Dato: 4. september 2014 Brevid: 2372496 Regionsrådets redegørelse vedrørende aktivitetsbestemte tilskud mv 2013 1. Indledning Regionsrådet skal senest den 1. september 2014 afgive en redegørelse til ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og kommunalbestyrelserne i Region Sjælland vedrørende indberettet aktivitet for 2013. Redegørelsen skal revideres og påtegnes af regionens revisor. Baggrunden for redegørelsen er, at det er en del af reglerne omkring aktivitetsbestemt finansiering, som er beskrevet i cirkulære nr. 9639 af 18. december 2012 om statsligt aktivitetsafhængigt tilskud til regionernes sygehusvæsen mv i 2013 samt nr. 102 af 6.juni 2011 om aktivitetsbestemt kommunal medfinansiering på sundhedsområdet. Dette notat er Region Sjællands redegørelse. 2. Ansvarsfordeling Det er regionens ansvar, at indberetningen til Landspatientregistreret (LPR) er retvisende i forhold til aktiviteten på regionens sygehuse. I henhold til standardaftalen mellem Danske Regioner og de private hospitaler og klinikker er sidstnævnte forpligtet til løbende at indberette oplysninger vedrørende patienter til Landspatientregistreret. Indberetningen til Landspatientregistreret er en forudsætning for, at der kan foretages afregning mellem de private hospitaler og klinikker og regionen. Det påhviler de private hospitaler og klinikker at dokumentere, at indberetningen har fundet sted. Statens Serum Institut (SSI) har ansvaret for modtagelsen af data fra sygehusene i LPR, udtræk fra LPR, gruppering og prissætning af de indberettede aktiviteter, som er omfattet af de statslige tilskud og aktivitetsbestemt kommunal medfinansiering. Ansvaret for de forskellige delementer i opgørelsen af den kommunale medfinansiering følger opgavefordelingen. Det er regionernes opgave at indberette aktivitet på egne sygehuse og i praksisområdet samt for behandling i udlandet af regionens borgere. Regionerne er dermed ansvarlige for, at de indberettede oplysninger er korrekte. Det er Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses opgave at foretage den videre databehandling, og det bliver dermed også SSI s Side 1
ansvar, at databehandlingen er korrekt. Den overordnede opgave- og ansvarsfordeling er således klar. Uanset den overordnede ansvarsfordeling udgør den løbende dialog mellem SSI og regionen et værdigfuldt bidrag til, at opgaven hos hver af parterne kan løses bedst muligt. Den løbende dialog mellem på den ene side SSI og på den anden side regionen er i dag og vil også fremover være en vigtig del af den løbende kontrol og validering af de opgørelser, der stilles til rådighed via esundhed og eportal. SSI har for eksempel mulighed for at påpege over for regionerne, hvis der er tegn på væsentlige forsinkelser i registreringerne o.l. Tilsvarende har regionerne mulighed for at påpege, hvis SSI s egne opgørelser af aktivitet og produktionsværdi/kommunal medfinansiering udvikler sig anderledes end forventet. 3. Udfordringer i 2013 I 2013 var en af udfordringerne at sikre en afdæmpet vækst samtidig med at sikre budgetoverholdelse på det samlede sundhedsområde. Takstmodellen for de fire somatiske sygehuse har været konstant hele året. Fra baseline og op til sygehusenes andel af den statslige meraktivitetspulje (det primære takstloft) afregnes med 70 % af DRG/Dags-taksten. Der har ikke været nogen afregning udover det primære takstloft. Alle de somatiske sygehuse havde en aktivitet udover det primære takstloft. Der blev derfor i 2011 indført en ny praksis, hvor der for nye og prioriterede hjemtag følges op på realisering i forbindelse med opfølgningen pr. 31/8 samt ved årsafslutningen for at korrigerer bevilling og dermed sygehusenes samlede driftsresultat herefter. I 2013 er den skærpede opfølgning på hjemtagelsesprojekter bibeholdt, idet der fortsat vurderes at være behov herfor, idet der også i 2013 blev konstateret at et par hjemtag ikke helt blev realiseret som forudsat. Der er i 2013 udarbejdet nye baseline til de nye sygehuse som følge af organisationsomlægningen. Der er ikke ændret i praksis for udmelding og opfølgning på baseline. Der er alene sket en opdeling af aktivitetsbudgettet (baseline) fra to til fire sygehuse. Registreringsændringer i sygehusenes baseline, som ændringen af registreringen i akutmodtagelserne med de sidste 2 mdr. korrektion, da ændringen blev indført med virkning fra 1. marts 2012. I 2013 har Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses creep-breve endvidere givet anledning til en enkelt korrektion af såvel den regionale baseline som af en af de sygehusspecifikke baselines. 4. Økonomi I det følgende gengives hovedtallene fra regnskab 2013 for de områder der er tilknyttet denne redegørelse. Det statslige aktivitetsafhængige tilskud blev realiseret fuldt ud og udgør samlet 411.987.157 kr. Side 2
