Referat af Direktionsmøde d. 4. juli 2018 Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: 9940 3205 Email: ug@adm.aau.dk Øvrige: Afbud: Ulla Gjørling (referent) Thorkild Ærø (pkt. 3), Louise Bredgaard (pkt. 3), Jacob Glensvang (pkt. 4) Sagsnr.: 2017-013-00126 Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave (fra pkt. 3), Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Henrik Pedersen, Lars Hvilsted Rasmussen, Mogens Rysholt Poulsen, Dorte Stigaard Opfølgningsansvar 2. Godkendelse af referat af direktionsmøde den 22. juni 2018 Godkendt. 3. Midtvejsstatus AAU Strategi 2016-21 Prodekan Thorkild Ærø og specialkonsulent Louise Bredgaard deltog under behandling af punktet. LHR Forskning 1.1 - Forskningsgrupper: Pr. 1. juli 2018 er alle forskere tilknyttet en forskningsgruppe; nogle steder er grupperne nyetablerede og andre steder eksisterende de allerede. 1. november 2018 skal forskergrupperne aflevere handleplan for deres forskning. Det er dekanernes ansvar at sikre tilstrækkelige forskningslederkompetencer blandt andet via kompetenceudvikling. 1.2 Prestigefyldte bevillinger: Behov for og eksisterende set-up af forskningsstøtte er afdækket. Der er udpeget/ansat prodekaner for forskning på alle fakulteter, og Strategisk Råd for Forskning og Innovation er etableret og har kørt i ca. 2 år. Prioritering af forskningsstøtteindsatser kan være ressourceudløsende og skal derfor behandles i direktionen på et senere tidspunkt. 1.3 Talentindsatsen: Talentprogrammet er udviklet og implementeret med 28 talenter udpeget via to opslag. Der er desuden etableret et Talentakademi. Som tiltag for at hindre marginalisering af talenterne i fagmiljøerne skal institutledere fungere som mentorer. Dette har flere steder givet udbytte. Direktionen konkluderede, at evalueringen ikke viste meget nyt ift. det, som direktionen tidligere har talt med talenterne om. RA nævnte i tilknytning til talenternes deltagelse i forskerlederuddannelse, at SAMF til november udbyder et kursus i forskningsledelse i samarbejde med Oxford Universitet og Warwick Universitet for forskere inden for det samfundsvidenskabelige felt.
2.1 Tværvidenskabelige forskningsprojekter: Der er udpeget fem tværvidenskabelige projekter, som alle er under iværksættelse. Rekrutteringsudfordringer har tidsforskudt indsatsen. RA - PBL 3.1 PBL udviklingsprojekter: Der er gennemført 20 projekter, som afrapporterede på Undervisningens dag. Næste skridt er formidling via studienævnene. 12 nye udviklingsprojekter afsluttes primo 2019. PBL-forskningsprojektet er igangsat i 2017 og fortsætter til 2020. I efteråret 2018 igangsættes demonstrationsprojektet. 4.1 PBL-principper integreret i kvalitetssikringsindsatsen: Har været udskudt pga. institutionsakkreditering. 5.1 Grundlæggende PBL-principper: Revideres i 2020. 5.2 PBL-læringsmål i alle studieordninger: Indsatsen skal koordineres med digitalisering i alle studieordninger, hvorfor der i sensommeren 2018 laves en plan, som sigter mod nye studieordninger i virkning fra september 2020, hvorfor de skal være færdiggjort i november 2019. 5.3 Systematisk introduktion til PBL for alle studerende: Alle skoler har afrapporteret om deres praksis og principper. PBL-læringsmål i alle studieretninger vil omfatte denne indsats også. 5.4 Nyansatte introduceres til PBL: Alle kompetenceudviklingspolitikker indeholder PBL, og PBL-kompetencer berøres også ved MUS. Der mangler fortsat overblik over fakulteternes systematiske introduktion til alle nyansatte. Portfolieværktøjet er ikke velegnet til at dokumentere undervisernes PBL-kompetencer, hvilket adresseres i det fremtidige arbejde. IA Uddannelse 6.1 Evaluering af uddannelsesportefølje og konsekvensændringer. 