ORGANISATIONSBESTYRELSEN

ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 11. januar 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN DAGSORDEN til ordinært møde torsdag den 18. januar 2018 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Afbud: Åben del Sag 9122 Godkendelse af referat Sag 9123 Revisionsprotokol Sag 9124 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9125 Udlejningsforhold Sag 9126 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9127 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9128 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9129 Budget for selskabet 2018/2019 administrationsbidrag Sag 9130 Selskabets beretning Sag 9131 Repræsentantskabsmøde mandag den 12. marts 2018 Sag 9132 Effektiviseringspotentialer Sag 9133 Orientering fra administrationen Sag 9134 Kredsudvalget Sag 9135 Fritidsudvalget Sag 9136 BL orientering Sag 9137 Eventuelt Sag 9138 Næste møde Sag 9139 Øvrige datoer Lukket del Sag 9140 Eventuelle sager til behandling

Åben del 9122 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 14. december 2017 er udsendt via mail 21. december 2017. 9123 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne 653 670 er godkendt på bestyrelsesmødet 23. februar 2017. 9124 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt via mail 21. december 2017 * Referat / notat fra møde i Jubilæumsudvalget. 9125 Udlejningsforhold E-sag Til orientering er der via mail 4. januar 2018 udsendt oversigt over indflytninger i 2017../. Udkast til fælles aftale om permanent boliganvisning af flygtninge vedlægges til brug for dialog på mødet. Der afholdes møde med kommunen og boligorganisationerne 5. februar 2018. 2

9126 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Ny antennelov E-sag Næsten alle afdelinger havde 1. januar 2018 mulighed for frit valg. På mødet vil der være en status herpå og en dialog om eventuelle beboerarrangementer med YouSee information. 9127 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 9128 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 14. december 2017..//. Som status på sagen vedlægges referat fra bygherremødet 5. januar 2018 og Byggeudvalgsmødet 8. januar 2018. Som det fremgår heraf er det vigtigste forhandlingsrunderne med de bydende entreprenører. Der vil på mødet være en orientering herom. Tidsplan i forhold til tilbud / kontrakt: Medio januar 2018 Forhandlingsmøder 16. februar 2018 Licitation endeligt tilbud 9. marts 2018 Tildeling af kontrakt 22. marts 2018 Betinget kontrakt 12. oktober 2018 Endelig kontrakt 3

9129 Budget for selskabet 2018/2019 administrationsbidrag B-sag./. Udkast af 11. januar 2018 til budget for selskabet 2018/19 udsendes med nærværende dagsorden. Det indstilles, at administrationsbidraget for 2018/19 fastsættes således: Administrationsbidrag pr. lejemål 3.641 kr. Pr. 60 m² erhvervslejemål og institutionslejemål beregnes en lejemålsenhed. Endvidere udgør en garageenhed 1/5 lejemålsenhed. Antallet af lejemålsenheder udgør 4.938,4 enheder (korrektion Høje Gladsaxe). Ifølge budgetudkast er der et fald i administrationsbidraget på 206 kr. pr. bolig pr. år svarende til 5,35 %. Årsagen til faldet er, at der ændres i bogføringen af særlige aktiviteter (konto 516), BoligBladet, tilskud til fritidsformål og kurser samt tilskud til lærlinge og tillidsmand. Dette bogføres fremover direkte i afdelingerne på konto 119.4 BoligBladet og tilskud til fritidsformål og kurser, og konto 114.8 Tilskud til lærlinge og tillidsmand. Beløbsrammen godkendes hvert år af Organisationsbestyrelsen, inden det budgetteret i afdelingerne. Ændringen i afdelingerne vil være neutral: Konto 112.1 Administrationsbidrag Konto 114.8 Renholdelse / Tilskud lærlinge og tillidsmand Konto 119.4 Diverse / BoligBladet - Fritidsformål - Kurser 206 kr. pr. lejemål 98 kr. pr. lejemål 108 kr. pr. lejemål Baggrunden for ændringen er, at ændre bogføringspraksis til den som andre boligorganisationer anvender. Dette er for at gøre os mere sammenlignelige med andre, hvilket er blevet mere aktuelt i forbindelse den nye effektiviseringslovgivning../. Hvis der ses bort fra denne bogføringsændring, så udgør stigningen 0%, hvilket fremgår af vedlagte budgeteksempel. Lige som de fleste af vores boligafdelinger ikke havde nogen huslejestigning, så har vi heller ikke nogen stigning i administrationsbidraget. Budgettet 2018/19 er baseret på det hidtidige aktivitetsniveau, fremskrevet med forventede generelle prisstigninger mv. herunder afskrivning af inventar, IT hardwaresoftware og driftsmidler efter hidtil vedtagne investerings- og afskrivningsmæssige niveau samt tillige under hensyntagen til den aktuelle driftsmæssige situation. Under forudsætning af vedtagelse af nærværende dagsordenspunkt samt af administrationsbidrag 2018/19 som anført, indstilles det, at budgettet for 2018/19 godkendes. 4

