Mileage Book Quick guide Care Controller Vers. 1.0
Sådan kommer du igang Mileage Book appen er tilgængelig til både ios Iphone/iPad, Windows Phone og Android. For at komme i gang skal du downloade Mileage Book appen til din telefon. Den danske udgave af appen hedder Kørebog og hentes via Google Play, Windows Phone Store eller App Store. Du kan finde den ved at indtaste Kørebog under Søg. Appens ikon ser således ud: Når appen er downloadet skal du logge ind med din e-mailadresse eller brugernavn og adgangskode for at kunne anvende appen. Mileage Book 2
Sådan bruger du appen Mileage Book appen bygger på GPS-teknologien der er i enhver smartphone, hvilket betyder at det er den nøjagtigt kørte distance der registreres. Sådan registreres en tur via appen For at registrere en tur automatisk skal du trykke start. Appen finder nu din startadresse ud fra den aktuelle placering (GPS koordinat). Afhængig af internetforbindelsen kan det tage fra 1-20 sekunder at finde adressen. Hvis der ikke er internetforbindelse, vil du blive bedt om at indtaste adressen manuelt. Du kan også registrere en tur manuelt ved at trykke på Indtast manuelt. Mileage Book 3
Sådan bruger du appen Et vindue vil åbne og du vil her skulle vælge følgende: Turens formål Indtaste dit medarbejder ID eller navn. Tilføje hvilke passagere der er med på turen Vælge tur-type Godkende kilometertæller-værdien Tilføje eventuelt en kommentar til turen Tryk afslutningsvis Tilføj tur. Afslutningsvis kan du vælge at starte turen straks ved at trykke på Start eller vente med at starte turen ved at trykke på Vent Har du valgt Vent, så starter du turen ved at trykke på Start. Du vil nu skulle verificere bilens kilometertæller. Mileage Book 4
Sådan bruger du appen Når du når din destination skal du trykke på stop. Et nyt vindue vil åbne og du vil her skulle godkende følgende: Dato og tid Turens formål Medarbejder ID eller navn Hvilke passagere der har været med på turen Start og slutadresse Kilometertæller Tur-type Tilføje eventuelt en kommentar til turen. Tryk afslutningsvis Tilføj tur. Turen vil nu blive flyttet til bog samt oploadet til serveren. Mileage Book 5
Overblik over dine kørte ture Under menupunktet bog har du adgang til alle tidligere kørte ture. Her har du et overblik over kørte ture pr. måned, samt samlet antal kørte kilometer. Ved at trykke på en tur får du detaljerne om den kørte tur. Mileage Book 6
Detajler om hver enkelt tur Ved at trykke på menu-ikonet i øverste højre hjørne får du mulighed for at se turen på en kort, redigere og kopiere turen, samt at kopiere turen som en retur-tur. Mileage Book 7
Tilføj eller rediger en tur Som godkender eller administrator har du rettighed til at tilføje ture til et kørselsregnskab. Endvidere har du rettighed til at redigere ture så længe at disse ikke er godkendte. Når et kørselsregnskab er godkendt, låses alle turene i kørselsregnskabet for redigering. Under menupunktet bog har du overblikket over alle registrerede ture for hver enkelt køretøj. Øverst på siden kan du vælge køretøj og afgrænse kørselsregnskabet til en bestemt periode. Når køretøj og periode er valgt, skal du trykke hent. Registering af en ny tur Redigering af en tur Se en kørt tur på et kort. Hvis en tur er manuelt registreret vises der ingen rute. Slet en tur Giver adgang til at kopiere en den aktuelle tur, samt kopiere turen som en retur-tur. Mileage Book 8
Afslutning af kørselsregnskabet Som administrator kan du under menupunktet kørselsregnskaber/afslut kørselsregnskaber afslutte alle kørselsregnskaber. Kørselsregnskaber som ikke skal godkendes hentes ved at vælge en til-dato og trykke på hent. Kørselsregnskaberne vil indeholde alle kørte ture frem til den valgte dato som endnu ikke er afsluttet. Kørselsregnskaberne inkl. alle godkendte kørselsregnskaber vil nu blive listet. For at afslutte et kørselsregnskab skal du trykke på afslut til højre i listen. Når et kørselsregnskab er afsluttet flyttes dette til Arkiv og vil nu have status som færdigbehandlet. Samtidig åbnes der et fakturabilag for de borgere der har været med på ture i kørselsregnskabet. Se mere her om på næste side. Mileage Book 9
Åbne fakturabilag Når et kørselsregnskab er afsluttet vil udgiften blive fordelt på hver enkelt borger der har været med på de kørte turer. For hver enkelt borger vil der blive oprettet et åbent fakturabilag, hvor til udgiften vil blive tilføjet. Hvis der allerede er et åbnet fakturabilag for borgeren vil udgiften blive tilføjet til denne. Et fakturabilag er åbent ind til den aktuelle borger er faktureret og fakturabilaget er afsluttet (se nedenfor). Du kan altså holde et fakturabilag åbent så længe du ønsker. I listen (Se nedenfor) kan du se borgernes navne, den periode hvor fra der er udgifter til kørsel, den kørte distance og beløbet der er udestående med borgeren. Til højre i listen kan du trække faktura-bilaget for hver enkelt borger. Ved fakturering af en eller flere borgere skal du markere disse med et fleben og trykke på knappen afslut. Et excelark vil nu blive genereret med alle fakturabilag. De aktuelle fakturabilag vil nu bliver flyttet til Faktura arkiv. Mileage Book 10
Arkivering Alle kørselsregnskaber for jeres busser og biler finder du under Arkiv. Alle fakturabilag som er færdigbehandlede finder du under faktura arkiv. Kørselsregnskaber og fakturabilag gemmes i 5 år, med mindre andet er aftalt. Mileage Book 11
Indstillinger Firmakonto Afdelinger Passagerer Systemparametre Firmanavn Adresse CVR E-mail Faktura email Abonnementstype Tilføj Afdelinger Virksomhedsnavn Afdelingsnummer Adresse CVR Tilføj Fornavn Efternavn Afdeling Godkender Ingen fakturering Aktiver/deaktiver Måleenhed Brug kilometertæller Brug decimaler Brug tur-typer Brug tid Brug ID-feltet Firmanavn, adresse og CVR-nummer vil blive vist på alle kørselsregnskaber E-mailadresse hvor til information kommunikeres fra Mileage Book. E-mailadressen hvor til fakturaen vil blive sendt til. Ved tryk på knappen tilføj kan man oprette en afdeling. Du skal tilføje følgende: Afdelingsnavn Virksomhedsnavn hvis dette er forskelligt fra hovedfirmaet Afdelingsnummer hvis dette er forskelligt fra hovedfirmaet Virkomhedsnavn hvis dette er forskelligt fra hovedfirmaet CVR-nummer hvis dette er forskelligt fra hovedfirmaet En ny passager tilføjes ved at trykke på tilføj. Tilføj der efter følgende: Fornavn Efternavn Afdelingen hvor passageren er knyttet til Navn på den leder som skal godkende passagerens kørte ture Hvis en passager ikke skal viderefaktureres Nå denne knap er grøn med teksten Deaktiver er passageren aktiv i systemet og kan vælges når en tur oprettets. Modsat er gældende hvis knappen er orange med teksten Aktiver Valg af enten måleenheden Kilometer eller miles Hvis kilometer er slået til skal du registrere kilometertællerværdien for hver tur. Hvis decimaler er slået til vil kørte kilometer vises med en decimal. Hvis tur-typer er slået til kan du vælge mellem alle oprettede turtyper. Hvis det ikke er slået til Hvis tid er slået til vil start- og sluttidspunkt blive registreret Hvis ID-feltet er slået til kan du registrere enten sagsnummer, ID eller Projekt. Feltet er et fritekstfelt og teksten der skrives vil blive vist på det færdige kørselsregnskab. Mileage Book 12
Indstillinger Tur-typer Godtgørelsesparametre Formålsparametre Tilføj Navn Fællesbetaling Aktiver/deaktiver Brug godtgørelse Godtgørelsestype Satser Yderligere satser Brug låst formål Tilføj Navn Er notat påkrævet Er ID feltet påkrævet Default turtype En ny tur-type tilføjes ved at trykke på knappen tilføj. Tilføj der efter følgende: Navn på tur-typen Nå denne knap er grøn med teksten Deaktiver er passageren aktiv i systemet og kan vælges når en tur oprettets. Modsat er gældende hvis knappen er orange med teksten Aktiver Hvis godtgørelse er slået til kan du knytte satser til hver enkelt turtype. Du skal vælge godtgørelsestype enten pr. år, pr. dag eller pr. tur. Herved bestemmer du beregningsperioden. Under satser kan du tilføje satser for de kørte km for hver enkelt tur-type. Dette kan gøres i intervaller. Under Yderligere satser kan du tilføje satser enten pr. tur eller pr. kørselsafstand. Hvis låst formål er slået til vil du kunne vælge en liste af prædefinerede tur-formål. Du tilføjer et tur-formål ved at trykke på knappen tilføj og efterfølgende tilføje følgende: Navn på tur-formålet Hvis notat påkrævet er slået til skal man tilføje en kommentar til turen for at kunne afslutte denne. Hvis ID feltet påkrævet er slået til skal man tilføje en kommentar til turen for at kunne afslutte denne. Mileage Book 13