Den kommunale aktivitetsafhængige medfinansiering og finansiering er på samlet 2.969.254.783 kr. kr. inkl. reguleringer fra tidligere år samt tilbagebetalingen til staten. Kommunal medfinansiering Stationær somatik 1.512.639.188 Ambulant somatik 1.121.021.399 Stationær psykiatri 42.540.555 Ambulant psykiatri 81.612.594 Praksissektoren sygesikring 242.042.595 Somatik stationær genoptræning 39.813.865 Tilbagebetalt til staten - 119.211.814 Kommunal medfinansiering i alt 2.920.458.382 Kommunal finansiering Somatik færdigbehandlede 4.545.212 Somatik hospice 20.237.196 Specialiseret ambulant genoptræning 18.013.782 Psykiatri færdigbehandlede 6.000.311 Kommunal finansiering i alt 48.796.401 Kommunal medfinansiering + finansiering i alt 2.969.254.783 Den øvre grænse for indtægter fra kommunal medfinansiering udgør for året 2013 i alt 2.922.900.000 kr. for regionen. I 2013 har regionen fuldt ud realiseret den statslige meraktivtetspulje og har haft indtægter på den kommunale medfinansiering på ca. 119,2 mio.kr. over loftet, som er tilbagebetalt til staten. Takstindtægter somatisk og psykiatri Psykiatrien: Udenregionalt - basisbehandling Udenregionalt højt specialiseret behandling Somatikken: Udenregionalt basisbehandling Udenregionalt højt specialiseret behandling 235.119.768 kr. 40.093.204 kr. 11.346.973 kr. 1.073.826.259 kr. 1.363.969.723 kr. 5. Aktivitetsafhængige tilskud I 2013 var der en meget høj aktivitet på det somatiske område for regionens borgere med en samlet stigning på ca. 4,8 % i forhold til 2012. Der er foretaget en kontrol afstemning af indberettet aktivitet og faktisk afregnet aktivitet. Formålet har været at kontrollerer at regionens indberettede aktivitet bliver grupperet, værdifastsat og dermed afregnet. Kommunale medfinansiering- kommunesamarbejdet. Side 3
Der er mellem Region Sjælland og kommunerne i regionen i regi af sundhedsaftaler nedsat en arbejdsgruppe med regionale og kommunale repræsentanter, hvori forhold omkring den kommunale medfinansiering drøftes og afdækkes, herunder løbende orientering om aktivitetsudviklingen m.m. i regionen som kan have indflydelse på kommunernes budgetopfølgning f.eks. udsender regionen en månedlig statistik omkring manglende færdigregistrering af patienter opdelt på sygehuse og kommuner. I 2011 blev der aftalt at regionen udsender kvartalsvise prognoser for forventninger til den kommunale medfinansiering og finansiering i indeværende år. Endvidere blev der aftalt en række resultatindikatorer med fokus på fordeling og udviklingen i de forebyggelige indlæggelser fordelt på kommuner og sygdomsgrupper som diabetiker m.m. I 2013 er der endvidere udarbejdet og fremadrettet aftalt en årlige statistik om top- 10 diagnoser for regionen samlet og opdelt på kommuner. Der har imellem Region Sjælland og kommunerne ligesom i resten af landet været en løbende diskussion omkring regionens registrering af færdigbehandlede patienter og den deraf afledte afregning via SSI til kommunerne herfor. I 2013 har der været tre tilbagebetalinger vedrørende færdigbehandlede patienter. De er fordelt med en tilbagebetaling på 22.452 kr. til Stevns Kommune, 5.613 kr. til Roskilde Kommune og 22.452 kr. til Køge Kommune. Fremadrettet sker opfølgningen og det løbende samarbejde herom i de nedsatte samarbejdsudvalg mellem det enkelte sygehus og kommunerne, hvorved eventuelle fejlregistreringer og uhensigtsmæssige samarbejdsflader løbende kan tilrettes. Det er endvidere aftalt, at kommunerne senest den 15. januar det efterfølgende år kan indmelde fejl i opkrævningen af såvel kommunal finansiering som kommunale medfinansiering for det foregående år. Med virkning fra 1. marts 2012 blev der på akutafdelinger indført en ny registreringspraksis, der strammede op på anvendelsen af indlæggelser i akutafdelingerne. Der er også i 2013 konstateret behov for fortsat at følge op herpå, hvorfor der løbende og specielt i forbindelse med årsafslutningen fulgt op på den nye registreringspraksis. 