Modtagelse af ansøgninger for institutionsmedarbejdere på videregående uddannelser 1.0 Modtagerrollen i Administrationsmodulet Forudsætningen for at du kan se og hente ansøgninger i Institutionsmodulet er, at du er oprettet som Modtager i Administrationsmodulet. Det er institutionens administrator for Optagelse.dk, der kan sørge for at du som institutionsmedarbejder får tildelt rollen Modtager. I brugervejledningen til Administrationsmodulet afsnit 2.3 er det beskrevet, hvordan en medarbejder oprettes som Modtager. Se figur 1 der viser redigeringssiden i Administrationsmodulet. Bemærk: Det er vigtigt, at administrator er opmærksom på, at medarbejderne har fået tildelt modtagerrollen til de rigtige institutioner. I de tilfælde hvor der sorterer flere institutioner under den samme moder - institution, kan administratoren vælge rollen Modtager specifikt til en datter -institution, ved at folde institutionslisten ud. Omvendt er det vigtigt at fjerne flueben fra de institutioner medarbejderen ikke skal have modtagerrettigheder på. Figur 1 Tildeling af Modtagerrollen i Administrationsmodulet 1
2.0 Modtagelse af ansøgninger i Institutionsmodulet For at modtage ansøgninger, skal du bruge skærmbilledet til modtagelse af ansøgninger. Som institutionsmedarbejder kommer du ind i skærmbilledet ved først at vælge den institution du vil hente ansøgninger til og derefter klikke på knappen Ansøgninger på forsiden til Institutionsmodulet. Se figur 2. Figur 2 Institutionsmodulets forside 2
Du får nu vist et skærmbillede med en række muligheder for at filtrere på de modtagne ansøgninger. Se figur 3. Bemærk at du nu kan foretage en filtrering inden du vælger ét af fanebladene; Eksisterende, Videregående, Erhverv, Gymnasiale og 10. Klasse. Det kan have stor betydning for den tid, det tager at trække ansøgningerne ind i systemet. Du kan sortere eller filtrere ansøgere på institution og CPR-nummer. Søger du på CPR-nummer skal du indtaste minimum de 4 første cifre på ansøgeren. Du kan også søge på ansøgere, der har afsendt deres ansøgning inden for en defineret periode: Indtast dato i Fra og Til-feltet. Hvis den valgte institution er en hovedinstitution med afdelinger, vil du se alle ansøgninger på hovedinstitution uden afdelingerne. Vælger du Vis alle får du vist ansøgere til alle afdelinger og hovedinstitutionen tilsammen. Se figur 3 hvor hovedinstitutionen er Professionshøjskolen UCC. Herunder kan man vælge at hente ansøgere til afdelingerne enkeltvis. Klik Søg for at hente ansøgningerne ind i systemet, når du har indtastet kriterier for filtreringen. Bemærk at søgningen kan tage nogle minutter, hvis du henter alle ansøgninger til en institution, uden at have defineret en periode med fra- og til dato. Figur 3 Filtrering foretages inden valg af fanebladene 3
Resultat af søgningen vises nu fordelt i fanebladene med de forskellige uddannelsestyper. I figur 4 kan du se, at der er 45 ansøgninger og at de alle er til videregående. Der er altså 45 både i fanebladet Eksisterende og Videregående. Figur 4 Fanebladene der fordeler ansøgninger efter uddannelsestype Vælg faneblad for de uddannelsestyper, du vil hente ansøgninger til. Hvis du vil hente ansøgninger til videregående uddannelser, skal du vælge fanebladet Videregående. Herved får du også vist Resortområde og KOT-nummer på hver enkelt ansøgning. 4
I figur 5 hvor der er valgt fanebladet Videregående, kan du se, at du kan filtrere på Status. Det kan være en fordel, når du har afhentet ansøgninger og f.eks. vil se en liste over ansøgninger, du allerede har afhentet eller modsat en liste over ansøgninger, du endnu ikke har afhentet. Læs mere om status i afsnit 2.3. Det er også muligt at filtrere listen på Ressortområde eller KOT-nummer. Se figur 5. Klik på Søg knappen for at få den filtrerede liste frem. Figur 5 Filtrering på ansøgere til videregående uddannelse 5
2.1 Eksporter: De videregående uddannelser kan bestille en XML-fil med ansøgningerne ved at udfylde Support formularen. Angiv i formularen at det drejer sig om en KOT-eksport. Der er nu også mulighed for at eksportere PDF'er samlet i en zip-fil. Se figur 6. Institutionen kan vælge at eksportere ansøgninger i PDF-formatet i en zip-fil, som kan gemmes på eget filsystem og åbnes der fra. Du skal dog være opmærksom på, at eksport af et større antal PDF-ansøgninger i samme zip-fil kun er muligt, hvis ansøgningerne allerede er hentet som PDF'er. Et større antal er estimeret til mere end 10 ansøgninger af gangen. Sådan gør du, når du skal eksportere op til 10 ansøgninger som PDF er: Marker med flueben udfor de ansøgninger du vil hente i PDF-format samlet i en zip-fil. Du kan markere op til 10 ansøgninger. Klik på knappen Eksporter PDF Sådan gør du, hvis du vil eksportere mere end 10 ansøgninger som PDF er: Hent først ansøgningerne enkeltvis ved at klikke på print-ikonet ud for hver enkelt ansøgning. Marker med flueben alle de ansøgninger du vil have med i den samlede zip-fil Klik på knappen Eksporter PDF Når du har eksporteret de markerede ansøgninger som PDF er i en zipfil, ændrer de status til Afhentet. Figur 6 Marker ansøgere og vælg Eksporter PDF 6
2.2 Øvrige muligheder i forbindelse med afhentning Hent som PDF: Du kan printe ansøgninger enkeltvis ved at trykke på print-ikonet ud for den enkelte ansøgning i højre side. Ansøgningen vil blive udskrevet som et PDF-dokument. E-mail om status: Her kan du tilmelde dig daglig statusinformation om de ansøgninger, der er sendt til din uddannelsesinstitution. Se figur 7. Mailadressen henviser til den adresse, du står opgivet med i dine personlige oplysninger i Administrationsmodulet (under Rediger egne oplysninger). Derfor er det vigtigt at din personlige medarbejder e-mailadresse står under dine oplysninger i Administrationsmodulet. Udskriv: Her kan du udskrive den viste liste i et udskriftvenligt format. Figur 7 E-mail om status 7
2.3 Statusvisning for ansøgninger Du kan klikke på statusfeltet for at få vist historikken for en ansøgning fra en elev. Se figur 8. Figur 8 Klik på Afhentet eller Ikke afhentet ud for en elev for at få vist historikken 8
Hvis status er Afhentet, vises en historik som i Figur 9. Der oprettes en linje i historikken ved hver af følgende tre hændelser: 1. Webservicen har hentet oplysninger om ansøgninger over i institutionens administrative system. 2. En bruger har valgt Eksporter fra skærmbilledet for ansøgninger. 3. Hvis brugeren har åbnet ansøgningen som PDF. Ad 1. Systembrugeren macom har hentet ansøgningen vie en webservice en række gange. Der findes flere systembrugere. En for hvert administrativt system, der har indgået aftale om afhentning af ansøgninger på institutionernes vegne. Figur 9 Historik for status Afhentet. 9
Hvis status er Ikke afhentet, får du vist en historik med de andre medarbejdere, der allerede har hentet ansøgningen. Se figur 10. I det konkrete tilfælde som vist i figur 10, vil status på den samme ansøgning for medarbejderen Keld Madsen altså være Afhentet siden 16.03 kl. 14.59. Figur 7 Historik vises for status Ikke afhentet 10