Referat LSU-LAU (fællesadministrationen)

Transkript

1 Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 19. september 2013 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Soldalen, mødelokale 2 Deltagere: Fraværende: Sekretariatsbetjening: Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen (formand) Teknisk chef Christian Jansson It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK)(næstformand) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (TR HK) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Sekretariatschef Ole Stig Jensen Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden Budgetopfølgning 1. halvår Fraværsstatistik 1. halvår Kompetencestrategi (TAP) tilbagemelding fra HSU Korte punkter til orientering Eventuelt... 4 Foreløbige punkter til næste møde.4 side 1/4

2 1. Godkendelse af dagsorden Følgende punkter blev foreslået tilføjet til punkt 5 ( korte punkter ): Arbejdsmiljørepræsentanter til byggeudvalg for Niels Bohrs Allé. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter Nyt layout på dagsordner og referater TAP-dag Budgetopfølgning 1. halvår 2013 Formen på budgetopfølgningen er som udgangspunkt tilfredsstillende. Udvalget kunne dog ønske, at der mellem kolonnerne Afvigelse og 2012 bliver indsat en kolonne med det samlede årsbudget. Eleverne er ikke medtaget. De er en del af fællesadministrationen. Økonomi & Personale (Jesper) anmodes om at indsætte en kolonne med det samlede årsbudget i de fremadrettede budgetopfølgninger. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 3. Fraværsstatistik 1. halvår 2013 Eleverne er ikke medtaget i opgørelsen. Det skal de. Der var enighed om, at sygefraværsstatistikken bør følges af en vejledning i at læse statistikken, så misforståelser undgås. Eleverne medtages i næste sygefraværsstatistik. Der udarbejdes vejledning i at læse statistikken (fremadrettet). Konklusion: Udvalget tog fraværsstatistikken til efterretning. 4. Kompetencestrategi (TAP) tilbagemelding fra HSU Tilbagemeldingerne fra de lokale udvalg, er nu indskrevet i handleplanen til kompetencestrategi for TAP (udsendes med dette referat). HSU godkendte handleplanen med den bemærkning, at, at der under hvert initiativ angives en ansvarsperson. side 2/4

3 Strategien skal nu udmøntes lokalt. Der er et fælles ansvar (medarbejdere og ledere), at strategien udmøntes lokalt. Der blev foreslået, at der i de nye resultatlønskontrakter, er fokus på kompetenceudvikling af medarbejderne. Allan Kjær medtager dette til SUF-møde den 30. september Handleplan til kompetencestrategi for TAP med de lokale udvalgs kommentarer udsendes med referatet. Medtage drøftelse i SUF-møde den 30. september 2013 om fokus på kompetenceudvikling af medarbejderne i resultatlønskontrakterne Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 5. Korte punkter til orientering 1. Tilbagemelding fra Arbejdstilsynet: Christian Jansson følger op på, hvorvidt den tidligere problematik om p-numre er løst. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 2. Tidsplan for APV Der blev fra medarbejdersiden udtrykt bekymring, såfremt der ikke bliver mulighed for at være anonym omkring det psykiske arbejdsmiljø. Den oprindelige tidsplan opdateres, og der ønskes uddybning af begrundelse for udsættelsen af APV en (udsendes med referatet). Arbejdsmiljørepræsentanter i Byggeudvalg for Niels Bohrs Alle Der skal deltage to arbejdsmiljørepræsentanter i byggeudvalget for Niels Bohrs Alle. Der var enighed om, at det er mest relevant, at det er arbejdsmiljørepræsentanter fra Odense, der deltager i udvalget. Udvalget to repræsentanter melder følgelig ikke deres kandidatur. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter Pedellerne forestår selv valget. For de øvrige udsendes mail om, at evt. kandidater kan melde sig, og at Lone Petersen ønsker genopstilling. Hvis der ikke kommer flere kandidater, fortsætter Lone Petersen som arbejdsmiljørepræsentant. side 3/4

