Ekstraordinært LSU-LAU for de centrale stabe Mødedato 29. august 2017 Starttidspunkt 10:00 Sluttidspunkt 11:30 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Ekstraordinært LSU-LAU møde Dokumentnummer 1236294 Arbejdsområde 0300-15332-2015 Referent atlu Sted: jf. kalender Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Susanne Nedergaard Hansen (TR HK) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Afbud: Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) side 1/2
1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. 2. Budgetforhold 2018 og procesplan for tilpasning Den endelige rapport fra det eksterne konsulentfirma, som i foråret 2017 gennemførte en analyse af stabsområdet, blev afleveret til rektoratet før sommerferien, hvilket der blev orienteret om på LSU-LAU mødet den 22. juni 2017. Stabscheferne har haft mulighed for at afgive bemærkninger til rapporten frem til den 8. august 2017, hvorefter rektoratet har foretaget en gennemgang og vurdering af de samlede bidrag til afdækningen af effektiviserings- og besparelsespotentialer på stabsområdet. På mødet orienterer prorektor om rektoratets konklusioner og beslutninger på baggrund af afdækningen af potentialerne og præsenterer et forslag til procesplan for gennemførelse heraf. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter redegørelsen for resultatet af den eksterne analyse og budgetforholdene for stabene i 2018, og godkender forslaget til procesplan for den administrative tilpasning. Bilag 1: Notat om administrativ tilpasning Bilag 2: Forslag til procesplan 3. Eventuelt side 2/2
Notat Afdeling/enhed Rektoratet Oprettelsesdato 11-aug-2017 Udarbejdet af STSV Journalnummer Dokumentnavn Notat om administrativ tilpasninglsu Dokumentnummer 1. Tilpasninger af de administrative stabes omkostninger UCL har i foråret 2017 gennemført en analyse af de administrative stabe med henblik på at få identificeret effektiviserings- og besparelsespotentialer, som kan iværksættes i 2018 og 2019. Baggrunden herfor er det statslige omprioriteringsbidrag og de reduktioner i UCLs bevillinger på 2 % årligt, som er varslet i de kommende års finanslove. Reduktionen andrager ca. 8 mio. kr. i mindre indtægt pr. år. Analysen er gennemført af konsulentfirmaet Brøndum & Fliess, som med reference til UCLs rektorat har analyseret og vurderet omkostningsforbruget i alle administrative stabe med undtagelse af Ledelsessekretariatet. Ledelsessekretariatet blev på forhånd besluttet udeladt af analysen på grund af det ekstraordinære behov for sekretariatsbistand i forbindelse med forberedelsen af den forventede fusion med EAL. Analysen er gennemført i to faser. I første fase gennemførtes en foranalyse, som gennem interviews og dokumentanalyser bredt afdækkede potentialer i alle de stabsområder, som analysen omfattede. I anden fase har konsulenterne efter rektoratets anvisninger - gennemført en nærmere analyse af opgaveløsning og ressourceforbrug i Studieadministrationen, inkl. den del, som fra 1. januar 2017 er overført fra KOM U, Teknik og Bygninger samt Økonomi og Personale. Begrundelsen for at analysere nærmere på disse tre områder var, at der i foranalysen vurderedes at være et betydeligt potentiale for effektiviseringer og besparelser, som i den egentlige analyse skulle underkastes en mere udførlig afdækning. Konsulentrapporten blev præsenteret for rektoratet ultimo juni i år. Samlet set identificerer konsulentrapporten et potentiale over en toårig periode på op til 9,6 mio. kr. Potentialet, der er tilvejebragt på baggrund af de gennemførte analyser, omfatter udelukkende lønomkostninger, og indebærer, at der efter konsulenternes vurdering kan reduceres i stabene med op til 22 årsværk. Efter konsulenternes vurdering kan der igennem omlægning af ledelsesstrukturer, arbejdsgange, reduktion af snitfladeproblemer, digitalisering, udlicitering og generel effektivisering gennemføres en reduktion i ovennævnte størrelsesorden over en toårig periode. side 1/4
