DAGSORDEN Møde: FSU SAMF Mødedato og tidspunkt: Torsdag den 6. september 2018, kl. 09:00 11:00 Sted: FIB5, lokale 35 Deltagere: Rasmus Antoft (RA), Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Lis Carlsen (LC), Kelvin Baadsgaard (suppleant, Morten Ejrnæs (observatør), Thine Kirwa (TGK) (ref.) Deltagere: Sagsfremstilling 1. Godkendelse af dagsorden (RA) Dagsordenen blev godkendt Fakultetskontoret på Humaniora og Samfundsvidenskab Fibigerstræde 5 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: Thine Kirwa (TGK) Dato: 19.september 2018 Det indstilles, at FSU godkender dagsordenen. 2. vedrørende ændring af den administrative organisering på AAU (RA) I forlængelse af rektors udmelding pr. 12. februar om ændring af den administrative organisering på AAU, giver dekanen en kort orientering om nuværende status på processen. Dekanen ønsker desuden at orientere sig fra medarbejdersiden i FSU om institutternes oplevelse af ændringen af den administrative organisering. Det indstilles, at FSU giver en gensidig orientering. 3. Budgetmodel AAU og SAMF 2019-2021 (RA) Dekanen orienterer om de vedtagne budgetmodeller for henholdsvis AAU og SAMF, samt de ledelsesmæssige prioriteringer der er en del af AAU budgetmodellen. FSU bedes tage orienteringen til efterretning. Dekanen orienterede om status på organisationsændringen. erne fra arbejdsgrupperne er indstillet og godkendt af styregruppen. Dette vedrørende den fremtidige fordeling af opgaverne fra fakultetskontoret. Fordelingen af fakultetskontorets medarbejdere er ligeledes faldet på plads og alle er informeret om deres fremtidige arbejdssted. Det forventes ikke at alle opgaver har en plads pr. 1. oktober, hvorfor der vil blive løbende tilpasninger efterfølgende, med justering af opgave fordeling. I forbindelse med organisationsændringen, vil 4 af SAMF institutterne samarbejde om at sikre kritisk masse ved at lave administrativt samarbejde på tværs af henholdsvis institut for økonomi og ledelse og institut for jura, samt for institut for sociologi og socialt arbejde og institut for statskundskab. Dekanen gennemgik AAU og fakultetets nye budgetmodel, samt principperne for bidragsbelægning til AAU fælles. Budgetmodellen på AAU niveau giver vise udfordringer for SAMFs økonomi. Fakultetets egen budgetmodel går fra at have været en fastfrosset model til at blive en delvis aktivitetsbestemt model. Medsendt referatet er dekanens præsentation af budgetmodellerne. 1
4. Evaluering af 2. kvartalsforhandlinger (RA) I overensstemmelse med AAU s lønpolitik for teknisk administrativt personale (TAP) har direktionen fastsat en økonomisk ramme som loft for forbruget ved TAP lønforhandlingerne. Den økonomiske ramme var fastsat til 0,5% af lønsummen, som skulle fordeles med 50% varige tillæg samt 50% engangsvederlag. På SAMF har fastsættelse af puljen til TAP lønforhandling taget udgangspunkt i de enkelte institutter og fakultetskontorets lønsum og dermed har forhandlingspuljen været 0,5 % heraf. Det fremgår af bilaget, at de rene SAMF institutter og fakultetskontoret, næsten har anvendt den udstukne ramme. Desuden fremgår det, at det tilnærmelsesvis er lykkes at leve op til målsætningen om ligelig fordeling mellem engangsvederlag og kvalifikationstillæg. og drøftelse Dekanen orienterede om at de økonomiske rammer for TAP lønforhandling blev opfyldt. Forhandlingerne har produceret det resultat som direktionen ønskede. Hernæst drøftede FSU erfaringer fra årets lønforhandling, samt at tillidsrepræsentanter, ledere og medarbejdere bruger utroligt meget tid på at fordele ganske få lønkroner. Vær opmærksom på, at opgørelserne for Institut for kultur og globale studier samt institut for læring og Filosofi indeholder både HUM og SAMF andele. FSU bedes drøfte SAMFS resultat af 2. kvartals TAP forhandlingerne. Oversigt over TAP-lønforhandling 2018 5. Opsamling fra arbejdsmiljøseminar (RA) Det indstilles, at FSU følger op på og drøfter evt. udeståender jf. seneste arbejdsmiljøseminar. 6. Output fra institutternes arbejdsmiljødrøftelser (RA) FSU drøftede arbejdsmiljøseminaret og fandt det brugbart som netværks organ for arbejdsmiljøgrupperne og FSU. Udsættes til kommende FSU møde. FSU har en central rolle i at sikre, at arbejdspladsen har et godt arbejdsmiljø, som er præget af tillid og samarbejde og som er med til at skabe rum for faglighed og kvalitet i opgavevaretagelsen. Som opfølgning på APV-arbejdet drøfter FSU tilbagemeldinger fra institutternes APV-arbejde i form af de primære konklusioner fra de seneste arbejdsmiljødrøftelser. Det indstilles at FSU drøfter materialet for eventuelle bemærkninger. 2