4 Nyt layout på dagsordner og referater: Dagsordner og referater vil fremover genereres i TeamDesk. Alle oprettes, og Benjamin Miller Hjort inviteres til intro herom næste møde. TAP-dag: Birgitte Dahl arbejder med fastsættelse af dato. Det foreslås, at emnet kan være noget med at arbejde i et campus herunder udfordringer ved forandringer i arbejdslivet. 6. Eventuelt Orientering: HSU har bestemt, at temadagen for HSU, alene er for HSU ikke de lokale udvalg. Alt udbud og dokumentation, tekniske installationer mv. skal ske digitalt. Der er derfor opslået en ny stilling i bygningsenheden. Tiltrædelse 1. november Der er opslået en ny stilling i Økonomi & Personale. Medarbejderen skal særligt arbejde med at skabe sammenhænge mellem de it-systemer, som UCL benytter sig af. Tiltrædelse 1. november Næste møde i LSU-LAU (fællesadministrationen) er den 12. december 2013 på Soldalen, kl (bemærk: udvidet med en time) Foreløbige punkter til næste møde: Budgetopfølgning 3. kvartal 2013 Budget 2014 Sundhed Vejle (udlicitering af opgaver) Oversigt over Job på særlige vilkår Resultatlønskontrakter 2014 Lønforhandlinger 2014 Mødedatoer 2014 Intro til TeamDesk TAP-dag Indretning af Sundhedshus Vejle LSU fællesadministrationen Status på APV side 4/4

5 Notat Afdeling/enhed Direktionen Oprettelsesdato 30-aug-2013 Udarbejdet af AKHA Journalnummer Dokumentnavn Bilag 10.1 Høringssvar til kompetencestrategi for TAP Dokumentnummer Høringssvar i forbindelse med udarbejdelse af handleplan for kompetencestrategien for TAP Der er pr. 30. august 2013 indkommet høringssvar fra følgende LSU er: Fællesadministrationen Sundhed Videreuddannelse og Praksis Pædagoguddannelsen Forskning og Innovation Sygeplejerskeuddannelsen CFU 1. Høringssvar fra LSU Fællesadministration ( ) Der blev kommenteret på, at fokus ikke nødvendigvis kun skulle være på projektlederkompetencer, men også have fokus på at inddrage de interne proceskonsulenters kompetencer (nederst side 3). Der blev foreslået, at synliggøre, at projektlederkompetencer på alle niveauer har relevans. Det blev foreslået, at kortlægge eksisterede projektlederkompetencer blandt TAP erne i UCL. Det er vigtigt at skabe bredere viden i organisationen. En af måderne kunne være, at TAP erne tager aktiv del eller leder processerne. Der er en gensidig (leder og medarbejder) forpligtelse til, at medarbejderne kompetenceudvikles. Det blev bemærket, at punkt 2 vedr. Fokus på koordineret og konkret kompetenceudvikling er sat i værk i form af en opfordring til at koordineringen sker på baggrund af de afholdte MUS-samtaler i foråret Det er vigtigt at kompetencestrategien har fokus på alle niveauer af kompetenceudvikling startende på niveauet for forbedring af læsefærdigheder og til højere niveauer. Det er vigtigt at signalere, at alder ikke er en hindring for kompetenceudvikling. side 1/5