6. Ikke afregnet aktivitet i forbindelse med årsafslutningen Der er udarbejdet en aktivitetsopgørelse for 2013 i forbindelse med årsafslutningen d.v.s. den 10. marts 2014 og igen den 10. maj 2014. Opgørelsen pr. 10. marts 2014 er anvendt til afregning med egne somatiske sygehuse i forbindelse med opgørelse af deres samlede meraktivitet og dermed endelig afregning i forhold til regionens takstmodel. Der er mellem den 10. marts og den 10.maj sket en samlet stigning i indberetningen til LPR på 383.057 drg.kr. svarende til 0,00004 %. I forhold til regnskabsåret 2012 er omfanget af ikke afregnet aktivitet i forbindelse med årsafslutningen faldet fra 11,7 mio. drg.kr. i 2012 til 0,383 mio.drg.kr. i 2013. På egne sygehuse(somatiske) er der sket et fald på i alt 196.664 drg.kr. svarende til 0,00002 % af den samlede aktivitet på egne sygehuse. For andre offentlige sygehuse er der sket et fald i indberetninger på 491.766 drg.kr. svarende til 0,0002 % af den samlede aktivitet på andre offentlige sygehuse. Side 4
På private specialsygehuse er der en stigning på 282.344 drg.kr. svarende til 0,4 % af den samlede aktivitet på private specialesygehuse. På privathospitaler er der sket en stigning på 789.143 drg.kr. svarende til 0,6 % af den samlede aktivitet på privathospitaler. På hospiceområdet er der ingen ændring i den indberettede aktivitet. 7. Kvalitetssikring af patientregistreringen i Region Sjælland Registreringsgruppen I 2007 blev der nedsat en registreringsgruppe med repræsentanter for de somatiske og psykiatriske sygehuses administrationer samt IT og Økonomi. Formålet med gruppen er at sikre en mere ensartede registrering (klinisk kodning) i regionen samt at alle nye ændringer af registreringer besluttet i Koordinationsgruppen for individbaseret patientregistrering under Sundhedsstyrelsen implementeres i Region Sjælland. Det er medlemmer af registreringsgruppen, der repræsenterer regionen i koordinationsgruppen og de sikre endvidere at der er den fornødne tosidet kommunikation mellem SSI og regionen. Registreringsgruppen skal sikre, at der løbende sker opfølgning på registreringen og kvaliteten af denne. Der følges i de månedlige møder op på den løbende statistik for LPR-fejl med henblik på at identificere områder, hvor der er behov for en tværgående afdækning af den konkrete registrering med henblik på at sikre en ensartet og høj kvalitet af registreringen i regionen. Registreringsgruppen har udviklet en registreringspraksis, som er tilgængelig for alle brugere af det patientadministrative system og der er udarbejdet supplerende it-vejledninger. Ansvaret for opdateringen af registreringspraksis er placeret i registreringsgruppen som løbende tilretter registreringspraksis f.eks. i forbindelse med den årlige opdatering af Sundhedsstyrelsens vejledning Fællesindhold for basisregistrering af sygehuspatienter samt når den løbende opfølgning på registreringen afdækker behovet for præciseringer af registreringspraksis på særlige områder. Registreringspraksis er udarbejdet med lægesekretærer som målgruppe. Vejledningen er dog tilgængelig for alle i regionens intra/informationsnet (D4). I slutningen af 2011 og i starten af 2012 er der udarbejdet målrettet informationsmateriale omkring alle LPR-fejltyper den såkaldte LPR-fejlguide, der indeholder en beskrivelse af, hvad fejlene betyder og hvorledes de skal rettes, idet der var identificeret et behov for lettilgængelig og anvendeligt information til brug på sygehusafdelingerne. Denne er opdateret i 2013. I 2011 blev der i forbindelse med implementeringen af den nye specialeplan endvidere indført registrering af behandlingsniveauet. For at sikre implementering af den nye registrering udarbejdes, der til de månedlige møder i registreringsgruppen en statistik, der understøtter sygehusenes arbejde med at implementer og kvalitetssikre den nye registrering. Der er endvidere som en naturlig del af regionen strategi på området med udgangspunkt i identificerede registreringsforskelle mellem sygehusenes udarbejdet præciseringer/tilføjelser til registreringspraksis. Det gælder f.eks. registreringspraksis på medicingivningsområdet og på ortopædkirurgi. Side 5