Tilbagemeldinger fra institutternes arbejdsmiljøgrupper 7. Statistik for sygefravær (RA) Det indstilles at FSU drøfter materialet for eventuelle bemærkninger Statistik for sygefravær 8. Forskningsorganisering ved Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, AAU. (RA) Som en del af både AAU strategien Viden for Verden og SAMF strategien for 2016-2021 skal der arbejdes med forskningsorganisering. Prodekan for forskning Søren Kristiansen har i forlængelse heraf lavet et udkast til et notat, der beskriver roller og ansvar på de forskellige niveauer på SAMF. Notatet om forskningsorganisering har været drøftet i fakultetsledelsen, på akademisk råd og med forskningslederne, og på dekanatmøde d. 13. juni godkendte dekanatet dokumentet (se bilag 1). Det indstilles at FSU drøfter materialet for eventuelle bemærkninger. Notat: Forskningsorganisering ved Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, AAU. FSU drøftede materialet. FSU har drøftet og kommenteret på materialet med følgende bemærkninger: - Vigtigt at skabe opmærksomhed omkring elementer, der har indflydelse på mange medarbejderes arbejde. Diskussion bør tages ude på institutterne, og der bør orienteres grundigt om dette på institutterne. Det er vigtigt at sikre gennemskuelighed, så folk ikke bliver nervøse. - Disse 2 dokumenter fortjener bredere udbredelse. - Udviklingssamtaler tilføje forskningsdelen heri. - Alle ansatte skal være i en forskningsgruppe hvem er ikke det? Hvis ansvar er det at beslutte, hvem der skal være i hvilke forskningsgrupper? - Ledelsesmæssig opgave at integrere den enkelte medarbejder i forskningsgrupperne. - Forskningsleder: hvordan udpeges de fremover? Hvor lang en periode? 9. Model til vurdering af forskningsindsats (RA) Den reviderede model til vurdering af forskningsindsats på SAMF har været drøftet i Akademisk Råd og igen i SAMF dekanatet d. 13. juni 2018. Den reviderede model, Årlig vurdering af forskningsindsats på SAMF er vedlagt som bilag 1. FSU bedes drøfte og godkende dokumentet, som efterfølgende vil blive sendt til endelig godkendelse i fakultetsledelsen d. 25. september 2018. Det blev præciseret, at FSU ikke har godkendende funktion i forhold til punktet, men er rådgivende. FSU drøftede og kommenterede derfor på materialet med følgende bemærkninger: - Institutlederne skal tage drøftelse med den enkelte medarbejder, hvilket stiller krav til MUS. Fokus skal være på kvalitet. 3
Det indstilles, at FSU drøfter og godkender den reviderede model til vurdering af forskningsindsats på SAMF. : Årlig vurdering af forskningsindsats på SAMF - Positivt med fokus på kollektiv indsats og mindre på den enkelte. Der bemærkes dog en potentiel risiko for ukendte krav. - Pkt. 5 (Institutlederne skal vurdere om den enkelte medarbejder ikke performer tilfredsstillende) - Kommer det dertil, ønsker FSU, at det formelle system gå i gang. Institutlederne skal ikke straks kunne gribe til en advarsel. - Den gamle model var bredere ift. forskningsaktiviteter der blev givet point. Det er en god pointe at anerkende at der er en arbejdsdeling i en forskningsgruppe. Nogle er gode til at skaffe midler, andre gode til at please advicery board, osv. - Konkret måling: Publikationer over en 3 årig periode. Det realiseres ikke altid eksempelvis, hvis der kommer en doktorafhandling. Afslutningsvis blev der rejst forslag om, at modellen rundsendes til institutterne til drøftelse. Dekanen gør opmærksom på, at drøftelserne med institutternes medarbejdere og ledelse allerede har været i andre fora, blandt andet Akademisk Råd. Derfor vil beslutning om modellen formentlig blive taget uden specifikke drøftelser på institutniveau. 10. Nyt om FUSA-projektet og workshops (SCJ) Sendes skrifteligt til FSU Unikt kursus i dokumentation og formidling af forskningens samfundsmæssige impact Den 23.-25 april 2019 afvikler SAMF et kursus i dokumentation og formidling af forskningens samfundsmæssige impact. Kurset er skræddersyet til VIP og TAP på SAMF og har ikke tidligere været udbudt herhjemme. Indlægsholderne er førende engelske og danske forskere og kommunikationseksperter. På FSU-mødet vil tankerne bag FUSA-projektet, programmet og den videre proces blive præsenteret. Det indstilles, at FSU tager orienteringen til efterretning. 11. Meddelelser fra medarbejdersiden TEK SUND ENG er i gang med udarbejdelse af ny lokal aftale, da man oplever stigende rekrutteringsproblemer. Bibeskæftigelse Man vil i akademikernes faglige organisation, forsøge at bringe den norske professor model ind. Desuden har Moderniseringsstyrelsen lavet anbefalinger på Ret til bibeskæftigelse. 4
12. Meddelelser fra ledelsessiden Kommunikation og opdatering af aftaler og politikker om løn og arbejdsvilkår. Herunder: o sprogpolitik. o fakultetets hjemmeside. o evt. beslutninger i FL om retningslinjer/politikker. Kommunikation til TR. Kompetencefondsmidlerne og FUSA ny ordning som følge af OK18. Man skal kun anmelde bibeskæftigelse, hvis de er det samme som en del af job varetagelsen på AAU. Formålet er udelukkende, at undgå at medarbejdere har konkurrerende virksomhed, der udbyder kurser der konkurrerer med det vi laver på AAU. Mange dokumenter ligger kun på dansk på vores hjemmeside. Der arbejdes på at få dem oversat til engelsk, hvorefter hjemmesiden opdateres med både engelske og danske dokumenter. Videreformidling til TR, af beslutninger foretaget i FL opprioriteres. Bemærkning fra medarbejdersiden: Der skal udarbejdes ny politik for hvilke former for kompetenceudvikling der må ansøges om midler til i den nye ordning som følge af OK18. 13. Eventuelt FSU takkede Thine for indsatsen som sagsbehandler på FSU og ønskede hende god vind i den nye stilling i Rektorsekretariatet. Jesper sender suppleant til kommende FSU møde. 5