Disse reduktioner er i konsulentanalysens konklusioner fordelt således: Studieadministration, inkl. KOM U administration Økonomi og Personale Teknik og Bygninger IT, HR og Kommunikation Total 4, 1 mio. kr., svarende til 9 årsværk 2, 1 mio. kr., svarende til 5 årsværk 1, 6 mio. kr., svarende til 3 årsværk 1, 8 mio. kr., svarende til 5 årsværk 9, 6 mio. kr., svarende til 22 årsværk Efter at rektoratet har modtaget rapporten, har de berørte stabschefer haft mulighed for at forholde sig til rapportens anbefalinger og afgive kommentarer til rektoratet. På baggrund heraf har der i første halvdel af august været dialog mellem rektorat og de berørte stabschefer om de økonomiske rammer for stabene i 2018. Efterfølgende har rektoratet truffet afgørelse om hvilke planer for tilpasninger, der skal gennemføres. Afgørelsen om hvilke planer for tilpasning af ressourcerammen på stabsområdet, der skal føres ud i livet, baserer sig på to principielle beslutninger: 2. Fusionsplaner På grund af den forventede fusion mellem EAL og UCL, der efter planen vil træde i kraft i løbet af 2018, og på grund af de ændringer af bevillings- og tilskudssystemet, der forventes i 2019,er der mulighed for at træffe meget konkrete beslutninger om forholdene i 2019. Tidshorisonten for planen er derfor udelukkende 2018. De evt. supplerende tilpasninger, der måtte vise sig nødvendige i 2019 og efterfølgende år vil blive håndteret i den nye organisation og inden for de til den tid gældende økonomiske rammer og af den ledelse, som skal træffe beslutninger om budgettet for 2019 og efterfølgende år. 3. Plan for tilpasninger i 2018 Rektoratet har besluttet ikke at gennemføre initiativer, der medfører ændringer af ledelsesstrukturen på stabsområdet og heller ikke udliciteringer af administrative opgaver. Begrundelsen for ikke at ændre på ledelsesstrukturen er, at den forventede fusion med EAL vil medføre organisatoriske ændringer, der vil påvirke ledelsesforholdene inden for side 2/4
de administrative stabe. Der skal derfor ikke gennemføres ændringer med betydelige konsekvenser for ledere og medarbejdere, som vil få en meget kort levetid. Begrundelsen for ikke at tage skridt til outsourcing er, at EAL i deres nuværende opgaveløsning har outsourcede ydelser inden for økonomi, personale og it, som må forventes insourcet til den nye institutions fælles opgaveløsning på disse områder. Der vil derfor ikke blive taget initiativ til at placere administrative opgaver uden for UCL. Nærværende plan for tilpasninger, der har inddraget de involverede stabschefers vurderinger og er udformet ud fra en helhedsvurdering af UCLs samlede økonomiske situation, omfatter således alene 2018 og indeholder ikke omlægninger af ledelsesforhold eller outsourcing initiativer. I 2018 gennemføres således følgende plan for tilpasninger af omkostninger på de administrative stabe. I forhold til niveauet for 2017 reduceres de samlede omkostninger til de administrative stabe med 6,8 mio. kr. Reduktionen gennemføres som rammetilpasninger inden for de enkelte stabsområder. Rammetilpasningerne kan omfatte alle typer af omkostninger. Der fastlægges følgende rammereduktioner: Økonomi og personale. 1 mio. kr. Teknik og Bygninger: 1 mio. kr. Studieadministration, inkl. KOM U administration: 2, 9 mio. kr. HR, Kommunikation og IT: 1, 4 mio. kr. Ledelsessekretariatet: 0,5 mio. kr. denne tilpasning er ikke foranlediget af konsulentanalysen De enkelte chefer tilpasser løn- og driftsbudgetter for eget område til de besluttede rammer. Det tilstræbes som en selvfølge, at uansøgte opsigelser reduceres mindst muligt Det forudsættes, at alle driftsomkostninger vurderes nøje med henblik på besparelser. Det kan endvidere fastslås, at en betragtelig del af den nødvendige reduktion i personaleomkostninger kan gennemføres ved naturlig afgang i form af allerede kendte pensioneringsplaner og jobskifte. Hele udfordringen med tilpasning til et lavere omkostningsniveau lader sig imidlertid ikke håndtere ved naturlig afgang. Derfor er opsigelser i mindre omfang desværre en nødvendighed. Der vil derfor umiddelbart efter denne plans offentliggørelse blive taget skridt til varsling af opsigelser. Det er forventningen, at det vil være nødvendigt med opsigelser i størrelsesordenen 5 7 medarbejdere. side 3/4
Budget 2017 for stabene Lønbudget Driftsbudget Budget i alt Rammereduktion Økonomi og Personale 10,05 3,6 13,65 1 Teknik og bygninger 7,3 34,7 42,0 1 Studieadministration 31,13 4,35 35,48 2,9 HR, Kommunikation og IT 18,5 12,9* 31,4 1,4 Ledelsessekretariatet 4,9 0,8 5,75 0,5 ** excl. IT afskrivninger side 4/4
