Offentligt indkøb af videnrådgivning

IKA Konference 16. jun. 11 Offentligt indkøb af videnrådgivning Gode råd til nedbringelse af transaktionsomkostninger

Jacob Ulrik Business Unit Director Local Government Tlf. 22107453 JUS@ALECTIA.COM Medlem af OPS Panel 2

Fælles anbefalinger fra IKA og DI Videnrådgiverne: 3

Høje transaktionsomkostninger er de omkostninger, der er ved at udbyde, vurdere samt afgive tilbud, som ikke står i rimeligt forhold til de gevinster, der opnås med udbuddet. 4

Transaktionsomkostninger hvad snakker vi om? 5

Anbefalingerne tager fat på fire hovedområder: Rammeaftaler Ydelsen leveres i tilbuddet Valg af udbudsform/ prækvalifikation Standardisering af materiale 6

Rammeaftaler i virkeligheden 8

Et eksempel

Anbefalinger - rammeaftaler Kun rammeaftaler, hvor kontrakt ikke er mulig Kun parallelle rammeaftaler, hvor man ikke kan nøjes med én rammeaftale Altid overveje, forpligtelse til et vist køb (minimumsomfang) Ikke unødigt mange på parallelle rammeaftaler, typisk er tre til fem tilstrækkeligt Landsdækkende rammeaftaler opdeles fagligt og geografisk Tildeling bør så vidt muligt ske ved rangordning, så miniudbud kun anvendes, når dette ikke kan lade sig gøre Ved genudbud bør det realiserede volumen på rammeaftalerne offentliggøres 10

Rammeaftale? En rettesnor: 11

Valg af udbudsformer i virkeligheden 13

Et eksempel:

To argumenter for offentlig udbud: 1: Offentligt udbud sikrer i højere grad end begrænset udbud konkurrence, og udelukker ikke mindre og ikkeveletablerede virksomheder MEN: Branchen oplever imidlertid ikke, at konkurrencen begrænses ved begrænset udbud. Dels er der konkurrence i prækvalifikationsfasen, dels er der stor konkurrence, når de prækvalificerede afleverer det fulde materiale 2: Processen i begrænset udbud med to frister tager længere tid MEN: Begrænset udbud giver en væsentlig tidsmæssig besparelse, fordi den samlede bedømmelse er langt mindre. Om materialet til prækvalifikation er indeholdt i alle tilbud, eller kun ved prækvalifikation er kun et spørgsmål om, hvornår bedømmelsesfasen ligger 15

Betyder det noget, hvad man vælger? 16

Anbefalinger - valg af udbudsform Udbudsformen offentligt udbud bør ikke være fast standard Begrænset udbud bør anvendes mere, især på små opgaver Offentlige udbydere bør ikke prækvalificere flere end fem Der bør kun anmodes om det nødvendige materiale i prækvalifikationen Konkurrencepræget dialog tilrettelægges som udskilningsproces Når der anvendes ideer fra de forskellige deltagere ved konkurrencepræget dialog, bør der ske en rimelig økonomisk kompensation 17

Valg af udbudsform en rettesnor for hvornår offentlig udbud kan anbefales: 18

Ydelsen skal gives i tilbudsfasen et særligt problem for videnrådgivere Man ser sjældent som krav til tilbud at: - vindmøllefabrikanter skal levere fundamentet til vindmøllen - alle leverandører af kopimaskiner skal komme og sætte maskinerne op - rengøringsfirmaer lige skal svinge støvsugeren men 20

Hvad sker der så derude i virkeligheden? 21

Er eksempel:

Mange grunde til, at det sker Videnrådgivning er en immateriel ydelse og indeholder ofte kreativitet, æstetik eller teknisk komplicerede løsninge. Det gør det svært at bedømme, sammenligne og dermed købe Sager fra medierne, hvor private leverandører ikke leverer til tiden eller til budget, eller hvor kvaliteten ikke har været i orden Mange videnrådgiverne leverer på grund af den hårde konkurrence lidt ekstra, når de afgiver tilbud, for at øge chancen for at vinde opgaven 23

men det er stadigvæk død urimeligt og det er dyrt 24

Anbefalinger - stor del af ydelsen leveres i tilbudsfasen Anvendelse af et proportionalitetsprincip, der skaber balance mellem opgavens økonomiske størrelse, krav til tilbuddet og antallet af tilbudsgivere Udbyderne fokuserer mere på effekter og værdiskabelse, fx vurderer i forhold til business case og funktionskrav Fastlæggelse af maksimalt antal sider for tilbud Bedre udnyttelse af mulighederne for dialog mellem udbydere og tilbudsgivere indenfor direktiverne 25

Standardisering af formaliakrav Dokumentation vedrørende formaliakrav giver store transaktionsomkostninger uden at give ekstra værdi. Der er flere fordele ved at standardisere formalia Transaktionsomkostninger nedbringes på begge sider af bordet Færre fejl på begge sider af bordet og dermed færre diskvalificeringer 27

Standardisering af formaliakrav: Skabelon til virksomhedsbeskrivelse Kan hentes i word-format på: viden.di.dk ika.dk 28

Anbefalingerne tager fat på fire hovedområder: Rammeaftaler Valg af udbudsform/ prækvalifikation Men vi skal også kigge indad på branchen Ydelsen leveres i tilbuddet Standardisering af materiale 29

Anbefalinger rettet mod branchen Videnrådgivere på indkøbsområdet skal hjælpe til ikke at gøre det unødigt komplekst og følge anbefalingerne i pjecen Videnrådgivere bør være selvkritiske i forhold til opgaver både ifht. evner og muligheden for at opnå omsætning Videnrådgivere, der byder på store kontrakter bør overveje muligheden for at indgå i konsortier Videnrådgivere skal søge at komme til at deltage i undervisningen af offentlige indkøbere for at skabe forståelse og viden om de branchespecifikke indkøb 30

Anbefalinger rettet mod branchen Videnrådgivere skal være tilbageholdende med at klage over udbud - med mindre der er sket alvorlige eller principielle fejl Videnrådgivere bør tænke sig grundigt om, før end man søger aktindsigt i tildelingsprocessen 31

Opsummering OPS panelet har udarbejdet fire anbefalinger som vi gerne vil drøft med de offentlige indkøbere Både de Offentlige indkøbere og Videnrådgiverne kan bidrage til at nedbring transaktionsomkostningerne brug sund fornuft og tænk i transaktionsomkostning! Vælg den udbudsform, tildelingskriterier og struktur som passer til opgaven der skal løses Tag dialogen tidligt med branchen hvis I er usikre Lavere transaktionsomkostninger betyder lavere pris og bedre økonomi i projekterne Brug pjecen og lad den blive en del af dagligdagen

???? Tak for opmærksomheden!???? JUS@ALECTIA.com eller tlf. 22107453???? 33