Projektbeskrivelse Oprettet den 24. februar 2014 Revideret: den 26. marts 2014 1. Projektets titel Bilag 2, Projektbeskrivelse Strategi for den fremtidige dagtilbudsstruktur - opdatering og implementeringsplan 2. Projektets baggrund Her beskrives den aktuelle baggrund for, at projektet igangsættes netop nu. Hvis Gladsaxe Kommune skal fastholde og forbedre kerneopgaven herunder den pædagogiske kvalitet for alle børn på dagtilbudsområdet, er det nødvendigt, at produktiviteten øges, og der effektiviseres, fordi der ikke vil blive tilført flere midler. Samtidig vil det medvirke til en forbedring for hele kommunen, da de økonomiske midler vil kunne bruges på det borgernære frem for bygninger. Som led i et ønske om at opnå mere kvalitet for de samme midler i Gladsaxe Kommune og med afsæt i, at børnetallet i nærmeste fremtid falder, skal strategien nu opdateres og udbygges med forslag til nedlæggelse og omdannelse af dagtilbud i Gladsaxe Kommune i henhold til strategiens konklusioner: dagtilbud på 4-7 grupper, 200 frit-valgspladser og maksimalt 30 procent tosprogede børn med behov for sprogstimulering i hvert dagtilbud. Det overordnede mål for arbejdet med at skabe øget produktivitet er, at Gladsaxe Kommune kan blive ved med at levere kvalificerede og brugbare løsninger til borgere og nye løsninger inden for de økonomiske rammer, der er til rådighed. Samtidig er der behov for at tilpasse bygningsmassen/forholdene, så det dels modsvarer antallet af børn med pasningsbehov, dels er tidssvarende og dels at den miljø- og bygningsmæssige kvalitet hæves 3. Formål Svaret på HVORFOR projektet Igangsættes. Projektet har til formål at forbedre kvaliteten for alle børn på dagtilbudsområdet i Gladsaxe ved at udnytte de eksisterende ressourcer på en smartere og mere produktiv måde. I forbindelse med arbejdet omkring budget 2011 blev der udarbejdet en strategi for den fremtidige dagtilbudsstruktur. Strategien fastlagde en idealmodel for dagtilbudsstrukturen, som tilgodeser flest mulige hensyn for børnene, forældrene, personalet og ledelsen, og som samtidig sikrer en fornuftig udnyttelse af ressourcerne. I forbindelse med strategien blev det vedtaget, at strukturen indrettes i retning af idealmodellen med institutionsstørrelser på 4 til 7 grupper i hvert børnehus. Samtidig fastlagde strategien, at der skal tilstræbes en mere ligelig fordeling af de tosprogede, så antallet af de tosprogede børn i hvert dagtilbud maksimalt udgør 30 procent. Derudover fastlagde strategien, at der skulle være 200 frit-valgspladser. På daværende tidspunkt dannede prognoserne for antallet af børn baggrund for en beslutning om igangsættelse af implementering af strategien, når børnetallet faldt, og der blev mere end 200 frit-valgspladser. Imidlertid har de efterfølgende prognoser J. nr. 28.00.00G01 1
vist, at der er kommet, og fortsat forventes at komme, væsentlig flere børn end forudsat tidligere. Forudsætningerne har ændret sig, og strategien for den fremtidige dagtilbudsstruktur kan således ikke længere implementeres som planlagt. I stedet for tilpasningen sker gradvist i takt med udviklingen i børnetallet, skal tilpasningen ske ved at investere i at nybygge eller ombygge eksisterende institutioner i retning af idealmodellen med institutionsstørrelser på 4 til 7 grupper. Og herefter nedlægges fortrinsvis 1 og 2 gruppes institutioner. I løbet af 2013 er der foretaget en kortlægning af alle bygninger på dagtilbudsområdet med henblik på at få et overblik over bygningernes tilstand, de ejendomsmæssige udgifter samt en ranglistning af bygningerne i forhold til 9 forskellige bygningsmæssige parametre. Med baggrund i den bygningsmæssige gennemgang, den nyeste prognose for børnetallet samt fremme af produktivitetsarbejdet skal der udarbejdes konkrete forslag til, hvordan strategien for den fremtidige dagtilbudsstruktur implementeres på kort, mellemlangt og langt sigt. 4. Målgruppe De personer/grupper, projektet retter sig imod. Projektet retter sig mod forældre, børn, ledere, medarbejdere og forældrebestyrelser på dagtilbudsområdet. 