6 Forbrug på kompetenceudvikling bør synliggøres i årsregnskabet. 2. Høringssvar fra LSU Sundhed ( ) LSU for sundhedsuddannelser er enig i at give en positiv tilkendegivelse ift. handleplan for kompetencestrategi for teknisk administrativt personale, ligesom der er opbakning til de skitserede hovedområder og konkrete indsatser. TR for det administrative personale, Leila D. Pedersen, tilføjer at der for det teknisk administrative område i sundhedsuddannelserne er tilkendegivelser svarende til dem, der er afgivet i LSU for fællesadministrationen, og der henvises derfor til disse. 3. Høringssvar fra LSU Videreuddannelse og praksisudvikling ( ) LSU anser det som vigtigt, at der er udarbejdet en kompetencestrategi for TAP, som skal være med til at imødegå de udfordringer som de administrative medarbejdere vil stå overfor på kort og lang sigt i organisation som er i fortsat bevægelse og udvikling. Notatet hedder Kompetencestrategi for TAP, men opleves af LSU som mere en politik/strategi/ handleplan(hensigtserklæringer). LSU så gerne at notatet præciserede.. LSU vurderer, at notatet understøtter strategi 2010 og campusløsningen. LSU er enig i, at der er kompetencer som det må anses som grundlæggende blandt alle administrative medarbejdere i UCL suppleret med lokale kompetencer relateret til det område, hvor den enkelte administrative medarbejder er knyttet. Dette perspektiv imødekommes i notatet. Central - lokal LSU foreslår, at det præciseres, hvilke kurser der udmeldes centralt. Kurser indenfor de kompetenceområder som vurderes grundlæggende for at arbejde som administrativ medarbejder og suppleres med lokale kompetencetiltag specifikt til deres nuværende arbejdsområde. LSU foreslår, at de bløde kompetencer som: kommunikation, konfliktløsning, teamarbejde, relationsarbejde, vejledning m.m. udbydes centralt. SPØRGSMÅL: Hvem har ansvaret for de centrale kurser? Hvornår udbydes de centrale kurser? Projektlederuddannelse. Et godt initiativ. Det er uklart om dette uddannelsestiltag primært er i relation ti grunduddannelser eller, om der er en forventning om, at Videreuddannelse og praksisudvikling udpeger en. Videreuddannelse og praksisudvikling har medarbejdere som på nuværende tidspunkt har diplommoduler indenfor projektledelse. SPØRGSMÅL: Hvilke opgaver forventer man de skal kunne løfte? side 2/5

7 Systematisk brugeruddannelse ved implementering af it-systemer. Et godt initiativ Evaluering Det er ikke realistisk, at gennemføre en evaluering i september 2014 når f.eks. høringen først udløber 1.september og endnu ikke er vedtaget. 4. Høringssvar fra Pædagoguddannelsens LSU ( ) HK medarbejderrepræsentanten fremhævede et forhold omkring implementering af nye administrative systemer og den problematik der ligger i, at medarbejdere ofte ikke når at lære et system at kende, før et nyt tages i brug, og samtidig det uhensigtsmæssige i, at alle de administrative systemer aldrig taler samme sprog. Herudover var der ingen bemærkninger til handleplanen. 5. Høringssvar fra LSU Forskning & Innovation ) Overordnet finder vi, at det er mange gode intentioner i udkastet, men at der i flere af initiativerne mangler præcisering af, hvad der skal gøres og hvem der skal gøre hvad. Visse af dem er noget svag formuleret ifht til dette, hvor det mere bliver hensigtserklæringer mere end det bliver handlinger. Dokumentet er relativt langt og er vel mere et strategipapir, end det er en handleplan? Vi undres desuden over, at der på side 1 nævnes, at Initiativerne for kompetenceudviklingen vil ske på tre niveauer, og at vi ikke ser en større tydeliggørelse af, hvad de 3 niveauer betyder for initiativforpligtelserne. Dette kunne beskrives tydeligere i initiativerne (hvem gør hvad?). Idet digitalisering er et vigtigt indsatsområde ifht UCL s strategi, tænker vi, at det vil give mening om digitalisering har sit eget tydelige initiativ, frem for at på tværs af initiativerne (kan opfattes lidt ustruktureret). Aase Stampe har snakket med de øvrige HK TR og har følgende stikord til bilaget om kompetencestrategi, og har flg opmærksomhedspunkter: Alle er forpligtet til at lade sig kompetenceudvikle så længe de er ansatte uanset alder. Der skal kortlægges IT kompetencer hos TAP og så vil det formegentlig vise sig, hvor der skal sættes ind mhb på at løfte til det niveau, der er angivet i UCL's strategi. Det er meget vigtigt at lederne har fokus på, at der bliver kompetenceudviklet og melder ud, hvilke kompetencer der er brug for i afdelingen. Evt. mulighed for jobrotation for at få forståelse for hinandens opgaver i afdelinger imellem. side 3/5

