Videokonference (Soldalen/Blangstedgårdsvej)

Transkript

1 EKSTRAORDINÆRT Agenda LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 3. februar 2014 Starttidspunkt: Kl. 15:.00 Sluttidspunkt: Kl. 17:00 Dokumentnavn: Dagsorden Sted: Deltagere: Afbud: Sekretariatsbetjening: Videokonference (Soldalen/Blangstedgårdsvej) Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen (formand) Studiechef Jacob jensen HR- og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK)(næstformand) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (TR HK) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) HR- og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Personalekonsulent Bente Hammerich (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Besparelser på det studieadministrative område...side 2 side 1/2

2 side 2/2 1. Besparelser på det studieadministrative område Bilag 1.1 har i en tidligere version været behandlet ved et ekstraordinært møde i LSU- LAU (fællesadministrationen) den. 14. januar Notatet beskriver de konkrete processer i 2014 for implementering af den fælles studieadministration for grunduddannelserne på University College Lillebælt - under hensyn til såvel eksterne som interne vilkår. Efter, at der er fremkommet nye økonomioplysninger, som betyder at reduktionen på 14 årsværk er minimeret til 11 årsværk, er notatet den 29. januar 2014 revideret. Studiechef Jacob Jensen giver ved mødet en orientering om status i forhold til drøftelserne. Den strategiske ledelse behandlede den 27. januar 2014 et oplæg om initiativer i forbindelse med afskedigelse af medarbejdere i forhold til den aktuelle proces. Det blev besluttet, at der skulle tilbydes en række initiativer for den gruppe medarbejdere, der vil blive opsagt. De konkrete initiativer fremgår af bilaget fra mødet. Det har i forbindelse med den igangværende proces været forespørgsler om, hvorvidt der vil være tale om en masseafskedigelse, der vil være omfattet af lov om masseafskedigelse. Det er afklaret. Det er der ikke tale om. Det indstilles, at LSU-LAU (fællesadministrationen) drøfter det reviderede LSU notat om fælles studieadministration, og tager dette til efterretning. Det indstilles, at beslutningen om initiativer i forbindelse med afskedigelser drøftes og tages til efterretning. Bilag 1.1 Procesnotat (af den 29. januar 2014) Bilag 1.2 Bilag 1.3 Beslutninger om initiativer i forbindelse med afskedigelserne Bekendtgørelse om masseafskedigelser jf. link

3 LSU-LAU (fællesadministrationen) NOTAT OM FÆLLES STUDIEADMINISTRATION Dette arbejdsnotat har været behandlet i LSU-LAU (fællesadministrationen) d. 14. januar 2014 som beskrivelse af konkrete processer i 2014 for implementering af den fælles studieadministration for grunduddannelserne på University College Lillebælt under hensyn til såvel eksterne som interne vilkår. Notatet er revideret 29/ efter, at der er fremkommet nye økonomioplysninger, som betyder at reduktionen på 14 årsværk er minimeret til 11 årsværk. Odense, d. 29/1/2014 Jacob Jensen, Studiechef University College Lillebælt 1. Fælles studieadministration Fælles studieadministration på UCL inden 2016 er en direktionsbeslutning fra foråret 2013 med fokus på hjørneflagene: Harmonisering, effektivisering og professionalisering, således at studieadministration i et helhedssyn bliver en effektiv understøttelse af uddannelserne. Uddannelserne på Blangstedgårdsvej var de første uddannelser, der overdragede studieadministrative medarbejdere til den fælles studieadministration pr. 1. august Januar 2014 blev studieadministrative medarbejdere på Tolderlundsvej overdraget, mens studieadministrative medarbejdere fra Svendborg, Jelling, Vejle, Rømersvej og Middelfartvej overdrages pr. 15. januar Hermed er den fælles studieadministration for alle UCLs grunduddannelser en realitet. Organiseringen beskrives senere i notatet. Cirka 54 årsværk fordelt på 59 personer indgår i den fælles studieadministration. 2. Besparelse Finansloven indeholder en reduktion i fælles taxametret, hvor udgiften dækker studieadministration plus effektivisering af uddannelsernes øvrige pædagogisk administrative opgaver svarende til 90 % af besparelsen. De øvrige 10 % handler om effektivisering af indkøb, grunddata mv. side 1/7