5. Bestiller og modtager Her angives hvem, der har bestilt projektet samt hvem det skal afrapporteres til. Børne- og Undervisningsudvalget Byrådet 6. Forventet start- og sluttidspunkt Projektets starttidspunkt er når projektbeskrivelsen er godkendt og det endelige startskud har lydt. Starttidspunkt: Februar 2014 Sluttidspunkt: Primo 2015 Projektets sluttidspunkt er når projektets forventes afsluttet og evalueret. 7. Mål Beskrivelse af mål er svaret på spørgsmålet HVORDAN det/de overordnede formål i pkt. 3 tænkes opnået. Strategien for den fremtidige dagtilbudsstruktur opdateres sådan, at der følges op på, om den vedtagne strategi er, som den skal være, og i givet fald hvilke ting, der skal ændres. Dagplejen samt antallet af fremtidige områdeinstitutionerindgår i arbejdet. Der udarbejdes en opdateret prognose i forhold til det forventede antal børn. Prognosen sammenlignes med kapaciteten og der skal ses på behov for ændringer af strukturen, både i områder og på tværs af områder. Dagtilbudssprognosen udarbejdes på baggrund af befolkningsprognosen 2014. J. nr. 28.00.00G01 2
Der udarbejdes konkrete forslag til nybygning og/eller ombygning af eksisterende børnehuse med henblik på at udmønte strategien for den fremtidige dagtilbudsstruktur herunder også lukning af små børnehuse. Forslagene har forskellig tidshorisont og bliver mindre konkrete, jo længere tidshorisonten er. 8. Succeskriterier Beskrivelse af succeskriterier er svaret på spørgsmålet HVOR- DAN skal det ses at målene i pkt. 7 er nået. Strategien er opdateret. Der er overblik over den forventede efterspørgsel efter pladser og kapacitet på kort, mellem-langt og langt sigt. Der foreligger en plan for ny- og/eller ombygning af eksisterende børnehuse samt en plan for lukning af små børnehuse herunder også en tilpasning af dagplejen samt områdestrukturen. Der skal således foreligge en implementeringsplan. 9. Projektets interessenter Her beskrives evt. i stikord alle projektets interessenter, dvs. alle, der direkte eller indirekte kan/vil påvirke projektets processer eller produkter i positiv eller negativ stil. Byrådet, Børne- og Undervisningsudvalget Forældre og børn på dagtilbudsområdet Personale og ledere (incl. MED-udvalg) på dagtilbudsområdet Forældrebestyrelser BUPL FOA Chefgruppen i Børne- og Kulturforvaltningen Center for Økonomi Direktørkredsen 10. Kommunikation Her beskrives hvordan og hvornår, der skal kommunikeres til projektets interessenter. Der udarbejdes en rapport, der indeholder resultaterne af analyserne samt konkrete forslag til det videre arbejde med implementering af strategien for den fremtidige dagtilbudsstruktur. Rapporten sendes i høring i forældrebestyrelser og MED-udvalg i dagtilbuddene, de faglige organisationer på området, dagtilbudsrådet samt BKF-MED. Direktørkredsen orienteres løbende om projektet gennem forelæggelse på direktørmøder. Referencegruppen har en løbende kommunikationsopgave i forhold til interessenterne i dagtilbuddene. Samtidig orienteres løbende om projektet på ledermøder og områdeleder/dagplejeledermøder (ODM møder). 11. Aktiviteter Her beskrives hvilke aktiviteter/opgaver der skal iværksættes. - De økonomiske tildelinger i forhold til størrelsen på dagtilbuddene gennemgås indenfor rammerne af 4-8 grupper. - Der undersøges om antallet af frit-valgspladser fortsat skal være på 200 herunder skal den økonomiske udgift til disse beskrives. - Der udarbejdes en opdateret prognose for antallet af børn i dagtilbuddene. - Usikkerhederne i prognosen beskrives. - Der sker en løbende revidering af befolkningsprognosen i forhold til vækststrategien. - Kapacitetsbehovet analyseres med kortsigtet, mellem- J. nr. 28.00.00G01 3
