Produktion og forbrug... F Produktionsomfang... O Besætning og forskydning... U Kasse... b + Saldooversigt... E Søg... F Afstem... A Lås... L Indsæt linie... I Likviditets- og driftsbudget Driftskredit... K Budgetoplysninger... B Intern omsætning... I Faktura... b + Kopier fra følgeseddel mv.... K Kopier faktura... A Åben ny, tom faktura mv.... N Rediger/opret kunde... O Rediger/opret produkt... G Kundesaldo... U Vælg lukket faktura... F Indsæt linie... I Tabeller Tilføj... E Basisværdi... B Skjul konto... S 25

Kom godt i gang med Bogføring Genvejstaster Skjul konti... F a + det understregede bogstav, der er vist i menuerne, kan bruges som genvej. 26