9130 Selskabets beretning E-sag Med dagsordenen udsendes følgende delafsnit: Forord til beretning Beboerundersøgelse / Effektivisering Boligpolitik Samarbejde med Gladsaxe Kommune Mission, Visioner og Værdier Renoveringssager og fremtidssikring Administrativ udvikling af serviceydelser Personaleforhold Bestyrelsen og udvalgene Selskabets økonomi En samlet beretning kan således gennemgås på bestyrelsesmødet den 18. januar 2018, hvor bestyrelsens eventuelle bemærkninger ønskes. 9131 Repræsentantskabsmøde mandag den 12. marts 2018 Repræsentantskabsmøde for 2018 afholdes mandag den 12. marts 2018 på Gladsaxe Stadion i Knud Lundberg loungen og med udsendelse af indkaldelse til hvert enkelt repræsentantskabsmedlem senest 4 uger før, hvilket ekspeditionsmæssigt sker mandag den 29. januar 2018. a. Følgeskrivelse, dagsorden, forretningsorden m.v. E-sag./. 1. Følgeskrivelse af 29. januar 2018 til repræsentantskabsmedlemmerne om indkaldelse til ordinært Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2018. Udkast vedlægges dagsordenen../. 2. Dagsorden for ordinært Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2018. Udkast vedlægges dagsordenen../. 3. Forslag til Forretningsorden dateret den 29. januar 2018. Udkast vedlægges dagsordenen. 4. Bestyrelsens beretning samt årsregnskab for 2016/2017. 5. Revisionsprotokol 2016/2017. 6. Budget for selskabet 2018/2019. 7. Beretning fra udvalg (det skal afklares om omtalen i beretningen er dækkende) Af anførte punkter udsendes 1, 2, 3 og 4 mandag den 29. januar 2018 mens øvrige udsendes den 22. februar 2018. 5

b. Dagsorden B-sag I henhold til vedtægternes 5, stk. 1, skal dagsordenen for det ordinære Repræsentantskabsmøde omfatte følgende punkter: 1. Valg af stemmeudvalg 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det seneste forløbne år 5. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget 6. Beretning fra udvalg 7. Behandling af eventuelt indkomne forslag 8. Valg til udvalg 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 10. Valg af revisor 11. Eventuelt I overensstemmelse hermed får dagsordenen for Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018 herefter følgende udformning: 1. Valg af stemmeudvalg 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for 2016/2017 5. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2016/2017 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for selskabet for 2018/2019. Regnskab 2016/2017 for selskabet indgår i let sammentrængt form i den udsendte beretning. Det fulde regnskab for selskabet og dets afdelinger kan findes på selskabets hjemmeside og foreligger i administrationen til gennemsyn 6. Beretning fra udvalg a. Kredsudvalg b. Fritidsudvalg 7. Behandling af indkomne forslag 8. Valg til Fritidsudvalg a. Valg af 2 medlemmer for 2 år På valg er Palle Nielsen og Hans-Jørgen Jørgensen b. Valg af 3 suppleanter 9. Valg til Kredsudvalg a. 6 kredsdelegerede for 2 år På valg er Finn Sørensen, Inge Binder, John Bjarnø Petersen, Karin Petersen, Mogens Rysgaard, Johnny Vilhelmsen (udtræder af Kredsudvalget) b. Valg af 2 suppleanter for 2 år 10. Valg til Organisationsbestyrelsen a. Valg af 6 medlemmer På valg er Ryno Scheil, Finn Sørensen, Alice Christiansen, Carsten Petersen, Flemming Larsen, Johnny Vilhelmsen (udtræder af bestyrelsen) b. Valg af 4 suppleanter 11. Valg af revisor 12. Eventuelt 6