Ekstraordinært LSU-LAU for de centrale stabe, den 29. august 2017 Procesplan til drøftelse på LSU Den 29. august -11. september 2017: Den 29. august 2017: Ekstraordinært LSU-LAU møde for de centrale stabe afholdes. Udvalget orienteres om de økonomiske udfordringer. Udvalget gives mulighed for at komme med forslag til besparelser. Medarbejdere i de berørte afdelinger, indbydes til at indgå frivillige fratrædelsesaftaler, nedsat tid eller orlov. Nedenstående udkast til procesplan drøftes. Den 29. august 31. august 2017: Stabscheferne fra de berørte afdelinger - indkalder og afvikler personalemøde for egne stabe. Den 29. august(eftermiddag) (- den 31. august 2017) 5. september 2017: Mulighed for alternative besparelsesforslag - herunder frivillige fratrædelsesaftaler, nedsat tid mv. Den 6.-8. september 2017: Forhandlinger af frivillige fratrædelser. Den 11. september 2017: Ekstraordinært LSU-LAU møde vedr. status om omfanget af frivillige fratrædelser samt LSU-LAUs alternative besparelsesforslag. I forlængelse heraf evt. omfang af påkrævede afskedigelser. Den. 11. 29. september 2017: Hvis frivillige fratrædelsesaftaler mv. ikke matcher det samlede besparelseskrav, indkaldes til ekstraordinært LSU-LAU møde for de centrale stabe den 11. september 2017. I modsat fald, orienteres udvalget skriftligt. Den 11. september 2017: Ekstraordinært LSU-LAU for de centrale stabe. Udvalget orienteres om status for frivillige fratrædelser mv. samt evt. påkrævede afskedigelser. Endelig procesplan præsenteres. Den 11. september 2017: Medarbejdere i de berørte stabe modtager mail om status herunder omfang af evt. afskedigelser. Den 12. september 2017: I tidsrummet kl. 8.00-8.15 ringes til de berørte medarbejdere der påtænkes opsagt. Det står medarbejdere i de berørte stabe frit, om de ønsker at opholde sig hjemme i dette tidsrum. Hvis dette vælges er det vigtigt at medarbejderen sikrer, at nærmeste leder har medarbejderens private telefonnummer. Hvis der opnås telefonisk kontakt opfordres medarbejderen til at deltage i en afklarende høringssamtale enten tirsdag den 12. september 2017 eller onsdag den 13. september 2017. Efter telefonsamtalen vil der blive fremsendt en bekræftelse på det aftalte. side 1/2
Hvis der ikke opnås telefonisk kontakt inviteres den pågældende medarbejder via mail til en høringssamtale på et nærmere angivet tidspunkt enten tirsdag den 12. september 2017 eller onsdag den 13. september 2017. I begge tilfælde opfordres medarbejderen til at medbringe en bisidder. Dette kunne f.eks. være en tillidsrepræsentant eller en repræsentant fra den faglige organisation. Når de der påtænkes opsagt mundtligt eller skriftligt har kvitteret for indkaldelse til høringssamtale, så vil de berørte afdelinger blive oplyst om, at de direkte berørte er orienteret om den påtænkte opsigelse. Ledelsen må ikke oplyse om, hvem der påtænkes opsagt. Den 12. eller 13. september 2017: Ved høringssamtalen vil medarbejderen modtage en høringsskrivelse, der detaljeret beskriver baggrunden besparelseskravet og begrundelsen for den påtænkte opsigelse. Medarbejderen får herefter 14 dage til at komme med bemærkninger til den påtænkte afgørelse. UCL har bedt firmaet Crecea om at sætte tid af til evt. krisepsykologi samme dag. De påtænkte opsagte opfordres til at tage kontakt til Crecea efter høringssamtalen. Kontaktoplysninger udleveres af UCL. Den 13. september -27. september 2017, kl. 12.00: I hørringsperioden vil ledelsen undersøge muligheden for at genplacere påtænkte opsagte i anden relevant stilling i UCL. For at gøre dette, bedes medarbejderen skrive en kort anonymiseret tekst om uddannelse, erfaring og kompetencer. Den 28. september 2017: Ender høringsperioden med en afskedigelse, vil medarbejderen modtage en endelig afgørelse om afskedigelse på mail og med posten. Ender høringsperioden med en genplacering, vil medarbejderen stadig modtage en afskedigelse, men samtidig modtage et tilbud om en ny ansættelse. Øvrigt: Opsagte medarbejdere forventes at erlægge arbejde i opsigelsesperioden. Medarbejderen vil dog have mulighed for efter aftale med ledelsen at deltage i kompetenceudvikling, uddannelse og jobsøgning i arbejdstiden. side 2/2