6.3 Strategi for rekruttering af fremtidens studerende: Indsatsen er endnu ikke igangsat. Med de mindre ungdomsårgange skal der fokuseres på rekruttering for at holde antallet af førsteprioritetsansøgninger på niveau. 6.4 Status på efter- og videreuddannelse og udvikling af strategi herfor: Indsatsen er igangsat i foråret 2018. 7.1 Institutionsakkreditering og videreudvikling af kvalitetssikringssystemet. Institutionsakkreditering er opnået, og kvalitetssikringssystemet skal nu videreudvikles og justeres. 8.1 Udvikling af strategi for studiemiljø og konkrete indsatser: Studiemiljråd er nedsat og velfungerende. Strategi for studiemiljø er udarbejdet, taskforce-arbejde er tilendebragt og implementering af taskforce-anbefalinger er i gang. Direktionen drøftede effekten af den i STS etablerede analyseenhed (del af strategipuljen 2) og den professionalisering af kvalitetssikringssystemet, som den mere detaljerede dataanalyse bidrager til. Direktion bad i tilknytning hertil om en præsentation af uddannelsesdata og anvendelsen af disse ved Studieservice. Der gennemføres derudover beskæftigelsesindsats på udvalgte uddannelser med høj ledighed, og der gennemføres en række tværgående frafaldsindsatser. Olav Geil bliver ansvarlig prodekan ift. outreach til gymnasierne. DOS Vidensamarbejde 9.1 Vidensamarbejde: Der arbejdes på strategisk stillingtagen til, hvem AAU gerne vil være repræsenteret af i hvilke fora. Man forventer at kunne mappe det i VBN. STS bedes om et oplæg om uddannelsesdata og analyse på direktionsmøde i efteråret 2018.
Yderligere dokumentering af effekt af vidensamarbejde igangsættes nu i samarbejde med SAMF ved Ina Drejers forskningsgruppe. Den virtuelle platform til samarbejde med det omgivende samfund, som ikke tidligere havde opnået finansiering via strategipuljerne, sammenkobles med digitaliseringsindsatsen og forventes kædet sammen i CRM-løsningen til alumne uden yderligere investeringer. Ny model for forskningsstøttet udvikles og forelægges direktionen sammen med principper for central og decentral forskerstøtte senere. 9.2 Iværksætteri: POC-initiativet er igangsat, og blandt ansøgninger af meget høj kvalitet er 7 projekter dags dato tilkendt i alt 3,3 mio. kr. DOS fremsender informationer om de 7 projekter til direktionens medlemmer. Til studenterprogrammet er der modtaget støtte fra Det Obelske Familiefond og Spar Nord Fonden. Der er stor efterspørgsel og forventes 120-140 studenterteams årligt, men det er en udfordring at få fondspengene ud til de studerende pga. hjemmelsspørgsmål. Direktionen besluttede at afsøge muligheden for at anvende Universitetsfonden hertil. Direktionen drøftede desuden at nedsætte en arbejdsgruppe, der på opfordring fra RA skal se på mulighederne for anvendelsen andre typer af indtægter end de gængse fx til uddannelsesrelaterede aktiviteter. Her tænkes fx på donationer, fondsmidler mv. Emnet er desuden adresseret i Danske Universiteter. TÆ Kultur, Identifikation og Kommunikation 10.1 Omdømmeanalysen, som i 2017 gav stor viden om de udfordringer, AAU har, gentages i 2019. I mellemtiden monitoreres på status. Der er sket en forstærkning af public affairs-indsatsen, som skal gøre AAU mere dagsordensættende på den politiske og strategiske bane. En planlagt konference i november om Teknologipagten er et eksempel på resultat af indsatsen. Presseplan er udgivet, der laves medietræning for diverse VIP og ledere herunder også i regi af talentprogrammet og ULD. AAU s medieposition monitoreres via Infomedia. Der er udviklet en kommunikationsstrategi og en kernefortælling, men effekten af begge deles afhænger af følgeskab fra alle enheder. Fremadrettet er fokus på implementering og intern mobilisering. Her forventes etablering af en fælles kommunikationshub for alle kommunikationsmedarbejdere på AAU i regi af organisationsændring