8 Der er brug for netværk internt og eksternt, hvor der kan trækkes på viden/erfaring (og ske sidemandsoplæring??). Når det bliver kortlagt, hvilke kompetencer der mangler samt efterspørges, er tanken at der vil blive snakket med Ellen Grøn om det evt. er noget vi kurser vi kan tilbyde internt. Det kunne være med til at styre netværk internt. Vi skal sikre os at det bliver synligt, hvem der har hvilke kompetencer, der kan trækkes på i UCL. 6. Høringssvar fra sygeplejerskeuddannelsens LSU ( ) Det er meget positivt at man vil inddrage teknisk administrative medarbejdere i relevante omstillingsprocesser at der vil blive uddannet projektledere, som skal understøtte og drive omstillingsprocesserne at der ved implementering af nye systemer igangsættes konkrete forløb omkring oplæring i brugen af systemerne at der vil blive oprettet og udbudt formelle kurser i brugen af eksisterende administrative systemer at der sættes fokus på netværk Handleplanen indeholder mange gode intentioner, og medarbejderne vil kunne forstå, at det er nødvendigt med kompetenceudvikling, da (jf. pkt. 1.2.) fremtidens udfordringer er så store, at de ikke kan håndteres alene med den eksisterende viden. Udfordringen er, at mange teknisk administrative medarbejdere oplever hverdagen så travl, at det betragtes som vanskeligt at finde tid til kompetenceudvikling. For at det hele kan lykkes, er det nødvendigt, at der reelt bliver skabt tid til kompetenceudviklingen, og at der bliver afsat de nødvendige midler til financieringen. Kommentarer i øvrigt at der bør gøres en indsats for at klæde superbrugere bedre på til opgaven (et godt eksempel på utilstrækkelig oplæring af superbrugere er TeamShare ) at man - inden man vælger at tage et nyt administrativt system i brug - har sikret sig, at det kan håndtere de opgaver, der skal løses, og at IT-afdelingen går fuldt og helt ind for systemet at systemet herefter er testet meget grundigt, inden det implementeres at det er vigtigt, at der varsles i god tid, når nye systemer skal igangsættes, og at brugerne klædes ordentlig på til at bruge de nye systemer (et eksempel på manglende information er HR-Manager, som bare kom dumpende, og der var slet ingen introduktion til systemet). Med henblik på ekstern og intern efteruddannelse, herunder UCL-tilrettelagte forløb, skal man være opmærksom på at sådanne forløb ikke kun formidles til HK ansatte. side 4/5

9 Der bør sættes fokus og krav til at den viden man erhverver sig ved efteruddannelse bliver anvendt i virksomheden, båder under forløbet og efter endt uddannelse. Vedrørende implementering af nye systemer. Det er godt, at man i fremtiden vil inddrage de enkelte brugere ved implementering af nye systemer mv. Det er vigtigt, at man sikrer en god oplæring og opretter netværk, som på tværs kan sparre med hinanden. Det er ligeledes vigtigt, at alle ved hvem der i UCL er superbrugere på de enkelte systemer, så der altid er hjælp at hente hvis et problem eller spørgsmål skulle dukke op. Det koster mange ressourcer, at mange medarbejdere skal bruge unødig lang tid på at løse de daglige opgaver i et system, der er ustabilt og mangelfuldt, og hvor adgangen til support ikke fungerer tilfredsstillende - eksempelvis TeamShare. Det vil være en fordel at inddrage teknisk administrativt personale inden køb af nye systemer. Hvis det hele handler om at udnytte eksisterende viden, så er det brugerne af system, der bør bringes på banen ved indkøb og ikke først ved implementering. På denne måde ville der opstå ejerskab og derfor vil personalet have lettere ved omstilling, da de er inddraget fra start. Det er positivt, at man opretter projektlederforløb med medarbejdere, som kender til dagligdagen og de udfordringer det kan give i forhold til de kommende forandringer som UCL står overfor. Det er et særligt indsatsområde at få udviklet projektlederkompetencer i forhold til gennemførelsen og tilrettelæggelse af omstillingsprocesser. 7. CFU ( ) Udvalget er enig i, at det er en god idé at få medarbejdernes viden i spil, men er skeptiske overfor, at der iværksættes en kortlægning af netværk. side 5/5