c. Ad de enkelte dagsordenspunkter 1. Valg af 1 dirigent (pkt. 2 på dagsordenen) B-sag 2. Forretningsorden (pkt. 3 på dagsordenen) B-sag./. Udkast til Forretningsorden dateret den 29. januar 2018 udsendes til bestyrelsen med nærværende dagsorden. 3. Bestyrelsens beretning (pkt. 4 på dagsordenen) E-sag Der henvises til nærværende dagsordenssag 9130. 4. Årsregnskab for 2016/2017 mv. (pkt. 5 på dagsordenen) E-sag Afdelingsregnskaberne behandles på afdelingsmøderne i januar og februar måned 2018 eller af afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsens behandling sker på møde den 22. februar 2018. Herudover behandles selskabets regnskab 2016/2017 ligeledes på samme møde, til videre forelæggelse til godkendelse på Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018. Afdelingsregnskaberne skal ikke behandles på Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018 jf. vedtagelse herom på Repræsentantskabsmødet den 21. april 1997. Budget for selskabet 2018/2019 der henvises til nærværende dagsordenssag 9129. Budget for selskabet forelægges Repræsentantskabsmødet til orientering. 7

5. Valg af Fritidsudvalget (pkt. 9 på dagsordenen) E-sag I henhold til udvalgets kommissorium består udvalget af 7 medlemmer samt 3 suppleanter valgt således: Udvalgsmedlemmer Suppleanter Valgt af Repræsentantskabet 4 2 Udpeget af bestyrelsen 3 1 7 3 Udvalgets nuværende sammensætning er: Valgt af Repræsentantskabet: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2018 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2018 Bent Johansson Lyngparken 2 frem til 2019 Claus Rydstrøm Torveparken frem til 2019 Udpeget af bestyrelsen: Per Helligkilde Lyngparken 1 Karin Månsson Stationsparken 1 Vakant Suppleanter: Mette Petersen Mølleparken 1 (valgt af Repræsentantskabet) Torben Jensen Lyngparken 1 (valgt af Repræsentantskabet) Vakant - (valgt af bestyrelsen) På valg er således: Palle Nielsen og Hans-Jørgen Jørgensen Herudover skal der foretages valg af suppleanter. 6. Valg til Kredsudvalget (pkt. 10 på dagsordenen) E-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år Valgt af Repræsentantskabet 6 5 2 2 Udpeget af bestyrelsen 4 5 1 1 10 10 3 3 Valgperioden er 2 år. 8

På Repræsentantskabsmødet i 2016 og 2017 foretoges valg således: Kredsdelegerede Valgt af Repræsentantskabet: Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2018 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2018 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2018 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2018 Inge Binder Kildeparken 2 frem til 2018 Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 (udtræder) frem til 2018 Jan Raltters Egeparken 2 frem til 2019 Henry Simonsen Torveparken frem til 2019 Aase Schack Torveparken frem til 2019 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2019 Steen Løfqvist Torveparken frem til 2019 Udpeget af bestyrelsen: Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2018 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2018 Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2018 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2018 Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2019 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2019 Christian Jensen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 Suppleanter Valgt af Repræsentantskabet: Anne Baillais Clausen Tinghøjparken frem til 2018 Vakant - frem til 2018 Vakant - frem til 2019 Vakant - frem til 2019 Udpeget af bestyrelsen: Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2018 Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 På Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018 skal således foretages valg af: 6 kredsdelegerede (frem til 2020) 2 suppleanter (frem til 2020) Øvrig udpegning m.v. foretages efterfølgende af bestyrelsen. 9

