Referat LSU-LAU (fællesadministrationen)

Transkript

1 side 1/6 Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 26. marts 2015 Starttidspunkt: Kl. 10:00 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Vestree Engvej 51 C (mødelokale 3.210) Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen HR- og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) IT-vejleder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Tilstede v. pkt. 2: Sekretariatsbetjening: Økonomichef Lars Valentin Lund Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden Årsrapport (årsregnskab) 2014 v. Lars Valentin Lund Status Studieadministrationen v. Ambrosia Fladager Hansen APV handleplaner Fraværsstatistik Notat om kompetenceudvikling for stabene Case, hvor opgaverne går på tværs af de organisatoriske rammer Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Korte Punkter Kønsopdelt lønstatistik 2. Indberetninger i EASY 10. Eventuelt... 6

2 side 2/6 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Regnskab 2014 for de centrale stabe v. Lars Valen ntin Lund Det samlede resultat er 1,6 mio. kr. bedre end budget (budget 14,6 mio. kr., resultat 16,2 mio. kr.), hvilnoget nyt, skal ind- ket primært skyldes positiv afvigelse for F&U, som har modtaget midler, der som tægtsføres det år, hvor de modtages. Den samlede budgetafvigelse på 1,6 mio. kr. fordeler sig således på hovedområderne: Resultat Budget Grunduddannelser Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler Forskning og Innovation Fælles Ledelse og Administration samt Puljer 14,5 9,2 6,8-14,3 17,9 9,0-0,2-12,1 Afvigelse -3,4 0,2 7,0-2,2 Samlet budgetafvigelse 16,2 14,6 1,6 Gennemgang af de enkelte stabe: Direktionen: Resultatet viser en positiv budgetafvigelse på kr Ledelsessekretariatet: Resultatet viser en negativ budgetafvigelse på kr Det skyldtes bl.a. organisatoriske ændrin- en stor negativ afvi- ger, hvor personale er tilgået ledelsessekretariatet i løbet af Herudover sess gelse for kurser. Økonomi og Personale: Resultatet viser en positiv budgetafvigelse på kr , som primært skyldtes, at Dansk Kapital (Danske Bank) har investeret 110 mi. Kr. i obligationer. Disse er forrentet med ca. 3 pct. (3,3 mio. kr.). Der ses en negativ afvigelse for personaleomkostninger, hvilket skyldtes organisationsændringer i løbet af Digitaliseringskonsulent er flyttet ud af afdelingen, mens projektøkonomien er tilgået afdelin- Fælles studieadministration: gen. Det blev bemærket, at under 25 pct. af de budgetterede kursusmidler er forbrugt. Resultatet viser en negativ afvigelse på kr , hvilket primært skyldtes ansættelse af BI- har været undervurderet. konsulent samt udbetaling af mer-/overarbejde. Det blev bemærket, at omlægningsomkostningerne ved sammenlægning af studieadministrationerne For området er der brugt under en tredjedel af budgetterede kursusmidler. Fælles administrationen: Dette ansvarsområde er alene et område, hvor indtægter/udgifter under stabsområdet posteres.

3 side 3/6 3. Status Studieadm Den negative afvigelse for taxameterindtægterne, skyldtes en reduktion i niveauet, som skete i løbet af Den negative personaleomkostning skyldtes rådighedsløn til afskedigede tjenestemænd. Den positive afvigelse på driftsomkostninger skyldtes indtægter fra Videnscentrett i Jelling. Elever: Resultatet viser en positiv afvigelsee på kr , hvilket primært skyldtes lønrefusioner. Bygninger: Resultatet viser en negativ afvigelse på kr I dette tal ses positive budgetafvigelser ved le- køb af inventar til jeindtægt fra Jelling Friskole og salg af pedeltimer. Negativ afvigelse skyldtes primært Niels Bohrs Alle samt ombygninger på Blangstedgårdsvej. Den negative afvigelse under afskrivninger er en budgetfejl. Kantinen Jelling: Her ses et negativ budgetafvigelsee på kr HR og Kommunikation: Resultatet viser en positiv afvigelsee på kr , hvilket primært skyldtes større tilskud fra projekt Effektiv administration og salg af timer. It-afdelingen: Resultatet viser en negativ afvigelse på kr , hvilket primært skyldtes udvidelse af medarbej- derstaben samt øgede driftsomkostninger. ministrationen v. Ambrosia Fladager Hansen Der har været APV dialogmøde i november, og der er nu udarbejdet en handlingsplan herfor. Nogle af initiativerne er der allerede sat gang i. Der er møde igen i APV-gruppen den 17. april, hvor der følges op på handlingsplanen. På APV dagen var der ønske om, at der skulle ses nærmere på teamsammensætningen og dermed op- har fået gaverne hos medarbejderne. Det er gjort dels af ledelsesgruppen, hvor nogle medarbejdere andre opgaver og nogle er kommet af med opgaver og dermed indgår de i færre teams. Der har desu- er placeret i de ret- den været et møde med teamkoordinatorerne, hvor der er blevet set på, om opgaver te teams. Det arbejdes der nu videre med. Teamkoordinatorerne vil desuden selv mødes om opgaver fremover. Der er stadig opmærksomhed på sygdom og stress afvikling af flekstid og afholdelse af ferie, således at der bliver en bedre balance mellem arbejde og fritid. Studieadministrationen går en travl tid i møde: Implementering af digitale eksamener/wiceflow, påbe- i Vejle gyndelse af implementering af Praktikportalen på Læreruddannelsen, Sygeplejerskeuddannelsen og Socialrådgiveruddannelsen, Skemalægning på en ny måde som en del af standardisering af opgaven i forlængelse af analysen af de pædagogiske administrative opgaver i uddannelserne. Der er i studie- planlægning og administrationen bekymring for de mange nye opgaver, men håber, at der med god ind-