4 Den finanslovsbestemte besparelse for perioden er korrigeret for en positiv udvikling i STÅ-produktionen, så besparelsen i praksis er reduceret. Tabel 1 nedenfor viser således det eksterne sparekrav til studieadministrative opgaver på UCL, korrigeret for positiv udvikling i STÅ-produktionen: Tabel 1. Besparelse for Redegørelse fra økonomiafdelingen d. 23/ Besparelsen angivet i mio. kroner. Samlet krav for perioden krav i året 2014 krav i året 2015 krav i året 2016 krav i året 2017 Studieadministrationen 9,74 1,34 2,85 2,77 2,78 Tallene er oplyst af Økonomi & Personale, d som den faktiske udmøntning på UCL. Dette er en korrektion af en tidligere udmelding. For at honorere besparelsen reduceres studieadministrationen med i alt 11 årsværk i perioden , heraf frigørelse af 6 årsværk med opsigelse 28. februar 2014 og dermed effekt senest pr. 1.september 2014 plus frigørelse af 5 årsværk med opsigelse 28. februar 2015 med effekt senest pr. 1. september Cirka halvdelen af medarbejderne i området er ikke på fuld tid, hvorfor de 11 årsværk svarer til en reduktion på cirka 13 personer. Der er tale om en mærkbar reduktion på det studieadministrative område, der medfører reorganisering med fokus på procesoptimering, digitalisering og servicetilpasninger. Med henblik på at honorere de stigende interne og eksterne behov for hurtigere og mere fyldestgørende ledelsesinformation i mere komplekse sammenhænge og styrke dokumentationen af UCLs indberetninger skabes der i besparelsen rum til udvikling af business intelligence. Det er en forudsætning for, at besparelserne ikke forringer UCLs beslutningsgrundlag og økonomi på sigt. 3. Organisering Implementeringen af den fælles studieadministration sker med en styregruppe, der sikrer at processerne sker med synkroniseret viden i forhold til uddannelsernes ledelser og direktionen. Styregruppen består således af studiechef Jacob Jensen, vicedirektørerne Niels Grønbæk og Søren Pedersen, samt ressourcedirektør Allan Kjær Hansen. Studieadministrationens organisering sker agilt i foråret 2014 og frem. Snitflader til andre enheder på UCL skal afklares undervejs i processen. Det forslag til organisering som præsenteres nedenfor kan ændre sig, hvis de individuelle samtaler med studieadministrative medarbejdere i uge 4 6 viser, at der er hensigtsmæssige alternativer, eller at der i øvrigt dukker behov op i øvrigt for nødvendige tilpasninger. Der er naturligvis overlappende områder mellem de fem studieadministrative områder nedenfor, ligesom medarbejdere godt kan være medlemmer af flere teams. Antallet af personer i teams vil således ikke summe sammen til et total antal medarbejdere. side 2/7

5 I hvert af fire første områder eksisterer der naturligt opgaver, der varetages udenfor de etablerede teams disse samles som øvrige services. Virksomhedspraktikanter, praktikanter i uddannelsesforløb, kontorelever samt studentermedhjælpere vil blive inddraget i opgaveløsningerne i det omfang dette er muligt. Studenterrettede services Der tænkes i udgangspunktet tre formelle teams i området. Centralt optagelsesteam Ind på UCL /KOT med en teamkoordinator. Studenterservice lokalt via fælles koncept, eventuelt med centrale løsninger af fx sagsbehandlingen og geografisk uafhængige services. Opgaver: SU, SPS, SUV, merit studieteknisk gennemførselsvejledning, henvendelser fra studerende, samt informationer til studerende på web/fronter m.v. Der vil blive en teamkoordinator for studenterservice. Centralt team til studieadministration af de ind- og udgående studerende ifht internationalisering med en teamkoordinator. Uddannelsesrettede services Der tænkes i udgangspunktet tre formelle teams i området. Centralt team for skema/lokaler, gerne i samarbejde med eftervidereuddannelserne. Der vil være behov for en teamkoordinator. Fælles praktik/klinik team med fokus på den kommende praktikportal. Der vil være behov for en teamkoordinator. Centralt eksamensteam med fokus på den kommende digitale eksamensløsning. Der vil være behov for en teamkoordinator. Ledelsessupport /niveau3service Der tænkes i udgangspunktet et samlet virtuelt team i området, som er spredt på alle adresser med uddannelsesledelse: Teamet varetager inddateringer i systemer som EPOS, INDFAK, TIDS- AKTIVITETS- & RESSOURCESYSTEM. Det er også bogholderi, kontrakter, afregninger censorer, undervisere, medarbejderallokering, mødeservice m.v. Legalitet, ledelsesinformation og systemsupport Der tænkes et konsulentteam, der opbygger et proaktivt beredskab i hele UCL indenfor legalitetsafklaringer, ledelsessparring, ledelsesinformation, studiestatistik, indberetnin- side 3/7

6 ger m.v. Desuden first level support på de systemer, der anvendes i studieadministrationen for at sikre fælles bedste praksis i studieadministration. Øvrige opgaver i studieadministrationen En række mindre opgaver eller behov, der ikke er definerede i teamstrukturen - eller opstår som ikke forudsete behov for den planlagte studieadministrative support - leveres ud fra en prioritering af mulige løsninger i forhold til de aktuelle ressourcer. Udviklingsprojekter Implementering af fælles skema/lokalesystem, foråret Implementering af digital eksamen, efteråret Implementering af praktikportal Systemansvar Studiechefen har ansvaret for SIS-superbrugergruppe, samt systemejeransvar på området (fx SIS og GP/WEBUNTIS), plus koordinerende på eksterne systemer (fx optagelse.dk). 4. Procesplan for 2014 Procesplanen er i sagens natur tentativ, da der kan opstå behov for at tilpasse. Aktiviteter i forbindelse med etablering af Fælles Studieadministration Tid Aktivitet Aktør Uge 51, 2013, Uge 1&2, 2014 Orientering af medarbejdere, der overdrages om overdragelsen Ansvar: VD / Udd.chefer 6/1 Studenterservice opstart BLA Snak med TR 7/1 Afklaringsmøde Tolderlundsvej Udmelding om at Fælles Studieadministration er samlet pr. 15/1 inkl. procesdatoer. Mails og mit.ucl.dk Ansvar: Allan /Niels (+ Jon & Søren) side 4/7

7 8/1 Indkaldelse til ekstraordinært LSU-LAU (fællesadministrationen) 13/1 Kort info-mail til uddannelseschefer cc VD vedr. temaet for LSU-LAU (fællesadministrationen) d. 14/1 14/1 Ekstra ordinært LSU-LAU (fællesadministrationen) om besparelse Overdragelsesmøde, Svendborg 15/1 Overdragelsesmøde Vejle Overdragelsesmøde Jelling Ansvar: Allan Ansvar: Allan Orienteringsmail til uddannelseschefer 16/1 Overdragelsesmøde Tolderlundsvej Orienteringsmøde Blangstedgårdsvej Overdragelsesmøde Rømersvej Overdragelsesmøde Middelfartvej Opsamlingsmail til medarbejderne Orienteringsmail til HSU Ansvar: Allan 17/1 Information om besparelsen på mit.ucl.dk Uge 4 uge 6 Individuelle medarbejdersamtaler Indledende beredskab 6/2 Sindetskrivelser Vejle/Jelling via personligt møde med HR+TR & beredskab 10/2 Sindetskrivelser Odense/Svendborg via personligt møde med HR+TR & beredskab Uge 7 Udmelding vedr. centralt optagelsesteam Udmelding vedr. centralt skemateam 18/2 Status med VD ere og ressourcedirektør + Niels, Søren, Ulla og Allan. Uge 9 med effekt senest 28/2 Opsigelsesbrev til de konkrete medarbejdere. Beredskab til de opsagte medarbejdere side 5/7

8 Uge 10 Uge 11 Uge 14 Uge 17 FÆLLES STUDIEADMINISTRATIVT MØDE D. 6. MARTS KL.13:30 15:00 Udmelding vedr. fælles niveau3support Udmelding vedr. central ledelsesinfoteam Udmelding vedr. centralt eksamensteam Evt. gruppe eller individuelle tilbud om konsulent til konkrete (grupper af) medarbejdere. Jaje rundt på alle adresser Udmelding vedr. fælles studenterservice Udmelding vedr. fælles backofficeteam Formativ evaluering 1: Hvordan går det med teams, opgaveløsninger, trivsel? Fysisk flytning lokaler for medarbejdere, der flytter kontor/adresse 1/5 BI-ekspert opstart 7/5 TAP-dag inkl. orientering om fælles studieadministration Allan m.fl. Uge 20/21 Uge 23 Samarbejdskonsulent ud i de forskellige teams ny normal situation Formativ evaluering 2: Hvordan går det med teams, opgaveløsninger, trivsel? Uge MUS Uge 38/39 Uge 45 Uge 50 Samarbejdskonsulent ud i de forskellige teams ny normal situation Formativ evaluering 3: Hvordan går det med teams, opgaveløsninger, trivsel? Summativ evaluering hos kunder : niveau3ledere & studerende Uge 51 Præsentation af procesplan for 2015 Det hører med til procesplanen, at det allerede er aftalt, at studiechefen fysisk 1 gang om måneden er i Svendborg, og hver tredje uge er i Vejle og Jelling. Ligesom studiechefen løbende fysisk vil være på de 4 adresser i Odense. Desuden vil implementeringen af lync, anvendelse af skype/adobe connect/videokonference mv medvirke til at studiechefen kan være tilgængelig digitalt som supplement til fysiske møder, mails og telefon. side 6/7

9 Forud for de individuelle samtaler vil medarbejderne modtage materiale, der kan forberede dem på samtalernes indhold og fremtidsperspektiver. Der vil løbende i 2014 blive arbejdet med task forces, hvor medarbejderne udvikler praksis. 5. Medarbejdere Pr. 15. januar 2014 er der overdraget samlet set cirka 54 årsværk fordelt på 59 personer til den fælles studieadministration. Medarbejderne vil i forbindelse med overdragelsen alle i 2014 få titel af studieadministrativ medarbejder frem for titlen studiesekretær, eller øvrige nuværende titler, for at signalere og understøtte forandringen, hvor det er fagligheden i de studieadministrative opgavers løsning, der er den organisatoriske forståelse og forankring af medarbejdernes roller. 6. Informationer Der vil ske løbende orienteringer på mit.ucl.dk, samt på den studieadministrative underside: Blandt andet etableres en FAQ. Desuden anvendes orienteringsmails og orienteringer i diverse mødefora. For uddybninger, kommentarer eller spørgsmål kan studiechefen kontaktes. side 7/7

10 Notat Afdeling/enhed HR og kommunikation, Odense Oprettelsesdato 21-jan-2014 Udarbejdet af THSK Journalnummer Dokumentnavn Vilkår for medarbejdere i administrationen i forbindelse med besparelser Dokumentnummer Vilkår for medarbejdere i administrationen i forbindelse med besparelser Indledning I forbindelse med at der skal ske en reduktion i antallet af medarbejdere i studieadministrationen, vil der i en periode skulle ske ændringer i proceduren for blandt andet opslag af stillinger. Samtidig vil der være en række tiltag at gøre, for de medarbejdere som bliver afskediget. Opslag af stillinger Statslige arbejdsgivere er kun forpligtet til at opslå varige stillinger og stillinger af mere end et års varighed. I forbindelse med, at ser skal ske reduktion i administrationen opfordres der til, at alle ledige jobs opslås, uanset længden på ansættelsen. Medarbejdere der er blevet afskediget I henhold til ansættelses- og fratrædelsespolitikken i UCL har interne kandidater fortrinsret til at komme til samtale og dermed også de afskedigede medarbejdere. De afskedigede medarbejdere opfordres til at til at oprette en jobagent på UCL s jobportal og dermed få direkte besked om, hvilke ledige job der findes i UCL. Der vil blive udarbejdet en vejledning til de berørte medarbejdere. For at sikre de medarbejdere, der er blevet afskediget fra UCL, får de bedste muligheder for at komme videre med deres arbejdsliv, foreslår HR og Kommunikation følgende tiltag: at medarbejderen bliver tilbudt individuelle kompetenceudviklingsforløb til et beløb svarende til max kr. pr. medarbejder fra juni 2014 kan medarbejderen få tilbud om udarbejdelse af en individuel kompetenceprofil at der for gruppen af afskedigede medarbejdere bliver afholdt internt kursus i udarbejdelse af CV og ansøgning at medarbejderen får lov til at bruge arbejdstid til at gå til samtaler. side 1/2

11 Det indstilles, at Strategisk Ledelse godkender 1. at alle stillinger på det teknisk-administrative område fra 1. februar 2014 skal opslås uanset varighed. Perioden er ikke tidbegrænset, da der i nærmeste fremtid vil være flere sparerunder i administrationen, og der derfor igen vil være behov for opslag af alle ledige stillinger, 2. at der afsættes en pulje på kr. pr. opsagt medarbejder til kompetenceudvikling, 3. at HR og Kommunikation afholder samtaler med de afskedigede medarbejdere for afklaring af individuelle behov i forhold til kompetenceudvikling, 4. at HR og Kommunikation fra juni 2014 tilbyder opsagte medarbejdere at få udarbejdet en kompetenceprofil, 5. at HR og Kommunikation afholder kursus i udarbejdelse af CV og ansøgning for de opsagte medarbejdere, 6. at de opsagte medarbejdere får lov til at bruge arbejdstid på at gå til samtaler. side 2/2