7. Valg til Organisationsbestyrelsen (pkt. 11 på dagsordenen) E-sag Der skal vælges 6 medlemmer til Organisationsbestyrelsen. På valg er: Ryno Scheil, Finn Sørensen, Alice Christiansen, Carsten Petersen, Flemming Larsen, Johnny Vilhelmsen (udtræder af bestyrelsen) Endvidere skal der vælges 4 suppleanter. 8. Valg af revisor (pkt. 12 på dagsordenen) B-sag Som revisor for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe indstilles revisionsfirmaet Ri til genvalg til videre afgørelse på Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2018. 9132 Effektiviseringspotentialer E-sag På mødet vil der være en status på effektiviseringsprocessen herunder arbejdsplaner og indkøb. 9133 Orientering fra administrationen O-sag a. Styringsdialogmøde 2018./. Til orientering vedlægges invitation til Styringsdialogmøde 2018, som afholdes torsdag den 31. maj 2018. 10

b. BL informerer nr. 41 Digital kommunikation./. Vedlagt BL informerer nr. 41 Ændring af reglerne vedrørende brug af digital kommunikation i lejeforhold. På mødet vil der være en orientering herom. 9134 Kredsudvalget a. Møder E-sag./. Seneste møde i udvalget er afholdt 30. november 2017. Referat herfra udsendes med dagsordenen. Næste ordinære møde afholdes 1. februar 2018. b. Kredsudvalgets sammensætning B-sag De sidste par år har det ikke været muligt på Repræsentantskabsmødet at få valgt suppleanter til udvalget. Sammensætningen af Kredsudvalget er i dag: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år Valgt af Repræsentantskabet 6 5 4 4 Udpeget af bestyrelsen 4 5 1 1 10 10 5 5 Det foreslås at nedsætte antallet af suppleanter fra 4 til 2 pr. år, således at sammensætningen fremover vil være: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år Valgt af Repræsentantskabet 6 5 2 2 Udpeget af bestyrelsen 4 5 1 1 10 10 3 3 11

9135 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt 27. november 2017. Referat herfra er udsendt via mail 27. november 2017. Næste ordinære møde afholdes 29. januar 2018. 9136 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 39 af den 18. december 2017 vedrørende Ny ferielov * BL informerer nr. 40 af den 18. december 2017 vedrørende Status på persondata * BL informerer nr. 41 af den 20. december 2017 vedrørende Ændring af reglerne vedrørende brug af digital kommunikation i lejeforhold * BL informerer nr. 42 af den 21. december 2017 vedrørende Koop-Barsel * BL informerer nr. 43 af den 21. december 2017 vedrørende Statistikindberetning og medlemskontingent 2018 * BL informerer nr. 44 af den 21. december 2017 vedrørende Vejledning om overenskomster 2017-2020 2. udgave * BL informerer nr. 1 af den 10. januar 2018 vedrørende Oversigt over udsendte BL informerer 2017 * BL informerer nr. 2 af den 10. januar 2018 vedrørende Temadag om persondataregler BL-politik Udsendt via mail 2. januar 2018 * BL-politik nr. 1 Nytårstale med boligpolitik 12

9137 Eventuelt O-sag 9138 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 22. februar 2018. 9139 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 18. januar 2018 udsendes 11. januar 2018. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 18. januar 2018 udsendes 25. januar 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 1. februar 2018. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 2. februar 2018. 13

Lukket del 9140 Eventuelle sager til behandling E-sag 14

Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Indskudslån x 15