langt og langsigtet perspektiv. - Der tages stilling til, hvor mange frit-valgspladser der skal være og hvordan de skal være placeret i kommunen. - Der udarbejdes konkrete forslag til ombygning, nybygning og lukning af børnehuse. Forslagene deles i at være på kort, mellemlangt og lang sigt. Jo længere tidshorisont, jo mindre konkret er forslagene. - Der udarbejdes økonomi til de konkrete forslag. - Der udarbejdes en finansieringsplan. - Der udarbejdes en strategi for afvikling af børnehuse. 12. Risikovurdering Her beskrives de på forhånd kendte svagheder og begrænsninger ved projektet. Resultaterne af projektet bygger på en prognose for antallet af børn i dagtilbuddene i Gladsaxe Kommune. Der er altid en usikkerhed, når der er tale om prognoser. Specielt kan det være svært på dagtilbudsområdet at spå om antallet af børn, da børnene endnu ikke er født. 13. Milepæle Her anføres de strategiske milepæle i form af tidsfrister og leverancer, der skal overholdes i forbindelse med projektets gennemførelse. Marts 2014: Projektbeskrivelse forelægges direktørkredsen. April 2014: Projektbeskrivelse forelægges Børne- og Undervisningsudvalget. Primo august 2014: Rapport er færdig. August 2014: Rapport forelægges direktørkredsen inden høring. September 2014: Rapporten forelægges Børne- og Undervisningsudvalget med henblik på, at den sendes i høring til de relevante parter. 19. september 2014 31. oktober 2014: Høringsperiode. December 2014: Høringssvar og endeligt forslag forelægges Børne- og Undervisningsudvalget. Januar 2015: Behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. 14. Økonomi Her beskrives udgiftsposterne i projektet. Projektet gennemføres indenfor de nuværende økonomiske rammer. Det må dog forventes, at det er nødvendigt at afsætte anlægsmidler i en årrække til ny- og/eller ombygning af dagtilbud. 15. Organisatorisk ramme Projektejer og projektleder defineres. Sammensætning, funktion og roller beskrives, såfremt der etableres: - styregruppe - arbejdsgruppe - referencegruppe Projektejer: Margit Gleerup, Chef for Dagtilbud og Sundhed Styregruppe: Klaus Nørskov, Børne- og kulturdirektør (formand) Nanna Krog-Meyer, Økonomidirektør Margit Gleerup, Chef for Dagtilbud og Sundhed Steen Knuhtsen, Økonomichef Børne- og Kulturforvaltningen Projektsekretariat: Lene Anderson, Økonomisk Sekretariat, Center for Økonomi J. nr. 28.00.00G01 4
Projektgruppe: Margit Gleerup, Chef for Dagtilbud og Sundhed, Børne- og Kulturforvaltningen Ditte Iversen, souschef for Dagtilbud og Sundhed, Børne- og Kulturforvaltningen Inge Vaaben, Ejendomscenteret, Center for Økonomi Mariette Lykke Jensen, Ejendomscenteret, Center for Økonomi Lene Anderson Økonomisk Sekretariat, Center for Økonomi Thomas Hindborg Hansen, Områdeleder, Dagtilbud og Sundhed, Børne- og Kulturforvaltningen Arbejdsgruppe vedr. ejendom/konkrete forslag: Finn Bach, Økonomi og Analyse, Børne- og Kulturforvaltningen Peter Christiansen, Dagtilbud og Sundhed, Børne- og Kulturforvaltningen Mariette Lykke Jensen, Ejendomscenteret, Center for Økonomi Arbejdsgruppe vedr. prognose: Lene Anderson, Økonomisk Sekretariat, Center for Økonomi Arbejdsgruppe vedr. opdatering af strategien: Lene Anderson, Økonomisk Sekretariat, Center for Økonomi Referencegruppe: Områdeledere: Tina Hjortshøj, Hanne Heiberg, Thomas Hindborg Hansen Repræsentant for de selvejende børnehuse: Anita Lerche Repræsentant for dagplejen 16. Personaleressourcer Her beskrives hvor megen tid henholdsvis projektleder og projektmedarbejdere forventes at bruge. Der afholdes 6 møder i styregruppen (á ca. 1½ time). Der afholdes møder i projektgruppen (á 1½ time) hvert 14. dag i perioden februar-august og én gang i forbindelse med høringen. Der afholdes møder i arbejdsgrupperne (á 1½ time) hvert 14. dag i perioden fra februar-august og en gang i forbindelse med høringen. Projektsekretariatet forventes at bruge ca. 150 timer i perioden februar til december. Projektmedarbejderne i arbejdsgrupperne forventes at bruge ca. 70 timer i perioden februar-december. 17. Evaluering Her beskrives hvordan og hvornår der vil ske en evaluering af: - projektforløb /proces J. nr. 28.00.00G01 5
- projektets resultat - projektets erfaringer. Evaluering af projektet 1. Dato Hvornår er evalueringen foretaget. 2. Evalueringsform Hvordan og i hvilket forum er evalueringen sket. 3. Deltagere i evalueringen Hvem har deltaget. 4. Evaluering af projektforløb / processen - Hvad var godt - Hvad var skidt - Læringspunkter 5. Evaluering af resultat - Blev milepælene overholdt - Blev resultaterne nået - Læringspunkter. J. nr. 28.00.00G01 6