I 2012 er der udarbejdet en overordnet plan for registreringstiltag i regionen med henblik på at sikre en mere systematisk kvalitetssikring af den kliniske kodning. Planen for registreringsaudit opdateres hvert år, hvor der ligeledes prioriteres målrettede indsatser for det enkelte år. I 2013 var de prioriterede indsatsområderne sammenhæng mellem røntgensystemer og E-sundhed/LPR samt udarbejdelse af et samlet overblik over gennemførte journalaudit i regionen med henblik på at afdække behovet for indhold og retning på evt. supplerende journalaudit til gennemførsel i efteråret 2013. Det først indsatsområde vedrørende sammenhæng mellem røntgensystemer og E- sundhed/lpr er ikke endnu ikke afsluttet, da der igennem 2013 har været fejl i indberetninger fra Røntgensystemer til LPR og oprydning heri med henblik på at få indberettet den udførte aktivitet til LPR. Indsatsområdet er derfor omdefineret og der gennemføres i sommer/efterår 2014 et pilotprojekt på et af regionens røntgensystemer. Når det er afsluttet vurderes behovet for udvidelse til resten af regionen. Det andet indsatsområde drejede sig om at få et samlet overblik over gennemførte journalaudit i regionen med henblik på at afdække behovet for og indhold i evt. supplerende journalaudit. Status herpå var i efteråret 2013, at der udover de audit som var gennemført lokalt på det enkelte sygehus, så var der gennemført en række forskellige journalaudit primært i relation akkrediteringen i 2014 som sikrede at der på alle områder var fokus på korrekt registrering på alle områder. Hertil kommer at der er gennemført uformelle audit på en række områder vedrørende utilsigtede hændelser m.m. På den baggrund var vurderingen, at der ikke i 2013 var behov for ekstra tværgående journalaudits. Der er i løbet af 2013 opstået behov for en revision af Registreringspraksis. Revisionen medførte at der blev identificeret et behov for ligeledes at opdaterer og videreudvikle kodepraksis. Der er således i 2013 igangsat endnu et initiativ fra den overordnede plan for registreringstiltag i regionen med henblik på at sikre en mere systematisk kvalitetssikring af den kliniske kodning Registreringspraksis er primært målrettet det registrerende personale. I forbindelse med at Registreringspraksis oprindeligt blev færdig, blev det klart, at der også er behov for vejledning målrettet andre faggrupper (primært læger). Dette førte til nedsættelse af en arbejdsgruppe med to registreringskyndige tovholdere og 4 klinikere med interesse for registrering og DRG. Gruppen har udarbejdet en Kodningspraksis, som er et supplement til Registreringspraksis. Da Kodningspraksis omfatter en del vedr. DRG, er der behov for, at der foretages en årlig opdatering til de takster, som er gældende i det pågældende år. Første udgave af Kodningspraksis dækkede 2012. Den er siden blevet opdateret til 2013. Og den senest opdateringen til 2014 har haft karakter af en gennemgående revision, da de første års brug har givet en del erfaringer, som har kunnet udnyttes til forbedringer af vejledningen. Der er således udarbejdede mere brede kapitler om procedurer med henblik på at præcisere den generelle registrerings af procedurer i hele regionen. Disse vurderes at have en større kvalitetsmæssige effekt på den kliniske kodning frem for gennemførsel af ydereligere journalaudit. Endelig er der i 2013 indført en ny registrering og monitorering af hjertepakker med virkning fra 1. juli 2013. I den forbindelse er registreringspraksis tilpasset. 8. Det fremadrettede arbejde Det beskrevne arbejde omkring den løbende kvalitetssikring og udvikling af patientregistreringen på regionens sygehuse fortsætter i 2014, herunder at få indført den nye registrering og Side 6
monitorering af udredningsretten både for somatik og psykiatri. Når udredningsretten er implementeret vil der ske en tilpasning af servicemålene om tid fra henvisning til behandling. I 2014 har SSI en helt ny kodningspraksis og termer for de fælles akut modtagelser med en afledt total omlægning af registrering af aktiviteten i de fælles akut modtagelser. Den nye model implementeres først i 2014 med igangsættelse af nye registreringer, hvorfor området følges tæt med henblik monitorering af registrering på egne akutmodtagelser samt afledt registreringsudfordringer Endelig vil den overordnede plan for registreringstiltag i regionen med henblik på at sikre en mere systematisk kvalitetssikring af den kliniske kodning blive opdateret og årets indsatsområder vil blive prioriteret. I efteråret 2014 vurderes behovet for at igangsætte yderligere tværgående journalaudit. Side 7