af administrationen at få afgørende betydning. PMJ nævnte behovet for at fokusere pressearbejdet væk fra formidling af hjemtag og igangsættelse af projekter over til resultatformidling. Særligt efterspørger han synlighed på diverse elektroniske platforme og magasiner. DOS tilbød at erfaringsudveksle med kommunikationsmedarbejdere om, hvordan medier kan inviteres ind til et gensidigt samarbejde. Afslutningsvis bad direktionen kommunikationsorganisationen hurtigt medvirke til at ændre den interne retorik væk fra dem/os over mod et vi for at skabe en ny sproglig virkelighed. De øverste ledelseslag skal gå forrest men hjælpes på vej af kommunikationsorganisationen. HH Kompetence, organisation og ledelse 11.1 Kompetencestrategi: Strategien er udarbejdet, og kompetenceenheden er etableret. 11.2 Aktivt lederskab og involvering af medarbejdere: Der er lanceret et nyt MUS-koncept. Der arbejdes fremadrettet med Forskerakademiet AAURA samt en række andre indsatser. DOS fremsender information om 7 POC-projekter til direktionens medlemmer. Juristerne i RS afsøger muligheden for anvendelse af Universitetsfonden i forbindelse med midlerne fra Det Obelske Familiefond og Spar Nord Fonden til studenteriværksætteri. AAU Kommunikation følger op på DOS tilbud om at erfaringsudveksle om samarbejde med eksterne medier. AAU Kommunikation bedes komme med et bud på termer/retorik til erstatning for niveau 1-3, inde/ude, centralt/decentralt mv. Dette præsenteres i direktionen, og der følges efterfølgende op i kommunikationshubben.
11.3 Ledelsesudvikling: Der udbydes kurser og kompetenceudvikling af såvel længere som kortere varighed, herunder den årlige lederdag, fyraftensmøder mv. Der er udarbejdet et nyt ledelsesgrundlag, som var udgangspunkt for lederdagen 2017. Onboarding af nye ledere samt ledelsesevaluering er de næste tiltag, lige som det overvejes at etablere et netværk for mellemledere på AAU. Direktionen drøftede MUS-koncepter, herunder personaleansvar, indsigt i medarbejderenes arbejdsopgaver mv. Direktionen besluttede at bede HR komme med et oplæg om MUS-konceptet knyttet an til personaleledelse, økonomiansvar, forskningsgrupper mv. AC Administrativ strategi AC vurderede, at de fem principper for administration er det væsentligste element i den administrative strategi, og at disse skal udbredes mere. En række af de andre indsatser under den administrative strategi glider ind under eksisterende indsatser i Viden for verden. Fx dækkes kompetenceindsatser i den administrative strategi nu af kompetenceindsatserne under 11.1, lige som indsatser vedrørende digitalisering overgår til Digitaliseringsstrategien. Indsatserne i den administrative strategi har omfattet ændret MUS-skema, opmærksomhed på servicekultur, en række afbureaukratiseringstiltag og synliggørelse af muligheder for jobrotation. Direktionen understregede relevansen af jobrotation som middel til at skabe øget forståelse. Ændringen af den administrative organisering og tiltag heri har desuden stor betydning for sammenhængskraften. Der arbejdes på at udvikle et interaktivt organisationsdiagram for at skabe øget forståelse af organisationens opbygning. Hertil understregede direktionen, at man som leder helt entydigt har et ansvar for at sikre, at ens medarbejdere forstår den samlede organisation. HP rejste spørgsmålet om udvikling af en datamanagementstrategi. HP og AC har fælles ansvar for at sætte gang i udviklingen af en sådan. MRP Internationalisering Der er gennemført to runder af Distinguished Professors Programme. Ansøgning til Det Obelske Familiefond om samfinansiering endte desværre med et afslag. Der fremsendes i september 2018 ansøgning til COFUNDS om 20 post-docs. ISU, som nu er etableret og fuldt bemandet, udgiver nyt websted og servicepakker til internationale ansatte den 1. september 2018. Der er nedsat en strategigruppe, som indstiller en internationaliseringshandleplan til direktionens beslutning i oktober 2018. Udmøntningen af handleplanen sker via DSUR og SRFI. Direktionen drøftede rekruttering i Distinguished Professors Programme. Der var enighed om, at man skal rekruttere forskere, som kan løfte det miljø, som de tilgår, og at deltidsansættelser kan være en relevant vej at påbegynde samarbejdet. DOS refererede fra møde i Invest in Aalborg, at man beder medlemmerne herunder AAU - melde ind, hvilke virksomhedstyper man gerne så trukket til Aalborg. HP nævnte her virksomheder inden for feltet robotteknologi og satellitter. PMJ konkluderede, at arbejdet med opfyldelse af strategiens målsætninger er rigtig godt på vej, og at direktionen kan godkende midtvejsstatus som forelagt. De direktionsansvarlige giver udtryk for tillid til hinandens virke i dobbeltrollen, men foreslår, at emnet drøftes på direktionsinternatet i september i forhold til den bevægelse, der er sket, hvor den direktionsansvarlige oplever at blive bedt om ikke blot at have ansvar for udvikling og implementering af et antal af strategiens indsatser, men også forventes fx at have ansvar for HR bedes præsentere MUSkoncept og tanker om gennemførelse for direktionen. HP og AC sætter i fællesskab gang i udviklingen af en datamanagementstrategi.
PBL mere bredt. I diskussionen på det kommende direktionsinternat ønsker direktionen desuden at drøfte mulige løsninger på den dekobling, som er mellem de strategiske råd og de direktionsansvarlige. Fx deltager RA ikke i møder i DSUR, lige som DOS og LHR ikke deltager i møder i SRFI. 4. Tids- og procesplan for den administrative organisationsændring (LUKKET PUNKT) 5. Ny standardformulering i stillingsopslag Direktionen godkendte forslaget til ny standardformulering dog med en tilføjelse at ordet en, således at sætningen lyder: AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen. Direktionen bad HR se på to ting; dels om AAU s formuleringer i stillingsannoncer er køns-biased, og dels hvordan AAU i stillingsannoncer kan beskrive behovet for kompetencer på undervisningssiden. HH vil fremsende de forslag, man har arbejdet med på HUM. Endelig ønskede direktionen at se forslag til nyt standarddesign på stillingsannoncer for øget employer branding. 6. Meddelelser PMJ meddelte: IA meddelte AC meddelte 7. Eventuelt - Bestyrelsesmøde den 26. juni med deltagelse af direktionen: Bestyrelsen gav meget positive tilbagemeldinger på mødet. Der blev taget afsked med Ann-Helen Bay og Jens Kristian Gøtrik, som begge har siddet to perioder. - Strategisk Rammekontrakt er underskrevet af ministeren. - AAU Science and Innovation Hub: Man har i byggeprogrammet grundet ny budgetteringsprincipper identificeret behov for en reduktion i bygningsstørrelse, som AAU ikke kunne acceptere. AAU lægger derfor yderligere 17 mio. i projektet. - SDC: IA har deltaget i bestyrelsesmøde i SDC. Hun beder dekanerne være opmærksom på den nye bygning på campus uden for Beijing, som har fine rammer både ift. undervisning og forskning, og vil kunne anvendes af vores forskere under besøg i Beijing. - Besøg på Beijing Language and Culture University: Universitetet har stærk fokus på sprogindlæring og digitalisering. TECH og HUM opfordres til sammen at se nærmere på det. - AC opfordrede dekanerne melde til at forholde sig til eventuelt fremtidigt behov for færre kvadratmeter i lyset af nedlæggelsen af fakultetskontorerne. Intet at bemærke. HR udarbejder forslag til formuleringer der understreger undervisningskompetencer. Der ses også på køns-bias i opslag. Arbejdet sker i samarbejde med AAU Kommunikation. HH fremsender relevante formuleringer anvendt på HUM.