4 side 4/6 dragelse af studentermedhjælperee kan komme igennem dem, uden at medarbejdere eller ledere bliver syge. Afklaring på spørgsmål: Opgaver (f.eks. skemalægning) flyttes fra uddannelserne til Studieadministrationen. Det undersøger om de kan løses mindre ressourcekrævende. Det er vigtigt at have de afledte omkostningsreduktion på ud- Formålet er pro- dannelserne for øje, når opgaver flytter fra uddannelserne til Studieadministrationen. fessionalisering og effektivisering, dog er det vigtigt at have ressourceallokeringenn for øje. 4. APV handleplaner Handleplaner Steffen Svendsen opfordrede til, at stabene fortsat har fokus på handleplanerne, og at de følger op på handleplanerne. 5. Sygefravær 2014 LSU-LAU drøftede tabellerne for sygefravær Der ses en stigning i langtidssygefraværet. Det er vigsygefraværet påvirker tigt at have for øje, hvorvidt stigningen i langtidsfraværet skyldtes stress, samt at arbejdsmiljøet for raskmeldte. Trods øget fokus på eleverne, ses en stadig stigning i elevernes sygefravær. 6. Notat om kompetenceudvikling for stabene Carsten Vikkelsøe orienterede om, at målsætningen i forbindelse med udarbejdelse af strategi for kom- petenceudvikling for centrale stabe, har været en kort og præcis strategi. I strategien peges på tre konkrete faktorer; forandringsprocesser, tværgående samarbejde, effektive arbejdsprocesser. Det er vigtigt, at disse værdisæt drøftes mhp. hvordan de udmøntes - uden det går ud over arbejdsmiljøet. Det blev bemærket, at det er vigtigt, at organisationen bør være offensiv i forhold til at bruge de afsatte kursusmidler. Som det fremgår af regnskabet ses, at flere stabe har uforbrugte kursusmidler. Det blev foreslået, at der iværksættes centrale kompetenceforløb i struktureret form. Arbejdsgruppen (Jørgen Markussen, Leila Damkjær, Ambrosia Hansen og Carsten Vikkelsø) laver oplæg til næste møde. Handlepunkter:

5 side 5/6 Arbejdsgruppen (Jørgen Markussen, Leila Damkjær, Ambrosia Hansen og Carsten Vikkelsø) laver oplæg til næste møde vedr. centrale kompetenceforløb. Det indstilles til HSU (juni-mødet), at strategi for kompetenceudvikling for centralee stabe erstatter Stra- oplæg vedr. centra- tegi og handleplan, som er vedtaget i HSU, LSU-LAU drøftede strategien, og indstillede, at arbejdsgruppen til næste møde laver le kompetenceforløb samt indstiller, at nærværende strategi afløser det af HSU vedtagne strategipapir. 7. Case, hvor opgaverne går på tværs af de organisatoriske rammer 8. Nyt fra HAU (skriftlig g orientering) Temadag for arbejdsmiljøorganisat tionen: 9. Korte Punkter Casen beskriver en situation, som udvalget kunne nikke genkendende til. Der var enighed om, at så- som medar- danne situationer kan skyldes uvidenhed om afdelingernes opgaver, og de prioriteringer, bejderne har fra ledelsen. Steffen Svendsen opfordrede meree hensyntagen, professionel tilgang og respekt medarbejderne imel- lem. LSU-LAU drøftede problematikken i casen, og var enige om, at bagtalelse mellem afdelinger- ger/medarbejdere ikke er acceptabelt. 1. Kønsopdelt lønstatistik 2. Indberetninger i Easy v. Christian n Jansson Christian Jansson orienterede om, at indberetninger i Easy centraliseres. Fremadrettet skal indberetninger i Easy ske ved henvendelse til HR og Kommunikation.

6 side 6/6 10. Eventuelt Intet til eventuelt. Næste møde er den 18. juni, kl , Vestre Engvej, Vejle Foreløbige punkter til næste møde: Budgetopfølgning 1. kvartal 2015 Evaluering af MUS Status Studieadministrationen Oplæg fra arbejdsgruppe Nyt fra HAU Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader)